Comptabilité fournisseurs : traiter plus efficacement via l'IA

Contrôler les factures, effectuer les paiements et gérer les relations avec les prestataires de services : La charge de travail liée à la comptabilité fournisseurs est élevée, en particulier pour les grandes entreprises. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises misent sur l'intelligence artificielle (IA) pour rendre la comptabilité plus efficace. En effet, l'automatisation de la comptabilité assistée par l'IA peut permettre d'économiser jusqu'à 40 % des coûts engendrés. C'est ce qu'a constaté le Institut mondial McKinsey dans une étude de 2017. Nous expliquons de quelles tâches une comptabilité fournisseurs est responsable et comment une IA peut alléger les processus.

Comptabilité fournisseurs Définition

définition de la comptabilité fournisseurs

Les principes de comptabilité régulière (GoB) définissent les règles générales de la comptabilité. Le Code de commerce (HGB) transpose ces règles sous forme de loi. La comptabilité fournisseurs est un domaine spécifique de la comptabilité qui doit suivre ces règles.

Dans la pratique commerciale, la comptabilité fournisseurs est une partie importante de la comptabilité financière d'une entreprise. C'est dans ce domaine que sont enregistrées et gérées toutes les dettes envers les fournisseurs et autres prestataires de services.

La comptabilité fournisseurs est responsable de la vérification des factures entrantes, de la saisie des données de facturation dans le système comptable et du paiement des dettes dans les délais.

Ce service travaille en étroite collaboration avec le service des achats pour rapprocher les factures des fournisseurs et résoudre les incohérences. Il joue en outre un rôle important dans l'élaboration des rapports financiers et la fourniture de données pour la budgétisation et la planification financière.

Une comptabilité fournisseurs efficace est essentielle pour maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et garantir la liquidité de l'entreprise. Des erreurs dans la comptabilité fournisseurs peuvent entraîner des retards de paiement et des problèmes avec les fournisseurs. Il est donc important d'être précis et minutieux dans ce domaine.

Comment fonctionne la comptabilité fournisseurs

Dans la comptabilité fournisseurs, le processus se présente généralement comme suit : Le service enregistre, vérifie et gère les factures et les dettes d'une entreprise. Pour ce faire, la comptabilité fournisseurs reçoit et vérifie d'abord les factures des fournisseurs. L'étape suivante consiste à saisir ces données dans un système comptable. Elle contrôle ensuite les données et les compare aux commandes et aux livraisons. Si tout est correct, le paiement est autorisé.

La comptabilité fournisseurs prépare les paiements et établit les ordres de paiement. Ceux-ci sont ensuite transmis à la direction ou aux collaborateurs compétents afin qu'ils soient validés. Après la validation, la comptabilité fournisseurs effectue les paiements aux fournisseurs externes lors de la dernière étape.

L'objectif de la comptabilité fournisseurs est de garder un œil sur les paiements et de s'assurer ainsi que les paiements ponctuels et réguliers sont effectués dans les délais afin d'éviter les escomptes et les retards de paiement.

Le processus de comptabilité fournisseurs joue donc un rôle crucial dans la garantie du bon déroulement des activités commerciales et dans le maintien de relations positives avec les fournisseurs.

exemple de comptabilité fournisseurs

Exemple de comptabilité fournisseurs

Dans la comptabilité fournisseurs, les dettes d'une entreprise envers ses fournisseurs et prestataires de services sont enregistrées et gérées. Un exemple classique est l'achat de marchandises auprès d'un fournisseur. Regardons pour cela un exemple de la comptabilité fournisseurs.

Commande de matériel de bureau

Supposons que l'entreprise "Muster GmbH" commande des fournitures de bureau à son fournisseur "Schreibwarenhandel Schmidt". Le responsable des achats de "Muster GmbH" envoie une commande de papier à lettres, de stylos et de toner par e-mail au fournisseur. Celui-ci confirme la commande et livre la marchandise à l'adresse de la Muster GmbH. La facture est reçue par e-mail.

La comptabilité fournisseurs crée alors une écriture dans le système pour enregistrer la dette envers la papeterie Schmidt. Le compte "Dettes envers les fournisseurs" est alors augmenté.

Le jeu d'écritures se présenterait alors comme suit :

Débit : TVA déductible 19 euros et achat de marchandises 100 euros au crédit : Dettes sur achats et prestations de services (compte fournisseur : papeterie Schmidt) 119 euros

Ce jeu d'écritures reflète le fait que l'entreprise a l'obligation de payer 119 euros une fois que les marchandises sont livrées et qu'elle a un droit à la TVA déductible de 19 euros. L'achat de marchandises de 100 euros reflète la valeur nette des marchandises.

