Datenschutz – Mit einem PDF Redaction Tool sensible Daten schützen

Ob Steuererklärung, Vertrag oder Kontoauszug – in bürokratischen Prozessen kommen wir oftmals nicht darum herum, Dokumente mit sensiblen Daten mit Dritten zu teilen. Damit Sie dabei nicht vertrauliche oder persönliche Details offenlegen, müssen Sie diese vorher aus den Dokumenten entfernen oder unkenntlich machen.

In der Praxis haben sich dafür PDF Redaction Tools etabliert. Mit diesen schwärzen und entfernen Sie nicht relevante, aber private Informationen und schützen so Ihre Privatsphäre. Wir zeigen, welche kostenlosen Redaction Tools es gibt, welche Vor- und Nachteile diese jeweils mitbringen und warum eine Software mit künstlicher Intelligenz den entscheidenden Unterschied macht.

Das Wichtigste in Kürze

  • Ein PDF Redaction Tool ist eine Software, mit der Sie vertrauliche Informationen in PDF-Dokumenten schwärzen oder entfernen und so Ihre Privatsphäre schützen.
  • Etablierte, kostenlose PDF Redaction Tools sind unter anderem PDF-XChange Editor und Sejda PDF Editor.
  • Wichtige Kriterien für die Auswahl des richtigen Redaction Tools sind Datenschutzniveau, Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Verarbeitungsgeschwindigkeit und Kompatibilität.
  • Mit Konfuzio automatisieren Sie den Redaction Prozess über künstliche Intelligenz.
pdf redaction tool definition

Was ist ein PDF Redaction Tool?

Ein PDF Redaction Tool ist eine Softwareanwendung, die es Benutzern ermöglicht, sensible oder vertrauliche Informationen aus PDF-Dokumenten zu entfernen oder diese zu ersetzen. Es handelt sich dabei um eine Sicherheitsmaßnahme, die einen unbefugten Zugriff oder die Offenlegung sensibler Daten verhindert. PDF Redaction Tools bieten in der Regel verschiedene Funktionen, mit denen Nutzer Texte, Bilder und ganze Seiten schwärzen oder entfernen.

In der Praxis verwenden User die Software zum Beispiel, um sensible Informationen wie Kreditkarten- und Sozialversicherungsnummern, Adressen sowie andere persönliche Details in Formularen zu schwärzen, bevor sie die Dokumente elektronisch mit Dritten teilen. Auf diese Weise sorgen sie für eine sichere Kommunikation. Anwender der Software sind unter anderem Privatpersonen, medizinische Anbieter, Versicherungsgesellschaften, Anwaltskanzleien und Gerichte. 

6 kostenlose PDF Redaction Tools

Nutzer finden am Markt eine Vielzahl kostenloser PDF Redaction Tools, die jeweils einen unterschiedlichen Funktionsumfang aufweisen. Die folgenden 6 Programme sind kostenlos und bieten grundlegende Redaction Funktionen: 

ToolFunktionenVorteileNachteile
PDF-XChange EditorBearbeiten, Markieren, Hervorheben, Löschen von Text und BildernKommentierung über AnmerkungswerkzeugeBenutzerfreundliche Oberfläche

schnelle Verarbeitung

Umfangreiche Bearbeitungstools
Einige erweiterte Funktionen erfordern eine kostenpflichtige Lizenz
Sejda PDF EditorHinzufügen, Löschen, Bearbeiten von Text und Bildern

Zusammenführen, Aufteilen, Rotieren von PDF-Seiten
Einfache Benutzeroberfläche

keine Installation erforderlich, da Cloud-basiert
Begrenzte Anzahl kostenloser Bearbeitungen pro Tag
PDFsam BasicZusammenführen, Teilen und Extrahieren von Seiten

Rotieren und Mischen von PDFs
Einfache Bedienung,
spezifische Aufgaben daher effizient erledigt
Begrenzte Bearbeitungsfunktionen im Vergleich zu anderen Tools
Foxit PhantomPDF ExpressBearbeiten, Kommentieren, Hervorheben und Unterschreiben von PDFsIntuitive Benutzeroberfläche

schnelle Bearbeitungsgeschwindigkeit
Einige fortgeschrittene Funktionen sind kostenpflichtig
Xodo PDF Reader & EditorHinzufügen von Text, Formen und Bildern

