Automatiser les processus - RPA, ETL ou logiciel ?

Jan Schäfer

Les tâches répétitives coûtent beaucoup de temps et de ressources aux entreprises. Il n'est donc pas étonnant que de plus en plus d'entreprises automatisent ces processus. Si elles s'y prennent bien, elles peuvent ainsi gagner du temps, réduire les coûts - et attribuer aux collaborateurs des tâches plus complexes et plus intéressantes. Voilà pour la théorie.

Mais tous les processus commerciaux ne peuvent pas être automatisés. De plus, l'automatisation n'est utile que si les entreprises choisissent la bonne forme. Si les processus ne sont pas adaptés à 100 % à l'automatisation choisie, cela a des conséquences. Ainsi, les processus automatisés qui ne fonctionnent pas correctement peuvent générer des erreurs, nuire à l'image de l'entreprise, mécontenter les clients ou même entraîner des actions en dommages et intérêts.

Le défi consiste donc à identifier les bons processus pour la bonne automatisation.

Nous vous montrons quand les outils Robotic Process Automation (RPA), Extract, Transform, Load (ETL) et les applications logicielles classiques sont respectivement le bon choix pour créer des workflows sans avoir recours à des collaborateurs.

Quels processus peuvent être automatisés

Avant d'entrer dans les détails, nous clarifions quels processus se prêtent en principe à l'automatisation. En règle générale, les entreprises peuvent automatiser des processus commerciaux si ceux-ci

  • répétitif,
  • basé sur des règles et
  • sujet à des erreurs

sont des processus. En outre, les processus se prêtent à l'automatisation lorsque

  • impliquent des opérations manuelles,
  • servir de nombreuses interfaces,
  • présentent de longs délais d'exécution et
  • apporter des exigences réglementaires.
automatiser les processus exemples

Automatiser les processus - 7 exemples pratiques

Dans la pratique, les entreprises automatisent un grand nombre de processus :

Filtrage des e-mails

Tri automatique des E-mails dans différents dossiers basés sur des mots clés ou des adresses d'expéditeurs, afin d'améliorer la hiérarchisation et l'organisation des communications.

Les chatbots dans le service client

Des chatbots contrôlés par l'IA qui répondent aux questions fréquemment posées, fournissent une assistance et identifient des solutions simples aux problèmes des clients, sans intervention humaine.

Rapports automatisés

Générer des rapports ou des tableaux de bord à partir de bases de données ou d'applications logicielles afin de gagner du temps et de minimiser les erreurs humaines.

Saisie automatisée des données

Extraire et coller des informations d'un fichier dans un autre afin de minimiser l'intervention humaine lors de la mise à jour des données.

Gestion des stocks e-commerce

Surveillance automatisée de l'état des stocks afin de réapprovisionner automatiquement les commandes lorsque le stock est faible et d'éviter les pénuries.

Rappels de rendez-vous automatisés

Envoi de rappels automatisés pour les rendez-vous, les réunions ou les échéances, afin de s'assurer qu'aucun événement important n'est oublié.

Transactions financières automatisées

Mettre en place des virements ou des paiements automatiques réguliers afin de régler les factures à temps et de faciliter la gestion financière.

11 Avantages de l'automatisation des processus d'entreprise

L'automatisation des processus offre de nombreux avantages aux entreprises :

Augmentation de l'efficacité

Les processus automatisés réduisent les interventions manuelles, accélèrent les flux de travail et minimisent les erreurs humaines.

Réduction des coûts

La réduction des efforts manuels entraîne une diminution des coûts de main-d'œuvre et des taux d'erreur, ce qui permet de réduire les coûts à long terme.

Évolutivité

Les systèmes automatisés peuvent être facilement adaptés à des exigences croissantes sans nécessiter d'investissements massifs en ressources.

Consistance

Les processus automatisés garantissent une qualité et une cohérence constantes dans l'exécution d'une série de tâches.

