¿Qué es el formulario W-2?

Entender el formulario W-2: Qué es y otra información clave

Charlotte Götz

Cuando comienza la temporada de impuestos, recibir el formulario W-2 es tan inevitable como la llegada del nuevo año. El formulario W-2, conocido oficialmente como "Declaración de salarios e impuestos", conocido en el sistema fiscal estadounidense, desempeña un papel importante en la vida financiera de todo trabajador en Estados Unidos. Es el documento que permite presentar correctamente la declaración de la renta.

Resumen de los hechos más importantes

  • El formulario W-2 es un documento importante en el sistema fiscal de EE.UU. y requiere un profundo conocimiento para presentar los impuestos correctamente y aprovechar al máximo las posibles deducciones.
  • Lo emite el IRS, lo entrega el empresario y proporciona a los empleados y a las autoridades fiscales una visión general de los ingresos y los impuestos retenidos en el año anterior.
  • El formulario W-2 contiene varios campos con información sobre ingresos, deducciones e impuestos Impuestos a nivel federal y estatal, que se desglosan detalladamente.
  • Se pueden utilizar tecnologías modernas para optimizar el procesamiento posterior. Konfuzio ha desarrollado una solución para simplificar el proceso de extracción de datos de los formularios W-2 y minimizar los errores. Más información aquí.

¿Qué es el formulario W-2 y para qué sirve?

Definición del formulario W-2

El formulario W-2 es un formulario fiscal estándar. Se utiliza exclusivamente en Estados Unidos y lo expide el IRS (Servicio de Impuestos Internos). Oficialmente conocido como Declaración de salarios e impuestos El formulario W-2 constituye la base para declarar los ingresos con exactitud. El objetivo de la declaración de la renta es ofrecer a los trabajadores y a Hacienda una visión clara de los ingresos obtenidos y los impuestos retenidos en el último ejercicio.

A principios de año, las empresas expiden el formulario W-2 a sus empleados. Los empleados utilizan el formulario W-2 para presentar sus declaraciones de la renta federal y estatal. Si ha optado por recibir un W-2 electrónico, normalmente podrá encontrarlo en su portal de autoservicio para empleados. De lo contrario, se le enviará una copia en papel a su domicilio. El formulario en sí está dividido en diferentes campos, cada uno de los cuales contiene información específica sobre los ingresos, deducciones e impuestos del empleado. Más adelante encontrará más información al respecto.

Comprender el formulario W-2 y sus etapas de tramitación

Una vez cumplimentado, el empresario recibe de vuelta el formulario W-2, completa la información y envía el documento al IRS, el Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos. Esta autoridad utiliza la información facilitada para determinar la deuda tributaria y las posibles devoluciones. La siguiente lista ilustra los distintos usuarios del formulario W-2 y resume sus responsabilidades:

EmpleadosToda persona empleada en Estados Unidos que reciba un sueldo, salario o propinas tiene derecho a un formulario W-2. Este formulario es esencial para que los empleados declaren sus ingresos al hacer la declaración de la renta.

Empleador: Los empresarios son responsables de expedir el formulario W-2 a sus empleados. También deben enviar una copia a la Administración de la Seguridad Social (SSA) para su custodia.

IRS (Servicio de Impuestos Internos): El IRS utiliza el formulario W-2 para conciliar los ingresos declarados por los contribuyentes con los ingresos declarados por los empresarios, lo que a su vez ayuda a garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Autoridades fiscales de los Estados federadosLas autoridades fiscales estatales también se basan en el formulario W-2 para verificar la declaración y retención de los impuestos estatales sobre la renta.

Componentes del formulario W-2

El formulario W-2 contiene información importante sobre el trabajador y el empresario. Los ingresos y la remuneración se registran en los campos 1 a 10 -incluidos los ingresos totales sujetos al impuesto federal- y el impuesto federal retenido.

Los campos 11 a 14 contienen información sobre las retenciones y prestaciones, como las cotizaciones a planes de pensiones y los impuestos. Primas del seguro de enfermedad. Los campos 15 a 20 se refieren a los impuestos estatales y locales, incluidos los impuestos estatales sobre la renta y los impuestos estatales sobre la renta retenidos.

