ELO ECM : fonctions, cas d'utilisation et Konfuzio comme add-on performant

Pour numériser intégralement votre entreprise, il ne suffit pas de classer les documents en ligne et de rendre ainsi les informations facilement accessibles. Vous devez plutôt numériser et automatiser tous les processus, de la gestion des documents à la modélisation des processus en passant par l'analyse des données. L'une des plateformes de numérisation établies sur le marché est le système ECM Gestion de contenu d'entreprise ELO.

Avec son ELO ECM, ELO Digital Office GmbH met l'accent sur une gestion efficace des contenus et des documents. Nous expliquons quelles fonctions ce logiciel contient en partie et pour quels secteurs et cas d'application il convient entre autres. Et : nous montrons quels sont les obstacles potentiels qui se cachent derrière l'application ELO ECM et comment vous pouvez y remédier facilement grâce à Konfuzio, un add-on intelligent, sans devoir penser à changer de fournisseur. 

L'essentiel en bref

  • ELO Enterprise Content Management est un logiciel de gestion de l'information ainsi que de simplification des flux de travail.
  • Les domaines d'application classiques de l'ECM ELO sont la gestion des documents, la gestion des contrats, les RH et la conformité.
  • Les défis de l'ECM ELO résident dans une implémentation relativement complexe, des possibilités d'intégration limitées ainsi que des fonctions d'analyse restreintes.
  • Konfuzio constitue une extension pour ELO ECM qui permet aux entreprises de compenser les défis du logiciel. En savoir plus sur Konfuzio en tant que complément ELO ECM !

Modules et fonctions d'ELO ECM

ELO ECM est un logiciel de ELO Digital Office GmbH pour la gestion de contenu d'entreprise. Pour simplifier, il aide les entreprises à gérer stratégiquement les informations au sein de leur organisation. Il s'agit d'une approche globale qui vise à organiser, stocker et partager efficacement les informations numériques et physiques. 

Les principales fonctions du système comprennent la capture de documents, leur indexation et leur classification, l'archivage inviolable, la mise à disposition de droits d'accès pour les utilisateurs autorisés et le soutien des processus de workflow.

Le système ECM améliore la collaboration au sein de l'équipe, favorise l'accessibilité des informations et contribue au respect des directives de conformité et des dispositions relatives à la protection des données.

Pour ce faire, il met à disposition - entre autres - les 4 modules suivants :

ELO ECM Suite

Avec la suite ELO ECM, les entreprises capturent et stockent des documents dans différents formats tels que le texte, l'image et la vidéo. La suite dispose en outre d'un système d'indexation qui permet d'attribuer des métadonnées aux documents. De cette manière, les entreprises sont en mesure de parcourir et de trier facilement les informations enregistrées grâce à des fonctions de recherche intelligentes. En outre, ELO ECM prend en charge l'archivage avec protection contre les révisions. Cela signifie qu'une fois stockées, les données sont protégées contre toute modification et répondent aux exigences légales telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) et le GoBD (principes de gestion et de conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi que d'accès aux données).

ELO Enterprise

ELO Enterprise offre des fonctionnalités avancées pour l'évolutivité et la collaboration au sein de grandes équipes. Les entreprises peuvent ainsi gérer plusieurs sites, créer des Flux de travail et contrôlent l'accès aux informations en fonction des droits individuels des utilisateurs. Ce module est particulièrement utile pour les grands groupes dont les processus commerciaux sont complexes et basés sur des documents.

ELO Office

ELO Office est une intégration d'ELO ECM dans les applications Microsoft Office. Elle permet aux utilisateurs d'accéder aux fonctions d'ELO ECM directement à partir d'applications telles que Word, Excel et PowerPoint. Ils sont ainsi en mesure d'importer, d'indexer et de sauvegarder facilement des documents dans le système ECM. En outre, ils recherchent et modifient des documents déjà enregistrés directement à partir d'applications Office.

