Factores de éxito de la gestión digital de documentos

En toda organización hay multitud de documentos relevantes para la empresa. A menudo, los documentos en papel se archivan en carpetas o archivadores y se almacenan físicamente en la empresa o se subcontratan a proveedores externos. Encontrar y procesar estos documentos originales es un proceso tedioso, especialmente cuando se trata de grandes volúmenes de documentos. Una solución digital Gestión de documentos es la solución.

Pero en el camino hacia una oficina sin papel, las empresas, los bancos y las instituciones públicas se enfrentan a retos considerables. La introducción de un Sistema de gestión de documentos (DMS) ayuda a resolver problemas archivando, indexando, encontrando y procesando documentos digitalmente.

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¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos se refiere a un sistema o proceso en el que, en particular, los documentos electrónicos como los archivos PDF, Ficheros de tratamiento de textos y las imágenes digitales son capturadas, controladas, almacenadas y gestionadas por organizaciones, instituciones y empresas. Dependiendo de las necesidades de la empresa, la gestión de documentos existe en distintos grados: desde aplicaciones individuales independientes hasta configuraciones a gran escala para toda la empresa.

El desarrollo de la gestión de documentos

El desarrollo de los primeros sistemas informáticos de gestión de documentos en papel tuvo lugar en la década de 1980. Estos sistemas se ocupaban de los registros en papel, que incluían tanto documentos impresos como imágenes. Debido a la progresiva Digitalización Con el tiempo, surgió la necesidad de poder gestionar documentos electrónicos: El nacimiento de la gestión de documentos digitales. Con la ayuda de nuevos sistemas informáticos, ahora podían gestionarse todos los documentos y archivos, incluso los creados en ordenadores y almacenados en sistemas de archivos locales o en servidores globales.

Sistema de gestión de documentos - La base para la gestión digital de documentos

Un enfoque eficaz y actualizado de la gestión de documentos requiere la implantación de un sistema de gestión de documentos (SGD). Un sistema de gestión de documentos es un software que proporciona una forma automatizada de almacenar, gestionar y realizar un seguimiento de los documentos electrónicos. Originalmente, un DMS se utilizaba para escanear o leer documentos en papel y convertirlos en imágenes digitales. Hoy en día, un DMS tiene muchas más funciones.

Las características más importantes de un sistema de gestión documental

El programa reconoce Documenta automáticamente y captura los datos más importantes del mismo. Varios tipos de documentos, como documentos de texto, hojas de cálculo, archivos PDF, imágenes, vídeos y correos electrónicos, pueden gestionarse y catalogarse digitalmente para garantizar su fácil recuperación y accesibilidad.

La captura y almacenamiento digital de documentos, los metadatos, el control de versiones, la seguridad, la indexación y las funciones de consulta forman así el núcleo de la aplicación.

Ventajas del almacenamiento digital de documentos

El repositorio digital de documentos ayuda a las organizaciones, instituciones y empresas a conservar toda la documentación. Flujos de trabajo de forma inteligente. Los flujos de trabajo se facilitan mediante la captura y el suministro automatizados de documentos de todo tipo. El DMS implantado elimina la necesidad de varios programas para la gestión de procesos, ya que todas las funciones necesarias se combinan bajo una única interfaz.

En combinación con la potente tecnología basada en IA, se garantizan optimizaciones para flujos de trabajo ágiles y eficientes, lo que se traduce en numerosas ventajas para la actividad diaria inmediata y también en mejoras a largo plazo:

• Aumentar la eficaciaEl DMS permite almacenar y estructurar los documentos en un repositorio central, lo que facilita a los empleados la recuperación digital de los documentos que necesitan. Se elimina la necesidad de realizar una búsqueda manual de documentos, lo que en consecuencia reduce la tasa de errores.
• Ahorro de tiempoLa codificación automatizada de documentos simplifica la búsqueda en el repositorio de documentos digitales y supone una considerable ventaja de tiempo.
• Mayor transparenciaUn DMS permite a varios usuarios acceder a los documentos y editarlos en paralelo. Esto fomenta la colaboración y mejora la comunicación.
• Protección de datos y seguridadLa seguridad en el almacenamiento de documentos digitales queda garantizada al conceder derechos de acceso únicamente a las personas autorizadas.
• Ahorro de costesLas empresas necesitan dedicar menos tiempo y recursos a la gestión manual de documentos. Esto reduce los costes de papel y el espacio necesario para almacenar documentos en papel.
• ConformidadMuchas organizaciones tienen que cumplir determinados requisitos legales o normativos. Un SGD ayuda a cumplir estos requisitos almacenando y archivando los documentos en consecuencia.
• Escalabilidad: DMS representa una solución escalable que permite adaptar continuamente la gestión de documentos digitales a los requisitos cambiantes y ampliarla según sea necesario.

En 7 pasos hacia el sistema de gestión documental adecuado

La elección del DMS determina el éxito de la gestión de documentos digitales o el desorden electrónico. La siguiente guía le ayudará a analizar aspectos fundamentales y así mantener una visión clara a la hora de tomar su decisión:

Inventario

¿Qué necesidades puede identificar en la empresa, dónde están las áreas problemáticas? ¿Qué cree que debería hacer y mejorar el SGD? ¿Qué requisitos técnicos deben cumplirse de antemano?

Funcionalidad

Aunque al principio sólo necesite una gama limitada de funciones, tenga en cuenta la evolución que espera en el futuro. Las necesidades de la empresa y, por tanto, las exigencias al sistema aumentarán con el tiempo. Es importante establecer un calendario preciso con sus correspondientes objetivos e hitos.