Comparaison et paiement

Après réception de la marchandise dans l'entrepôt et comparaison de la livraison avec le bon de livraison, la comptabilité fournisseurs de la société Muster GmbH compare la facture de Schreibwarenhandel Schmidt avec le bon de livraison. Dans la mesure où il existe une référence à la commande, elle compare la marchandise livrée avec la commande et s'assure que les prix et les quantités sont corrects. Après vérification, la facture est validée pour le paiement.

Dès que le paiement est dû, ou de manière anticipée pour bénéficier d'un escompte, le service comptable transfère le montant dû au fournisseur. La transaction est marquée comme payée dans le système et la dette est éliminée du compte fournisseur.

Le jeu d'écritures se présenterait alors comme suit :

Débit : dettes de livraisons et prestations (compte fournisseur : papeterie Schmidt) 119 euros au crédit : Banque 119 euros

Cet enregistrement reflète le paiement de la dette. Cela signifie que le compte fournisseur est crédité (écriture au débit), tandis que le solde bancaire est réduit (écriture au crédit).

Les règles comptables et le code de commerce comme cadre

Ce processus illustre bien la manière dont la comptabilité fournisseurs est effectuée dans la pratique. Le processus est en outre conforme aux principes de comptabilité régulière (GoB) et au Code de commerce allemand (HGB).

Voici les liens avec les GoB et le HGB :

  • Principes de comptabilité régulière (GoB) : Selon les GoB, chaque transaction commerciale, y compris celle décrite ici, doit être enregistrée de manière correcte, complète, systématique et opportune. Dans l'exemple, chaque phase du processus est dûment documentée, de la commande au paiement de la facture.
  • Code de commerce (HGB) : Selon le HGB (en particulier les articles 238-241 et 257), les livres et registres commerciaux doivent être tenus de manière à donner un aperçu clair des relations commerciales et de la situation financière de l'entreprise. Dans l'exemple, cela est assuré par l'enregistrement précis des dettes et du paiement qui s'ensuit. En outre, le HGB (dans son article 246, paragraphe 1) établit le principe de réalisation, selon lequel les charges et les produits ne doivent être comptabilisés que lorsqu'ils sont légalement encourus. Ce principe est garanti dans le processus décrit, puisque la dette n'est comptabilisée qu'à la livraison des marchandises et à la réception de la facture.
  • En outre, conformément au HGB et aux GoB, la Muster GmbH doit conserver tous les documents pertinents (tels que les commandes, les bons de livraison et les factures) pendant une durée déterminée (en général 10 ans en Allemagne) afin de pouvoir présenter ces documents en cas de contrôle éventuel. Il est également important de noter que la comptabilité et la conservation des documents doivent être tenues sous une forme qui permette à un tiers expert d'avoir un aperçu des transactions commerciales et de la situation de l'entreprise dans un délai raisonnable. En cas de contrôle, toutes les écritures et tous les documents doivent donc être compréhensibles.

Comptabilité des créanciers vs. comptabilité des débiteurs

Dans la comptabilité, les comptes clients et les comptes fournisseurs sont deux domaines importants. La comptabilité fournisseurs s'occupe des dettes d'une entreprise envers les prestataires de services. C'est là que les factures entrantes sont enregistrées, vérifiées et que les paiements aux fournisseurs sont effectués. Ce service est chargé de veiller à ce que les dettes soient réglées dans les délais et de maintenir ainsi une relation commerciale positive.

En revanche, la Comptabilité des débiteurs Les créances ouvertes d'une entreprise vis-à-vis de clients ou de débiteurs. Pour ce faire, il établit des factures clients, surveille les paiements reçus et envoie des rappels afin de recouvrer les créances impayées.

La comptabilité clients contribue à faire valoir les droits financiers de l'entreprise et à maintenir un flux de trésorerie sain.

Ces deux domaines sont essentiels pour garantir une comptabilité efficace et fluide et assurer la stabilité financière d'une entreprise.

Tâches de comptabilité fournisseurs

Dans la pratique, la comptabilité fournisseurs s'occupe d'un large éventail de tâches. Quelles sont ces activités ?

Contrôle des factures

  • Tâche : le contrôle des factures fournisseurs vérifie l'exactitude des factures entrantes et leur conformité avec les commandes ou les contrats passés.
  • Exemple : le comptable fournisseurs assume la tâche importante de vérifier une facture de fournisseur afin de s'assurer que la marchandise livrée ou le service fourni correspond aux conditions convenues.

Écriture de facture

  • Mission : saisir et comptabiliser les factures vérifiées dans le système comptable.
  • Exemple : le service enregistre une Facture sur les fournitures de bureau en tant que coûts sur le compte de dépenses correspondant.