ELO DocXtractor

ELO DocXtractor est un outil de capture intelligent qui permet d'extraire des informations de documents structurés et non structurés. Cette fonction utilise des technologies telles que reconnaissance optique des caractères (OCR) pour capturer des données dans des documents tels que des factures, des contrats et des formulaires. ELO DocXtractor indexe ensuite automatiquement les données extraites et les importe dans le système ECM, ce qui réduit la charge de travail manuel pour les entreprises et améliore la précision de la saisie des données.

ELO ECM Coûts

Les coûts ELO ECM varient en fonction des besoins et des exigences de votre entreprise. Les facteurs décisifs sont par exemple le nombre et le type de modules dont vous avez besoin pour votre gestion de contenu et de documents, ainsi que le mode d'utilisation - dans le cloud ou sur site. 

elo ecm domaines d'application

Domaines d'application de ELO Enterprise Content Management

Les entreprises utilisent ELO Enterprise Content Management dans différents domaines afin de gérer efficacement les informations et d'optimiser les processus commerciaux. Le logiciel est par exemple utilisé pour les tâches suivantes :

Gestion des documents

Les entreprises utilisent ELO ECM pour traiter et classer efficacement les documents. Pour ce faire, le logiciel est notamment en mesure de numériser des documents papier, de les trier par catégories et de les enregistrer dans le système ELO. Une entreprise de taille moyenne qui traite un grand nombre de documents papier intègre par exemple ELO pour numériser des documents tels que des factures, des contrats et des dossiers de candidature. De cette manière, elle numérise non seulement les documents, mais aussi les processus commerciaux quotidiens. Elle remplace son armoire de classement classique par un système numérique de gestion des documents.

Gestion du flux de travail

ELO ECM facilite la création et l'automatisation de processus de flux de travail. Par exemple, les entreprises utilisent le logiciel pour automatiser les workflows de facturation. Si elles scannent une facture, le système lance automatiquement le workflow d'approbation approprié. Dans ce cas, l'ELO Invoice Worfklow fait passer automatiquement la facture par le contrôle de la facture, le classement, éventuellement par l'approbation de la facture en cas de facture nécessitant une clarification, jusqu'à l'enregistrement dans le système ERP avec le contrôle de la facture en dernier lieu.

Gestion des contrats

Dans le domaine de la gestion des contrats, les entreprises utilisent la gestion numérique des contrats ELO Contract pour créer, enregistrer et gérer les contrats et surveiller les dates, les durées et les délais qu'ils contiennent. Une entreprise du secteur immobilier pourrait par exemple utiliser le logiciel pour enregistrer les contrats de location et être automatiquement rappelée aux dates importantes, comme le renouvellement d'un contrat de location ou le paiement des frais de location. Cela permet de garder une vue d'ensemble de tous les contrats et de s'assurer que les entreprises ne manquent pas d'échéances importantes.

RH

Dans le domaine des ressources humaines, le logiciel ELO HR Personnel File gère entre autres les dossiers des employés sous forme de dossier personnel électronique. Les entreprises sont ainsi en mesure de sauvegarder numériquement dans le système ELO des documents relatifs aux employés, tels que les arrêts maladie, les justificatifs de congé parental et les avis de retraite, et de les rendre accessibles aux employés disposant de l'autorisation nécessaire à un endroit central, dans le respect du RGPD. Par exemple, une équipe RH peut ainsi accéder facilement aux dossiers numériques du personnel afin de rechercher des informations pour les négociations salariales ou pour la planification de mesures de formation continue.

Points forts d'ELO ECM

ELO ECM offre une large palette de possibilités et de fonctions permettant d'organiser efficacement la gestion des contenus et des documents. Les 5 aspects suivants sont particulièrement convaincants :

Convivialité

La gestion des contenus et des documents dans les organisations est complexe. Les entreprises doivent donc numériser et automatiser d'innombrables fichiers et les processus qui y sont liés à l'aide d'un système ECM. Pour que les entreprises ne soient pas dépassées, le logiciel doit être doté d'une interface conviviale. Ce n'est qu'ainsi que les entreprises sont en mesure d'utiliser l'application de manière productive. C'est précisément ce que permet ELO Enterprise Content Management.

