Rechnungen prüfen, Zahlungen veranlassen und Beziehungen zu Dienstleistern pflegen: Der Aufwand der Kreditorenbuchhaltung ist insbesondere für große Unternehmen hoch. Immer mehr Firmen setzen daher auf Künstliche Intelligenz (KI), um die Buchhaltung effizienter zu gestalten. Denn: Eine KI-gestützte Automatisierung in der Buchhaltung kann bis zu 40 Prozent der anfallenden Kosten sparen. Das fand das McKinsey Global Institute bereits 2017 in einer Studie heraus. Wir erklären, für welche Aufgaben eine Kreditorenbuchhaltung verantwortlich ist und wie eine KI die Prozesse schlanker gestalten kann.
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Kreditorenbuchhaltung Definition
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) legen die allgemeinen Regeln für die Buchführung fest. Das Handelsgesetzbuch (HGB) gießt diese Regeln in Gesetzesform. Die Kreditorenbuchhaltung ist ein spezifischer Bereich der Buchführung, der diesen Regeln folgen muss.
In der Handelspraxis ist die Kreditorenbuchhaltung ein wichtiger Teil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. In diesem Bereich werden alle Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und anderen Dienstleistern erfasst und verwaltet.
Die Kreditorenbuchhaltung ist verantwortlich für die Überprüfung von eingehenden Rechnungen, die Erfassung von Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem und die termingerechte Zahlung von Verbindlichkeiten.
Die Abteilung arbeitet eng mit dem Einkauf zusammen, um Lieferantenrechnungen abzugleichen und Unstimmigkeiten zu klären. Zudem spielt sie eine wichtige Rolle bei der Erstellung von Finanzberichten und der Bereitstellung von Daten für die Budgetierung und Finanzplanung.
Eine effiziente Kreditorenbuchhaltung ist entscheidend, um eine gute Beziehung zu Lieferanten aufrechtzuerhalten und die Liquidität des Unternehmens zu gewährleisten. Fehler in der kreditorischen Buchhaltung können zu Verzögerungen bei Zahlungen und Problemen mit Lieferanten führen. Daher ist Genauigkeit und Sorgfalt in diesem Bereich wichtig.
So funktioniert die Kreditorenbuchhaltung
In der Kreditorenbuchhaltung sieht der Ablauf in der Regel so aus: Die Abteilung erfasst, prüft und verwaltet Rechnungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Dabei erhält und prüft die kreditorische Buchhaltung zuerst Lieferantenrechnungen. Im nächsten Schritt trägt sie diese Daten in ein Buchhaltungssystem ein. Sie kontrolliert dann die Angaben und gleicht sie mit Bestellungen und Lieferungen ab. Wenn alles korrekt ist, erfolgt die Freigabe zur Zahlung.
Die Kreditorenbuchhaltung bereitet die Zahlungen vor und erstellt Zahlungsaufträge. Diese werden dann an die Geschäftsführung oder die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, um diese freigeben zu lassen. Nach der Freigabe führt die kreditorische Buchhaltung im letzten Schritt die Zahlungen an externe Lieferanten aus.
Das Ziel der Kreditorenbuchhaltung ist es, den Zahlungsverkehr im Auge zu behalten und so sicherzustellen, dass einmalige und regelmäßige Zahlungen fristgerecht erfolgen, um Skonti und Zahlungsverzüge zu vermeiden.
Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung spielt somit eine entscheidende Rolle in der Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Geschäftstätigkeiten und in der Aufrechterhaltung positiver Lieferantenbeziehungen.
Kreditorenbuchhaltung Beispiel
In der Kreditorenbuchhaltung werden die Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber seinen Lieferanten und Dienstleistern erfasst und verwaltet. Ein klassisches Beispiel ist der Einkauf von Waren von einem Lieferanten. Schauen wir uns dafür ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung an.
Bestellung von Büromaterial
Angenommen, das Unternehmen „Muster GmbH“ bestellt Büromaterial von seinem Lieferanten „Schreibwarenhandel Schmidt“. Der Einkaufsleiter der Muster GmbH sendet eine Bestellung über Briefpapier, Stifte und Toner per E-Mail an den Lieferanten. Dieser bestätigt die Bestellung und liefert die Ware an die Adresse der Muster GmbH. Die Rechnung geht per E-Mail ein.