Préparation des paiements

  • Tâche : rassembler et préparer les factures entrantes. 
  • Exemple : la Comptabilité des créanciers établit une liste des factures fournisseurs échues et prépare les paiements.

Communication avec les fournisseurs

  • Tâche : communication avec les fournisseurs concernant les paiements, les postes ouverts et le rapprochement des comptes.
  • Exemple : la comptabilité fournisseurs clarifie les questions ouvertes concernant une facture directement avec le fournisseur afin de résoudre les désaccords.

Rapprochement des comptes

  • Tâche : comparer les différents postes des comptes fournisseurs avec les enregistrements internes afin de garantir l'exactitude des écritures.
  • Exemple : le service des comptes fournisseurs compare les factures ouvertes dans le système avec les extraits de compte du fournisseur afin d'identifier d'éventuelles différences.

Système de relance

  • Tâche : traitement des rappels et rédaction de lettres de rappel pour les mauvais payeurs. Paiements.
  • Exemple : les activités de la comptabilité fournisseurs comprennent la réaction à un rappel de fournisseur, examinent la raison du retard et communiquent le délai de paiement prévu.

Archivage

  • Mission : conserver et gérer en toute sécurité les factures, les justificatifs de paiement et autres documents pertinents.
  • Exemple : la comptabilité fournisseurs veille à ce que toutes les factures et tous les justificatifs de paiement soient correctement classés afin de permettre une vérification ultérieure.

Saisie des données de base

  • Mission : gérer et mettre à jour les données de base des fournisseurs dans le système comptable.
  • Exemple : le service de comptabilité fournisseurs met à jour les coordonnées d'un fournisseur afin de s'assurer que les futures factures seront correctement attribuées.

Comptabilisation des retours et des avoirs

  • Tâche : enregistrer les retours ou les avoirs et les compenser avec les factures ouvertes.
  • Exemple : la Comptabilité des créanciers enregistre un avoir d'un fournisseur pour compenser un retour et réduire la créance ouverte.

Rapports

  • Tâche : établir des rapports et des analyses sur les dettes en cours et les opérations de paiement.
  • Exemple : le service de comptabilité fournisseurs établit un rapport sur les dettes actuelles afin d'informer la direction de la situation financière.

Objectifs de la comptabilité fournisseurs 

Les efforts que les entreprises investissent dans la comptabilité fournisseurs poursuivent ces objectifs :

Rentabilité

Une comptabilité fournisseurs réduit les coûts en gérant efficacement les factures et les paiements en attente, ce qui permet aux entreprises de consacrer moins de ressources et de temps à l'achèvement des processus comptables.

Respect des délais de paiement

Ce service aide les entreprises à respecter les délais de paiement. Un paiement effectué à temps permet d'éviter les retards et les pénalités et d'améliorer les relations avec les fournisseurs.

Transparence

La comptabilité fournisseurs assure la transparence des transactions financières. En effet : elle enregistre clairement toutes les factures et tous les paiements comptabilisés, ce qui permet de les suivre facilement.

Éviter les doubles paiements

La comptabilité des créanciers permet d'éviter les doubles paiements. Pour ce faire, elle enregistre avec précision tous les postes ouverts et les paiements effectués. En interaction avec la comptabilité débiteurs, ce service assure ainsi un cash-flow sain.

Renforcer les relations avec les fournisseurs

Une comptabilité fournisseurs bien organisée renforce les relations avec les fournisseurs. Dans ce contexte, des paiements ponctuels favorisent la confiance et peuvent conduire à de meilleures conditions de négociation.

Gestion des liquidités

La comptabilité fournisseurs aide à gérer les liquidités. Les entreprises peuvent ainsi mieux estimer le capital nécessaire au paiement des dettes.

Réduction des risques

Le service minimise les risques financiers. Pour ce faire, elle vérifie soigneusement les factures fournisseurs et évite ainsi les transactions frauduleuses ou erronées.

Avantages fiscaux

Les entreprises peuvent bénéficier d'avantages fiscaux en tenant une comptabilité créditeur. En effet, le traitement des factures en temps voulu peut donner lieu à des avantages fiscaux.

Conformité et capacité d'audit

La comptabilité fournisseurs aide les entreprises à se conformer aux réglementations et facilite les audits. Dans ce contexte, des enregistrements précis facilitent le contrôle des données financières par des auditeurs externes.

Amélioration de la réputation de l'entreprise

Une bonne comptabilité fournisseurs améliore la réputation des entreprises. Une gestion fiable des dettes signale le professionnalisme vis-à-vis des partenaires commerciaux.

comptabilité fournisseurs ki

La numérisation dans la comptabilité fournisseurs : l'IA comme facteur décisif

La numérisation s'est désormais étendue à la comptabilité fournisseurs. Ainsi, de nombreuses entreprises traitent désormais les factures et les justificatifs sous forme numérique. L'extraction des données importantes des documents et leur transfert vers les flux de travail suivants sont automatisés.