La ilustración (Fuente: Universidad de Wisconsin, Servicios compartidos) le proporciona una ayuda para la finalización:


Formulario W-2 Página 1

Formulario W-2 Página 2

Formulario W-2 Página 3

Formulario W-2 Página 4

Formulario W-2 Página 5

Desglose de los campos con descripción

En la tabla siguiente se describen los campos más importantes:

Campo no.DesignaciónBreve descripción
1Salarios, propinas, otras remuneracionesTotal de ingresos imponibles del año, incluidos sueldos, salarios, propinas y otras formas de remuneración como primas y premios. Se deducen las contribuciones antes de impuestos, por ejemplo a cuentas de pensiones y seguros de enfermedad.
2Impuesto federal sobre la renta del empresarioLa cantidad que su empresa retiene de su salario a efectos de impuestos federales.
3Salarios sujetos a cotizaciones a la Seguridad SocialIngresos sujetos al impuesto de la Seguridad Social. El límite máximo era de 137 700 USD en 2020, y determinadas cotizaciones al régimen de pensiones no reducen esta cifra.
4Seguridad Social retenidaImporte total del impuesto de la Seguridad Social retenido de sus ingresos. Por ejemplo, el tipo en 2020 era del 6,2 %.
5Salarios y propinas de MedicareIngresos sujetos al impuesto de Medicare, sin límite de ingresos.
6Impuesto de Medicare retenidoImporte del impuesto de Medicare retenido, normalmente 1,45 %, con un posible impuesto adicional de Medicare para las personas con ingresos elevados.
7Propinas (comunicadas)Importe que ha declarado como propina.
8Propinas (del empresario)Importe que su empleador ha declarado como propinas pagadas a usted.
9Ventaja fiscal que ya no existeEste campo se utilizaba para indicar un beneficio fiscal que ya no existe, por lo que se deja en blanco.
10Prestaciones por familiares a cargoImporte que ha aportado a una cuenta flexible para el cuidado de familiares a través de su empresa.
11Compensación diferida (plan no cualificado)Importe de la remuneración diferida que recibió de su empresa en un plan no cualificado.
12Códigos y contribucionesContiene varios códigos para ingresos adicionales o aplazamientos de impuestos, como contribuciones a planes de jubilación y costes de seguros de enfermedad patrocinados por la empresa.
13Plan de jubilaciónIndica si está cubierto por un plan de jubilación en el trabajo, lo que afecta a las deducciones de sus cotizaciones a la cuenta IRA.
14VariosPuede incluir diversa información fiscal adicional, como los impuestos retenidos en concepto de seguro estatal de invalidez y cuotas sindicales.
15 – 20Impuestos estatales y localesEstos campos muestran los ingresos y las retenciones relacionados con los impuestos estatales y locales sobre la renta, incluidos los salarios, las propinas y los importes retenidos por estos conceptos.

Preguntas más frecuentes

¿Cuánto tengo que ganar para obtener un W-2?

Por lo general, recibirá un formulario W-2 de una empresa si ha ganado al menos 600 $ durante un año determinado. También se emite un W-2 si su empleador ha retenido impuestos de sus ganancias. Es importante tener en cuenta que si usted trabaja como contratista independiente y no está empleado como trabajador regular, es probable que reciba un formulario 1099 en lugar de un formulario W-2.

¿Qué hago si he perdido el formulario W-2?

Si su formulario W-2 está disponible en línea, puede acceder a él en cualquier momento. Si pierde la contraseña o los datos de acceso a la plataforma en línea, normalmente puede solicitar una recuperación automática de la contraseña. Si sigue necesitando ayuda para acceder a su información en línea o desea solicitar una copia física, debe ponerse en contacto con su departamento de nóminas o RRHH.

¿Por qué el importe que figura en el campo 1 es diferente al de mi nómina final?

El importe puede diferir debido a las deducciones fiscales soportadas, como las cotizaciones al seguro de pensiones, las cotizaciones al seguro de enfermedad y otros beneficios fiscales soportados similares que reducen su renta imponible.

¿Existen excepciones a estos impuestos?

Sí, algunos empleados, como los estudiantes que trabajan en universidades o los extranjeros que residen en EE.UU. con determinadas categorías de visado, pueden estar exentos de algunos impuestos.

¿Qué ocurre si hay más de un Estado en mi lista de W-2?

Si ha trabajado en varios estados, los ingresos y los impuestos de cada estado figurarán por separado en su W-2.

Comprender su formulario W-2 es fundamental para declarar sus impuestos correctamente y aprovechar al máximo las deducciones.

Asegúrese de que sus datos personales son correctos y comunique cualquier discrepancia a su empleador lo antes posible. Si conoce bien sus formularios W-2, podrá afrontar la temporada de impuestos con confianza. Te asegurarás de que cumples las leyes fiscales a la vez que optimizas tu declaración de la renta.