Puntos de integración

Decidir qué flujos de trabajo asignará el SGD, qué procesos existentes deben optimizarse y cómo debe ser la estructura deseada del SGD. Prepare todas las áreas y departamentos afectados para la introducción completa.

Comparación de proveedores de sistemas de gestión documental

Una solución personalizada no sólo le ahorra costes en el momento de la compra, sino también esfuerzos innecesarios más adelante. Las funciones no utilizadas hacen que el sistema trabaje más y pueden provocar retrasos y fallos. Además, es importante que el software sea compatible con los sistemas existentes.

Definir el calendario

¿Con qué rapidez debe implantarse el SGD en su empresa? Es importante prever tiempo suficiente para las actualizaciones técnicas, la formación del personal, las pruebas y el control de calidad. Es indispensable disponer de un calendario realista.

Flujos de trabajo

Para poner orden en la gestión de documentos digitales, hay que establecer normas para la creación de documentos. Por ejemplo, establecer plantillas para documentos empresariales estándar, seguir una guía de estilo interna, fechar o sellar con la hora los documentos y procedimientos para compartir o revisar documentos.

Introducción

Una vez que haya respondido a las preguntas anteriores, puede implantar el SGD. Asegúrate de que todo el personal está familiarizado con los nuevos procesos y sigue los pasos adecuados a la hora de crear, almacenar y recuperar documentos digitalizados.

Automatizar flujos de trabajo y procesos con inteligencia artificial

La introducción del SGD es un componente sumamente importante para la gestión y organización eficaces de los documentos. Sin embargo, en el contexto del almacenamiento digital de documentos también existen retos que un SGD por sí solo no puede resolver. Aquí es donde entra en juego Konfuzio, un software que, mediante el uso de Inteligencia artificial (AI) y Aprendizaje automático (ML) complementa y mejora el DMS:

• Archivo y búsqueda sencillos de documentosKonfuzio clasifica y etiqueta automáticamente los documentos. Esto significa que los usuarios pueden encontrar documentos de forma rápida y sencilla buscando por etiquetas o categorías específicas.
• Archivo de documentosKonfuzio clasifica y archiva automáticamente los documentos de conformidad con GoBD. Esto significa que los usuarios pueden crear flujos de trabajo que permitan procesar automáticamente los documentos en función de normas y procedimientos.
• Tratamiento conjunto de documentosReconocimiento óptico de caracteres (OCR): mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), Konfuzio puede identificar y extraer automáticamente los datos relevantes. Esto permite a las empresas corregir automáticamente los documentos para eliminar errores y mejorar la calidad de los documentos.
• Mapeo de procesos empresariales digitales con flujos de trabajoKonfuzio puede crear automáticamente flujos de trabajo para procesar automáticamente documentos basándose en reglas y procedimientos.
• Optimización de procesos con DMSKonfuzio: mediante el aprendizaje automático y la IA, Konfuzio mejora la calidad de los documentos y reduce el tiempo de procesamiento. Esto permite el procesamiento automatizado de documentos, lo que a su vez redunda en una mayor eficiencia y productividad.
• Automatización de correo electrónico de bajo códigoExtrae y clasifica automáticamente los datos de los correos electrónicos. Para que nunca tengas que volver a buscar correos manualmente.
• Protección de datos: Identifique y clasifique automáticamente los datos sensibles para protegerlos y almacenarlos.

Konfuzio es lo suficientemente inteligente como para entender archivos de naturaleza similar en términos de contenido y procesarlos de forma comparable al intelecto humano cuando lee documentos. También permite una interacción perfecta con otros programas, como Salesforce, Google Docs y otros muchos RPA, Sistemas ERP o CRM. Esta integración aumenta considerablemente la facilidad de uso del sistema de gestión de documentos.

Extracción de datos con ayuda de la IA

Konfuzio actúa como una plataforma basada en IA para extraer datos no estructurados de diversos documentos y fuentes.

Más información sobre la extracción de datos con Konfuzio aquí.

Ámbitos de aplicación de la gestión de documentos digitales

En cuanto a la cuestión de qué documentos pueden almacenarse y gestionarse con un SGD, las posibilidades son ilimitadas. Todas las áreas empresariales que trabajan con documentos o correspondencia (en papel o electrónica) pueden incluirse en el sistema de gestión documental. Entre otras:

• Tramitación de facturasEl DMS permite un tratamiento rápido y seguro de los documentos digitales. Facturas. El programa identifica los documentos de facturación entrantes y los reenvía automáticamente.
• Gestión de contratosGestionar un gran número de contratos con diferentes duraciones, condiciones de pago y plazos de preaviso es uno de los mayores retos para la gestión financiera interna de una organización. Con la ayuda de la gestión digital de contratos, puede garantizarse un control exhaustivo de los plazos.
• Gestión de las vacacionesAntes de las vacaciones, las solicitudes de vacaciones se acumulan en las mesas de los jefes de equipo y de departamento, así como en Recursos Humanos. A esto le sigue un largo proceso de revisión y aprobación. El DMS proporciona una visión rápida de los derechos de vacaciones restantes e informa sobre las solicitudes de vacaciones solicitadas, aprobadas y rechazadas.

Conclusión

La gestión digital de documentos influye en la posibilidad de procesos empresariales fluidos y contribuye a la optimización de los procesos. El DMS y el uso de IA hacen que la captura, digitalización y etiquetado de documentos sea rápida y sin complicaciones. Esto deja más tiempo para centrarse en las principales áreas de negocio. La interacción de varias tecnologías crea una base ideal para la gestión automática de diversos procesos de trabajo.

¿Tiene previsto introducir la gestión digital de documentos y desea obtener más información sobre Konfuzio? Póngase en contacto con nosotros Póngase en contacto con en. Nuestros expertos estarán encantados de asesorarle.