Automatización de toda la empresa con el software BPA

Janina Horn

Con un software BPA optimizará los procesos de negocio de su empresa automatizando el trabajo manual y simplificando y mejorando los pasos individuales del flujo de trabajo que componen un proceso.

Una forma de automatizar un proceso empresarial mediante el software BPA es diseñar y digitalizar de forma inteligente la gestión de documentos. De este modo, se permite el procesamiento automático y sin fisuras de todos los documentos sin tener que asignar personal para ello. 

Otra ventaja es que el procesamiento inteligente de documentos también simplifica todos los demás procesos de trabajo relacionados con los documentos. De este modo, un Archivo automático por categorías o el búsqueda electrónica de texto completo en todos los documentos para optimizar los procesos empresariales más allá del mero tratamiento de documentos.

En este artículo aprenderá a utilizar el software BPA de forma rentable en su empresa.

Dos hombres señalan un portátil y un programa BPA

Software BPA - ¿Qué es?

El software de automatización de procesos empresariales es una potente plataforma que permite a las empresas racionalizar sus sistemas empresariales mediante la automatización de procesos. Al comunicarse entre múltiples sistemas, bases de datos y personas, mejora la eficiencia de los procesos empresariales en toda la empresa.

Esto permite automatizar las tareas administrativas, lo que aumentará la productividad de los empleados, reducirá los costes operativos y aumentará la facturación de la empresa.

Un software BPA amplía su infraestructura con las siguientes funciones:

  • Herramientas para la integración de sistemas
  • Automatización de informes
  • Herramientas de flujo de trabajo para procesos empresariales
  • Notificaciones y alertas
BPA Software BPO BPM RPA sobre fondo verde

Categorías del software BPA

En la jerga técnica existen diferentes soluciones para la tramitación empresarial. Así que, en función de sus necesidades, también pueden valerle otros focos de atención en el ámbito del software BPA:

¿Qué es el software de automatización de procesos empresariales (BPA)? 

El software BPA se utiliza para optimizar un proceso específico o todo un flujo de trabajo y su objetivo es mejorar la velocidad, la precisión y la rentabilidad.

¿Qué es la externalización de procesos empresariales (BPO)?

Los BPO son procesos empresariales que se subcontratan a una empresa de externalización, normalmente en un país con salarios bajos. Incluye principalmente tareas repetitivas en el flujo de trabajo. La BPO es más costosa y menos eficaz que la BPA.

¿Qué es la gestión de procesos empresariales (BPM)? 

BPM es el término genérico que designa una estrategia que utilizan las empresas para mejorar determinados procesos de sus flujos de trabajo. BPM pretende ofrecer una visión general de la optimización de procesos.

¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

RPA es un tipo de software que automatiza tareas repetitivas basadas en reglas que normalmente realizan los humanos. Estas tareas pueden incluir la introducción de datos, el procesamiento de datos y otros tipos de trabajo rutinario que pueden automatizarse fácilmente. El software RPA se utiliza a menudo en las empresas para aumentar la eficiencia y reducir costes.

¿Qué es la hiperautomatización? 

Hiperautomatización describe la aplicación de tecnologías avanzadas, incluidas la IA y el aprendizaje automático, para automatizar procesos y apoyar así a los seres humanos. Mediante la combinación de soluciones basadas en reglas y la IA, la automatización de procesos resultante supera a las soluciones de automatización tradicionales. Esto sucede gracias a la interacción de conocimientos, procesos empresariales y datos, lo que permite una optimización mucho más económica y eficaz. 

Software BPA - Ventajas

BPA transforma sus procesos empresariales. Y, sobre todo, su equipo dispondrá de más tiempo, que podrá dedicar a otras cosas importantes.

Las ventajas de utilizar un software BPA son:

  • Eficiencia: Las tareas manuales se vuelven redundantes y su equipo puede concentrarse en tareas que aportan valor añadido.
  • Flexibilidad: Puede utilizar las automatizaciones en casi todos los flujos de trabajo e integrar soluciones y flujos de trabajo existentes sin compras adicionales.
  • Escalabilidad: Los bots, configurables de forma intuitiva, garantizan que siempre pueda adaptar su estrategia de automatización al crecimiento y los cambios de su empresa.
  • Versatilidad: Con un stock de módulos de automatización utilizables, puede automatizar procesos en cuestión de horas mediante arrastrar y soltar.