Le logiciel est conçu de manière claire et intuitive, ce qui permet aux collaborateurs de générer des flux de travail efficaces.

Ils sont par exemple en mesure de télécharger, d'organiser et de rechercher facilement des documents. 

Flexibilité

Pour qu'un système ECM réponde aux exigences multiples des entreprises, il doit être très flexible. C'est ce que propose ELO ECM. Les entreprises sont en mesure d'adapter - jusqu'à un certain point - les processus numériques et les flux de travail afin qu'ils répondent à leurs exigences individuelles. 

Sécurité

La sécurité des données est un enjeu majeur pour toute entreprise, en particulier depuis l'introduction de la directive sur la protection des données. Règlement général sur la protection des données et de la prochaine entrée en vigueur Directive ePrivacy - sont d'une importance capitale. S'ils ne respectent pas les exigences élevées de la loi allemande sur la protection des données, ils risquent de se voir infliger de lourdes amendes et de voir leur réputation entachée. Pour éviter cela, ELO ECM dispose de fonctions de sécurité robustes, y compris des contrôles d'accès et le cryptage. 

Automatisations

Automatisations sont une composante élémentaire de la numérisation dans les entreprises. Ils permettent aux entreprises de minimiser les étapes de travail manuel fastidieuses et d'attribuer ainsi aux collaborateurs des tâches plus complexes qui génèrent une plus grande valeur ajoutée. En d'autres termes, les entreprises augmentent leur efficacité grâce à l'automatisation. C'est précisément ce que permet ELO ECM.

Intégration

Les entreprises disposent de processus existants et bien rodés, reliés à d'innombrables applications. Pour qu'un système ECM s'intègre harmonieusement dans ce réseau existant, il doit offrir des options d'intégration dans les programmes courants. ELO ECM permet une intégration transparente avec différentes applications d'entreprise. Par exemple, les entreprises relient la suite ELO ECM à un système CRM existant afin de disposer de toutes les informations pertinentes sur les clients en un seul endroit. Cela améliore le service à la clientèle. En outre, des intégrations sont possibles avec la suite Microsoft, SAP, Salesforce, ABAS, CAS, Datev et d'autres programmes sont possibles.

Cas d'utilisation d'ELO ECM

ELO a déjà mené à bien quelque 75.000 projets clients dans 40 pays. Comment les entreprises ont-elles intégré ELO ECM dans leurs processus ? Nous jetons un coup d'œil sur 3 cas d'utilisation :

Utilisation d'ELO ECM dans une entreprise de fabrication de pièces moulées, de sous-ensembles et de systèmes de boîtiers

Leader européen spécialisé dans les solutions de produits innovantes à base de mousses de particules, l'entreprise développe et fabrique chaque année, avec plus de 50 ans d'expérience, plus de 300 nouveaux produits pour des secteurs tels que l'automobile, le chauffage et la ventilation.

Le défi

Le défi pour l'entreprise consistait à reconnaître automatiquement les factures entrantes, à les comparer aux données de commande dans Microsoft Dynamics AX et à les transférer ensuite. Parallèlement, un flux de travail devait être lancé pour la validation des factures. ELO devait obtenir les informations nécessaires, telles que les autorisations de validation et les conditions de paiement, à partir des données de base des créanciers de Microsoft Dynamics AX. Les documents sortants générés via Microsoft Dynamics AX devaient être automatiquement classés par le logiciel dans ses archives.  

Solution 

ELO DocXtractor reconnaît automatiquement les factures entrantes et les compare aux données de commande de Microsoft Dynamics AX. Il transfère les informations dans la suite ELO ECM et les attribue au collaborateur concerné dans le flux de travail ELO. Un tableau de bord personnalisable a été mis à la disposition de la direction et du contrôle de gestion via la solution ELO Business Solution Invoice afin de visualiser et d'analyser les informations pertinentes.

