Automatisation des documents douaniers

Optimiser le dédouanement grâce à l'automatisation des documents douaniers

Charlotte Götz

Les agents en douane et les entreprises de dédouanement sont des experts lorsqu'il s'agit de transporter des marchandises au-delà des frontières nationales et de s'assurer que toutes les règles et exigences douanières sont respectées dans le cadre du dédouanement. Mais l'augmentation du commerce mondial implique également une augmentation constante du nombre de documents douaniers. L'automatisation des documents douaniers joue un rôle important à cet égard.

Dans ce billet de blog, nous examinerons l'efficacité des entreprises dans le secteur du dédouanement, nous étudierons plus en détail l'impact de l'automatisation des documents douaniers sur le processus de dédouanement et nous montrerons les opportunités offertes par l'utilisation de technologies de pointe telles que Reconnaissance optique des caractères (OCR), apprentissage automatique (ML) et intelligence artificielle (IA).

L'essentiel en bref

  • Les entreprises de dédouanement et les agents en douane jouent un rôle crucial dans le commerce international et la logistique, en particulier compte tenu de l'augmentation du volume des échanges mondiaux et de la diversité de leurs services.
  • Le domaine d'activité des entreprises de dédouanement et des agents en douane comprend des services qui apportent un soutien tout au long du processus de dédouanement et garantissent un traitement sûr.
  • Le processus de dédouanement comprend plusieurs étapes qui peuvent être optimisées rapidement et efficacement grâce aux solutions individuelles de Konfuzio.
  • L'automatisation des documents douaniers offre la possibilité d'accélérer le processus de dédouanement, de réduire les erreurs humaines et d'augmenter l'efficacité.

Services des entreprises de dédouanement

Les agents en douane et les services de dédouanement jouent un rôle décisif dans le commerce international et la logistique. Ces derniers sont confrontés à des défis toujours plus grands, en ce sens qu'ils doivent suivre le rythme de l'augmentation globale du volume des commandes et de la large palette de leurs activités, malgré la pénurie de personnel qualifié. Voici quelques-unes des tâches importantes des entreprises de dédouanement :

Dédouanement

Les entreprises de dédouanement sont spécialisées dans l'accomplissement des formalités douanières nécessaires pour le compte de leurs clients. Cela comprend la déclaration des marchandises auprès des autorités douanières et le respect de toutes les exigences légales.

Dédouanement à l'importation

Pour les entreprises qui importent des marchandises de l'étranger, les entreprises de dédouanement se chargent de calculer et de payer les droits d'importation et les taxes dus, afin que les marchandises arrivent rapidement et sans problème dans le pays de destination.

Dédouanement à l'exportation

L'exportation implique également des formalités douanières. Les entreprises de dédouanement apportent leur soutien dans le traitement de cette documentation d'exportation et sont chargées de veiller à ce que les marchandises quittent légalement le pays d'origine.

Conseil en matière de tarif douanier

Les entreprises de dédouanement sont des experts en matière de tarifs et de classifications douanières. Ils aident les clients à déterminer les bons tarifs pour leurs marchandises et s'assurent que les taux de droits de douane corrects sont appliqués.

Conformité et conseil en douane

La législation douanière est complexe et connue pour ses changements fréquents. Les entreprises de dédouanement proposent des services de conseil afin que les clients soient assurés de respecter les lois et réglementations en vigueur. Cela contribue à éviter les pénalités et les retards.

Exposition de documents

Les entreprises de dédouanement établissent et vérifient tous les documents nécessaires au dédouanement, y compris les factures commerciales, Documents de transport et les déclarations en douane.

Importation et exportation temporaires

Pour les importations ou les exportations temporaires, les entreprises de dédouanement proposent des services de dédouanement temporaire, ce qui permet au client de l'entreprise de dédouanement de ne pas payer de droits de douane permanents.

Procédures douanières spéciales

Les entreprises de dédouanement sont en mesure d'aider les entreprises à utiliser des régimes douaniers spéciaux tels que le perfectionnement actif, le perfectionnement passif et l'entrepôt franc, afin de minimiser les coûts et d'optimiser l'ensemble des opérations douanières.

Stockage et distribution

Certaines entreprises de dédouanement proposent également des services d'entreposage et de distribution afin de soutenir la chaîne d'approvisionnement de leurs clients.

