La saisie numérique des justificatifs permet des solutions sur mesure

Le site IP Dynamics GmbH est une entreprise informatique innovante dans le domaine des centres de contact et des communications unifiées. Plus de 100 collègues hautement qualifiés sont répartis sur sept sites dans toute l'Allemagne. En collaboration avec Confuzio, ils numérisent, automatisent et optimisent durablement les processus de l'entreprise. L'offre de services s'étend de la planification à l'implémentation, en passant par l'assurance qualité et l'exploitation ultérieure des systèmes.

La saisie numérique des documents permet une automatisation intelligente

IP Dynamics utilise Confuzio pour la saisie, la lecture, la localisation et l'indexation automatisées des documents. Confuzio transforme automatiquement les documents numériques de contenus non structurés en données structurées qui peuvent ensuite être traitées efficacement par le logiciel d'IP Dynamics. Il en résulte des solutions modernes et numériques qui peuvent générer une énorme valeur ajoutée dans la comptabilité d'entreprises de divers secteurs ainsi que d'institutions publiques.

Qu'est-ce qu'un justificatif ?

Le justificatif est le terme générique pour les factures, les reçus, les tickets de caisse et toutes les autres preuves qui documentent une dépense ou une recette commerciale. Les justificatifs sont considérés comme la preuve d'un événement particulier dans votre entreprise - les factures prouvent par exemple l'achat ou la vente de biens ou de services.

Quels sont les avantages de la saisie des documents ?

L'automatisation des factures et des justificatifs permet d'éviter les tâches manuelles dans la comptabilité, d'accélérer le processus global et d'optimiser intelligemment la réception des justificatifs. Dans le processus global de la saisie intelligente et numérique des documents, Konfuzio est responsable des premières étapes, avant que le logiciel d'IP Dynamics ne réalise l'automatisation des étapes suivantes de manière hautement compétente.

Après la lecture intelligente des documents entrants et l'intégration automatique des données obtenues dans le système ERP ou CRM de l'entreprise, les étapes suivantes sont réalisées par IP Dynamics. Jusqu'à la comptabilisation automatisée des documents entrants, plusieurs étapes de travail et de contrôle sont mises en œuvre numériquement, de sorte que les collaborateurs du service comptable ne doivent être impliqués dans le processus qu'en cas d'ambiguïté et pour appliquer le principe du double contrôle.

Quelles sont les étapes de la reconnaissance numérique des documents ?

1. Les justificatifs et les documents arrivent par e-mail dans la boîte postale
2. Les justificatifs et les documents sont lus de manière intelligente et transformés en informations structurées
3. Les données extraites des documents sont transférées et vérifiées dans les systèmes ERP et CRM
4. Les données sont utilisées pour la saisie numérique des documents et la pré-imputation
5. La pièce est enregistrée

Les clients d'IP Dynamics économisent ainsi du temps et de l'argent et peuvent décharger leurs collaborateurs des tâches répétitives. Cela libère de l'espace pour des moteurs de valeur innovants et un travail plus créatif. Cela permet non seulement d'accroître la satisfaction des collaborateurs du service comptable, mais aussi de mieux utiliser les ressources et d'accélérer durablement les processus. Au final, la solution permet de créer une valeur ajoutée pour les collaborateurs, les clients et l'ensemble de l'entreprise.

L'intégration flexible de Konfuzio avec notre système de gestion des documents numériques nous permet d'automatiser de nombreux processus d'entreprise chez IP Dynamics. Au final, nous offrons ainsi à nos clients un service meilleur et plus rapide.

Christian Stölken, directeur général d'IP Dynamics GmbH

Quels documents peuvent être automatisés en plus de la saisie des documents ?

Outre les pièces justificatives, les Avise, Bulletins de livraison et de nombreux autres documents peuvent être lus par l'IA hybride de Confuzio et traités intelligemment grâce aux connaissances approfondies des processus d'IP Dynamics. L'algorithme adaptatif de Confuzio peut être entraîné par IP Dynamics afin d'appréhender différentes mises en page et langues, ce qui permet à la solution de s'adapter à chaque entreprise et d'optimiser les processus d'entreprise de manière globale.

Comment numériser les justificatifs ?

Pour numériser des documents papier, le mieux est d'utiliser un bon scanner. Une résolution de 300 dpi lors de la numérisation est suffisante pour sauvegarder le document sous une forme imprimable. Ainsi, le contenu du document reste bien lisible même après une impression avec l'imprimante de bureau. Les formats de fichiers appropriés pour le classement numérique sont le PDF, le PNG, le JPEG ou le TIFF. Les documents ne doivent pas pouvoir être modifiés après leur enregistrement. C'est pourquoi les formats tels que doc, odt- ou xls ne conviennent pas pour les documents conformes à la GoBD. Après la numérisation, le scanner doit sauvegarder le document directement dans le système de classement ou le transmettre par e-mail.

Comment fonctionne la reconnaissance automatique des documents dans un logiciel de comptabilité ?

Avec l'autonomie et l'automatisation Reconnaissance des documents vous permet de numériser les documents entrants et de les classer automatiquement. Le document scanné est alors traité par la Reconnaissance de caractères OCR et compréhension automatique par l'IA. Ils ajoutent encore des mots-clés prédéfinis au document et le convertissent dans un format lisible par une machine.

Est-ce que Konfuzio offre une API de reconnaissance des documents ?

Oui, Konfuzio offre une interface structuréeLe logiciel de reconnaissance des documents de l'Office fédéral de la justice (OFJ) permet d'étendre les logiciels existants et de reconnaître automatiquement les documents.

Avec quelles solutions Konfuzio est-il compatible ?

Grâce à de multiples interfaces, Konfuzio peut être facilement intégré par différents prestataires de services informatiques et est compatible avec de nombreuses solutions logicielles. Le logiciel de Konfuzio peut donc être utilisé de diverses manières pour optimiser durablement et intelligemment les processus dans les entreprises.