Markieren, Unterstreichen und Kommentieren
Einfache Handhabe in der Cloud

reaktionsschnelle Benutzeroberfläche

Umfangreiche Markierungsfunktionen
Gelegentliche Probleme bei der Synchronisation mit der Cloud
PDFescapeHinzufügen von Text, Formen und Bildern

Löschen und Verschieben von Elementen
Keine Installation erforderlich, da Cloud-basiert

einfache Benutzeroberfläche
Begrenzte Funktionen in der kostenlosen Version

Wasserzeichen auf gedruckten oder gespeicherten Dokumenten
pdf redaction tool auswahlkriterien

6 Faktoren zur Wahl des richtigen PDF Redaction Tools

Damit Sie für Ihre Zwecke das richtige PDF Redaction Tool wählen, zeigen wir 8 wichtige Faktoren, die Sie bei der Wahl des richtigen Programms beachten sollten:

1. Datenschutz und Sicherheit

Die Sicherheit vertraulicher Daten steht an erster Stelle. Prüfen Sie daher, wie das Tool mit den von Ihnen hochgeladenen Daten umgeht und ob sich der Anbieter dabei an grundsätzliche Datenschutzregeln der DSGVO hält. Das ausgewählte PDF File Redaction Tool sollte zudem auch gewährleisten, dass die geschwärzten oder entfernten sensiblen Informationen nicht wiederhergestellt werden können. Ansonsten sind Dritte in der Lage, geschwärzte oder entfernen Informationen wieder aufzudecken.

2. Benutzerfreundlichkeit

Ein benutzerfreundliches Interface eines Redaction Tools erleichtert die Handhabung – auch für ungeübte Nutzer. Dabei tragen vor allem ein einfacher Drag-and-Drop-Mechanismus und klare Symbole dazu bei, dass selbst neue Benutzer das Tool schnell nutzen können. 

3. Funktionsumfang

Je nach Aufgabengebiet benötigen Anwender unterschiedliche Funktionen. In der Regel bringen kostenlose Redaction Tool eine Funktion zur Schwärzung und eine zur Textentfernung mit. Fortgeschrittene Tools verfügen darüber hinaus auch über Features für die Textersetzung, Bildschwärzung, Seitenbeschneidung und Verschlüsselung.

4. Automatisierungsgrad

Möchten Sie privat oder mit Ihrem Unternehmen große Mengen an Dokumenten bearbeiten, sollten Sie auf einen hohen Automatisierungsgrad der Software achten.

Besonders wichtig sind dabei Natural Language Processing (NLP)  und Computer Vision (CV).

NLP findet automatisch linguistische Aspekte wie Text in Dokumenten, während CV visuelle Elemente wie Bilder und Layout aufdeckt. Die Algorithmen eines Redaction Tools erkennen dann, ob es sich in Dokumenten um persönliche Informationen, Geschäftsinformationen oder als geheim eingestufte Informationen – sprich sensible Daten – handelt und sie diese schützen müssen. Ist das der Fall, schwärzt oder ersetzt die KI die sensiblen Informationen automatisiert.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Finanzinstitution verwendet ein Redaction Tool, um automatisch nach Kontonummern zu suchen und sie in Bankauszügen zu schwärzen, bevor es diese für die Revision bereitstellt. Das heißt: Tools, die einen hohen Automatisierungsgrad aufweisen und daher den Redaction Prozess ohne manuelle Eingriffe vornehmen, sparen Zeit und minimieren menschliche Fehler.

5. Dokumentenverarbeitungsgeschwindigkeit

Die Geschwindigkeit, mit der ein Redaction Tool PDF-Dokumente verarbeitet, ist vor allem dann wichtig, wenn Sie eine große Zahl von Dokumenten bearbeiten müssen. In der Regel ist das eher für Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen relevant. So benötigen zum Beispiel Behörden ein schnelles Redaction Tool, um sensible Informationen in großen Datensätzen zu schwärzen, bevor sie diese für die Öffentlichkeit freigeben.

