En fait, l'automatisation des tâches manuelles est une vieille histoire. Au 18e siècle déjà, les entreprises utilisaient des dispositifs mécaniques pour les tâches répétitives dans l'industrie textile. Avec l'avènement de la révolution industrielle au 19e siècle, les entreprises ont ensuite utilisé des machines à vapeur et des tapis roulants mécaniques pour rationaliser les processus de production.
Le 20e siècle a vu un progrès qui se poursuit encore aujourd'hui : l'automatisation par l'introduction d'ordinateurs et de la robotique. Les robots industriels ont commencé à effectuer des tâches dangereuses ou monotones dans les usines. Les logiciels ont pris en charge l'automatisation de tâches simples, comme le traitement des données dans les bureaux.
Grâce aux progrès fulgurants de l'intelligence artificielle, les entreprises disposent aujourd'hui de la prochaine étape de l'automatisation.
Le traitement intelligent des documents joue un rôle particulier dans ce contexte. Il permet non seulement d'extraire des informations des documents, mais aussi de les analyser et de les évaluer. Pour l'entreprise, cela signifie des décisions commerciales plus efficaces et mieux fondées.
Nous vous montrons ce qu'un fournisseur de traitement intelligent de documents doit apporter pour que votre entreprise ose franchir la prochaine étape de l'automatisation dans le cadre de sa transformation numérique. Nous vous montrons également comment et dans quels secteurs vous pouvez tirer le meilleur parti de cette technologie.
Cet article a été rédigé en allemand, il a été automatiquement traduit dans d'autres langues et traduit en français. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires à la fin de l'article.
L'essentiel en bref
- Les fournisseurs de traitement intelligent de documents mettent à disposition un logiciel pour l'extraction, l'analyse et l'évaluation de documents.
- Avec un logiciel IDP, les entreprises travaillent plus efficacement, sans erreurs, de manière plus conviviale et plus compétitive.
- Konfuzio est le fournisseur de traitement de documents intelligent idéal pour les moyennes et grandes entreprises qui doivent traiter quotidiennement d'énormes volumes de documents. Testez le logiciel gratuitement dès maintenant !
Qu'est-ce que le traitement intelligent de documents ?
Intelligent Document Processing (IDP) est une technologie de traitement automatisé et intelligent des documents. L'IDP utilise apprentissage automatique et Intelligence artificielleLe logiciel de gestion de documents permet d'extraire des informations de différents types de documents non structurés, de les convertir en données numériques et d'évaluer ces dernières selon ses propres critères.
Les entreprises et les institutions publiques utilisent la technologie pour automatiser les tâches manuelles et chronophages. Il s'agit par exemple de l'extraction de données dans les factures, les contrats et les formulaires. L'IDP ne se contente pas d'automatiser le processus, il réduit les erreurs et, surtout, il offre aux entreprises un aperçu précieux de leurs données. En d'autres termes, l'Intelligent Document Processing permet de prendre des décisions commerciales basées sur les données. L'IDP est donc un outil puissant pour l'automatisation des processus documentaires et l'optimisation des flux de travail. Il est donc aujourd'hui utilisé dans différents secteurs. Il s'agit notamment de la finance, Santé publiqueLes domaines d'activité sont la logistique, le droit, le commerce de détail et les ressources humaines.
Traitement intelligent des documents vs. automatisation du traitement robotique
IDP et Automatisation des processus robotiques (RPA) sont deux technologies différentes que les entreprises utilisent pour automatiser les processus et améliorer l'efficacité. Les fournisseurs de traitement intelligent de documents se concentrent sur le traitement automatisé des documents. Ils utilisent l'apprentissage automatique et l'IA pour extraire des informations de différents types de documents et les convertir en données numériques. L'IDP est particulièrement utile dans les secteurs où le traitement des documents physiques joue un rôle important.
La Robotic Process Automation, quant à elle, utilise des robots logiciels pour automatiser les tâches et processus répétitifs.
Ces robots imitent l'activité humaine pour transmettre des données et faire fonctionner des systèmes. La RPA est polyvalente et particulièrement courante dans des secteurs tels que le service à la clientèle et la logistique.
La principale différence entre les deux technologies réside dans leur champ d'application. Alors que l'IDP se spécialise dans le traitement de documents complexes, le RPA plus largement utilisable. Mais : l'IDP va un peu plus loin dans le processus de traitement. Il ne se contente pas d'effectuer des tâches simples et manuelles, mais analyse les données et fournit ainsi des informations importantes pour les processus de travail et les décisions commerciales. Les exigences et les objectifs spécifiques d'une automatisation déterminent laquelle des deux technologies est la plus appropriée pour les entreprises. Dans de nombreux cas, l'IDP et la RPA travaillent ensemble pour optimiser des processus commerciaux complexes.
