Liste de contrôle Enterprise pour trouver le meilleur logiciel OCR

Christopher Klee

La recherche d'un bon logiciel OCR peut être une tâche difficile, car elle comporte de nombreux aspects critiques.

Veuillez noter que ce contenu n'a pas pour but de déterminer quel logiciel OCR est le meilleur. Il vise plutôt à vous fournir un cadre dans lequel vous pouvez évaluer et comparer vous-même les logiciels OCR. L'objectif de ce cadre est de vous fournir les outils nécessaires pour prendre une décision éclairée sur le logiciel OCR qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Ce cadre vous permet d'évaluer et de comparer les logiciels OCR afin de vous assurer qu'ils répondent aux besoins de votre entreprise et qu'ils fournissent les résultats souhaités.

Aperçu des fonctions des logiciels OCR

Le logiciel OCR doit disposer d'un pipeline de traitement des données robuste, capable d'extraire et de traiter avec précision les données provenant de différentes sources. Il doit également disposer de puissantes fonctionnalités de numérisation de contenu afin de garantir un processus de numérisation transparent et efficace.

En outre, le logiciel doit avoir un niveau élevé de compréhension du document afin d'interpréter correctement le contenu du document. Cela est important pour que le logiciel fournisse des résultats précis. En outre, un bon logiciel d'OCR devrait disposer d'une interface conviviale et être facile à utiliser pour garantir une utilisation sans problème.

Le nettoyage et le formatage des données sont également des composantes importantes à prendre en compte lors du choix d'un logiciel OCR. Le logiciel doit être capable de nettoyer et de formater les données de manière efficace afin de garantir la qualité et la cohérence des données. En outre, les fonctions de stockage et de gestion des données sont importantes pour garantir le stockage et la récupération des données en toute sécurité.

Enfin, le logiciel OCR doit disposer de fonctions d'exploitation et de surveillance robustes afin de garantir un fonctionnement sans faille et d'éviter les temps d'arrêt ou les erreurs.

Pour trouver un bon logiciel d'OCR, une évaluation minutieuse de toutes les catégories mentionnées ci-dessus est nécessaire et il est important de choisir un logiciel qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Traitement des données

Le pipeline de traitement des données est un composant essentiel des fournisseurs de logiciels d'IA documentaire, d'OCR et d'IDP, car il fournit l'infrastructure nécessaire pour gérer, traiter et fournir la sortie du logiciel à l'utilisateur final. Les exigences susmentionnées garantissent que le pipeline dispose de fonctions robustes et flexibles pour l'entrée et la sortie des données, la précision du traitement et le traitement des exceptions, l'intégration avec les systèmes internes et externes, la collaboration, la surveillance et le reporting, ainsi que le contrôle des utilisateurs et la sécurité. Ces fonctions sont essentielles pour fournir des solutions logicielles fiables, efficaces et conviviales aux clients et aux entreprises.

5 questions à votre fournisseur de logiciel OCR

Lors de l'évaluation des fournisseurs de logiciels d'AI documentaire, d'OCR ou d'IDP, il est important de bien connaître leurs capacités et leurs fonctionnalités afin de déterminer s'ils répondent à vos besoins. Voici les 5 questions les plus importantes que vous devriez poser aux fournisseurs :

  1. Le logiciel apprend-il des nouveaux documents et comment gère-t-il les erreurs et les exceptions pendant le traitement ?
  2. Votre logiciel peut-il être intégré à nos systèmes internes existants et à des logiciels externes tels que RPA ou des plateformes en nuage ?
  3. Comment votre logiciel gère-t-il la collaboration des utilisateurs, le contrôle de la saisie et la sécurité dans les pipelines de traitement ?
  4. Quel type d'options de rapport et de surveillance proposez-vous pour suivre les performances de nos pipelines et s'assurer qu'ils fonctionnent efficacement ?
  5. Pouvez-vous donner des exemples de projets similaires sur lesquels vous avez travaillé dans le passé et de leurs résultats, ainsi que des références d'autres clients qui ont utilisé votre logiciel ?

