Dans votre travail quotidien, vous devez régulièrement importer des données de PDF dans Excel ? Nous vous présentons une série de méthodes qui vous permettront d'optimiser, voire d'automatiser totalement cette opération.
5 Aperçu des méthodes
Pour extraire des données de PDF et les insérer dans Excel, il y a d'abord les 4 possibilités simples suivantes - mais attention, pour les documents plus sophistiqués, nous avons une autre solution à la fin du texte !
- Copier-coller
- Power Query
- Convertisseur de PDF
- Importation directe dans Excel
- Outils d'extraction de tableaux PDF
1. importer un PDF dans Excel par copier-coller
Souvent, cette méthode classique est le point de départ : vous sélectionnez le texte dans le fichier ouvert, vous le copiez et vous le collez dans le tableau Excel.
Cela fonctionne bien si vous ne copiez que quelques textes de fichiers PDF vers des fichiers Excel. Toutefois, plus vous devez effectuer d'opérations, plus le processus est sujet à des erreurs et moins il est efficace, et une autre méthode vous conviendra mieux.
Copier + coller avec Microsoft Word
Si vous souhaitez copier un tableau de PDF vers Excel, il n'est pas possible de reprendre la structure par un simple copier-coller. Dans un tel cas, vous devez d'abord ouvrir le fichier PDF dans Word et ensuite le copier/coller dans Excel.
Pour pouvoir utiliser cette méthode, vous devez utiliser Microsoft Word 2013 ou une version plus récente. Ensuite, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Ouvrez le fichier PDF avec Microsoft Word
- Copiez le contenu du fichier Microsoft Word et collez-le dans une feuille de calcul Excel.
Bien que cette méthode donne des résultats raisonnables, elle ne peut pas traiter des éléments complexes, tels que des tableaux compliqués avec des interlignes. De plus, elle ne permet pas d'extraire des données en grande quantité, car vous devez ouvrir chaque fichier PDF séparément.
Importer un PDF dans Excel avec PowerQuery
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Importer un PDF dans Excel avec PDF Converter
Les convertisseurs PDF vous conviennent surtout si vous devez régulièrement insérer des données dans Excel à partir d'environ 5 fichiers PDF. Cette méthode est plus efficace que le simple copier-coller, mais elle n'est pas adaptée aux grandes quantités de données.
Le processus est très simple : vous sélectionnez le document PDF dont vous souhaitez extraire les informations, vous le téléchargez sur un site de conversion de PDF et vous le convertissez en un fichier Excel ou dans un autre format souhaité.
Selon le convertisseur, vous pouvez même modifier le texte et les images dans le fichier PDF et les exporter ensuite vers Excel.
Les bons convertisseurs sont par exemple Adobe Acrobat, PDFelement ou Cometdocs.
Inconvénient : un convertisseur PDF ne fonctionne qu'avec des documents PDF corrects. Vous ne pouvez donc pas convertir un texte manuscrit scanné et enregistré au format PDF.
3. outils d'extraction de tableaux PDF
Si vous devez principalement extraire des données de tableaux PDF, des outils d'extraction tels que Quick-Extract ou de vastes Logiciel IDP sont plus adaptés aux entreprises. Pour autant qu'une simple reconnaissance de texte suffise, des outils tels que JPGtotext.com utile.
Outre cette offre de fournisseurs externes, nous proposons, en tant qu'entreprise allemande, des outils tels que Quick-Extract ou Konfuzio Outils.
Il suffit de faire glisser une boîte autour du tableau souhaité et de convertir ensuite son contenu en un fichier Excel ou autre.
Toutefois, ces outils ne fonctionnent eux aussi que pour les "PDF originaux" et non pour les textes manuscrits scannés.
En outre, dans certains cas, vous avez besoin de connaissances internes pour adapter un outil d'extraction de tableaux de manière à ce qu'il fonctionne pour votre cas d'utilisation spécifique.
En d'autres termes, l'utilisation d'un outil pour extraire les tableaux PDF demande toujours beaucoup de travail et n'est donc pas la solution idéale.
4. importation directe dans Excel
Vous pouvez également importer un fichier PDF directement dans Excel. Cela se passe de la manière suivante :
- Ouvrez la feuille de calcul Excel
- Sélectionnez l'onglet "Données" > "Récupérer les données" > "Depuis un fichier" > "Depuis un PDF".
- Sélectionnez le fichier PDF et choisissez "Importer".
- Un panneau de navigation s'affiche alors avec les tableaux et les pages de votre fichier PDF et un aperçu.
- Sélectionnez le tableau et cliquez sur "Charger". Le tableau est importé dans la feuille Excel.
Pour les ensembles de données simples, cette méthode est simple et efficace. Mais si vos données sont complexes, vous devez recourir à un logiciel capable d'automatiser l'extraction et l'insertion de ces données.
5. utiliser l'IA pour extraire et importer automatiquement des données à partir de fichiers PDF
La solution la plus simple consiste à utiliser une solution logicielle pour automatiser l'extraction des données des fichiers PDF. Les solutions d'extraction de données automatisées utilisent une technologie de reconnaissance de texte appelée Reconnaissance optique des caractères (OCR) pour extraire avec précision les données des documents.
Un exemple d'une telle solution automatisée est Konfuzio, qui peut traiter de grandes quantités de PDF natifs et non natifs en quelques secondes. En utilisant la Documents IA de Konfuzio, la solution s'intègre aussi facilement dans les logiciels existants.
Avantages et inconvénients des méthodes
Les différentes méthodes d'importation de données d'un PDF dans Excel présentent des avantages et des inconvénients.
| Méthode | Avantages | Inconvénients |
| Copier-coller | Méthode la plus simple pour un petit nombre de fichiers PDF | Coûteux si le nombre de fichiers est important |
| Pas de logiciel ou d'équipement supplémentaire nécessaire | Sensible aux erreurs | |
| Processus très laborieux | ||
| Convertisseur de PDF | Manipulation facile | Choix limité de fonctions |
| Grand choix d'outils en ligne | Pas de possibilité d'extraire des données en grande quantité | |
| Économique | Ne fonctionne que pour les PDF originaux | |
| Outils d'extraction de tableaux PDF | Extrait rapidement et précisément les données d'un tableau | Ne fonctionne qu'avec les fichiers PDF natifs |
| Extrait également les données dans d'autres formats | Nécessite des experts internes | |
| Pas de processus entièrement automatisé | ||
| Importation directe dans Excel | Méthode simple | Impossible d'extraire des données en grande quantité |
| Aucun logiciel ou équipement supplémentaire requis | Nécessite quelques connaissances d'Excel | |
| Erreurs fréquentes de formatage | ||
| Konfuzio | Adapté aux grandes quantités de données | Doit être inséré dans le paysage logiciel |
| Fonctionne de manière automatisée | Le cas échéant, phase d'initiation | |
| Entraînement individuel | ||
| offre bien d'autres intégrations qu'Excel |
Conclusion
Si vous souhaitez importer rapidement et facilement des données de PDF dans Excel, vous devez adapter la méthode à la quantité de documents à traiter. En particulier, si vous devez régulièrement extraire des données de nombreux PDF, vous devriez envisager d'utiliser un logiciel qui automatise ce processus.
Une bonne solution est par exemple Konfuzio. L'utilisation du logiciel permet non seulement de libérer des ressources humaines, mais elle est également personnalisable grâce à une formation individuelle à l'IA avec possibilité de feedback (human-in-the-loop). Vous pouvez ainsi utiliser Konfuzio pour les cas d'application qui font précisément partie des activités quotidiennes de votre entreprise.
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