Solutions technologiques

Les entreprises de dédouanement investissent souvent dans des systèmes informatiques modernes et LogicielL'objectif est d'automatiser et d'accélérer le processus de dédouanement. Cela permet aux clients d'échanger des données de manière efficace et de mieux suivre leurs envois.

Étapes du dédouanement

Dans l'ensemble, les entreprises de dédouanement et les agents en douane apportent leur soutien grâce à une gamme de services variés et permettent aux entreprises ayant des marchandises à dédouaner de maîtriser sans erreur le processus complexe de dédouanement et de respecter la réglementation douanière.

Mais pour que le commerce international continue à prospérer, les entreprises de dédouanement ne devraient pas se reposer sur leurs lauriers et, comme pour toute branche orientée vers le succès, elles devraient procéder à une surveillance constante des différentes étapes de travail afin de les améliorer continuellement et de les adapter si nécessaire.

Automatiser les documents douaniers

Structure des processus - Dédouanement avec exemple pratique

Le dédouanement, également appelé processus de dédouanement ou dédouanement, comprend une série d'étapes de travail effectuées par des entreprises et des agents de dédouanement après la passation d'une commande. L'objectif de ce processus est le passage légal des marchandises à travers les frontières nationales. Les différentes étapes d'un processus de dédouanement typique sont les suivantes :

Préparation des marchandises

Cette étape consiste à rassembler tous les documents et informations nécessaires concernant les marchandises à dédouaner. Cela comprend les factures commerciales, les documents de transport, les certificats d'origine, les codes tarifaires et autres documents pertinents.

Exemple

Un importateur d'appareils électroniques en provenance de Chine fait appel à une entreprise de dédouanement pour l'ensemble du dédouanement de ses marchandises. Celle-ci recueille alors la facture commerciale du fournisseur, la lettre de voiture du transporteur, le certificat d'origine des marchandises et les codes SH correspondants pour la classification.

Tarification et classification

Les marchandises sont classées en fonction des codes du Système harmonisé (SH). Ces codes déterminent les taux et les règles douanières qui s'appliquent aux marchandises. Il est essentiel de classer correctement les marchandises afin de déterminer les droits de douane corrects.

Exemple

Les appareils électroniques sont classés en fonction de leur code HS. Le code HS pour ces appareils est 8517.12.00 et représente à titre d'exemple certains types de téléphones mobiles.

Calcul de la valeur en douane

La valeur en douane des marchandises est déterminée sur la base de la facture commerciale. Cette valeur sert de base au calcul des droits et taxes d'importation.

Exemple

La facture commerciale indique que la valeur totale des appareils est de 10 000 USD. Cette valeur sert de base au calcul des droits et taxes d'importation.

Dépôt de la déclaration en douane

La déclaration en douane est le document officiel présenté aux autorités douanières. Elle contient toutes les informations pertinentes sur les marchandises, y compris leur classification, leur origine, leur quantité, leur valeur et leur destination. La déclaration est soumise aux autorités douanières soit sur papier, soit par voie électronique.

Exemple

L'entreprise de dédouanement mandatée soumet la déclaration en douane, qui contient toutes les informations pertinentes sur les téléphones portables, aux autorités douanières compétentes en tant que représentant de l'importateur. Cette démarche s'effectue généralement en ligne via un portail électronique des douanes.

Paiement des droits et taxes d'importation

Une fois la déclaration de douane déposée, les droits et taxes d'importation dus sont calculés. L'entreprise de dédouanement mandatée est responsable du paiement de ces montants et les expose généralement pour l'importateur en les payant directement aux autorités douanières.

Exemple

Après le dépôt de la déclaration en douane, les autorités douanières calculent les Droits et taxes à l'importationPar exemple, 5 % de droits d'importation sur la valeur de 10 000 USD, soit 500 USD. L'importateur paie ce montant à l'entreprise de dédouanement, puis l'entreprise de dédouanement transmet ce montant aux autorités douanières (ou inversement, selon le contrat).

Vérification

Les autorités douanières examinent la déclaration en douane soumise et les documents qui l'accompagnent afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux lois et réglementations en vigueur. Cela inclut potentiellement une inspection physique des marchandises.