Numérisation du contenu

Les exigences énumérées dans la section Numérisation du contenu s'appliquent aux fournisseurs de Document AI-Les logiciels de reconnaissance optique des caractères (OCR) et d'identification des documents (IDP) sont importants, car ils déterminent la quantité de documents et de données pouvant être traités par le logiciel. La capacité d'effectuer une OCR forcée pour tous les documents entrants garantit que les documents numérisés ou basés sur des images peuvent être traités. La possibilité de traiter une grande variété de types de fichiers, y compris les e-mails, les documents Word, les fichiers PDF et les images, élargit la gamme des entrées que le logiciel peut traiter. La possibilité de traiter des tableaux, d'extraire des données de formulaires et de diviser des documents en composants plus petits permet au logiciel d'extraire des données spécifiques de documents complexes. La fonction d'extraction de paires clé-valeur est importante pour extraire les informations pertinentes des documents et les rendre consultables et accessibles pour une analyse et une utilisation ultérieures. Ces fonctions sont essentielles pour fournir une solution de numérisation complète aux entreprises et aux organisations.

5 questions à votre fournisseur de logiciel OCR

Lors de l'évaluation des fonctions de numérisation de contenu d'un fournisseur de logiciels d'IA documentaire, d'OCR ou d'IDP, il est important de poser des questions qui remettent en question les capacités du fournisseur et qui garantissent que son logiciel répond à vos besoins. Voici 5 questions qui vous permettront de remettre en question les fonctions de numérisation de contenu :

  1. Votre logiciel peut-il gérer de grandes quantités de documents entrants et les traiter en temps voulu ?
  2. Votre logiciel peut-il extraire des données de tableaux et de formulaires dans des documents de manière précise et cohérente ?
  3. Quelle est la précision de votre technologie OCR et quelles sont les mesures en place pour corriger les erreurs et traiter les exceptions pendant le traitement ?
  4. Votre logiciel peut-il diviser des documents volumineux en composants plus petits et plus faciles à gérer et en extraire des données spécifiques ?
  5. Votre logiciel peut-il extraire et traiter des informations dans différentes langues et gérer des documents multilingues ?

Compréhension du document

Les principales caractéristiques qu'un logiciel de compréhension de documents doit posséder comprennent la capacité de classer et de trier les documents en fonction de leur type, l'extraction flexible d'éléments, la reconnaissance et la normalisation d'informations numériques, de dates, de devises et d'adresses, la reconnaissance de cases à cocher, l'évaluation du niveau de confiance et de la précision, la reconnaissance et la minimisation des informations non pertinentes, la prise en charge de plusieurs langues, la reconnaissance spéciale pour les documents relatifs aux assurances, l'identification des signatures et des signataires, la reconnaissance du texte "raturé", l'extraction des attributs et de la structure des documents, l'extraction des relations et des entités, la reconnaissance des entités nommées, la reconnaissance des cas d'exclusion basée sur le NLP, la logique d'extraction multicouche, la reconnaissance des champs obligatoires manquants et la reconnaissance et l'extraction des commentaires d'Adobe Documents PDF.

5 questions à votre fournisseur de logiciel OCR

Lors de l'évaluation des fonctionnalités de compréhension de documents d'un fournisseur de logiciels, il est important de poser des questions qui remettent en question les capacités du fournisseur et qui permettent de s'assurer que le logiciel répond à vos besoins. Voici 5 questions pour remettre en question les fonctionnalités de compréhension de documents :

  1. Le mécanisme de classification et de tri des documents est-il précis et fiable ? Peut-il être adapté à des besoins spécifiques ?
  2. Le logiciel peut-il reconnaître et extraire de manière précise et cohérente des données de différents types de documents, y compris ceux qui présentent des structures ou un formatage complexes ?
  3. Le logiciel peut-il reconnaître et normaliser les informations relatives aux chiffres, aux dates, aux devises et aux adresses, même dans les documents dont le formatage est incohérent ?
  4. Quelle est la capacité du logiciel à gérer des documents multilingues et à reconnaître et extraire avec précision des informations dans différentes langues ?
  5. Le logiciel peut-il identifier et extraire des informations complexes telles que les clauses et les exclusions, reconnaître les commentaires et détecter les champs obligatoires manquants ?