Temps de réaction plus rapides

Des notifications et des alarmes automatisées permettent d'intervenir rapidement en cas de problème.

Précision des données

La saisie et le traitement automatisés des données minimisent les sources d'erreurs manuelles et améliorent la qualité des données.

Une meilleure conformité

Les processus automatisés garantissent que les directives légales et internes sont respectées de manière cohérente.

Amélioration de l'analyse

La collecte automatisée des données permet d'obtenir des informations plus approfondies sur les performances et les tendances de l'entreprise.

Satisfaction des clients

Des temps de réaction plus rapides et des processus cohérents contribuent à une meilleure expérience client.

Réduction des risques

Des protocoles de sécurité automatisés protègent contre les menaces de sécurité potentielles et la perte de données.

Redistribution du travail

Les employés peuvent se concentrer sur les tâches stratégiques et les activités à valeur ajoutée qui nécessitent une intelligence humaine, tandis que les tâches routinières sont automatisées.

Automatiser les processus - RPA ou application logicielle ?

En règle générale, les entreprises peuvent automatiser des processus lorsqu'il s'agit de processus standardisés présentant les caractéristiques susmentionnées. Cela ne signifie toutefois pas que la Robotic Process Automation soit toujours le bon choix. Comment les entreprises peuvent-elles donc faire le bon choix dans ce domaine ?

En principe

Les solutions RPA sont particulièrement adaptées lorsque les entreprises souhaitent imiter les actions humaines sur une interface d'écran et que la mise en œuvre de cela via le développement de logiciels classiques prendrait beaucoup de temps et de précieuses ressources.

La RPA permet aux entreprises de créer rapidement et facilement des flux de travail. De nombreux outils proposent par exemple un glisser-déposer simple avec des éléments graphiques. Les adaptations de l'infrastructure informatique sont minimes.

Toutefois, les applications logicielles sont particulièrement puissantes. Elles peuvent facilement traiter plusieurs processus complexes et de grandes quantités de données sans perdre de leur performance. La RPA peut certes le faire aussi. Mais pour cela, il faut plusieurs robots ou solutions RPA dotés d'une technologie sophistiquée. IA nécessaire.

Si la complexité d'un processus n'est pas claire, les entreprises devraient évaluer les coûts des deux solutions. En principe, à une époque où les marchés évoluent rapidement, la RPA est souvent la meilleure solution. Les entreprises peuvent facilement les entretenir et les adapter à court terme - et assurer ainsi durablement des processus d'entreprise automatisés.

Automatiser les processus - RPA ou ETA ?

Les outils ETL permettent aux entreprises de regrouper efficacement les données. En particulier lorsque plusieurs interfaces techniques sont impliquées, les outils ETL se révèlent rapides et performants. Dans la pratique, il peut s'agir par exemple d'un transfert de données de systèmes SAP vers un système d'information. Entrepôt de donnéesIl s'agit d'une entreprise qui dispose de data marts pour la BI et le reporting.

Toutefois, si les entreprises souhaitent avant tout imiter les actions humaines sur une interface utilisateur et automatiser ainsi les processus manuels, la RPA répond mieux aux exigences. Cela vaut également pour les données non structurées. Pour ce faire, les entreprises peuvent utiliser la RPA avec des méthodes d'IA ou d'autres outils. Apprentissage automatique (ML).

Automatisation des processus use case

Automatiser les processus d'entreprise - Cas d'utilisation classique

Pour illustrer le lien possible de la RPA avec l'IA et le ML, nous jetons un coup d'œil sur un cas d'utilisation classique pour la Automatisation de processus commerciaux :

Une entreprise de commerce électronique qui vend une large gamme de produits en ligne a dû relever le défi d'améliorer son service client tout en augmentant son efficacité opérationnelle. Une grande partie du courrier des clients arrivait par e-mail, notamment les confirmations de commande, les demandes de renseignements sur les produits, les questions sur les livraisons et les retours.

