Cómo automatizar el tratamiento de los formularios W-2

Estados Unidos, fecha límite el 15 de abril de cada año: cada primavera, la temporada de impuestos está en pleno apogeo y se acerca la fecha límite para presentar el formulario W-2. Durante este periodo, los trabajadores, las empresas y las autoridades se enfrentan a multitud de tareas y obligaciones que requieren un cumplimiento preciso y puntual.

Esta fase del año fiscal estadounidense requiere una preparación precisa y la presentación de documentos fiscales al IRS (Internal Revenue Service). El formulario W-2 desempeña aquí un papel especialmente importante, y su tramitación y evaluación plantea amplios retos a numerosos expertos fiscales, como asesores fiscales, auditores, contables y abogados fiscalistas, así como a las agencias gubernamentales.

¿No sabes qué es el formulario W-2 y para qué sirve este documento? Aquí encontrará las respuestas que busca.

El reto de los formularios W-2

Muchos formularios son difíciles de rellenar, y el W-2 no es una excepción. Pero no basta con rellenar el formulario, ya que éste es sólo uno de los muchos pasos de tramitación de todo el proceso. Declaración de salarios e impuestos proceso. Además de dificultades como la complejidad y la falta de conocimientos, con las que luchan sobre todo los trabajadores, los empresarios también se enfrentan a retos relacionados con el propio formulario W-2 y su posterior tramitación:

Cumplimiento de los plazos

La presentación de los formularios W-2 exige el cumplimiento puntual de los plazos para evitar multas y sanciones.

Ejemplo: las empresas estadounidenses deben asegurarse de que los formularios W-2 se envían a los empleados por correo o se ponen a su disposición electrónicamente a finales de enero a más tardar para evitar retrasos en la presentación.

Cumplimiento de la cambiante normativa fiscal

En Normativa fiscal y las leyes cambian con regularidad, lo que dificulta mantenerse al día. Los profesionales de la fiscalidad deben asegurarse de que comprenden y aplican la normativa más reciente.

Ejemplo: La introducción de nuevas leyes como la Ley de recortes fiscales y empleo en 2017 trajo consigo cambios significativos en la legislación fiscal de Estados Unidos y supuso un reto para innumerables empresas y profesionales de la fiscalidad, ya que tuvieron que adaptar los informes fiscales, incluidos los formularios W-2, a las nuevas leyes con precisión y rapidez.

Seguridad y protección de datos

El tratamiento y la transmisión de la información W-2 requieren estrictas medidas de seguridad para garantizar la protección de los datos personales de todos los empleados.

Ejemplo: Una mediana empresa de unos 500 empleados es víctima de un Ciberataque. Los ciberdelincuentes lanzan un ataque de phishing en el que el departamento de RRHH recibe un falso correo electrónico que dice proceder de Hacienda. Este correo electrónico solicita urgentemente la presentación de todos los formularios W-2. El empleado responsable cae en el engaño y revela sin saberlo la información sensible del W-2.

Volumen y escalabilidad

Las grandes empresas con miles de empleados se enfrentan al reto de presentar un gran número de formularios W-2. Esto requiere Procesos eficaces y tecnologías, así como una perfecta coordinación temporal, precisión y coherencia para gestionar la carga de trabajo.

Ejemplo: Una gran empresa minorista que opera en todo el país emplea a miles de trabajadores en diversas tiendas y centros de distribución, lo que da lugar a una cantidad importante de formularios W-2. Todos estos documentos W-2 deben presentarse a Hacienda en el plazo establecido. Todos estos documentos W-2 deben presentarse a Hacienda en el plazo establecido. No hacerlo podría acarrear sanciones y auditorías fiscales a la empresa.

Comunicación con los empleados

Las empresas deben asegurarse de que -además de distribuir correctamente los formularios W-2 a los empleados- también son capaces de responder a sus consultas.