6. Kompatibilität

Ein PDF File Redaction Tool sollte mit Ihrem Betriebssystem sowie Ihrer PDF-Version kompatibel sein, um eine reibungslose Bearbeitung sicherzustellen. Während das bei Privatpersonen in der Regel keine Herausforderung ist, gilt die benötigte Kompatibilität vor allem für Unternehmen, die das Redaction Tool in eine Vielzahl von internen Prozessen integrieren möchten. Ein einfaches Beispiel aus der Praxis: Eine Kanzlei verwendet eine Redaction Software, die mit verschiedenen Betriebssystemen kompatibel ist, um Mandantendaten zu schwärzen, bevor sie diese an Dritte weitergibt. Nutzer sind – unabhängig davon, ob sie Windows, Mac oder Linux verwenden – in der Lage, mit der Datei zu arbeiten. 

pdf redaction methoden

5 wichtige Methoden der PDF Redaction

Das richtige Tool ist gewählt? Dann haben Sie jetzt die folgenden Möglichkeiten, vertrauliche Informationen in Dokumenten zu schützen: 

Textschwärzung

Mit einer Redaction Software schwärzen Nutzer sensible Textpassagen in einem Dokument und machen diese somit unlesbar. In der Praxis schwärzen Sie zum Beispiel auf einem Kontoauszug Ihre Kontonummer, bevor Sie diesen als Einkommensnachweis mit Dritten teilen. 

Textersetzung

Die Textersetzung beschreibt das Ersetzen sensibler Daten durch Platzhaltertexte oder Symbole. Zum Beispiel tauschen User eine Kreditkartennummer durch die Zeichenfolge „**** **** **** 1234“ aus, um die tatsächliche Nummer zu verbergen. Diese Methode schützt vertrauliche Informationen, während das Erscheinungsbild des Dokuments weitgehend unverändert bleibt.

Bildschwärzung

Die Bildschwärzung beschreibt das Schwärzen vertraulicher Bilder und Grafiken in einem Dokument. Dies ist besonders wichtig, wenn Bilder sensible Informationen enthalten, die nicht öffentlich zugänglich sein sollen. In der Praxis können Sie beispielsweise ein Foto von sich schwärzen.

Seitenbeschneidung

Bei der Seitenbeschneidung entfernen Nutzer ganze Seiten aus einem PDF-Dokument. Diese Methode ist gängig, wenn eine gesamte Seite sensible Informationen enthält und daher aus dem Dokument entfernt werden muss. Ein Praxisfall: Sie entfernen nicht relevante Seiten aus einem Mietvertrag, bevor Sie diesen als Nachweis für Ihren Wohnsitz verwenden.

Verschlüsselung

Die Verschlüsselungsmethode verschlüsselt das gesamte PDF-Dokument, sodass nur autorisierte Benutzer mit dem richtigen Schlüssel in der Lage sind, darauf zuzugreifen. Diese Methode bietet einen hohen Grad an Sicherheit für sensible Daten. Ein klassischer Anwendungsfall sind rechtliche Dokumente, die Sie beispielsweise an eine Anwaltskanzlei weitergeben. Auf diese Weise gewährleisten sie die Vertraulichkeit sensibler Daten.

Dokument mit einem PDF Redaction Tool bearbeiten – So geht’s in 5 Schritten

Wie genau die Bearbeitung von Dokumenten mit einem Redaction Tool abläuft, ist vom angestrebten Ziel und der damit verbundenen Redaction-Methode abhängig. In der Regel müssen Sie dabei die folgenden Schritte vornehmen:

  1. Auswahl der Redaktionsmethode

    Starten Sie Ihr Redaction Tool, öffnen Sie das entsprechende Dokument und entscheiden Sie sich für die geeignete Redaktionsmethode, wie Textschwärzung, Textersetzung, Bildschwärzung, Seitenbeschneidung oder Verschlüsselung – je nachdem, welche Art von Daten Sie wie schützen möchten.