Die kreditorische Buchhaltung erstellt dann eine Buchung im System, um die Verbindlichkeit gegenüber dem Schreibwarenhandel Schmidt zu erfassen. Dabei wird das Konto „Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten“ erhöht.
Der Buchungssatz würde dann wie folgt aussehen:
Soll: Vorsteuer 19 Euro und Wareneinkauf 100 Euro an Haben: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditorenkonto: Schreibwarenhandel Schmidt) 119 Euro
Dieser Buchungssatz spiegelt die Tatsache wider, dass das Unternehmen eine Verpflichtung hat, 119 Euro zu zahlen, sobald die Waren geliefert werden, und es hat einen Vorsteueranspruch von 19 Euro. Der Wareneinkauf von 100 Euro reflektiert den Netto-Warenwert.
Abgleich und Zahlung
Nach Erhalt der Ware im Lager und Abgleich der Lieferung mit dem Lieferschein gleicht die Kreditorenbuchhaltung der Muster GmbH die Rechnung von Schreibwarenhandel Schmidt mit dem Lieferschein ab. Sofern ein Bestellbezug gegeben ist, vergleicht sie die gelieferte Ware mit der Bestellung und stellt sicher, dass die Preise und Mengen korrekt sind. Nach der Überprüfung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
Sobald die Zahlung fällig ist oder vorzeitig, um Skonto zu ziehen, überweist die Buchhaltung den fälligen Betrag an den Lieferanten. Die Transaktion wird im System als bezahlt markiert und die Verbindlichkeit aus dem Kreditorenkonto eliminiert.
Der Buchungssatz würde dann wie folgt aussehen:
Soll: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditorenkonto: Schreibwarenhandel Schmidt) 119 Euro an Haben: Bank 119 Euro
Dieser Buchungssatz reflektiert die Zahlung der Verbindlichkeit. Das heißt: Das Kreditorenkonto wird entlastet (Soll-Buchung), während der Bankbestand reduziert wird (Haben-Buchung).
GoB und HGB als Rahmen
Dieser Ablauf demonstriert gut, wie Kreditorenbuchhaltung in der Praxis durchgeführt wird. Der Ablauf ist zudem im Einklang mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).
Hier sind die Verbindungen zu den GoB und dem HGB:
- Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB): Gemäß den GoB muss jede Geschäftstransaktion, einschließlich der hier beschriebenen, korrekt, vollständig, systematisch und zeitnah erfasst werden. Im Beispiel wird jede Phase des Prozesses ordnungsgemäß dokumentiert, von der Bestellung bis zur Zahlung der Rechnung.
- Handelsgesetzbuch (HGB): Nach dem HGB (insbesondere in den §§ 238-241 und 257) müssen Geschäftsbücher und Aufzeichnungen so geführt werden, dass sie einen klaren Überblick über die Geschäftsverhältnisse und die Vermögenslage des Unternehmens geben. Im Beispiel wird dies durch die genaue Aufzeichnung der Verbindlichkeiten und der anschließenden Zahlung sichergestellt. Außerdem wird im HGB (in § 246 Abs. 1) das Realisationsprinzip festgelegt, welches besagt, dass Aufwendungen und Erträge erst zu erfassen sind, wenn sie rechtlich entstanden sind. Dies wird im beschriebenen Ablauf gewährleistet, da die Verbindlichkeit erst mit Lieferung der Ware und Erhalt der Rechnung gebucht wird.
- Zudem muss die Muster GmbH gemäß HGB und GoB alle relevanten Dokumente (wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen) für eine bestimmte Zeit aufbewahren (in der Regel 10 Jahre in Deutschland), um bei einer eventuellen Prüfung diese Unterlagen vorlegen zu können. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Buchführung und die Aufbewahrung von Dokumenten in einer Form erfolgen müssen, die einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens ermöglicht. Im Falle einer Prüfung müssen also alle Buchungen und Dokumente nachvollziehbar sein.
Kreditorenbuchhaltung vs. Debitorenbuchhaltung
In der Buchhaltung sind die Kreditorenbuchhaltung und die Debitorenbuchhaltung zwei wichtige Teilbereiche. Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich mit den Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber Dienstleistern. Hier werden Eingangsrechnungen erfasst, überprüft und Zahlungen an Lieferanten veranlasst. Die Abteilung ist dafür verantwortlich, dass Verbindlichkeiten fristgerecht beglichen werden und somit eine positive Geschäftsbeziehung aufrechterhalten wird.
