C'est le casse-tête de la gestion d'entreprise progressive : le chemin vers des processus commerciaux plus efficaces est marqué par des analyses coûteuses, des adaptations et d'éventuels revers. Pourtant, les incitations d'une organisation transparente avec des processus agiles de bout en bout et les économies de coûts correspondantes sont une raison suffisante pour la plupart des entreprises de s'intéresser de près à leurs processus internes. Un terme générique important à cet égard est la gestion des processus d'entreprise et englobe d'innombrables méthodes permettant d'améliorer durablement les processus.
Qu'est-ce que la gestion des processus d'entreprise ?
Le Business Process Management (BPM) décrit une approche analytique visant à planifier, contrôler et donc améliorer systématiquement les processus commerciaux. Les objectifs à atteindre d'un modèle d'entreprise sont décisifs et doivent être atteints par une adaptation stratégique des processus aussi bien que possible. efficace ainsi que efficace doivent être atteints. Contrairement à la gestion de projet, le BPM n'est pas une affaire unique, mais se concentre particulièrement sur les processus répétitifs et est en outre lui-même répété en permanence. Dans un environnement agile, les méthodes visent donc à se rapprocher d'un optimum en constante évolution.
Le concept de base du BPM n'est pas nouveau, mais son importance a récemment beaucoup évolué : La transformation numérique crée un environnement de plus en plus dynamique dans de nombreux secteurs, tandis que les nouvelles technologies, par exemple dans le domaine de l'intelligence artificielle, augmentent les exigences envers les systèmes et les infrastructures informatiques. Parallèlement, les entreprises disposent de plus de possibilités pour analyser et améliorer leurs processus. Les présentations graphiques constituent une base importante, comme par exemple par le biais de Modèle de processus d'entreprise et notation. Les analyses de données en temps réel basées sur l'IA peuvent également aider à clarifier la situation et soutenir la mise en œuvre de méthodes BPM appropriées telles que Six Sigma ou Lean Management.
Les 5 phases du BPM
En tant qu'approche continue, il est logique de concevoir la gestion des processus commerciaux de manière systématique et en termes de processus. Dans ce contexte, il est possible de définir quelques segments généraux auxquels peuvent être attribuées les étapes individuelles d'optimisations concrètes des processus.
- Concept
Comme pour la gestion de projet, une analyse du statu quo et la définition de certains objectifs sont effectuées. Sur cette base, l'entreprise peut choisir des méthodes pour améliorer progressivement et de manière mesurable les métriques pertinentes à cet effet.
- Modélisation
Sur la base de la première étape, un modèle des processus d'entreprise est créé, qui contient des détails importants comme la planification des ressources et la gestion des tâches dédiées, mais aussi des facteurs de risque. Dans cette phase, les visualisations par des outils logiciels sont particulièrement utiles.
- Mise en œuvre
L'entreprise peut maintenant tester le modèle développé sur une partie des processus sélectionnés et obtenir un feedback. Si celui-ci s'avère conforme au concept, l'entreprise peut passer à la gestion des processus d'entreprise pour tous les processus d'entreprise définis.
- Suivi
Il s'agit maintenant de surveiller en permanence l'approche BPM mise en œuvre, en mettant l'accent sur l'efficacité et l'alignement avec les objectifs fixés. L'identification d'influences jusqu'alors inconnues joue également un rôle.
- Optimiser
Les écarts restants par rapport à l'objectif font l'objet d'un traitement plus approfondi, en tenant compte en permanence du feedback et des données générées. Si une amélioration constante et continue des processus est observée, l'automatisation, du moins partielle, mérite d'être envisagée.
Méthodes de gestion des processus d'entreprise
Le cycle en cinq étapes du BPM peut être enrichi par diverses méthodes et approches stratégiques. Le modèle d'entreprise principal et la nature des processus que l'entreprise souhaite optimiser sont particulièrement importants pour le choix.
Amélioration continue des processus
CPI rompt avec l'adage bien connu "Never change a running system". L'hypothèse de base est que les processus existants, qui ont déjà atteint leurs objectifs, doivent également faire l'objet d'améliorations continues. Cela se fait de manière progressive et itérative. Cette approche est particulièrement pertinente pour les processus les plus importants en termes de gestion d'entreprise, qui dépendent d'une optimisation constante, par exemple dans le contact avec les clients ou la gestion des produits. Les caractéristiques concrètes sont les suivantes Kaizen ou le Cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act).
Six Sigma
Cette approche se rapporte principalement à la gestion de la qualité et à la réduction statistique des erreurs et des écarts. Une tolérance d'erreur maximale de six écarts-types (6σ) est prescrite, ce qui confère à ce principe une bonne applicabilité, notamment pour les produits dont les caractéristiques sont précisément mesurables. Six Sigma fait donc partie des méthodes BPM les plus appréciées, en particulier dans le domaine de la production.
Gestion au plus juste
Le BPM a pour objectif de rationaliser et d'augmenter l'efficacité de toute la chaîne de création de valeur. Tant du point de vue du client que de l'entreprise, tous les processus personnels et automatisés doivent s'imbriquer de manière optimale, cette approche multidimensionnelle permettant d'identifier et, en fin de compte, de supprimer les activités superflues. Issu à l'origine de l'industrie automobile, le lean management est rapidement devenu la norme mondiale pour de nombreuses organisations orientées vers les processus.