Pour optimiser la comptabilité fournisseurs, les entreprises ont avant tout besoin d'un logiciel qui fonctionne avec Intelligence artificielle travaille. Comment les entreprises peuvent-elles en profiter ?

Automatisation des tâches de routine

L'IA peut effectuer automatiquement des tâches répétitives comme la saisie des factures fournisseurs. Cela permet de réduire les interventions manuelles, de minimiser les erreurs et d'augmenter l'efficacité.

Détection des fraudes et des erreurs

L'IA peut détecter des écarts et des schémas suspects afin de déceler d'éventuelles fraudes ou erreurs. Cela contribue à la sécurité et à l'exactitude de la comptabilité.

Optimisation des conditions de paiement

L'IA peut analyser les données et utiliser les modèles de paiement historiques pour convenir de conditions de paiement optimales avec les fournisseurs. Cela permet de mieux exploiter les escomptes et les rabais.

Amélioration de la qualité des données

Avec un logiciel d'IA pour la comptabilité fournisseurs, les entreprises peuvent identifier les incohérences et les données incohérentes afin d'améliorer la qualité des données comptables. Cela permet d'établir des rapports et des analyses plus fiables.

Contrôle proactif du budget

Les analyses basées sur l'IA peuvent détecter les écarts budgétaires à un stade précoce, ce qui permet de prendre à temps les mesures appropriées et d'éviter les dépassements de budget.

Optimisation des processus de paiement

L'application de l'IA permet d'optimiser les processus de paiement et de déclencher automatiquement les paiements lorsque certains critères sont remplis. Il en résulte une gestion plus efficace des paiements.

Améliorer les relations avec les fournisseurs

Un traitement fluide et ponctuel des factures par l'IA contribue à renforcer les relations avec les fournisseurs et peut conduire à de meilleures conditions de négociation.

Analyses et rapports en temps réel

Les tableaux de bord basés sur l'IA permettent d'effectuer des analyses et des rapports en temps réel sur les dettes en cours, les modèles de dépenses et d'autres indicateurs pertinents. Les entreprises peuvent ainsi prendre des décisions stratégiques en toute connaissance de cause.

Économie de coûts

En automatisant les processus et en évitant les erreurs, les entreprises peuvent réduire les coûts de la comptabilité et utiliser les ressources plus efficacement.

Simplifier la comptabilité fournisseurs avec Konfuzio

Avec Konfuzio, les entreprises peuvent simplifier leur gestion des factures et la rendre plus efficace. Pour la comptabilité fournisseurs, le logiciel met à disposition un outil tout-en-un. Celui-ci permet aux entreprises de saisir, de classer et d'analyser automatiquement des données non structurées, telles que les factures des fournisseurs.

Pour que cela se fasse rapidement et facilement, Konfuzio a entraîné son logiciel sur plus de 100.000 documents. Ce sont surtout les Apprentissage machine et le deep learning, les entreprises n'ont plus de travail à faire pour extraire, classer et traiter les données des documents.

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FAQ sur la comptabilité fournisseurs

Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs ?

La comptabilité fournisseurs est un processus financier qui enregistre et gère les dettes d'une entreprise. Elle comprend l'enregistrement, le suivi et le paiement des factures aux fournisseurs et aux créanciers. La comptabilité fournisseurs est importante pour l'intégrité financière et la gestion des flux de trésorerie d'une entreprise.

Que fait la comptabilité fournisseurs ?

Le service de comptabilité fournisseurs est responsable de la gestion des factures fournisseurs impayées et des paiements au sein d'une entreprise. Ses tâches comprennent le suivi et la saisie d'informations importantes dans les factures reçues, la comptabilisation des dettes, l'exécution des opérations de paiement et la gestion des comptes fournisseurs. Le service veille à ce que les paiements correspondants aux fournisseurs soient effectués correctement et dans les délais, ce qui contribue au maintien de relations commerciales harmonieuses avec les fournisseurs. En outre, la comptabilité fournisseurs joue un rôle important dans l'établissement des rapports financiers et le respect des dispositions légales.

Quelle est la différence entre la comptabilité clients et la comptabilité fournisseurs ?

La comptabilité clients gère les dettes des clients, tandis que la comptabilité fournisseurs concerne les dettes des entreprises envers les fournisseurs. La comptabilité clients s'occupe des paiements en souffrance des clients, tandis que la comptabilité fournisseurs enregistre les factures restant à payer aux fournisseurs. Ces deux fonctions sont importantes pour la bonne tenue des comptes et la santé financière des entreprises.

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