Ejemplo: Un problema potencial es cuando los empleados no tienen claro el significado de determinados campos del formulario W-2 o cuando existen discrepancias entre la información facilitada y los registros individuales de los empleados. Esto da lugar a correcciones y presentaciones posteriores que llevan mucho tiempo, lo que puede hacer que se incumplan los plazos.

Extracción manual de datos

La extracción manual de datos del formulario W-2 es una tarea tediosa y propensa a errores en su uso posterior, pero es una base ideal para la Optimización de procesos ofertas.

Ejemplo: El departamento de RRHH de una empresa tiene la tarea de utilizar los datos relevantes del W-2 para el cálculo de nóminas, la declaración de impuestos y el cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social. Como el software de inventario de la estructura informática existente se ve desbordado por el creciente volumen de pedidos y no es escalable, esta tarea tiene que realizarse manualmente.

Los casos de uso describen la necesidad de extraer datos del formulario W-2

Automatización de formularios W-2 Casos prácticos

Pero el ejemplo anterior no es el único que ilustra por qué las empresas y las autoridades necesitan extraer datos del formulario W-2. Algunos otros casos de uso habituales son:

Declaración de la renta

Las empresas deben utilizar la información contenida en el formulario W-2 para presentar al IRS las declaraciones de la renta de sus empleados. Esto incluye determinar los impuestos sobre la renta que deben pagar los empleados y retener y remitir las cantidades correspondientes.

Contabilidad de nóminas

Las empresas estadounidenses utilizan los datos del formulario W-2 para preparar las nóminas de sus empleados. Esto incluye el cálculo de los ingresos brutos, las deducciones y los impuestos, así como la preparación de las nóminas y los recibos de salarios.

Cotizaciones a la Seguridad Social y a Medicare

La información del formulario W-2 se utiliza para calcular y controlar las cotizaciones a la Seguridad Social y Medicare de los empleados. Estos importes se abonan a las autoridades competentes.

Planes de pensiones y jubilación

Los datos del formulario W-2 son necesarios para calcular las cotizaciones a planes de pensiones y de jubilación. Esto se aplica tanto a las contribuciones del empresario como a las del empleado.

Seguro de desempleo

Las cotizaciones al seguro de desempleo se basan en los datos del formulario W-2. Las empresas utilizan esta información para pagar las cotizaciones correctas a las cajas del seguro de desempleo. Las empresas utilizan esta información para pagar las cotizaciones correctas a los fondos del seguro de desempleo.

Auditorías fiscales

Tanto las empresas como las autoridades pueden utilizar la información del formulario W-2 para comprobaciones o auditorías fiscales. Se comprueba la exactitud de los datos de ingresos y deducciones declarados y, en el mejor de los casos, se confirma la corrección de las declaraciones fiscales presentadas.

Cumplimiento de la normativa fiscal

Las empresas deben cumplir las normativas y leyes fiscales aplicables. Para ello, es necesario registrar y almacenar los formularios W-2 de conformidad con la legislación para evitar posibles consecuencias legales.

Asesoramiento a los trabajadores

Los organismos públicos y otras organizaciones utilizan los datos del W-2 para asesorar y ayudar a los empleados cuando tienen preguntas sobre la declaración de la renta u otros asuntos financieros.

Por lo tanto, la extracción de datos del formulario W-2 es siempre pertinente cuando la evaluación correcta de los ingresos y los impuestos es primordial y debe garantizarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables.

La solución de IA en el mercado Konfuzio

Konfuzio Mercado W-2

Para hacer frente a estos retos, le presentamos el mercado Konfuzio. El mercado es un núcleo central de modelos y herramientas de IA. En esta plataforma, Konfuzio reúne conocimiento experto, software de IA, Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y muchas otras tecnologías pertinentes y reúne lo que debe estar junto:

Innovaciones técnicas combinadas con casos prácticos.