Pour automatiser ce processus, l'entreprise a opté pour les mesures suivantes :

Intégration RPA

Dans un premier temps, un système RPA a été mis en place, capable de traiter les e-mails par Reconnaissance optique des caractères (OCR), d'extraire les informations pertinentes telles que les numéros de commande, les informations sur les produits et les données de livraison et de les saisir automatiquement dans le système CRM. Ce système RPA a effectué la saisie des données en temps réel, évitant ainsi les erreurs manuelles ou les retards qui pourraient être causés par une intervention humaine.

Support de l'IA

Une solution basée sur l'IA a été développée pour donner la priorité aux demandes les plus urgentes. L'IA analysait le contenu des e-mails pour déterminer s'il s'agissait de demandes concernant des problèmes urgents, comme des retards de livraison ou des produits défectueux. Cela a permis à l'équipe du service clientèle de réagir plus rapidement aux demandes les plus importantes et d'améliorer la satisfaction des clients.

Apprentissage automatique pour les modèles de retour

Les retours constituent un autre aspect important du service à la clientèle dans le commerce électronique. Ici, l'apprentissage automatique a été utilisé pour identifier des modèles dans les raisons des retours. Le système a analysé une grande quantité de données historiques afin d'identifier les raisons communes des retours, comme les problèmes de taille, les défauts de qualité ou les produits mal livrés. Cela a permis à l'entreprise de prendre des mesures ciblées afin de minimiser ces problèmes et d'améliorer la qualité des produits.

automatiser les processus étape par étape

Automatiser les processus - étape par étape

L'automatisation des processus d'entreprise - qu'elle se fasse par RPA, ETL ou par logiciel - suit toujours un schéma similaire. En règle générale, les entreprises peuvent automatiser les processus en suivant ces 12 étapes :

  1. Identification des tâches

    Tout d'abord, l'entreprise identifie les tâches répétitives et chronophages au sein de ses processus existants.

  2. Analyse de l'adéquation

    L'entreprise examine ensuite quelles tâches identifiées se prêtent à quel type d'automatisation. Elle prend en compte des critères tels que la fréquence d'apparition de la tâche, sa prévisibilité et la standardisation des différentes étapes.

  3. Choix des outils

    Une étape particulièrement importante : sur la base des tâches analysées, l'entreprise choisit des outils d'automatisation adaptés. Ceux-ci peuvent aller de simples procédures RPA à des plateformes spécialisées et des scripts personnalisés, en passant par des modèles complexes d'IA et de ML.

  4. Conception du flux de travail

    Dans l'étape suivante, l'entreprise crée un flux de travail clair pour la tâche automatisée. Elle détermine quelles étapes doivent être effectuées et dans quel ordre pour obtenir le résultat souhaité.

  5. Programmation ou configuration

    La mise en œuvre proprement dite a alors lieu. L'entreprise programme des scripts ou configure les outils choisis en fonction du flux de travail conçu. Des conditions logiques et des actions sont alors définies.

  6. Intégration des données

    Souvent, l'automatisation nécessite l'accès à des sources de données pertinentes. L'entreprise s'assure que les processus automatisés sont connectés de manière transparente à ces sources de données afin de garantir un transfert efficace des données.

  7. Tests et dépannage

    Avant que l'automatisation ne soit entièrement mise en œuvre, l'entreprise effectue des tests approfondis. Cela permet de s'assurer que le processus automatisé fournit les résultats attendus. Les erreurs qui surviennent sont identifiées et corrigées.

  8. Formation et entraînement

    Afin d'assurer une transition en douceur, les collaborateurs appelés à travailler avec le processus automatisé sont formés et entraînés. Ils apprennent le nouveau flux de travail, comprennent son fonctionnement et la manière dont ils peuvent interagir avec lui.