Im Gegensatz dazu kümmert sich die Debitorenbuchhaltung um die offenen Forderungen eines Unternehmens gegenüber Kunden oder Schuldnern. Dabei erstellt sie Ausgangsrechnungen, überwacht Zahlungseingänge und verschickt Mahnungen, um offene Forderungen einzutreiben.
Die Debitorenbuchhaltung trägt dazu bei, dass das Unternehmen seine finanziellen Ansprüche durchsetzen kann und einen gesunden Cashflow aufrechterhält.
Beide Bereiche sind essentiell, um eine effiziente und reibungslose Buchführung zu gewährleisten und die finanzielle Stabilität eines Unternehmens zu sichern.
Kreditorenbuchhaltung Aufgaben
In der Praxis geht die Kreditorenbuchhaltung einer breiten Palette von Aufgaben nach. Welche Tätigkeiten sind das?
Rechnungsprüfung
- Aufgabe: Die kreditorische Rechnungsprüfung kontrolliert eingehende Rechnungen auf ihre Richtigkeit und Übereinstimmung mit den getätigten Bestellungen oder Verträgen.
- Beispiel: Der Kreditorenbuchhalter übernimmt die wichtige Aufgabe, eine Lieferantenrechnung zu prüfen, um sicherzustellen, dass die gelieferte Ware oder erbrachte Dienstleistung den vereinbarten Konditionen entspricht.
Rechnungsbuchung
- Aufgabe: Erfassung und Verbuchung der geprüften Rechnungen im Buchhaltungssystem.
- Beispiel: Die Abteilung bucht eine Rechnung über Büromaterialien als Kosten auf das entsprechende Ausgabenkonto.
Zahlungsvorbereitung
- Aufgabe: Zusammenstellung und Vorbereitung eingehender Rechnungen.
- Beispiel: Die Kreditorenbuchhaltung erstellt eine Liste der fälligen Lieferantenrechnungen und bereitet die Zahlungen vor.
Lieferantenkommunikation
- Aufgabe: Kommunikation mit Lieferanten bezüglich Zahlungen, offener Posten und Abstimmung von Konten.
- Beispiel: Die Kreditorenbuchhaltung klärt offene Fragen zu einer Rechnung direkt mit dem Lieferanten, um Unstimmigkeiten zu klären.
Kontenabstimmung
- Aufgabe: Abgleich von einzelnen Posten in den Lieferantenkonten mit den internen Aufzeichnungen, um die Richtigkeit der Buchungen zu gewährleisten.
- Beispiel: Die Kreditorenbuchhaltung vergleicht die offenen Rechnungen im System mit den Kontoauszügen des Lieferanten, um mögliche Differenzen zu identifizieren.
Mahnwesen
- Aufgabe: Bearbeitung von Mahnungen und Erstellung von Mahnschreiben für säumige Zahlungen.
- Beispiel: Die Tätigkeiten der Kreditorenbuchhaltung umfassen die Reaktion auf eine Lieferantenmahnung, untersuchen den Grund für die Verzögerung und kommunizieren die voraussichtliche Zahlungsdauer.
Archivierung
- Aufgabe: Sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Rechnungen, Zahlungsbelegen und anderen relevanten Dokumenten.
- Beispiel: Die Kreditorenbuchhaltung stellt sicher, dass alle Rechnungen und Zahlungsbelege ordnungsgemäß abgelegt werden, um eine spätere Überprüfung zu ermöglichen.
Erfassung von Stammdaten
- Aufgabe: Pflege und Aktualisierung der Lieferantenstammdaten im Buchhaltungssystem.
- Beispiel: Die kreditorische Buchhaltung aktualisiert die Kontaktdaten eines Lieferanten, um sicherzustellen, dass zukünftige Rechnungen korrekt zugeordnet werden.
Verbuchung von Rücksendungen und Gutschriften
- Aufgabe: Erfassung von Rücksendungen oder Gutschriften und deren Ausgleich mit offenen Rechnungen.