Traitement intelligent de documents vs. reconnaissance optique de caractères
IDP et Reconnaissance optique des caractères (OCR) sont deux technologies de traitement des documents. Contrairement à l'IDP, l'OCR se concentre principalement sur la reconnaissance de texte imprimé et manuscrit dans les documents et le convertit dans un format lisible par une machine. Il a l'avantage d'être très précis dans la reconnaissance de texte, mais il ne peut pas - comme l'IDP - analyser, interpréter, évaluer et transmettre de manière automatisée les informations obtenues aux flux de travail suivants. Le choix entre les deux dépend des exigences spécifiques et de l'utilisation prévue. Les logiciels puissants associent l'OCR à l'IDP pour permettre une automatisation complète des processus.
Avantages du traitement intelligent des documents
L'IDP permet un traitement efficace et précis des documents et contribue à optimiser les processus commerciaux et à augmenter la satisfaction des clients. Quels sont les avantages du traitement intelligent des documents pour les entreprises ?
Automatisation intelligente des tâches
L'IDP automatise les processus manuels de traitement des documents. Par exemple, il extrait les informations pertinentes des factures et les transfère dans un système de comptabilité. Les entreprises économisent ainsi le temps et les efforts nécessaires à la saisie manuelle des données.
Exemple pratique
Une entreprise reçoit des centaines de factures par jour. Sans l'IDP, les collaborateurs devraient ouvrir chaque facture manuellement, en extraire les données et les saisir dans un système de comptabilité. L'IDP effectue ces tâches automatiquement. Le système ouvre les factures, extrait les informations nécessaires telles que le montant de la facture, le numéro de facture et le délai de paiement et les transfère dans le logiciel de comptabilité. Cela permet non seulement de gagner beaucoup de temps, mais aussi de minimiser les erreurs humaines qui se produisent lorsque les données sont saisies manuellement.
Rapidité
Les entreprises de traitement intelligent de documents traitent les documents en une fraction de seconde. De cette manière, les entreprises et les institutions publiques disposent toujours d'informations à jour. Cela est souvent indispensable, en particulier dans les secteurs de la finance et de la santé.
Exemple pratique
Dans un hôpital qui traite des centaines de patients par jour, un accès rapide aux dossiers des patients est essentiel. L'IDP recherche tous les documents, y compris les rapports médicaux, les résultats de laboratoire et les images médicales, à la vitesse de l'éclair. Par exemple, si un médecin a besoin en urgence des antécédents médicaux d'un patient, l'IDP fournit des informations pertinentes en quelques secondes, ce qui accélère le diagnostic et le traitement.
Précision
Grâce à l'IA et à l'apprentissage automatique, l'IDP minimise les erreurs lors de l'évaluation des documents. Cela revêt une importance considérable, surtout dans les secteurs où les détails sont décisifs. C'est notamment le cas du Secteur juridique.
Exemple pratique
Un cabinet d'avocats utilise l'IDP pour vérifier les contrats. Le système extrait automatiquement les clauses du contrat et vérifie qu'elles sont complètes. Si une clause est manquante ou incomplète, l'IDP le détecte. Cela permet aux avocats de corriger le contrat avant qu'il ne devienne juridiquement contraignant, minimisant ainsi le risque de problèmes juridiques et de litiges.
Évolutivité
Les fournisseurs de traitement intelligent de documents traitent de gros volumes de documents sans que les entreprises aient à supporter des frais de personnel supplémentaires. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui doivent gérer des volumes de documents élevés ou très variables.
Exemple pratique
Une compagnie d'assurance qui doit traiter un grand nombre de demandes d'indemnisation bénéficie de l'IDP. Au lieu d'embaucher du personnel supplémentaire pour gérer le flot de documents, l'entreprise utilise l'IDP. Le système extrait les informations pertinentes des demandes d'indemnisation et les place dans les bons dossiers. Peu importe qu'il s'agisse de 100 ou de 1.000 demandes. Un fournisseur de traitement intelligent de documents gère le travail efficacement.
Meilleure utilisation des données
L'IDP ne se contente pas d'extraire des informations, mais les rend également disponibles pour des analyses. Les entreprises sont ainsi en mesure de générer une valeur ajoutée à partir de leurs données, valeur qui leur resterait cachée sans IDP ou qu'elles ne pourraient déterminer qu'au prix d'efforts considérables.
Exemple pratique
Une entreprise de vente au détail souhaite améliorer ses prévisions de vente. Avec IDP, elle traite automatiquement tous les contrats et les commandes. Le système extrait des informations sur les produits, les prix, les clients et l'historique des commandes. L'IDP identifie les tendances dans ces données et établit des prévisions de vente précises sur cette base. Sur la base de ces prévisions précises, l'entreprise optimise ses stocks et s'assure que les produits populaires sont toujours disponibles.