Plazos importantes para el formulario W-2

Los empresarios y los trabajadores deben respetar determinados plazos en lo que respecta a la entrega, cumplimentación y presentación del formulario W-2:

  • Plazo para los empresariosLos empresarios están obligados a facilitar a sus empleados el formulario W-2 antes del 31 de enero del año siguiente. Este plazo garantiza que los empleados tengan tiempo suficiente para preparar y presentar sus declaraciones de la renta.
  • Plazo de presentación por los trabajadoresLos empleados deben incluir la información de su W-2 en su declaración de la renta federal, que vence el 15 de abril, o el siguiente día laborable si cae en fin de semana o festivo.
  • Plazos de los Estados federalesLos plazos de presentación pueden variar de un Estado a otro, por lo que es importante comprobar los requisitos específicos con las autoridades fiscales de su Estado.

Datos más allá de los básicos del W-2

Más allá de los conocimientos básicos, la comprensión sobre el Formulario W-2 se vuelve más compleja. Algunos aspectos incluyen:

El formulario W-2 Variaciones y correcciones

Determinadas situaciones pueden dar lugar a desviaciones en el formulario W-2. Por ejemplo, los empleados que reciben prestaciones en especie como Opciones sobre acciones los empresarios pueden tener derecho a impresos adicionales como el impreso 3922 o el impreso 1099-B. Los empresarios también tienen derecho a emitir formularios W-2 corregidos si se descubren errores después de la presentación inicial.

Obligaciones de información de los empresarios y fomento de la presentación electrónica

Los empresarios deben conocer bien los requisitos de información, como la necesidad de declarar determinadas prestaciones, como los seguros de vida colectivos o las compensaciones diferidas no cualificadas. El incumplimiento de estas normas puede dar lugar a sanciones y auditorías.

Hacienda promueve la Envío digital del formulario W-2 para las empresas, que es obligatorio para las que tienen 250 o más formularios. La presentación electrónica simplifica el proceso y reduce el riesgo de errores.

Aspectos estatales y locales

Aunque el formulario W-2 se refiere principalmente a la declaración de impuestos federales, las empresas también deben tener en cuenta las obligaciones fiscales estatales y locales. Esto incluye formularios y requisitos específicos que difieren de las normas federales.

Remuneración en especie e implicaciones fiscales

Los empresarios deben declarar diversas prestaciones en especie en el formulario W-2, como el uso privado de un coche de empresa, que está sujeto a normas especiales de valoración y declaración.

Los empleados deben conocer las implicaciones fiscales de su formulario W-2. Por ejemplo, comprender el impacto de las deducciones antes de impuestos sobre la renta imponible y calcular las obligaciones fiscales puede ayudar a las personas a planificar mejor sus finanzas.

Diferencias con el formulario W-4 del IRS

El formulario W-4 lleva el título oficial Retención a cuenta del trabajador Certificado. También es un formulario estándar del IRS y lo utilizan los trabajadores para facilitar al empresario datos importantes como el número de identificación fiscal (normalmente el número de la seguridad social), el estado civil, el número de exenciones y las personas a su cargo. Esto ayuda al empresario a determinar cuánto impuesto sobre la renta debe retener de cada nómina. Los empleados rellenan el formulario W-4 cuando son contratados por primera vez o cuando se producen cambios en su situación fiscal o en las cantidades que deben ser retenidas.

Conclusión

El formulario W-2 es un documento básico para empleados y empresarios en Estados Unidos. Proporciona una visión general de los ingresos anuales y las deducciones fiscales. Desde los conocimientos básicos hasta los especializados, entender el Formulario W-2 es esencial para la responsabilidad fiscal y la planificación financiera en Estados Unidos. Tanto los empresarios como los empleados deben ser diligentes para cumplir los plazos y los requisitos de información federales, estatales y locales.

Al comprender y dominar los entresijos del formulario W-2, usted también podrá navegar por las complejidades de la fiscalidad con confianza y precisión.

La temporada fiscal es también una época especialmente difícil para muchas empresas y autoridades, ya que tienen que hacer frente a la ardua tarea de procesar y analizar las declaraciones de la renta. Extracción de datos de los formularios W-2 de Hacienda.

Conviene saber - Información importante para empresas y autoridades

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¿Tiene alguna pregunta? Escríbanos un mensaje. Nuestros expertos se pondrán en contacto con usted lo antes posible.

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