Immer mehr Unternehmen bieten Online-Produkte und -Dienste an, die den Austausch hoch vertraulicher Daten erfordern. Neben der technischen Sicherheit, die die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten sicherstellen soll, ist insbesondere der Austausch von dokumentgebundenen Informationen eine Herausforderung. Denn: Dieser verlangt häufig eine Verifizierung und Plausibilitätsprüfung der Dokumente. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass vorgelegte Informationen echt und nicht gefälscht sind. Das bedeutet für die Praxis: Unternehmen müssen eine ausgereifte Document Verification einsetzen, um den Missbrauch von Produkten und Diensten zu verhindern – und um gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Wir erklären verständlich, welche Arten und Use Cases der Dokumentenvalidierung es gibt. Und: Wir zeigen, wie Unternehmen eine Document Verification online schnell und einfach durchführen und welche Software sie dafür benötigen.
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Document Verification Definition
Document Verification ist ein Vorgehen, mit dem Unternehmen und Organisationen ein Dokument auf seine Echtheit, formal auch Authentizität genannt, überprüfen. Der Document Verification Process kann in der Regel in vier Schritte unterteilt werden:
Wie diese einzelnen Schritte genau aussehen, zeigen wir später im Artikel. In der Praxis nutzen Organisationen die Verifizierung von Dokumenten vor allem, um beispielsweise Zertifikate, Bankauszüge oder Ausweise auf ihre Echtheit zu kontrollieren. Diese spielen im Rechtsgeschäftsverkehr eine entscheidende Rolle.
Warum Organisationen Document Verification benötigen
Eine Dokumentenvalidierung bringt Unternehmen und Organisationen diese Benefits:
Schutz vor Betrug
Die Dokumentenvalidierung hilft dabei, Betrug, engl. Fraud Prevention, Fraud Detection oder Document Fraud, zu verhindern. Dazu stellt sie sicher, dass nur echte Dokumente akzeptiert werden. Das ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit vertraulichen Informationen arbeiten. Zudem ist ein Document Verification System für staatliche Einrichtungen wichtig, um Identitätsmissbrauch zu verhindern.
Effizienzsteigerung
Setzen Unternehmen auf eine automatisierte Verifizierung von Dokumenten, können sie viel Zeit sparen. Denn: Sie müssen nicht jedes Dokument manuell überprüfen. Stattdessen übernimmt das eine Document Verification Software. Diese macht die Dokumentenkontrolle effizienter und steigert so die Produktivität. Und: Document Verification Tools entlasten auf diese Weise Mitarbeitende.
Verbesserte Benutzererfahrung
Nutzen Organisationen eine Software für die Dokumentenverifizierung, verbessern sie die Benutzererfahrung. User müssen lediglich das entsprechende Dokument zur Verfügung stellen. Sie müssen nicht aufwendig gesondert alle Daten angeben. Das steigert die Kundenzufriedenheit.
Compliance
Unternehmen und öffentliche Einrichtungen müssen bestimmte Compliance-Anforderungen erfüllen. Die Validierung von Dokumenten kann dazu beitragen, diese Anforderungen zu erfüllen. Dazu stellt sie sicher, dass nur echte und gültige Dokumente akzeptiert werden. Bei Bedarf können Unternehmen auch ein Document Verification Certificate ausstellen.
Arten der Document Verification
Grundsätzlich sorgt eine Validierung dafür, dass Dokumente echt und gültig sind. Welchen Zweck die Validierung genau bedient, kommt auf den Kontext des Einsatzgebiets an. Die wichtigsten Arten der Verifizierung sind folgende:
Verifizierung von Ausweisen
Ein Document Verification System stellt sicher, dass Ausweise wie Reisepässe, Personalausweise und Führerscheine echt sind. In der Regel überprüft es dabei die Sicherheitsmerkmale der Ausweise. Das sind beispielsweise der Sicherheitsdruck mit mehrfarbigen Linienstrukturen und das Laser-Kippbild.
Verifizierung von Geburtsurkunden
Eine Dokumentenvalidierung kontrolliert die Authentizität von Geburtsurkunden. Dazu nimmt dieser unter anderem die Unterschrift des Ausstellers unter die Lupe.