Automatisation des processus
Même si la gestion des processus d'entreprise est avant tout une question de stratégies et non de technologie, la transformation numérique et l'automatisation des processus jouent un rôle crucial. Algorithmes déterministes, Automatisation des processus robotiques (RPA) et l'intelligence artificielle peuvent prévenir les erreurs humaines et exécuter plus efficacement les tâches répétitives. Parallèlement, de nombreux processus commerciaux deviennent traçables numériquement, ce qui favorise l'application des méthodes BPM.
Modèle de processus d'entreprise et notation
BPMN est un langage de modélisation basé sur des représentations graphiques qui permet de prendre en charge toutes les phases de la gestion des processus métier. Grâce à Notations des diagrammes de processus sont créés pour faciliter la documentation, l'analyse et le contrôle de différents processus. Les symboles à utiliser sont déjà prédéfinis dans le cadre d'une sémantique cohérente et permettent ainsi une analyse des processus globale et compréhensible par tous.
Notation-BPMN
Perspectives entrepreneuriales
Il existe différents points de vue par lesquels les entreprises peuvent accéder à la gestion de leurs processus d'entreprise :
- BPM basé sur le personnel - Les collaborateurs sont la colonne vertébrale de toute entreprise et exercent une influence directe ou indirecte sur les décisions. contrôle régulier sur la plupart des processus. Dans les cas sensibles en particulier, on mise, malgré un degré de numérisation élevé, sur un accès humain via des interfaces utilisateur, des autorisations, une attribution graphique des étapes de processus et sur un feedback régulier.
- BPM basé sur l'intégration - Cet accès a fortement gagné en importance et se concentre sur les flux de données à l'échelle de l'entreprise et les Intégration des données entre les applications logicielles. Les interfaces de programmation (API) assurent une connectivité transversale et relient le BPM au contrôle plus général de l'entreprise, ainsi qu'à d'autres domaines. Gestion des relations avec la clientèle (CRM) et planification des ressources d'entreprise (ERP).
- BPM basé sur des documents - Les documents font partie des supports d'information particulièrement précieux dans les entreprises et sont impliqués dans tout type de processus. Une base importante pour obtenir des informations pour la gestion des processus d'entreprise est donc la lecture souvent automatisée des données qu'ils contiennent, par exemple dans le cadre d'une Analyse du contrat ainsi que la saisie de Facture- ou Données du registre foncier.
Accès complet au BPM avec Konfuzio
Il peut être difficile pour les entreprises de choisir une approche unique de la gestion des processus d'entreprise, car les processus de tous les départements bénéficient généralement d'adaptations stratégiques. La mesure dans laquelle un processus est basé sur le personnel, sur l'intégration ou sur les documents peut varier considérablement. Il est donc logique d'utiliser un logiciel de gestion qui supporte chacune de ces approches. À cet égard, Konfuzio offre des solutions complètes pour chaque dimension du BPM :
Documents
Konfuzio est doté de différentes techniques d'IA pour l'automatisation de l'évaluation. Extraction de données à partir de documents commerciaux. Le logiciel reconnaît directement les champs de données pertinents et convertit les informations contenues en une base de données structurée qui peut être utilisée pour tout type de méthode BPM. Grâce au transfert automatisé, à l'automatisation du courrier électronique et à l'archivage, il est en outre possible d'automatiser et d'optimiser des processus complets (de bout en bout) dans le cadre de ces approches.
Intégrations
Konfuzio est disponible par API REST s'intègre parfaitement dans les environnements logiciels existants et soutient ainsi l'orchestration et la consultation des données de processus pertinentes à l'échelle de l'entreprise. Différents outils permettent d'adapter de manière flexible les interfaces et donc les flux de données afin de faciliter l'optimisation des processus numériques. Un monitoring en temps réel est également possible afin de pouvoir consulter en permanence des informations pour la gestion des processus commerciaux.
Personnel
Konfuzio est doté de fonctionnalités complètes qui facilitent l'accès humain à l'optimisation et au contrôle des processus. Il s'agit notamment de la Validation de documents UIUn module d'interface utilisateur graphique pour optimiser manuellement l'IA utilisée et donc les processus commerciaux automatisés. Les collaborateurs sont soulagés par un gain de temps et une réduction des erreurs, tandis que des stations de contrôle peuvent être mises en place à tout moment pour des vérifications humaines dans le cadre de la stratégie BMP prévue.
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Conclusion
La gestion des processus d'entreprise (BPM) offre aux entreprises un cadre stratégique leur permettant d'analyser, d'adapter et d'optimiser en permanence leurs processus. La continuité et la cohérence sont particulièrement importantes à cet égard. Les méthodes courantes telles que Lean Management, Six Sigma et autres ont en outre un point commun : l'observation très précise. Ce n'est que lorsqu'une clarté totale règne sur les processus de bout en bout que des décisions fondées peuvent être prises quant à leur orientation stratégique.
Les technologies modernes telles que l'intelligence artificielle, la RPA et les interfaces utilisateur graphiques soutiennent cette perspective analytique, facilitent l'accès aux informations à tous les niveaux de l'entreprise et favorisent leur traitement automatisé. Ce qui a commencé dans les manuels d'économie d'entreprise du siècle dernier est aujourd'hui presque partout déjà une pratique exemplaire : le BPM imprègne l'ensemble du monde des affaires, parfois plus, parfois moins consciemment. Mais seuls ceux qui abordent le sujet de manière active, globale et technologique peuvent s'assurer une place de choix à long terme.
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