Expérience utilisateur & utilisabilité

La facilité d'utilisation est un facteur important à prendre en compte lors de la sélection du meilleur logiciel OCR, car elle a un impact direct sur l'efficacité, la productivité et la précision du processus d'extraction. Voici quelques raisons pour lesquelles la facilité d'utilisation devrait être une préoccupation majeure :

  1. Vitesse et efficacité : des fonctionnalités telles que le chargement et le traitement fluides des documents, l'intégration WebSSO et le chargement en masse des champs d'extraction aident les utilisateurs à travailler rapidement et efficacement et à améliorer leur productivité globale.
  2. Flexibilité : les différentes options d'annotation et la possibilité de corriger manuellement les données extraites offrent aux utilisateurs une grande flexibilité de travail, ce qui leur permet de choisir les méthodes qui leur conviennent le mieux.
  3. Exactitude : des fonctions telles que la recherche de mots-clés dans le document, l'intégration de l'IU et du API REST ainsi que la possibilité d'approuver ou d'approuver/refuser automatiquement des recommandations d'IA en grande quantité, améliorent la précision des données extraites et réduisent la probabilité d'erreurs.
  4. Organisation : une sortie d'extraction claire et organisée, une catégorisation et un tri simples, ainsi que la possibilité de distinguer les champs d'extraction nécessaires et souhaitables, améliorent l'organisation globale des données extraites et facilitent le travail et la compréhension des utilisateurs.
  5. Convivialité : des fonctions telles que l'agrandissement/réduction, la navigation sur les pages et la rotation des documents améliorent la convivialité générale et rendent le travail avec le logiciel plus agréable et plus efficace.
  6. Intégration transparente : l'intégration transparente du flux de travail dans les processus existants de l'utilisateur améliore l'efficacité et la productivité globales du logiciel et permet aux utilisateurs de l'intégrer plus facilement dans leur travail.

16 facteurs pour une grande convivialité des logiciels OCR

En offrant ces fonctionnalités, le logiciel OCR peut améliorer la convivialité générale et l'efficacité du processus d'extraction, devenant ainsi un outil précieux pour les utilisateurs.