- Beispiel: Die Kreditorenbuchhaltung bucht eine Gutschrift eines Lieferanten, um eine Rücksendung zu verrechnen und die offene Forderung zu reduzieren.
Reporting
- Aufgabe: Erstellung von Berichten und Auswertungen zu offenen Verbindlichkeiten und Zahlungsvorgängen.
- Beispiel: Die kreditorische Buchhaltung erstellt einen Bericht über die aktuellen Verbindlichkeiten, um die Geschäftsführung über die finanzielle Situation zu informieren.
Ziele der Kreditorenbuchhaltung
Der Aufwand, den Unternehmen in die Kreditorenbuchhaltung investieren, verfolgt diese Ziele:
Kosteneffizienz
Eine Kreditorenbuchhaltung reduziert Kosten, indem sie ausstehende Rechnungen und Zahlungen effizient verwaltet und Unternehmen so weniger Ressourcen und Zeit benötigen, um Buchhaltungsprozesse abzuschließen.
Zahlungsfristen-Einhaltung
Die Abteilung hilft Unternehmen, Zahlungsfristen einzuhalten. Eine rechtzeitige Zahlung verhindert Verzögerungen und Strafen und verbessert die Beziehung mit Lieferanten.
Transparenz
Die kreditorische Buchhaltung sorgt für Transparenz in finanziellen Transaktionen. Denn: Sie erfasst klar alle gebuchten Rechnungen und Zahlungen, so dass diese leicht nachverfolgt werden können.
Vermeidung von Doppelzahlungen
Die Kreditorenbuchhaltung verhindert Doppelzahlungen. Dafür sorgt eine genaue Aufzeichnung aller offenen Posten und getätigten Zahlungen. Im Zusammenspiel mit der Debitorenbuchhaltung sorgt die Abteilung so für einen gesunden Cashflow.
Stärkung der Lieferantenbeziehungen
Eine gut organisierte Kreditorenbuchhaltung stärkt die Beziehung zu Lieferanten. Dabei fördern pünktliche Zahlungen das Vertrauen und können zu besseren Verhandlungsbedingungen führen.
Liquiditätsmanagement
Die Kreditorenbuchhaltung hilft bei der Verwaltung der Liquidität. Unternehmen können so besser einschätzen, wie viel Kapital für die Zahlung von Verbindlichkeiten benötigt wird.
Risikominimierung
Die Abteilung minimiert das finanzielle Risiko. Dafür prüft sie sorgfältig kreditorische Rechnungen und vermeidet so betrügerische oder fehlerhafte Transaktionen.
Steuerliche Vorteile
Unternehmen können mit einer kreditorischen Buchhaltung steuerliche Vorteile nutzen. Denn: Durch die rechtzeitige Abwicklung von Rechnungen können sich Steuervergünstigungen ergeben.
Compliance und Audit-Fähigkeit
Die Kreditorenbuchhaltung unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften und vereinfacht Audits. Dabei erleichtern genaue Aufzeichnungen die Kontrolle der Finanzdaten durch externe Prüfer.
Verbesserung der Unternehmensreputation
Eine gute Kreditorenbuchhaltung verbessert die Reputation von Unternehmen. Ein zuverlässiger Umgang mit Verbindlichkeiten signalisiert Professionalität gegenüber Geschäftspartnern.
Digitalisierung in der Kreditorenbuchhaltung: KI als entscheidender Faktor
Die Digitalisierung ist mittlerweile auch in die Kreditorenbuchhaltung angekommen. So verarbeiten viele Unternehmen Rechnungen und Belege mittlerweile digital. Dabei erfolgt unter anderem die Extraktion wichtiger Daten aus Dokumenten sowie die Übergabe dieser an nachfolgende Workflows automatisiert.
Um die Kreditorenbuchhaltung zu optimieren, benötigen Unternehmen vor allem eine Software, die mit Künstlicher Intelligenz arbeitet. Wie können Unternehmen davon profitieren?
Automatisierung von Routineaufgaben
KI kann repetitive Aufgaben wie die Erfassung von kreditorischen Rechnungen automatisch erledigen. Dadurch werden manuelle Eingriffe reduziert, Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert.
Erkennung von Betrug und Fehlern
KI kann Abweichungen und verdächtige Muster erkennen, um mögliche Betrugsfälle oder Fehler aufzudecken. Das unterstützt die Sicherheit und Genauigkeit der Buchhaltung.