Grâce à ELO Business Logic Provider (BLP), l'entreprise transfère également tous les documents créés par Microsoft Dynamics AX au format PDF vers ELO, les archive correctement et les enrichit de données pertinentes.

Avantages

  • Saisie automatique des factures entrantes avec comparaison des informations sur les fournisseurs et les commandes depuis Microsoft Dynamics AX 
  • Traitement numérique des factures et validation via le workflow ELO avec surveillance des délais à l'aide des conditions de paiement de Microsoft Dynamics AX 
  • Visualisation en temps réel des données et des informations importantes 

Utilisation d'ELO ECM chez un leader du marché des techniques de fixation et de montage

La division distincte de cette entreprise est spécialisée dans la conception de circuits imprimés sur mesure pour des clients de différents secteurs.

Le défi

Les défis pour ce secteur de l'entreprise se situaient dans les domaines spécialisés de la sécurité des données, de la gestion numérique du personnel et de la gestion automatisée des visiteurs.

Solution

Pour faire face à ces défis, l'entreprise a introduit ELOenterprise. Grâce à ce logiciel, elle archive et gère aujourd'hui les données de production en toute sécurité. Le logiciel régule automatiquement les accès aux données et les enregistre. De plus, l'entreprise a intégré un dossier numérique du personnel ainsi qu'un système numérique de gestion des visiteurs appelé ELO Visitor. Ces numérisations ont permis de minimiser les processus manuels dans les différents services et de les rendre moins sujets aux erreurs.

Avantages

  • Stockage sécurisé et facilement accessible des données de fabrication hautement sensibles
  • Minimisation des étapes de travail manuelles et des risques d'erreurs au sein du département RH
  • Réduction considérable du travail manuel dans la gestion des visiteurs

Utilisation d'ELO ECM dans une entreprise de logistique française

L'entreprise de logistique opère à l'aéroport Paris-Charles-de-Gaulle avec plus de 350 employés dans le domaine du transport express. L'entreprise de logistique propose des solutions innovantes et adaptées non seulement en France, mais aussi à l'international.

Le défi

L'entreprise visait une numérisation du processus d'achat ainsi que la création d'une interface entre la comptabilité et les achats. Elle souhaitait également mettre en place un outil d'analyse financière performant dans ses processus.

Solution 

Grâce à l'utilisation de la ELO ECM Suite et de l'ELO DocXtractor, cette entreprise utilise désormais un système ECM très performant pour les factures, les commandes et les contrats. L'ensemble du flux de travail est traité numériquement. Toutes les étapes, de la demande de commande au paiement des factures, sont parfaitement traçables pour l'entreprise.

Avantages

  • Système central de contenu et de documents efficace, adapté aux processus commerciaux individuels 
  • Intégration d'une interface transparente avec le système de gestion financière Sage FRP 1000 ainsi qu'avec Inside Reporting 
elo ecm faiblesses

Les défis de l'ELO ECM et les solutions possibles

Grâce à ses multiples applications logicielles, ELO permet aux entreprises de numériser de nombreux processus commerciaux et de les rendre ainsi plus efficaces. Avec les exigences croissantes que les entreprises posent à leur gestion de contenu et de documents, l'ELO ECM en tant que terme générique présente cependant aussi l'un ou l'autre déficit. Où les entreprises se heurtent-elles à leurs limites avec ELO ECM - et comment peuvent-elles les surmonter sans changer directement de fournisseur ?

Mise en œuvre et courbe d'apprentissage

En principe, ELO ECM est une application conviviale qui permet aux entreprises d'organiser efficacement leur gestion de contenu et de documents. Toutefois, en raison de sa complexité, l'intégration dans les systèmes existants est vaste et prend du temps. Jusqu'à ce que les entreprises aient créé des processus individuels et automatisés, elles doivent maîtriser une courbe d'apprentissage abrupte. 

Pour ne pas perdre de temps inutilement, le logiciel d'IA de Konfuzio s'impose comme un add-on.