  1. Temps de chargement et de traitement des documents : Un chargement et un traitement des documents fluides et rapides garantissent un niveau élevé de satisfaction des utilisateurs et de productivité, car les utilisateurs peuvent passer rapidement d'un document à l'autre sans devoir attendre que le logiciel rattrape son retard.
  2. Intégration de WebSSO : l'intégration de Web Single Sign-On (WebSSO) permet aux utilisateurs d'accéder au logiciel à l'aide de leurs informations d'identification d'entreprise existantes, ce qui leur fait gagner du temps et réduit le nombre de mots de passe à mémoriser.
  3. Options d'annotation : Différentes options d'annotation, telles que la sélection de cases, le clic de gauche à droite ou les annotations sur plusieurs lignes, offrent aux utilisateurs une certaine flexibilité dans la manière d'annoter les documents et leur permettent de travailler de la manière la plus pratique pour eux.
  4. Recherche par mots-clés au sein d'un document : la possibilité de rechercher des mots-clés pendant l'annotation d'un document permet aux utilisateurs de trouver plus facilement des informations pertinentes et augmente leur efficacité et leur précision.
  5. Intégration de l'interface utilisateur et de l'API REST : L'intégration de l'interface utilisateur (IU) avec une base de données dorsale permet de sélectionner et de valider facilement les données, ce qui améliore la précision des données extraites.
  6. Panneau d'aperçu de sortie : une fenêtre d'aperçu de sortie offre aux utilisateurs une représentation visuelle des données extraites, ce qui leur permet d'identifier rapidement les erreurs ou les incohérences et d'apporter des corrections si nécessaire.
  7. Flexibilité dans la correction des données extraites : La possibilité de corriger manuellement les données extraites améliore la précision de la sortie finale et offre un meilleur contrôle sur le processus d'extraction.
  8. Recommander le meilleur choix possible : Recommander uniquement le meilleur choix possible au lieu de plusieurs options fait gagner du temps aux utilisateurs et réduit les risques d'erreur.
  9. Acceptation/refus automatique des recommandations de l'IA : La possibilité d'approuver automatiquement les recommandations d'IA ou de les approuver/refuser en masse rationalise le processus d'extraction et permet de gagner du temps.
  10. Sortie d'extraction propre et claire : une sortie d'extraction claire facilite la compréhension et l'utilisation des données extraites par les utilisateurs, améliorant ainsi la convivialité générale du logiciel.
  11. Options de navigation dans les documents : des fonctions telles que l'agrandissement/réduction, la navigation par page et la rotation des pages facilitent le travail des utilisateurs avec les documents et améliorent la convivialité générale.
  12. Approche ML : une approche ML qui considère chaque entrée comme un ensemble d'entraînement en temps réel, plutôt que de mettre à jour régulièrement le modèle, améliore la précision de l'extraction au fil du temps.
  13. Intégration transparente du flux de travail : l'intégration transparente dans le flux de travail existant d'un utilisateur améliore l'efficacité et la productivité globales du logiciel.
  14. Champs d'extraction requis vs. "Nice-to-have" : La possibilité de distinguer les champs d'extraction requis de ceux qui sont "utiles" permet aux utilisateurs de prioriser leur travail et d'améliorer la précision des données extraites.
  15. Téléchargement en masse de champs d'extraction : La possibilité de télécharger en masse des champs d'extraction à l'aide d'un modèle Excel permet de gagner du temps et de réduire la probabilité d'erreurs.
  16. Catégorisation et tri faciles : la possibilité de catégoriser et de trier facilement les données extraites améliore l'organisation globale et la convivialité du logiciel.

Nettoyage et mise en forme des données

Les fonctions de nettoyage et de formatage des données sont importantes dans les logiciels OCR, car elles garantissent que les données extraites sont précises et cohérentes et qu'elles peuvent être utilisées dans d'autres systèmes. Ces fonctions facilitent la connexion aux systèmes CRM ou ERP, car :

  1. Amélioration de la qualité des données : les fonctions de nettoyage des données permettent d'éliminer les erreurs, les incohérences et les doublons des données extraites, ce qui rend les données plus précises et plus fiables pour leur utilisation dans d'autres systèmes.
  2. Formatage cohérent : les fonctions de formatage garantissent la cohérence et la clarté des données extraites. Cela facilite l'intégration dans d'autres systèmes et réduit le risque d'erreurs.
  3. Efficacité accrue : avec des données propres et bien formatées, il est plus facile d'établir des liens avec d'autres systèmes et d'automatiser le traitement des données, ce qui réduit le temps et les efforts nécessaires à la saisie manuelle des données et minimise le risque d'erreur.

En résumé, les fonctions de nettoyage et de formatage des données du logiciel OCR contribuent à garantir la qualité et la cohérence des données extraites, ce qui facilite l'intégration dans d'autres systèmes tels que les systèmes CRM ou ERP et réduit le risque d'erreurs. Au final, cela permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité et la productivité générales.