Si desea automatizar completamente sus procesos empresariales y optimizar así los flujos de trabajo en su empresa, el software BPA puede ayudarle a conseguirlo.

Escribe a mano en el portátil, software BPA de texto y casos de uso

Software BPA: ámbitos de aplicación y ejemplos prácticos

Puede utilizar el software BPA de forma rentable en muchas áreas diferentes de su empresa. 

La principal tarea del BPA es automatizar tareas repetitivas. Pueden ser, por ejemplo, la introducción o extracción de datos, la cumplimentación de formularios, la creación de informes de gastos u otras tareas administrativas mundanas.

Tareas repetitivas

Intercambio rápido de información

Si en los proyectos es necesario que los datos y la información pasen rápidamente de una persona a otra, el software BPA merece la pena. Casos de uso concretos son el proceso de cuentas a pagar y aprobación, la autorización de gastos o la creación de resúmenes para departamentos específicos de la empresa.

Tareas de duración limitada

Si tiene que cumplir diferentes fechas de vencimiento para las facturas de cuentas a pagar u otros plazos, el software BPA lleva la cuenta y se asegura de que no se le pase ningún plazo.

Seguridad y conformidad

Mantener una visión de conjunto de las múltiples normativas de seguridad y protección de datos es difícil en la vida cotidiana de las empresas, pero conlleva graves consecuencias si no se cumplen. 

La verificación de documentos forma parte del software BPA y le ayuda a seguir reglas automatizadas para que las solicitudes de datos sólo se acepten si superan determinadas comprobaciones.

Gestión de gastos

El procesamiento manual de los gastos requiere mucho tiempo y es ineficaz. Utilice el software BPA para este fin y alivie la carga de su empleado y del departamento de RRHH, al tiempo que agiliza el proceso y lo hace menos propenso a errores. 

Idealmente, todo lo que el empleado tiene que hacer con el software BPA es tomar una foto del informe de gastos, tras lo cual se muestran los datos pertinentes gracias a un Software OCR se extrae automáticamente y se envía a la persona encargada de dar el visto bueno. 

El responsable puede entonces aprobar la emisión con un simple clic en el smartphone.

Cuentas por pagar

Si tiene que digitalizar muchas facturas en su empresa con regularidad, sabrá cuánto esfuerzo manual es necesario hasta que una factura está completamente procesada y puede guardarse en el archivo.

La automatización mediante software BPA que utiliza tecnologías de reconocimiento de texto OCR e inteligencia artificial permite leer, clasificar y enviar automáticamente las facturas a la persona adecuada para su aprobación.

También se añade automáticamente a un resumen en su base de datos en línea y se envía una solicitud de pago al Departamento Financiero.

Incorporación de clientes

En el ámbito de la incorporación de clientes, la atención se centra principalmente en el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos y CSC.

Por ejemplo, al abrir una caja de seguridad, el cliente debe presentar un documento de identidad. En ese caso, no se comprueba manualmente si hay errores, sino que puede verificarse mediante el software BPA y la comprobación de documentos que contiene. De este modo, se asegura de que se detectan incluso las discrepancias más pequeñas, al tiempo que cumple con el GDPR y otras normativas relacionadas con la protección de datos.  

BPA Software - Proveedor

Hay proveedores con un mayor abanico de aplicaciones, así como software especializado en casos de uso específicos. 

Entre los proveedores de software BPA que pueden optimizar muchas áreas de su empresa se incluyen:

  • Pega: Todos los procesos empresariales de distintos sectores, como servicios financieros, administración pública, comercio minorista, sanidad o fabricación y alta tecnología.
  • Appia: Especialmente adecuado para simplificar flujos de trabajo complejos compuestos por empleados, sistemas actuales, datos, bots e IA.
  • Software ShakeSpeare: Contabilidad, Logística, Administración, Cumplimiento, Recursos Humanos
  • Software sin código: Automatización de informes y documentos, flujo de trabajo e interacción
  • Personio: RRHH
  • Asana: Equipo y procesos empresariales
  • monday.com: RRHH, Ventas y Marketing
  • Konfuzio: Software IDP con IA híbrida de aprendizaje
Tres imágenes Tema Konfuzio

Software BPA de gestión de documentos con Konfuzio

Puede utilizar un software BPA para diversos fines. Pero un área en la que sin duda merece la pena es la gestión de documentos.