Meilleure utilisation des ressources
Comme les employés doivent effectuer moins de tâches manuelles et répétitives, ils peuvent se concentrer sur des tâches stratégiques. Les entreprises sont ainsi en mesure d'affecter des collaborateurs à des défis plus complexes, dont la résolution génère une plus grande valeur ajoutée.
Exemple pratique
Dans un service des ressources humaines, l'IDP représente un gain de temps considérable. Au lieu de passer des heures à examiner manuellement les dossiers de candidature, une solution de traitement intelligent des documents analyse automatiquement les CV et les candidatures. Elle extrait des informations sur les qualifications, l'expérience professionnelle et les coordonnées des candidats. Les collaborateurs RH peuvent ainsi se concentrer sur la sélection des meilleurs candidats et sur le développement de stratégies de recrutement.
Conformité
Les fournisseurs de traitement intelligent de documents garantissent le respect des réglementations et des directives. Pour ce faire, un logiciel surveille des critères juridiques préalablement définis et documente le traitement des documents. Cela est particulièrement important dans les secteurs financier et juridique.
Exemple pratique
Une institution financière doit s'assurer qu'il n'y a pas de blanchiment d'argent ou d'activités frauduleuses dans ses transactions. Avec IDP, l'entreprise vérifie automatiquement tous les documents de transaction. Le système extrait les données pertinentes, telles que les montants des transactions et les parties impliquées, et les compare à une base de données d'activités suspectes. S'il détecte des irrégularités, il déclenche des alertes, ce qui permet aux responsables de la conformité d'intervenir.
Amélioration de l'expérience client
En traitant rapidement les demandes, les entreprises offrent un meilleur service à leurs clients. Cela permet d'augmenter la satisfaction des clients et donc de les fidéliser.
Exemple pratique
Un opérateur de télécommunications souhaite accélérer l'activation de nouveaux contrats. L'IDP traite automatiquement les contrats, les preuves d'identité et les informations de paiement. Il vérifie les informations et s'assure qu'elles sont complètes et correctes. Cela accélère l'ensemble du processus d'activation, ce qui permet aux clients de profiter plus rapidement de leurs nouveaux services.
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Fournisseurs de traitement intelligent de documents - Comment trouver le bon logiciel
Pour choisir le bon fournisseur Intelligent Document Processing, les entreprises doivent avant tout être conscientes de leurs propres exigences et objectifs d'automatisation. Pour les déterminer, elles peuvent par exemple organiser un atelier d'exigences ou se faire conseiller par des sociétés d'Intelligent Document Processing. En principe, les critères suivants sont pertinents pour trouver le logiciel adapté à vos besoins individuels :
Fonctionnalité et adaptabilité
La solution IDP doit non seulement être capable de traiter différents types de documents, mais aussi de répondre aux exigences spécifiques de chaque secteur. Par exemple, un prestataire de services financiers a besoin d'un logiciel IDP qui offre une fonction permettant d'analyser des rapports financiers complexes et d'extraire des données de transaction. Ce n'est que si le logiciel offre cette exigence correspondante et qu'il est flexible que les entreprises peuvent adapter la solution à leur flux de travail et à leurs besoins individuels.
Précision
La précision d'une solution IDP est essentielle pour minimiser les erreurs dans le traitement des documents. Un fournisseur de traitement intelligent de documents performant devrait pour cela utiliser des technologies avancées telles que l'apprentissage automatique, les réseaux neuronaux, traitement du langage naturel (NLP) et Vision par ordinateur de l'information. Ce n'est qu'ainsi qu'un logiciel est en mesure d'extraire et de classer les informations avec une grande précision. Pour ce faire, les entreprises devraient examiner des exemples de logiciels dans lesquels ils ont traité avec succès des documents complexes.
Évolutivité
Un fournisseur de traitement intelligent de documents convaincant doit être en mesure de gérer facilement un volume croissant de documents. C'est la seule façon pour les entreprises de s'assurer qu'elles continuent à traiter efficacement les documents en cas de croissance, éventuellement rapide. La solution ne doit pas ralentir de manière significative le nombre de documents et ne doit pas non plus entraîner un surcroît de travail pour l'entreprise. Un cloud ou des serveurs performants sont généralement en mesure de garantir cette évolutivité.
Intégration
Les entreprises doivent pouvoir intégrer de manière transparente le fournisseur de traitement intelligent de documents dans leurs systèmes informatiques existants. C'est la seule façon de garantir un flux de données fluide. Cela nécessite des interfaces bien documentées et la capacité de gérer différents formats de fichiers et protocoles. Pour cela, les fournisseurs de traitement intelligent de documents doivent avoir de l'expérience dans l'intégration de l'IDP dans différents environnements et offrir un support.