Konfuzio es una empresa líder en el campo del procesamiento inteligente de documentos y está especializada en el Extracción de datos de documentos de todo tipo. Los expertos han desarrollado un modelo de IA que automatiza por completo la extracción extremadamente precisa de datos -especialmente del formulario W-2- y aprende de forma autónoma con cada documento procesado.

Ventajas de procesar los formularios W-2 con AI

La automatización de los pasos del trabajo relacionado con los impuestos aporta muchas ventajas. Entre ellas:

Eficacia, precisión y coherencia

  • Ahorro de tiempoLa extracción automática de datos reduce significativamente el tiempo necesario para la introducción manual de datos, tanto para los empleados como para los empresarios. Esto es especialmente importante durante la temporada de impuestos, cuando hay que procesar grandes volúmenes de formularios W-2.
  • Reducción de erroresLos modelos de IA extraen datos con gran precisión y minimizan el riesgo de error humano al introducir datos.
  • UniformidadLa automatización permite dar un formato coherente a la información para que cumpla la normativa del IRS. Esto reduce la probabilidad de discrepancias en las declaraciones de impuestos.

Facilidad de uso

  • Fácil de usarLa extracción automática de datos con el modelo de IA de Konfuzio se integra a la perfección, lo que lo convierte en el complemento ideal para el software y los sistemas informáticos existentes. Con datos extraídos de forma eficiente y relevantes para W2, la importación a aplicaciones de terceros ya no es un obstáculo, ya que esta función permite en última instancia el acceso a una amplia gama de usuarios, incluidos aquellos con conocimientos fiscales limitados.
  • AccesibilidadLos empleados también reciben acceso electrónico a sus datos W-2 extraídos, lo que les facilita la cumplimentación de sus declaraciones de la renta mediante software fiscal o en colaboración con expertos fiscales.

Análisis de datos y gestión de registros

  • Información sobre los datos: La extracción automatizada permite extraer rápida y fácilmente el Análisis de datos. Los empresarios y los empleados obtienen información sencilla sobre sus ingresos y datos fiscales, que puede ser valiosa para la planificación financiera y la toma de decisiones.
  • Grabaciones digitales: La optimización del proceso mejora la creación de registros digitales, lo que Almacenamiento y facilita la recuperación de formularios W-2 anteriores para futuras referencias o auditorías.

Escalabilidad, conformidad y mejora del servicio

  • Grandes cantidades de datosLas empresas que reparten el formulario W-2 a un gran número de empleados se benefician de la IA escalable porque procesa grandes conjuntos de datos con eficacia y precisión y mantiene el ritmo de los volúmenes fluctuantes de pedidos.
  • Mejora del cumplimientoLa solución de IA de Konfuzio garantiza que los datos se transcriban correctamente, reduciendo el riesgo de problemas de cumplimiento y posibles auditorías de Hacienda.
  • Flujo de trabajo optimizadoLa extracción de datos mediante IA ofrece a los profesionales de la fiscalidad la ventaja de prestar servicios más rápidos y precisos a sus clientes, al tiempo que optimizan su propio flujo de trabajo durante la temporada fiscal.

Respeto del medio ambiente

  • Reducción del papeleo: la lectura automatizada de datos reduce la necesidad de imprimir y manipular formularios en papel, lo que también beneficia al medio ambiente.

En resumen, las ventajas de la extracción automatizada de datos con IA a partir de un formulario W-2 son múltiples y adecuadas para muchas partes interesadas diferentes.

Protección de datos y seguridad en Konfuzio

Konfuzio se toma muy en serio la protección y la seguridad de los datos. El modelo de IA procesa los datos exclusivamente de acuerdo con el GDPR y protege la información sensible durante todo el proceso de extracción.