Optimierung von Zahlungsbedingungen
KI kann Daten analysieren und historische Zahlungsmuster nutzen, um optimale Zahlungsbedingungen mit Lieferanten zu vereinbaren. Dies ermöglicht es, Skonti und Rabatte besser auszunutzen.
Verbesserung der Datenqualität
Mit einer KI-Software für die Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen Unstimmigkeiten und inkonsistente Daten identifizieren, um die Qualität der Buchhaltungsdaten zu erhöhen. Dadurch werden verlässlichere Berichte und Analysen ermöglicht.
Proaktive Budgetkontrolle
KI-basierte Analysen können Budgetabweichungen frühzeitig erkennen, was es ermöglicht, rechtzeitig geeignete Maßnahmen zu ergreifen und Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
Optimierung von Zahlungsprozessen
Durch die Anwendung von KI können Zahlungsprozesse optimiert und Zahlungen automatisch ausgelöst werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Dies führt zu einem effizienteren Zahlungsmanagement.
Verbesserung der Lieferantenbeziehungen
Eine reibungslose und pünktliche Abwicklung von Rechnungen durch KI trägt zur Stärkung der Lieferantenbeziehungen bei und kann zu besseren Verhandlungsbedingungen führen.
Echtzeit-Analysen und Berichte
KI-gestützte Dashboards ermöglichen Echtzeit-Analysen und Berichte über offene Verbindlichkeiten, Ausgabenmuster und andere relevante Kennzahlen. Dadurch können Unternehmen fundierte und strategische Entscheidungen treffen.
Einsparung von Kosten
Durch die Automatisierung von Prozessen und die Vermeidung von Fehlern können Unternehmen Kosten in der Buchhaltung reduzieren und Ressourcen effizienter nutzen.
Kreditorenbuchhaltung mit Konfuzio vereinfachen
Mit Konfuzio können Firmen ihr Rechnungsmanagement vereinfachen und effizienter gestalten. Für die Kreditorenbuchhaltung stellt die Software dafür ein All-in-One-Werkzeug zur Verfügung. Mit diesem können Unternehmen unstrukturierte Daten, wie aus Rechnungen von Lieferanten, automatisiert erfassen, einordnen und auswerten.
Damit das schnell und einfach von der Hand geht, hat Konfuzio seine Software auf über 100.000 Dokumente trainiert. Dabei sorgen vor allem Maschine Learning und Deep Learning, dass Unternehmen keine Arbeit mehr mit der Extraktion, Klassifizierung und Weiterverarbeitung von Daten aus Dokumenten haben.
FAQ zur Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Finanzprozess, der die Verbindlichkeiten eines Unternehmens erfasst und verwaltet. Sie umfasst die Erfassung, Überwachung und Zahlung von Rechnungen an Lieferanten und Gläubiger. Die Kreditorenbuchhaltung ist wichtig für die finanzielle Integrität und das Cashflow-Management eines Unternehmens.
Die Kreditorenbuchhaltung ist verantwortlich für die Verwaltung offener Lieferanten-Rechnungen und Zahlungen in einem Unternehmen. Ihre Aufgaben umfassen die Überwachung und Erfassung von Rechnungseingängen, die Buchung von Verbindlichkeiten, die Durchführung von Zahlungsvorgängen und die Pflege der Lieferantenkonten. Die Abteilung stellt sicher, dass die entsprechenden Zahlungen an Lieferanten ordnungsgemäß und fristgerecht erfolgen, was zur Aufrechterhaltung einer reibungslosen Geschäftsbeziehung mit den Lieferanten beiträgt. Zudem spielt die Kreditorenbuchhaltung eine wichtige Rolle bei der Erstellung von Finanzberichten und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Die Debitorenbuchhaltung verwaltet Kundenschulden, während die Kreditorenbuchhaltung die Verbindlichkeiten von Unternehmens gegenüber Lieferanten betrifft. Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit ausstehenden Zahlungen von Kunden, während die Kreditorenbuchhaltung die noch zu zahlenden Rechnungen an Lieferanten erfasst. Beide Funktionen sind für eine ordnungsgemäße Buchführung und die finanzielle Gesundheit von Unternehmen wichtig.