Validation des données et sécurité
La solution IDP devrait disposer de mécanismes de validation et de contrôle des données afin de garantir l'exactitude des informations extraites. Elle devrait donc, par exemple, comparer les données avec des sources externes ou établir et utiliser des règles de contrôle de validation. En outre, une architecture de sécurité robuste est nécessaire pour protéger les données confidentielles. Pour ce faire, un fournisseur de traitement intelligent de documents devrait démontrer des certificats de sécurité et la conformité avec les règles de protection des données.
Assistance et formation
Un support technique efficace est essentiel pour résoudre rapidement les problèmes et garantir le bon fonctionnement de la solution IDP. Les entreprises de traitement intelligent des documents devraient donc proposer des canaux d'assistance tels que le téléphone, le courrier électronique et le chat. Si le logiciel est compliqué et ne peut pas être utilisé sans une phase d'apprentissage, le fournisseur devrait proposer des formations pour s'assurer que les entreprises peuvent utiliser la solution de manière efficace.
Coûts et retour sur investissement
Les entreprises devraient évaluer le coût total de la solution IDP, y compris les frais de licence, les coûts de mise en œuvre et les coûts d'exploitation continus. Il est important de prendre en compte le retour sur investissement (ROI) escompté. De cette manière, elles s'assurent que la solution est économiquement rentable. Pour le calculer, les entreprises devraient prendre en compte des critères tels que les économies de coûts, la réduction des erreurs et l'amélioration des temps d'exécution des processus.
Références
Un fournisseur de traitement intelligent de documents convaincant doit présenter des références de mises en œuvre similaires dans d'autres entreprises. Ces références donnent un aperçu de la performance de la solution et de l'expérience du fournisseur. En outre, les entreprises devraient demander des commentaires de clients et des études de cas afin de prendre une décision éclairée.
5 fournisseurs d'Intelligent Document Processing au banc d'essai
Une fois que les exigences en matière d'automatisation ont été clarifiées et que les entreprises ont assimilé les critères pertinents pour le choix du fournisseur, elles peuvent examiner différentes solutions à la loupe. Nous jetons un coup d'œil sur 4 fournisseurs de traitement intelligent de documents qui conviennent plutôt aux petites entreprises :
| Fournisseur | Brève présentation | Avantages | Inconvénients |
| UiPath | UiPath offre une plateforme conviviale pour la RPA et le traitement de documents. Elle permet d'extraire des données de documents et d'automatiser efficacement les processus. | - Interface conviviale - Une grande communauté de développeurs | - Prix assez élevé - Peut ne pas être adapté aux exigences très complexes |
| Kofax | Kofax propose des solutions pour la saisie intelligente des données, la gestion des documents et l'automatisation des flux de travail. Le fournisseur est spécialisé dans l'extraction de données à partir de documents. | - technologie d'extraction de données précise - évolutif pour les petites entreprises | - coût éventuellement plus élevé pour une fonctionnalité complète -La facilité d'utilisation varie |
| Grooper | Grooper est spécialisé dans la capture et le traitement automatisés de documents. Le fournisseur Intelligent Document Processing dispose de fonctions d'extraction de données et d'automatisation du flux de travail. | - des possibilités de configuration flexibles - bien adapté aux documents non structurés | - peu convivial - pas trop d'options d'intégration |
| Nintex RPA | Nintex RPA est une plateforme RPA qui offre également des fonctions d'automatisation de documents. Elle permet d'extraire des données de documents et d'automatiser des flux de travail. | - fonctionnalité intégrée de RPA et de documents - interface conviviale | - types de documents éventuellement limités - Les fonctionnalités ne sont pas aussi étendues que celles des fournisseurs destinés aux grandes entreprises |
Konfuzio, un puissant fournisseur de traitement intelligent de documents pour les grandes entreprises
Konfuzio est une solution hautement spécialisée pour le traitement, l'extraction et l'analyse de documents. Grâce à une intelligence artificielle avancée, ce fournisseur de traitement intelligent de documents permet de traiter de grandes quantités de documents de manière précise et efficace.
Konfuzio est donc particulièrement adapté aux moyennes et grandes entreprises qui doivent gérer quotidiennement un énorme volume de documents.
Afin de pouvoir prendre des décisions commerciales fondées même à partir d'énormes quantités de données, Konfuzio dispose par exemple de modèles de catégorisation pré-entrainés, d'algorithmes de répartition des fichiers et d'une IA d'extraction hybride que les entreprises peuvent personnaliser pour chaque cas d'application.
Dans la pratique, cela signifie que les entreprises automatisent des étapes de travail quotidiennes complètes avec Konfuzio. De cette manière, elles optimisent leurs processus, réduisent le taux d'erreur et prennent des décisions fondées. Cela rend les entreprises plus flexibles, plus évolutives, plus conviviales et donc plus compétitives.
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