5 questions à votre fournisseur de logiciel OCR

Les questions suivantes sont importantes pour le choix du meilleur logiciel d'OCR, car elles aident à déterminer la capacité du logiciel à extraire et à nettoyer les données de manière précise et efficace. Parmi les fonctions qu'elles abordent figurent la validation et la standardisation des champs, l'extraction de tableaux et l'ajustement automatique, la validation personnalisée d'expressions régulières, le masquage de données et le script Python/Intégration de l'API. Ces fonctions garantissent que les données extraites sont cohérentes, précises et sûres, de sorte qu'elles peuvent être utilisées plus facilement dans d'autres systèmes.

  1. Le logiciel OCR prend-il en charge la validation et la standardisation des champs, par exemple la conversion entre les formats de date des États-Unis et de l'Union européenne et les différents formats de chiffres ?
  2. Le logiciel OCR peut-il extraire des tableaux des PDF et adapter automatiquement les lignes et les colonnes ?
  3. Le logiciel OCR permet-il d'utiliser des expressions régulières personnalisées pour la validation et le nettoyage des données après l'extraction ?
  4. Le logiciel OCR est-il capable de masquer ou de noircir des données sensibles ou personnelles ?
  5. Est-ce possible Scripts Python ou de se connecter à des API tierces, telles que l'API Google Maps, pour la validation des données dans le logiciel OCR ?

Stockage et gestion des données

Les logiciels OCR doivent disposer de bonnes fonctions de stockage et de gestion des données, car ils garantissent l'efficacité, la sécurité et l'accessibilité des données extraites. Voici pourquoi

  1. Efficacité : de bonnes fonctions de stockage et de gestion des données permettent d'organiser les données extraites de manière à ce qu'elles soient faciles à trouver, à récupérer et à utiliser. Cela peut permettre de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité du traitement et de l'analyse des données.
  2. Sécurité : le stockage et la gestion appropriés des données extraites contribuent à protéger les informations sensibles contre tout accès non autorisé et à garantir la protection des données.
  3. Accessibilité : la possibilité de stocker et de gérer les données extraites de manière à ce qu'elles soient facilement accessibles peut être importante pour la collaboration et le partage, ainsi que pour les références et les analyses futures.

En résumé, de bonnes fonctionnalités de stockage et de gestion des données sont essentielles pour garantir l'efficacité, la sécurité et l'accessibilité des données extraites, autant de facteurs importants à prendre en compte lors du choix d'un logiciel OCR.

5 questions à votre fournisseur de logiciel OCR

Vous trouverez ci-dessous 5 questions à poser pour déterminer si le logiciel OCR est le meilleur de sa catégorie pour le stockage et la gestion des données :

  1. Le logiciel dispose-t-il de règles commerciales interprétables par une machine et de directives pour le stockage et la gestion des données ?
  2. Le logiciel peut-il prendre en charge la taxonomie et la curation du graphe des connaissances afin de catégoriser et d'organiser les données extraites ?
  3. Le logiciel dispose-t-il d'un contrôle de version pour les documents similaires ou identiques ?
  4. Dispose-t-il d'un système de versionnement des enregistrements et d'une journalisation permettant de suivre les modifications et les mises à jour des données extraites ?
  5. Peut-il être intégré ou relié à votre outil d'archivage et offrir des fonctions simples de recherche (sémantique ou à facettes) ou de filtrage des documents extraits ?

Opérations et suivi

Pour les grandes entreprises, l'évaluation des logiciels OCR en termes d'exploitation et de gestion est essentielle, car elle permet de s'assurer que le logiciel répond à leurs besoins en matière de traitement et de gestion des données efficaces, sécurisés et évolutifs. Voici pourquoi

  1. Efficacité : un fonctionnement et une gestion efficaces du logiciel OCR peuvent contribuer à réduire le temps de traitement et à augmenter la productivité, ce qui permet à l'entreprise d'économiser du temps et de l'argent.
  2. Sécurité : le bon fonctionnement et la bonne gestion des logiciels OCR peuvent contribuer à garantir la sécurité et la protection des données sensibles et à protéger l'entreprise contre les atteintes à la vie privée et autres risques de sécurité.
  3. Évolutivité : les grandes entreprises traitent souvent de grandes quantités de données et ont besoin d'un logiciel qui puisse évoluer en fonction de leurs besoins. L'évaluation des fonctions opérationnelles et de gestion du logiciel OCR permet de s'assurer que le logiciel est adapté aux besoins actuels et futurs de l'entreprise en matière de traitement des données.