Konfuzio es una aplicación de OCR basada en IA que le ofrece una gestión inteligente de documentos más allá del simple tratamiento de textos.

Con Konfuzio puede digitalizar distintos tipos de documentos y hacer que su contenido sea aún más utilizable. Por ejemplo Facturas, Pólizas de seguros, Documentación del vehículo o soluciones para la Industria

No sólo puede digitalizarlos y almacenar el contenido en la nube o en su servidor, sino que también puede reutilizarlo mediante funciones como la revisión de documentos.

En su núcleo se encuentra la IA óptico-semántica (IA híbrida), que puedes personalizar fácilmente a través de la interfaz de usuario de Konfuzio. Combina OCR (reconocimiento óptico de caracteres), NLP (procesamiento del lenguaje natural) y CV (aprendizaje profundo para visión por ordenador).

Una gran ventaja de la IA de Konfuzio es que aprende constantemente. Puede entrenar a la IA y enseñarle qué campos son relevantes y cuáles no. Al cabo de poco tiempo, la IA ya puede trabajar de forma autónoma y relevar a sus empleados.

La gestión documental de Konfuzio se caracteriza sobre todo por lo siguiente:

  • Sin normas rígidas
  • IA personalizable
  • Sin diseños rígidos
  • Escalable
  • También se puede utilizar para escaneos e imágenes

Funciones

En el ámbito de las funciones, la atención se centra en garantizar que se adapten perfectamente a su flujo de trabajo:

  • Tratamiento inteligente de documentos para el tratamiento automatizado de documentos
  • Gestión de entrada: Procesamiento de su correo y correo electrónico entrante con extracción automática de datos de documentos PDF, de imagen, Word, PowerPoint y Excel, como facturas, hojas de ruta, contratos e informes del sistema.
  • Archivo automático por categorías gracias a la clasificación de documentos
  • Correos electrónicos con archivos adjuntos: Extracción de datos de correo electrónico, como pedidos, notificaciones de clientes potenciales, alertas del sistema y confirmaciones de viaje.
  • Desarrollo de API y SDK: Amplio acceso de los desarrolladores a la interfaz web y al documento AI. Con el módulo AI y UI se pueden implementar flujos de trabajo documentales propios de forma especialmente individualizada.
  • Preparación para DMS/ECM y Archivo de documentos: Preparación y corrección automáticas mediante categorización, asignación y archivado en el archivo de documentos. Registro seguro y cualitativo de valores de índice y filtros de búsqueda.
  • Sofisticadas funciones de indexación y búsqueda para facilitar el almacenamiento, tratamiento y recuperación automáticos de documentos
  • Documentación de software especialmente accesible

Un aspecto importante que determina la utilidad de un software son las integraciones. La aplicación debe encajar a la perfección en su entorno de software existente.

Con Konfuzio, las siguientes interfaces lo garantizan:

  • SAP
  • Microsoft Dynamics, Microsoft Navision o incluso MS Teams
  • Microsoft Excel
  • Mesa de aire
  • Google Docs
  • ELO
  • Otros sistemas RPA, ERP o CRM

Los precios del software varían en función del ámbito de uso y el entorno de instalación. Encontrará los precios en el Lista de precios.

Conclusión - Software BPA a la medida de su empresa

El software BPA debe adaptarse a su empresa. Encuentre un software que se adapte perfectamente a su empresa, automatice los procesos pertinentes y alivie a sus empleados.

Especialmente en el ámbito de la gestión documental, merece la pena utilizar una herramienta de este tipo para externalizar tareas monótonas, manuales y propensas a errores a una IA. De este modo, creas capacidades en tu empresa que puedes invertir en la transformación digital de otras áreas.

¿Qué opina del software BPA? ¿Utiliza ya uno y cuál es su experiencia con él? No dudes en escribir tu opinión sobre el tema en los comentarios.

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