-> Más información sobre seguridad de datos en Konfuzio

W-2 Editar correctamente los formularios en el mercado

Utilizar el modelo Konfuzio AI es muy sencillo. Primero regístrese gratuitamente en app.confuzio.com. Solicitar acceso al listado "Formulario W-2 de salarios e impuestos". Tras una solicitud de acceso satisfactoria, usted como usuario carga sus formularios W-2 en la plataforma y el modelo de IA entrenado extrae automáticamente puntos de datos importantes, las llamadas etiquetas, como:

ETIQUETADESCRIPCIÓNTIPOVALOR
Nombre y dirección del empleadoNombre y dirección del empleado.TextoAaron Jennings 33553 Lance Flat Apt. 278 East Madisonville MO 19417-7845
Seguridad social del trabajadorNúmero de seguridad social de un empleado.Texto827-09-4164
Número de identificación patronalIdentificación del empleadorTexto24-5350727
Nombre y dirección del empleadorNombre y dirección del empresario.TextoWilson, Caldwell and Landry Ltd 71697 Ford Squares Apt. 503 Kimberlyville MN 58331-1198
Impuesto local sobre la rentaImpuesto local sobre la renta.Número45449.8
Nombre de la localidadNombre de una localidad de un Estado.TextoMarcar cuadrados
Salarios locales, propinas, etc.Salarios aplicados localmente, propinas, etc.Número286887.99
EstadoCódigo estatal de dos letras.TextoNY
Número de identificación estatalNúmero de identificación estatal de un empresario o un empleado.Texto159-67-005
Impuesto estatal sobre la rentaImpuesto sobre la renta en un Estado determinado.Número12004.72
Salarios estatales, propinas, etc.Salarios, propinas, etc. en un estado determinado.Número113823.64

Los datos extraídos están disponibles en un formato estructurado que puede integrarse rápida y fácilmente en diversos programas informáticos fiscales o sistemas financieros.

El futuro de la preparación de impuestos con un ejemplo práctico

El modelo de extracción de datos de Konfuzio para formularios W2 es una forma innovadora de que particulares, empresas y administraciones públicas aborden con eficacia la preparación y administración de impuestos.

El modelo basado en IA para los formularios de impuestos W-2 ofrece una visión del futuro de la preparación de impuestos, donde la automatización y la tecnología simplifican el antes arduo proceso.

W-2 Formulario de salarios e impuestos Konfuzio Mercado
Modelo de documento con datos extraídos del formulario W-2

Conclusión

Cada año, la temporada de impuestos en Estados Unidos trae consigo multitud de tareas y obligaciones para empleados, empresas y autoridades. Un papel central lo desempeña el formulario W-2, que debe prepararse con precisión y presentarse al IRS. Los empresarios, los profesionales fiscales y las administraciones públicas se enfrentan a una serie de retos, especialmente durante esta fase, que van desde el cumplimiento de los plazos y los cambios en la normativa fiscal hasta cuestiones de seguridad y privacidad, pasando por la gestión de grandes cantidades de datos y comunicaciones con los empleados.

Para hacer frente a estos retos y optimizar la gestión del formulario W-2, Konfuzio ofrece una solución innovadora en su mercado. La formación Modelo de IA para la extracción automatizada de datos del formulario W-2 simplifica los pasos de trabajo, aumenta la eficacia, mejora la precisión y garantiza el cumplimiento de la normativa y los plazos. Las ventajas van desde el ahorro de tiempo, la facilidad de uso y el análisis de datos hasta la escalabilidad y el respeto por el medio ambiente.

Konfuzio ha desarrollado una solución pionera para la Automatización de los procesos fiscales para simplificar significativamente la preparación y administración de impuestos. Los datos extraídos están disponibles en un formato estructurado y pueden integrarse sin problemas en diversos programas informáticos fiscales y sistemas financieros.

Konfuzio demuestra así cómo las tecnologías modernas y la inteligencia artificial (IA) pueden organizar eficazmente el proceso de control.

En sus manos está decidir si quiere complementar su software actual con Konfuzio como complemento inteligente o pasarse por completo a Konfuzio. Software de IA quieren cambiar.

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