Verifizierung von Adressen
Unternehmen nutzen einen Document Verification Test, um Adressen auf ihre Echtheit zu überprüfen. Das ist insbesondere für Dokumente wie Stromrechnungen, Mietverträge und Bankauszüge relevant. Organisationen nehmen das vor allem für die sogenannte KYC Document Verification vor. KYC steht für „Know your cumstomer“. KYC erfüllt die Compliance-Vorgabe, dass Unternehmen im Finanzsektor wissen müssen, wer ihre Kunden sind. Nur dann dürfen sie mit diesen Rechtsgeschäfte schließen. Das dient vor allem der Bekämpfung von Geldwäsche (engl. anti-money laundering – AML).
Verifizierung von Zertifikaten
Zertifikate belegen, dass Nutzer bestimmte Vorgaben oder Qualifikationen erfüllen. Eine Document Verification Software kontrolliert dazu beispielsweise das Logo und den Stempel der ausstellenden Organisation.
Herausforderungen der Document Verification
Verifizierungen sind für Organisationen unverzichtbar, um offizielle Dokumente rechtssicher verwenden zu können. Der Prozess der Verifizierung stellt sie vor diese Herausforderungen:
- Integration von Technologien: Um eine Document Verification online effizient durchführen zu können, benötigen Unternehmen eine passende Software. Diese muss mit den eigenen Systemen kompatibel sein und reibungslos funktionieren.
- Hohe Kosten: Unternehmen können zwischen verschiedenen Document Verification Services wählen. Je nach Software oder Tool fallen dabei jedoch hohe Kosten an.
- Verschiedene Sprachen: Die Überprüfung von Dokumenten verschiedener Sprachen kann eine Herausforderung darstellen. Denn: Viele Document Verification Systeme unterstützen nur eingeschränkt andere Sprachen als Deutsch und Englisch.
- Menschliche Fehler: Document Verification Software arbeitet in der Regel fehlerfrei. Dennoch müssen Unternehmen zum Abschluss Dokumente stets einmal manuell überprüfen. Das dient dem Zweck, Ungereimtheiten aufzudecken, die ein Tool vielleicht übersehen hat. Dabei können Mitarbeitende jedoch Fehler machen.
So läuft ein Document Verification Process ab
Der Prozess einer Dokumentenverifizierung umfasst diese vier Arbeitsschritte:
- Schritt 1: Datenerfassung vorbereiten
In einem ersten Schritt müssen Unternehmen die Daten der Kunden sammeln. Dazu müssen sie all die Dokumente anfordern und zusammentragen, die die für den Zweck relevanten Informationen führen. Eine Document Verification Checklist der wichtigsten Informationen umfasst in der Regel den Namen der User, das Geburtsdatum, die Adresse und das Ausstellungsdatum des Dokuments.
- Schritt 2: Daten extrahieren
Im nächsten Schritt extrahieren Organisationen die relevanten Daten aus den Dokumenten. Effizient können sie das zum Beispiel mit einer Software vornehmen, die OCR (Optical Character Recognition) verwendet. OCR erkennt den Text in einem Dokument und verwandelt diesen in digitale Daten.
- Schritt 3: Dokument validieren
Im dritten Schritt überprüft ein Document Verification Tool, ob das Dokument echt und gültig ist. Dazu nimmt es verschiedene Merkmale wie Stempel, Wasserzeichen, Schriftarten und Trägermaterialien unter die Lupe. Eine Software erkennt dabei nicht nur, ob das Dokument echt ist, sondern auch, ob es an einer Stelle manipuliert wurde.
- Schritt 4: Dokument manuell verifizieren
In einem letzten Schritt müssen Unternehmen das Dokument von einem Mitarbeitenden manuell kontrollieren lassen. Dieser prüft das Dokument auf mögliche Unregelmäßigkeiten oder Auffälligkeiten, die ein Document Verification System vielleicht nicht erkannt hat. Hierbei kann es sich beispielsweise um Unstimmigkeiten bei den Daten oder Zweifel an der Echtheit des Dokuments handeln. Falls notwendig, kann am Ende dann ein Document Verification Certificate ausgestellt werden.
Use Cases der Dokumentenvalidierung
Die folgenden fünf Use Cases sind besonders gängig:
Verifizierung von Händlern
Unternehmen können mit einer Dokumentenvalidierung die Identität von Händlern überprüfen. Sie stellen so sicher, dass diese tatsächlich existieren und legitime Geschäfte tätigen.