Konfuzio dispose d'une interface utilisateur intuitive et d'un accès étendu pour les développeurs. Celui-ci leur permet de relier rapidement et facilement ELO ECM à leur infrastructure informatique interne. De plus, grâce à une orientation entièrement personnalisable de l'IA, les entreprises sont en mesure de concevoir librement d'innombrables processus de gestion documentaire en fonction de leurs souhaits et de leurs besoins. Dans la pratique, les organisations utilisent par exemple Konfuzio pour créer des règles spécifiques pour l'extraction de données, adaptées à leurs exigences individuelles. Résultat : avec Konfuzio, les entreprises économisent des ressources, tant au niveau de l'implémentation que de la formation. Cela allège la charge de travail de vos services informatiques et permet une transition en douceur vers une gestion efficace des contenus et des documents.

Intégrations

ELO ECM dispose d'intégrations importantes avec des applications courantes telles que Microsoft, SAP, Salesforce et Datev. Les entreprises qui travaillent avec des programmes plus spécialisés ou spécifiques à un secteur peuvent toutefois être confrontées à un problème. Car si ELO ECM est flexible, les entreprises ne peuvent pas l'intégrer facilement dans n'importe quel programme.

Konfuzio offre une API REST et une interface utilisateur web en mode SaaS, Private Cloud et On-Prem. Cela facilite l'intégration avec d'autres systèmes et étend ainsi la flexibilité d'ELO ECM. En pratique, cela signifie que les entreprises sont en mesure, grâce à Konfuzio, de relier ELO ECM à presque toutes les autres applications commerciales et d'échanger ainsi des données entre les deux. De cette manière, les entreprises acquièrent de nouvelles connaissances approfondies sur leurs données.

Automatisation et extraction de données

ELO Enterprise Content Management met à disposition des fonctions de base pour l'automatisation des processus. Les grandes entreprises complexes qui souhaitent une numérisation globale et approfondie de leur organisation pourraient toutefois se heurter à une limite avec ELO ECM, surtout en ce qui concerne les structures de données complexes. 

Le Konfuzio dispose d'une IA avancée, qui utilise entre autres des technologies d'avant-garde comme la reconnaissance optique de caractères (OCR), Apprentissage automatique (ML), Apprentissage profond (DL), Traitement du langage naturel (NLP) et Vision par ordinateur (CV) comprend.

Dans la pratique, cela signifie que les algorithmes de Konfuzio extraient, catégorisent et analysent de grandes quantités de données avec la plus grande précision. Les entreprises disposent ainsi en permanence de données actualisées, dont elles tirent de précieuses informations et sur la base desquelles elles prennent des décisions commerciales fondées.

Fonctions d'analyse

ELO Enterprise apporte des fonctions d'analyse avancées pour l'évaluation des données. Cependant, selon le volume et le type de données (structurées ou non structurées), il est possible qu'ELO passe à côté de tendances importantes, de potentiels d'optimisation des processus et de risques. Avec Konfuzio, les organisations intègrent des outils d'analyse performants dans leur ELO ECM. Grâce à l'utilisation des outils d'intelligence artificielle susmentionnés, Konfuzio est en mesure d'identifier les tendances, même dans les Big Data et les données non structurées. 

Konfuzio - Un add-on intelligent pour votre ELO ECM 

Dans le cadre de la numérisation qui progresse actuellement à un rythme effréné, une plate-forme de numérisation comme ELO Enterprise Content Management fournit aux entreprises une base importante pour mettre leur gestion de contenu et de documents sur des rails sûrs pour l'avenir. Le logiciel dispose de fonctions complètes permettant de numériser et d'automatiser des processus importants. Quelques lacunes, mais néanmoins présentes, pourraient se transformer en défis pour les entreprises, comme la disponibilité des intégrations ainsi que les possibles automatisations et fonctions d'analyse.

Konfuzio compense les légers déficits du logiciel ELO grâce à ses technologies intelligentes - et rend ainsi superflue la recherche d'une alternative. 

Apprenez maintenant comment combiner ELO ECM et Konfuzio et faites ainsi le prochain grand pas pour la numérisation de votre entreprise !

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