En toda empresa hay multitud de documentos relevantes para el negocio: contratos, anexos, protocolos, Facturas, extractos bancarios, informes, solicitudes, demandas de empleo, certificados y mucho más. A menudo, los documentos en papel se archivan en carpetas y archivadores y se almacenan físicamente en la empresa o se subcontratan a proveedores externos. Encontrar y utilizar estos documentos originales en papel es un proceso difícil y tedioso, sobre todo cuando se trata de grandes volúmenes de documentos. El software de gestión de documentos resuelve los problemas relacionados con el archivo, la indexación, la recuperación y el tratamiento de documentos.
La gestión de documentos puede definirse como la forma en que las organizaciones gestionan y realizan el seguimiento de sus documentos (especialmente en formato electrónico). Hoy en día, la gestión de documentos existe en distintos grados, en función de las necesidades de la empresa: desde aplicaciones individuales independientes hasta configuraciones a gran escala para toda la empresa.
¿Cómo ha evolucionado la gestión de documentos?
Los primeros sistemas informáticos para gestionar documentos en papel se desarrollaron en los años ochenta. Se ocupaban de registros en papel, que incluían imágenes, impresiones, etc., además de documentos impresos.
Más tarde, también se hizo patente la necesidad de poder gestionar documentos electrónicos, por lo que hubo que crear nuevos sistemas informáticos. Debían gestionar todos los documentos o archivos creados en ordenadores y almacenados en sistemas de archivos locales o en servidores globales.
Características del software de gestión documental
Un sistema de gestión de documentos es un programa informático que proporciona una forma automatizada de almacenar, gestionar y realizar el seguimiento de documentos electrónicos.
Originalmente, un DMS se utilizaba para escanear o leer documentos en papel y convertirlos en imágenes digitales. Pero hoy en día un SGD tiene muchas más funciones.
El programa reconoce automáticamente los documentos y captura los datos más importantes. Los archivos PDF, las facturas y las pólizas de seguros son más fáciles de gestionar.
Konfuzio mejora el software de gestión documental con inteligencia artificial. Como módulo de un DMS, Konfuzio aprende con cada procesamiento y puede así capturar datos importantes de sus documentos de forma cada vez más rápida y automática.
¿Cuáles son las ventajas del software de gestión documental?
El software de gestión de documentos ayuda a las empresas a controlar de forma inteligente todos los flujos de trabajo documentables. Los flujos de trabajo se facilitan mediante la captura y el suministro automatizados de documentos de todo tipo. El contenido y la información son más fáciles de encontrar y las decisiones más fáciles de tomar.
Muchas empresas han pasado del archivado tradicional en papel al software de gestión documental porque un sistema automatizado ahorra tiempo, dinero y espacio. Un DMS también elimina la necesidad de múltiples programas para gestionar sus flujos de trabajo, ya que todas las funciones necesarias se combinan en una única interfaz.
El potente software de gestión de documentos asistido por IA se basa en métodos de optimización de procesos para garantizar flujos de trabajo ágiles y eficientes. Esto incluye, por ejemplo, la automatización de procesos, la preparación de datos y el tratamiento de errores. Esto supone muchas ventajas para el día a día de la empresa.
La implantación de un software de gestión documental en su organización puede suponer las siguientes mejoras inmediatas y a largo plazo:
- Menos papel, menos costes y menos esfuerzo
- Más conformidad y seguridad
- Integración rápida y sencilla
- Mayor productividad y automatización
¿Cómo elegir un software de gestión documental?
- Inventario
¿Qué necesidades puede identificar en la empresa, dónde están las áreas problemáticas? ¿Qué cree que debería hacer y mejorar el sistema de gestión de documentos? ¿Qué requisitos técnicos deben cumplirse de antemano?
- Funcionalidad
Aunque al principio sólo necesite una gama limitada de funciones, tenga en cuenta qué evolución espera en el futuro. Las necesidades de la empresa y, por tanto, las exigencias al sistema aumentarán con el tiempo. Es importante establecer un calendario preciso con sus correspondientes objetivos e hitos.
- Puntos de integración
Decida qué flujos de trabajo va a asignar el sistema de gestión documental, qué procesos existentes deben optimizarse y cómo debe ser la estructura deseada del SGD. Prepare todas las áreas y departamentos afectados para la introducción completa.
- Comparación de proveedores de software de gestión documental
Una solución personalizada no sólo le ahorra costes en el momento de la compra, sino también esfuerzos innecesarios más adelante. Las funciones no utilizadas dificultan el trabajo del sistema y pueden provocar retrasos y fallos. También es importante que el software sea compatible con los sistemas existentes.
- Definir el calendario
¿Con qué rapidez debe implantarse el SGD en su empresa? Es importante tener en cuenta que se necesita tiempo suficiente para las actualizaciones técnicas, la formación del personal, las pruebas y el control de calidad. Es muy importante contar con un calendario realista.
- Flujos de trabajo
Para crear orden, hay que establecer normas para la creación de documentos. Por ejemplo, la creación de plantillas para documentos empresariales estándar, el seguimiento de una guía de estilo interna, la fechación o sellado de documentos y los procedimientos para compartir o revisar documentos.
- Introducción
Una vez que haya respondido a las preguntas anteriores, podrá implantar el software de gestión documental. Asegúrese de que todo el personal conoce bien el SGD y sigue los procedimientos adecuados a la hora de crear, almacenar y recuperar documentos.
¿Dónde puede aplicarse el software de gestión documental?
Cuando se trata de qué documentos pueden almacenarse y gestionarse con un sistema de gestión documental, las posibilidades no tienen límites. Todas las áreas de negocio que trabajan con documentos o correspondencia (en papel o electrónicamente) pueden incluirse en el sistema de gestión de documentos.
Entre otros:
- Finanzas y contabilidad (facturas, planes presupuestarios, extractos bancarios, nóminas)
- Gestión de contratos (ofertas, contratos, documentos de control)
- Bandeja de entrada digital (conversión automática del correo en papel a formato electrónico)
- Archivo de correo electrónico
Conclusión
El software de gestión de documentos puede tener un impacto significativo en el buen funcionamiento de una empresa. Permite capturar, digitalizar y etiquetar documentos de forma rápida y sencilla. Esto deja más tiempo para áreas más importantes de la empresa.
De este modo, el software de gestión de documentos aumenta significativamente la eficiencia empresarial y puede proporcionar valiosas ventajas adicionales, como una mayor seguridad, una colaboración fluida y un cumplimiento automatizado de las normativas.
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