En résumé, l'évaluation des logiciels OCR en termes d'exploitation et de gestion est essentielle pour les grandes entreprises afin de s'assurer qu'ils sont efficaces, sûrs et évolutifs et qu'ils répondent aux besoins de l'entreprise en matière de traitement et de gestion des données.

5 questions à votre fournisseur de logiciel OCR

Vous trouverez ci-dessous 5 questions à poser à un fournisseur de logiciels OCR afin de déterminer s'il offre des fonctionnalités opérationnelles et de gestion de premier ordre :

  1. Le logiciel offre-t-il un contrôle d'accès basé sur les rôles au niveau des documents afin de protéger les données sensibles et d'assurer la conformité aux réglementations ?
  2. Le logiciel offre-t-il des possibilités d'explication de ses modèles d'apprentissage automatique pour comprendre comment les décisions sont prises ?
  3. Comment le logiciel gère-t-il le cycle de vie de ses modèles d'apprentissage automatique, y compris le versionnement et le déploiement ?
  4. Le logiciel peut-il détecter et signaler d'éventuels décalages dans les données afin de garantir leur précision et d'éviter toute dérive ?
  5. Le logiciel fournit-il des rapports et des analyses sur les résultats de l'extraction et peut-il être vérifié à l'aide de protocoles utilisateurs ?

Le logiciel OCR automatise les tâches de traitement des données

Le logiciel OCR (Optical Character Recognition) peut jouer un rôle crucial pour les entreprises qui souhaitent numériser leurs données papier et automatiser leurs tâches de traitement des données. En voici la raison

  1. Efficacité accrue : en automatisant le processus d'extraction des données des documents papier, le logiciel OCR permet de réduire considérablement la saisie manuelle des données et le temps de traitement, ce qui améliore l'efficacité et la productivité.
  2. Amélioration de la précision des données : le logiciel OCR utilise des algorithmes avancés d'apprentissage automatique pour extraire et reconnaître avec précision le texte des images, réduisant ainsi la probabilité d'erreurs et améliorant la précision des données.
  3. Sécurité améliorée : le logiciel OCR peut être configuré avec des fonctions de sécurité avancées afin de protéger les données sensibles, de garantir la conformité avec la législation sur la protection des données et de réduire le risque de violation de la confidentialité.
  4. Évolutivité : les logiciels OCR sont capables de traiter de grandes quantités de données et de répondre aux besoins des entreprises en pleine croissance, ce qui leur permet de satisfaire aux exigences de traitement des données des entreprises de toutes tailles.
  5. Intégration facile : les logiciels OCR s'intègrent facilement à d'autres systèmes tels que les systèmes CRM ou ERP, ce qui permet aux entreprises de rationaliser leurs processus de traitement des données.

En résumé, les logiciels OCR peuvent aider les entreprises à automatiser leurs tâches de traitement des données, à améliorer la précision des données, à renforcer la sécurité et à prendre en charge leurs besoins en matière de traitement des données à mesure qu'elles se développent. Lors de la sélection d'un logiciel OCR, il est important de prendre en compte des fonctionnalités telles que la validation des données, la précision de l'extraction et la facilité d'intégration afin de s'assurer que le logiciel répond aux besoins de l'entreprise.

Les prix de Konfuzio sont ici de consulter le site. En outre, vous pouvez tester le logiciel gratuitement. Inscrivez-vous maintenant.

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