Verarbeitung von Rechnungen
Unternehmen können Rechnungen automatisch verarbeiten, indem sie die Daten aus den Rechnungen extrahieren und mit den Informationen in ihrem System abgleichen. Darüber hinaus können sie durch die Verifizierung von Rechnungen sicherstellen, dass sie nur für legitime Geschäfte zahlen.
Compliance mit gesetzlichen Vorgaben
Ein Document Verification Test hilft Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Das kann zum Beispiel die Pflicht sein, die Identität ihrer Kunden zu kennen. Dafür können sie eine KYC Documents Verification nutzen.
Betrugsaufdeckung
Document Verification Services tragen dazu bei, Betrug aufzudecken. Dazu stellen sie fest, ob Dokumente gefälscht oder manipuliert sind.
Kontoeröffnung
Ein weiterer klassischer Use Case der Dokumentenverifizierung ist die Überprüfung der Identität von Kunden für eine Kontoeröffnung. Das kann beispielsweise die Eröffnung eines Bankkontos oder das Onboarding für einen Kunden-Account sein.
Document Verification: Praktische Beispiele aus verschiedenen Branchen
In der Praxis kommt die automatisierte Validierung von Dokumenten in fast allen Branchen, in denen Vertraulichkeit und Integrität von Daten eine wichtige Rolle spielt, zum Einsatz. Verbreitete Anwendungsfälle aus drei verschiedenen Branchen sind diese:
Finanzbranche
Kreditinstitute nutzen eine automatisierte Verifizierung von Dokumenten vor allem für Kreditanfragen. Software prüft dabei zum Beispiel die inhaltliche Plausibilität von Daten in Gehaltsnachweisen.
Versicherungsbranche
Versicherungen nutzen die Validierung von Dokumenten im Schadenmanagement. Dabei gleicht eine KI-Software beispielsweise den Schaden und die Schadenshöhe mit den versicherten Gefahren und den entsprechenden Dokumenten ab. So prüft die Software zum Beispiel, ob das Fahrrad oder Auto, das einen Schaden erlitten hat, tatsächlich dem versicherten Fahrrad bzw. Auto entspricht. Beim Auto prüft eine OCR-Technologie dann den Fahrzeugschein. Beim Fahrrad ist es die Rechnung und die darin enthaltenen Informationen wie die Rahmennummer.
Logistik und Industrie
In der Logistik und Industrie verwenden Unternehmen eine automatisierte Validierung von Dokumenten für Regressansprüche. Das kann zum Beispiel sein, wenn es um den Nachweis einer Lieferung geht und relevante Dokumente schnell im Archiv gefunden werden müssen.
Zukunft der Dokumentenüberprüfung
Unternehmen können mittlerweile aus einem breiten Angebot an Services, Systemen und Tools für die Dokumentenverifizierung wählen. Denn:
Der Markt für die Dokumentenvalidierung wächst derzeit mit einer jährlichen Rate von 14,4 Prozent.
Mit einer KI-Software, die von Menschen lernt, können sie die Dokumentenüberprüfung automatisieren – und so effizient angehen. Sehen Sie sich hierzu auch unseren Human-in-the-Loop (HITL) Artikel an. Mit Konfuzio können Organisationen jede Art von Dokumenten schnell und einfach überprüfen. Die Software identifiziert dabei automatisiert relevante Daten, erfasst und analysiert diese und legt sie in einer Datenbank geordnet ab. Auf diese Weise können Unternehmen auch die Echtheit von Dokumenten wie Zertifikaten, Zeugnissen und Ausweisen effizient und zuverlässig überprüfen.
FAQ
Eine Document Verification ist ein Prozess, der die Echtheit von Dokumenten überprüft. Das können zum Beispiel Dokumente wie Personalausweise, Reisepässe, Führerscheine, Geburtsurkunden, Zeugnisse und Arbeitsverträge sein.
Ein automatisierter Prozess der Dokumentenverifizierung beginnt mit der Sammlung der relevanten Dokumente. Danach extrahiert eine Software alle relevanten Daten aus den Dokumenten. Sie überprüft die Echtheit des Dokuments. Abschließend kontrolliert ein Mitarbeitender manuell, ob das Tool eventuelle Auffälligkeiten übersehen hat.
Ein Beispiel für eine Document Verification ist die Überprüfung von Personalausweisen bei der Eröffnung eines Bankkontos. Ein weiterer Use Case ist die Verifizierung von Arbeitszeugnissen oder die Kontrolle der Echtheit von Zertifikaten bei der Einstellung neuer Mitarbeiter.