  9. Contrôle de sécurité

    L'entreprise vérifie que les données et systèmes sensibles sont protégés contre tout accès non autorisé et que l'automatisation ne présente pas de failles de sécurité.

  10. Mise en œuvre progressive

    L'automatisation est introduite progressivement afin de minimiser l'impact sur les processus existants. Ainsi, les éventuels dysfonctionnements ou problèmes peuvent être détectés et résolus à un stade précoce.

  11. Surveillance et entretien

    Après la mise en œuvre, l'entreprise surveille en permanence le processus automatisé. Elle vérifie que l'automatisation fonctionne comme prévu et procède à une maintenance régulière pour éviter toute baisse de performance ou erreur.

  12. Optimisation

    Dans la dernière étape, l'entreprise recherche en permanence des possibilités d'optimiser le processus automatisé. Elle analyse les données et les métriques de performance afin d'améliorer encore l'efficacité et la précision et de maximiser la valeur ajoutée de l'automatisation.

Konfuzio, un outil d'IA puissant pour les processus RPA et ETL

Le logiciel Konfuzio offre une solution puissante pour l'automatisation des processus d'entreprise. Il permet aux entreprises de traiter efficacement de grandes quantités de texte non structuré, comme des e-mails, des contrats, des rapports et d'autres documents.

Comment Konfuzio automatise les processus numériques

La fonction principale de Konfuzio est d'extraire les informations pertinentes des textes. Pour ce faire, elle identifie automatiquement les mots-clés, les noms, les dates et autres détails importants. Cette extraction est précise et fiable, ce qui constitue la base des processus ultérieurs.

En outre, le logiciel peut classer les documents analysés dans des catégories prédéfinies. Les entreprises peuvent ainsi obtenir un tri rapide et ciblé de leurs informations. Cela facilite non seulement la recherche ultérieure de documents spécifiques, mais permet également de mieux structurer l'ensemble des données.

En outre, Konfuzio identifie les corrélations dans les données analysées.

Le logiciel peut révéler des modèles et des liens entre les informations qui peuvent être difficiles à détecter par l'analyse humaine.

Cela permet d'avoir une vision plus approfondie des données et d'aider à la mise en place d'un système de gestion de la qualité. des processus décisionnels fondés.

Globalement, Konfuzio permet aux entreprises d'optimiser leurs processus et d'économiser du temps et des ressources tout en améliorant la qualité de leurs bases de décision. Le logiciel contribue ainsi de manière décisive à l'augmentation de l'efficacité et de la compétitivité des entreprises.

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FAQ

Pourquoi automatiser les processus ?

Les entreprises devraient automatiser les processus afin d'augmenter l'efficacité de leurs opérations. L'automatisation permet de gagner du temps, de réduire les taux d'erreur et donc de diminuer les coûts. De plus, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches plus complexes. Les clients bénéficient d'un service plus rapide. Les entreprises travaillent ainsi de manière plus productive et innovante. La compétitivité s'en trouve accrue.

Quels sont les processus qui peuvent être automatisés ?

Les entreprises peuvent automatiser un grand nombre de processus, notamment le traitement des données, la communication avec les clients, la gestion des stocks, la comptabilité, la facturation, les rappels de rendez-vous et le suivi de la production. Cette automatisation améliore l'efficacité, minimise les erreurs et permet d'économiser un temps et des ressources précieux.

Quand l'automatisation des processus commerciaux avec l'IA est-elle judicieuse ?

L'automatisation des processus commerciaux basée sur l'IA est utile lorsqu'il s'agit d'optimiser des tâches répétitives. L'IA peut notamment faire valoir ses atouts dans les domaines où les données sont nombreuses ou les décisions complexes. Les processus qui nécessitent un gain de temps et une réduction des erreurs bénéficient de cette technologie. L'IA peut également aider à analyser les modèles dans les données et à faire des prédictions précises. En fin de compte, elle permet aux entreprises d'utiliser les ressources plus efficacement et d'améliorer leurs performances globales.

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