Automatiser sa boîte de réception : Ces compétences sont essentielles

La numérisation n'est souvent que la première étape vers des processus commerciaux efficaces. En effet, ce n'est pas parce qu'un processus est numérique qu'il ne nécessite que peu de travail manuel. La boîte de réception électronique en est un exemple typique : Par rapport au courrier postal, les e-mails offrent certes de nombreux avantages, mais le traitement personnel des informations et des pièces jointes qu'ils contiennent est également lié à un effort considérable. La deuxième étape s'appelle Automatisation et ne réussit que si l'on utilise des logiciels avancés dotés de capacités intelligentes : Confuzio - une solution d'IA au banc d'essai.

1. classification pertinente

En fait, l'automatisation de la boîte de réception se concentre sur les étapes de travail qui ont également lieu lors d'un traitement humain. Et la première question est de savoir de quel type d'e-mail il s'agit. Souvent, les possibilités sont limitées et se répètent dans le cadre de l'activité commerciale. Une réponse pertinente Classification est donc également possible sans problème grâce à un logiciel spécial qui veille à certaines caractéristiques des messages.

En revanche, les compétences en matière de Apprentissage automatique est toutefois indispensable. Les algorithmes utilisés sont en mesure de classer correctement aussi bien le contenu que les pièces jointes sur la base de l'indexation et de critères linguistiques et formels. Sur cette base, des décisions peuvent être prises, qui prévoient par exemple un transfert vers le lieu de traitement correct de l'e-mail.

Confuzio combine certains des algorithmes de machine learning et de deep learning les plus avancés, ce qui permet une classification très précise des e-mails et des documents joints. ✅

2. extraction complète des données

Jusque-là, tout va bien. Mais peut-être que le logiciel utilisé ne doit pas seulement ouvrir et transmettre le message, mais aussi le lire et reconnaître les informations pertinentes. Après tout, c'est une étape essentielle lors de la réception d'un e-mail. Là encore, l'automatisation de la boîte de réception dépend de l'aide apportée par des approches plus avancées de l'IA, notamment Reconnaissance optique des caractères pour saisir avec précision les données de facturation, les adresses, les informations sur les clients, etc. dans les documents. Ceux-ci sont souvent disponibles dans des formats optiques qui nécessitent une conversion en texte lisible par machine. De nombreuses solutions disponibles sur le marché échouent, par exemple lorsqu'il s'agit d'écriture manuscrite, parce qu'il n'y a pas d'interface utilisateur. Reconnaissance intelligente des caractères est intégré. 

Konfuzio utilise l'OCR et l'ICR intelligents pour capturer toutes les données pertinentes dans les e-mails et les pièces jointes et les extraire avec une précision supérieure à la moyenne..

3. Flux de travail personnalisés

Les règles relatives à l'utilisation d'un e-mail peuvent être bien plus complexes que le simple classement ou le transfert vers un autre service. Souvent, les processus dans les entreprises sont très clairement définis lorsqu'il s'agit de traiter différents types d'informations. Cela peut rarement être résolu dans le cadre d'une application Google comme Gmail et nécessite d'autres capacités d'un logiciel d'automatisation qui se concentre sur la mise en œuvre de principes d'action individuels. Cela peut concerner des aspects de conformité ou tout simplement se rapporter aux processus propres à l'entreprise. La solution utilisée devrait donc soutenir, voire permettre, la mise en œuvre automatisée de flux de travail individuels.

Konfuzio permet de définir des flux de travail individuels qui suivent l'arrivée de différents documents. Parallèlement, le logiciel permet de se connecter à des systèmes tiers qui mettent en œuvre des processus déjà existants. ✅

4. compétences avancées

Même si les étapes essentielles pour l'automatisation de la boîte de réception sont couvertes, il est important de disposer de l'ensemble des autres compétences nécessaires pour ouvrir et déplacer les e-mails et les messages dans différentes situations sans autre aide et pour activer les fonctions nécessaires. La liste de contrôle suivante peut être utile à cet égard :

  • Connexion API - La boîte de réception de Google Gmail et autres fait rarement partie de l'infrastructure dès le départ. C'est pourquoi une connexion flexible de ces sources de données est nécessaire.
  • Multilinguisme - Souvent, les informations sont disponibles dans différentes langues. Au lieu de s'éloigner de l'approche automatisée, il devrait être possible de les saisir ou de les traduire à l'aide du Natural Language Processing.
  • Étiquetage individuel - Le logiciel ou l'application ne doit pas seulement utiliser des mots-clés pour la classification, mais aussi faciliter une recherche ultérieure grâce à une indexation avancée.
  • Sécurité de l'audit et protection des données - Même automatisée, la boîte de réception doit être soumise à des normes de sécurité élevées. La conformité au RGPD et la sécurité juridique doivent être assurées dans tous les cas.

Konfuzio offre toutes les fonctionnalités nécessaires à l'automatisation de la boîte de réception et peut également offrir une flexibilité sans précédent grâce à son profil de capacités unique.

Conclusion

L'automatisation de la boîte de réception est une affaire multifactorielle qui exige de l'application ou du logiciel utilisé quelques capacités essentielles. Cela concerne en particulier la reconnaissance et l'extraction d'informations pertinentes dans les e-mails et les documents envoyés à l'aide de l'intelligence artificielle. Mais la simple classification des messages est également une tâche à ne pas négliger, qui peut être mise en œuvre par différents algorithmes. Pour le logiciel d'IA Confuzio, il s'agit d'exercices plutôt faciles qui peuvent être facilement reproduits à l'aide des possibilités techniques existantes.

Pour répondre à des besoins spécifiques, il est nécessaire de mettre en place des flux de travail personnalisés, que Konfuzio prend en charge et permet de créer. De nombreuses capacités complémentaires complètent le profil et garantissent une flexibilité maximale avec une sécurité juridique et une protection des données constantes. Grâce à l'automatisation obtenue, les collaborateurs peuvent se concentrer sur leur activité principale au lieu de passer leur temps à traiter des e-mails génériques et de se perdre dans les méandres de clients tels que Google Gmail.

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