Lors de l'utilisation d'un logiciel d'automatisation, l'accès aux données nécessaires est un facteur essentiel. Il peut rapidement se transformer en un processus à part entière qui freine l'augmentation de l'efficacité qui était pourtant prévue. Au lieu de cela, il est conseillé de choisir le chemin le plus court avec le moins de résistance. Et ce chemin passe souvent par l'endroit même où une grande partie des données pertinentes arrivent : la boîte aux lettres électronique. Une simple redirection vers le logiciel utilisé permet de traiter les fichiers joints particulièrement rapidement. Cela permet d'éviter les erreurs de sélection manuelle des fichiers et fait de l'intégration du courrier électronique un outil important pour une meilleure qualité des données.
Qu'est-ce que l'intégration du courrier électronique ?
L'intégration du courrier électronique est une forme particulière de Intégration des données et se caractérise par la mise en commun de données et la connexion de logiciels par courrier électronique. Normalement, de nombreuses autres méthodes, comme la connexion d'une interface de programmation ou les fonctionnalités d'un cloud, entrent en ligne de compte pour l'intégration. Mais leur complexité signifie dans certains cas une complication inutile lorsque le courrier électronique est le moyen de communication dominant.
Si un logiciel a été doté d'une solution d'entrée correspondante, il est possible de définir des processus de suivi automatisés qui prévoient par exemple la lecture et l'archivage des fichiers joints. Certaines solutions peuvent également être intégrées directement dans le programme de messagerie (par exemple Outlook), ce qui facilite la synchronisation des contacts et des tâches pour les équipes. Il s'agit d'une application typique de la gestion de la relation client (CRM). L'intégration de la messagerie électronique d'un logiciel de traitement de documents a d'autres effets.
Avantages de l'intégration pour le traitement des documents
Les logiciels de traitement intelligent des documents (IDP) sont capables de traiter les documents de manière automatisée. classer, les pages à répartir et les données contenues directement à extraire. Mais avant que cela ne se produise, la réception des données doit être réglée, et l'intégration des e-mails offre plusieurs avantages :
Soutien universel
Le courrier électronique est un mode de communication et de transfert de données particulièrement répandu. Selon Statista environ 350 milliards d'exemplaires parviennent chaque jour à leur destinataire. Pour la transmission de documents tels que les factures ou les contrats, les alternatives à l'e-mail sont rares. L'intégration du courrier électronique est donc une méthode particulièrement pertinente pour optimiser les flux de données.
Gain de temps
Utiliser les fonctions d'un logiciel d'intégration d'e-mails demande nettement moins d'efforts que d'ajouter le classement et la recherche de fichiers à un processus de communication utilisé des milliards de fois. Même s'il ne s'agit que de quelques secondes à chaque fois, la masse d'e-mails s'accumule rapidement et représente une consommation importante de ressources.
Minimisation des erreurs
L'ouverture, le classement et la modification du nom de fichier des pièces jointes à un e-mail sont des activités manuelles qui présentent un certain taux d'erreur. Souvent, les entreprises et les archives ont des directives précises concernant la structure des chemins et des noms de fichiers. Un non-respect accidentel peut entraîner un surcroît de travail ou d'autres conséquences gênantes. Les fonctions d'intégration du courrier électronique d'un logiciel IDP ou DMS permettent de minimiser ce taux.
Archivage et processus de suivi
Les politiques et pratiques individuelles mentionnées peuvent être définies une fois pour toutes pour la connexion à l'intégration du courrier électronique, de sorte qu'elles soient automatiquement mises en œuvre en fonction de la classification du document. Cela ne concerne pas seulement les normes propres à l'entreprise : le législateur exige également la mise en œuvre de règles pour une archivage avec protection contre les révisions. De nombreux e-mails contiennent des lettres commerciales pertinentes à cet effet.
Cas d'utilisation - Intégration du courrier électronique de Konfuzio
En tant que logiciel de traitement intelligent de documents, Konfuzio prend en charge la réception de documents par e-mail. Cette forme d'intégration est le moyen le plus simple d'obtenir des données structurées à partir de textes libres optiques et de PDF.
1. recevoir une adresse e-mail pour l'automatisation
Pour chaque projet dans le logiciel Konfuzio, une adresse e-mail est automatiquement définie pour recevoir les documents à traiter. Des fonctions pour la sélection manuelle des fichiers sont néanmoins disponibles.
2. envoyer ou transférer un e-mail
Quelques clics suffisent pour que les pièces jointes des e-mails arrivent dans le logiciel Konfuzio. Il est possible d'utiliser n'importe quel programme de messagerie électronique comme Outlook et autres.
3. Konfuzio reçoit et traite l'annexe
Le document joint est automatiquement disponible dans le projet correspondant. Les données qu'il contient y sont directement extraites.
4. les données extraites sont disponibles
En très peu de temps, Konfuzio a extrait les données contenues dans les e-mails à l'aide de la technologie OCR. Il est ensuite possible de les intégrer dans les systèmes internes de l'entreprise, par exemple pour le CRM ou l'ERP.
Conclusion
L'intégration des e-mails est une méthode d'intégration des données qui facilite énormément le transfert des documents et des données qu'ils contiennent. En transférant les e-mails vers un logiciel IDP tel que Konfuzio, les étapes de recherche manuelle sont supprimées, ce qui entraîne une perte de temps et des erreurs. Ensuite, les documents peuvent être archivés de manière automatisée et conformément à la législation et à la conformité. Et les données obtenues peuvent être réutilisées avec une qualité et une structure élevées.
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