Exemple

Les autorités douanières vérifient la déclaration en douane présentée et les documents d'accompagnement afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux lois et réglementations en vigueur. Une inspection physique des équipements est effectuée.

Libération des marchandises

Une fois que les marchandises ont été contrôlées et que les taxes requises ont été payées, elles sont libérées. Celles-ci peuvent alors passer la frontière et être importées dans le pays de destination.

Exemple

Après avoir été contrôlés avec succès et avoir payé les taxes requises, les téléphones portables sont libérés. Ils sont alors importés dans le pays de destination et mis sur le marché.

Comptabilité et enregistrement

Tous les documents et enregistrements relatifs au processus de dédouanement doivent être soigneusement conservés. Cela permet de respecter la législation douanière et d'assurer la traçabilité.

Exemple

En lieu et place de l'importateur, l'entreprise de dédouanement mandatée tient des registres minutieux des opérations de dédouanement, y compris la déclaration en douane et les justificatifs de paiement, afin de garantir le respect de la législation douanière.

Archivage de documents

Les documents douaniers et les enregistrements pertinents doivent être archivés pendant une période donnée afin de pouvoir répondre de manière fiable aux éventuelles demandes des autorités douanières et de respecter les délais de conservation légaux.

Exemple

Tous les documents et enregistrements douaniers pertinents sont archivés pendant une période prescrite (généralement plusieurs années -> lire ici pour en savoir plus sur les délais de conservation légaux).

Conformité et surveillance

Les réglementations douanières exigent un respect et une prise en compte continus des modifications apportées à la législation douanière. Il s'agit d'un élément important de la surveillance permanente des processus et cela implique potentiellement une formation régulière du personnel.

Exemple

L'entreprise de dédouanement contrôle en permanence le respect de la réglementation douanière et tient ses employés informés de tout changement de réglementation afin de s'assurer qu'ils agissent toujours en conformité avec la réglementation en vigueur.

Automatisation des documents douaniers avec Konfuzio

Après avoir abordé les différentes étapes du processus de dédouanement, le potentiel d'optimisation devient évident. C'est là qu'intervient l'automatisation des documents douaniers avec l'aide de des technologies de pointe entre en jeu afin d'accélérer le processus de traitement des documents et d'améliorer la précision de l'extraction des données : Une façon innovante d'automatiser et donc de changer radicalement la manière de traiter les documents douaniers avec Konfuzio.

Use Case - Traitement des documents douaniers dans le secteur de l'industrie et de la logistique

Automatisation des documents douaniers Use Case

À l'aide d'un exemple d'application, nous mettons en lumière le traitement de documents douaniers volumineux pour un agent en douane dans le secteur de l'industrie et de la logistique. Ces documents sont d'une importance capitale pour préparer les déclarations en douane dans différents pays.

Jusqu'à présent, ces documents sont soit envoyés par e-mail à l'agent en douane, soit remis physiquement dans les établissements. Cette approche prend du temps, est sujette aux erreurs et nécessite une saisie et une vérification manuelles des informations contenues dans les documents douaniers.

Réaliser l'automatisation des documents douaniers avec Konfuzio

Dans ce cas d'utilisation, Konfuzio joue un rôle décisif pour automatiser et accélérer le traitement des documents douaniers. Une présentation étape par étape illustre comment Konfuzio peut être utilisé efficacement dans ce scénario :

Saisie de documents

Konfuzio peut être configuré pour surveiller les e-mails entrants sans intervention humaine et pour capturer automatiquement les pièces jointes contenant des documents douaniers. Il est également possible de configurer le logiciel pour qu'il numérise les documents physiques reçus dans les bureaux et les capture ensuite.

Classification des documents

Konfuzio classifie automatiquement les documents saisis et numérisés et analyse s'il s'agit de factures, de déclarations en douane ou d'autres types de documents. Cette opération s'effectue sur la base de règles et de critères prédéfinis. Le site classification correcte est essentielle pour orienter la suite du processus de traitement.