  2. Sensible Daten markieren

    Markieren Sie die sensiblen Daten im Dokument, die Sie schwärzen oder entfernen möchten. Tools mit künstlicher Intelligenz gewähren es, dass Sie spezifische Muster für die automatische Erkennung festlegen und das Tool die erforderlichen Daten dann automatisch schwärzt oder ersetzt.

  3. Redaktion durchführen

    Wenden Sie die ausgewählte Redaktionsmethode auf die markierten Daten an. Auch hier übernimmt eine Redaction Software mit KI die Bearbeitung vollautomatisiert. 

  4. Vorschau überprüfen 

    Vor dem Speichern der bearbeiteten PDFs überprüfen Sie die Vorschau, um sicherzustellen, dass das Redaction Tool alle sensiblen Daten erfolgreich geschwärzt oder entfernt hat und das Dokument weiterhin korrekt aussieht. Einige Tools bieten dafür grundlegende Sicherheitsüberprüfungsfunktionen an. Fortgeschrittene Programme nehmen auch diesen Arbeitsschritt automatisch vor.

  5. Dokument sicher weitergeben

    Nach erfolgreicher Redaktion teilen Sie das PDF-Dokument sicher mit anderen, ohne dabei vertrauliche Informationen preiszugeben.

Konfuzio – PDF Redaction mit KI intelligent automatisieren

Sie wollen regelmäßig Daten in Dokumenten schwärzen, ersetzen oder bearbeiten? Oder benötigen Sie ein PDF Redaction Tool für Ihr Unternehmen? Als leistungsstarkes KI-Tool automatisiert Konfuzio den gesamten Ablauf des Redaction Prozesses.

Um dies zu ermöglichen, verfügt die Software über eine fortschrittliche künstliche Intelligenz, die NLP, CV, Machine Learning und Deep Learning umfasst.

Das bedeutet: Das Redaction Tool weist einen hohen Automatisierungsgrad, eine hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit und eine einfache Integration in bestehende Geschäftsabläufe auf. Damit eignet sich Konfuzio vor allem für große Unternehmen, die täglich unzählige Text- oder Bildinformationen in Dokumente schwärzen, anpassen oder ersetzen müssen, um vertrauliche Informationen zu schützen und gesetzliche Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen.

Im Detail übernimmt Konfuzio für den Redaction Prozess diese Aufgaben:

Dokumentenerfassung

Konfuzio erfasst und importiert Dokumente automatisch. Dabei ist die Software nicht auf das PDF-Format begrenzt, sondern erfasst Dokumente und Dateien jeder Art. Dazu zählen unter anderem jede Form von Bürodokumenten, Bildformate, E-Mail-Anhänge, gescannte Dokumente (mit handschriftlichen oder digitalen Texten) sowie Nachrichtentexte. 

Datenerfassung

Konfuzio erkennt automatisch alle in den Dateien relevanten vertraulichen Informationen und führt für diese die gewünschte Funktion wie Schwärzung oder Ersetzung durch. Auf diese Weise ist Konfuzio in der Lage, bestimmte Daten wie beispielsweise Namen, Kontonummern oder Versicherungsnummern in elektronischen Dokumenten mit hoher Genauigkeit automatisch zu erfassen und dann zu schwärzen oder zu ersetzen. 

Freigabe der Dokumente

Konfuzio gibt Dokumente nach der Bearbeitung automatisch an angeschlossene Workflows weiter. Dabei ist die Software auch in der Lage, Dokumente zu klassifizieren und diese in von Unternehmen vorgegebenen Kategorien abzulegen. Wünschen Unternehmen eine finale manuelle Überprüfung durch einen Verantwortlichen, legt Konfuzio die entsprechenden Dokumente der Person automatisch vor, sobald der Redaction Prozess abgeschlossen ist.

Archivierung und Buchung

Um Originale und bearbeitete Dokumente sicher und gemäß Compliance-Anforderungen aufzubewahren, archiviert Konfuzio diese automatisch und wie von Unternehmen vorgegeben. 

Sie haben noch Fragen zum Einsatz von KI für Ihre Redaction Prozesse? Dann sprechen Sie jetzt mit einem unserer Experten!

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