Extraction d'informations

Le cœur du processus d'automatisation intelligente est la Extraction d'informations pertinentes à partir des documents. Konfuzio est capable d'extraire intelligemment, grâce à l'utilisation de différentes technologies, les textes, l'écriture et les données pertinentes des documents douaniers, notamment

  • Numéro de facture
  • Date de la facture
  • Monnaie
  • Paquets complets
  • Poids net total
  • Poids total brut
  • Code de franchissement de frontière
  • Numéro de camion
  • Numéro de la remorque
  • Pays de départ
  • PO/numéro d'ordre
  • Montant total de la facture
  • Montant de la TVA
  • Numéro(s) d'article(s)
  • Description(s) de l'article
  • Pays d'origine
  • Préférence (oui/non, indiquée dans une colonne séparée sur la facture)
  • Quantité
  • Poids net
  • Poids brut
  • Paquets
  • Code SH1
  • Code SH2
Documents douaniers Processus de dédouanement Automatisation
Exemple type de tout document douanier

et bien d'autres choses encore. Cela se fait sur la base de l'apprentissage automatique (ML) et de l'intelligence artificielle (IA).

Validation et vérification

Les informations extraites sont ensuite validées et leur exactitude vérifiée. Cette étape est également entièrement automatisée, les données extraites étant comparées aux valeurs et aux modèles attendus. En cas d'incohérence, des notifications sont envoyées aux collaborateurs concernés afin qu'ils procèdent manuellement aux éventuelles corrections.

Exportation et intégration des données

Les données extraites et validées peuvent être intégrées dans les systèmes de déclaration en douane ou dans d'autres systèmes d'entreprise. Konfuzio offre la possibilité d'intégrer les données dans le format souhaité d'exporter et de Flux de travail d'intégrer l'agent en douane

Avantages du traitement automatisé des documents douaniers avec Konfuzio

La mise en œuvre de Konfuzio offre de nombreux avantages aux entreprises dans les secteurs de l'industrie et de la santé. Secteur de la logistiquequi travaillent avec des documents douaniers volumineux. Voici quelques-uns des principaux avantages liés à l'automatisation des documents douaniers :

  • Gain de tempsL'automatisation du processus de traitement des documents permet aux fournisseurs de services de dédouanement d'économiser du temps et des ressources humaines. Konfuzio capture et classifie les documents en un temps record, extrait et valide les informations de manière automatisée, ce qui permet d'accélérer les procédures douanières.
  • Réduction des erreursLa saisie manuelle des données est sujette à des erreurs. Konfuzio travaille avec précision et réduit les erreurs humaines qui peuvent avoir de graves conséquences dans le traitement des documents douaniers.
  • ÉvolutivitéKonfuzio s'adapte aux exigences spécifiques de l'agent en douane et peut être facilement modulé dans les deux sens - vers le haut et vers le bas - en fonction du volume de commandes. Cela garantit un traitement constant des commandes sans perte de temps.
  • Réduction des coûtsL'automatisation entraîne à long terme une réduction des besoins physiques, ce qui diminue les coûts de personnel. En outre, elle réduit le nombre d'erreurs qui pourraient entraîner des retouches coûteuses.
  • Prise de décision plus rapideL'extraction et la validation rapides des informations permettent aux agents en douane et aux entreprises de dédouanement de prendre des décisions éclairées en temps utile et de préparer rapidement les déclarations en douane, ce qui optimise l'ensemble de la chaîne logistique.
  • Conformité et précisionKonfuzio s'assure que toutes les informations pertinentes sont correctement saisies, ce qui garantit le respect de la législation douanière et évite totalement les éventuelles pénalités ou retards.

Conclusion - L'automatisation des documents douaniers est l'avenir du dédouanement

Konfuzio offre une solution performante pour Automatisation de documents douaniers et révolutionne l'ensemble du processus de traitement des documents pour les entreprises du secteur des douanes et de la logistique. La mise en œuvre de Konfuzio permet aux entreprises de dédouanement et aux agents en douane d'accélérer le processus de traitement des documents, d'améliorer la précision de l'extraction des données et de réduire la saisie manuelle des informations. Il en résulte un dédouanement plus efficace et un gain de temps et d'argent considérable.

Votre entreprise travaille-t-elle aussi avec des documents douaniers volumineux ? Konfuzio est peut-être la solution que vous recherchez. Optimisez vos processus commerciaux et restez compétitif même si le volume des commandes augmente.

Nos experts vous conseillent en détail sur ce que vous pouvez réaliser dans votre entreprise avec Konfuzio. Envoyez-nous un message.

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