Reconocimiento de texto OCR: digitalice fácilmente contenidos analógicos

El reconocimiento de texto OCR existe desde los años 90, cuando se utilizaba exclusivamente para digitalizar documentos físicos. Este planteamiento ha quedado obsoleto, ya que los requisitos de las empresas para el reconocimiento de texto mediante OCR han cambiado, por lo que ya no basta con poner los documentos a disposición de los usuarios en formato PDF.

Las empresas también necesitan digitalizar los contenidos. Esto se hace con ayuda de la inteligencia artificial.

El reconocimiento de texto AI OCR reconoce las letras y palabras individuales del documento y las une para formar una frase. De este modo, las empresas no sólo pueden digitalizar documentos físicos, sino también acceder a su contenido digitalmente, por ejemplo, mediante búsquedas de texto completo. 

Descubra en este artículo dónde puede utilizar el reconocimiento de texto OCR y cómo es el software OCR en la práctica.

Reconocimiento de texto OCR: Definición

OCR son las siglas de "Optical Character Recognition" (reconocimiento óptico de caracteres).

El reconocimiento de texto OCR reconoce letras individuales con la ayuda de un análisis de varios pasos y las combina en palabras y luego en frases lógicas. De este modo, los distintos documentos se convierten de forma fiable en archivos, por ejemplo, en formato Word o Excel.

En detalle, el proceso es el siguiente:

1. Paso: Preprocesamiento de imágenes
2. Paso: Segmentación
3. Paso: Reconocimiento de caracteres
4. Etapa: Tratamiento posterior de los resultados

¿Cómo funciona el OCR? 4 etapas

El OCR funciona en principio como la capacidad humana de leer texto o reconocer patrones. Sin la tecnología OCR, las personas tienen que leer un texto, extraer manualmente la información necesaria e introducirla en un sistema, archivo o base de datos.

Este proceso lleva mucho tiempo y es propenso a errores.

Con el OCR, el proceso funciona de forma diferente. La tecnología escanea el texto o la imagen, mejorando la calidad y extrayendo los datos en varios pasos.

Paso 1: Preprocesamiento de imágenes

Para que la extracción de datos sea lo más precisa posible, primero hay que mejorar la calidad de la imagen. Este proceso también se denomina fase de tratamiento de la imagen. 

Cuanto más clara y mejor sea la imagen o el documento, más precisa será la salida de datos.

En la fase de preprocesamiento, la tecnología OCR identifica automáticamente los errores y corrige los problemas. Entre las técnicas utilizadas para mejorar la calidad de las imágenes o los documentos se incluyen:

• Alineación: Se endereza el documento y se corrige el ángulo.
• Binarización: El documento se convierte a blanco y negro. Esto facilita la distinción entre el fondo y el texto.
• Zonificación: Zonificación también se denomina análisis del diseño y se utiliza para identificar columnas, filas, bloques, títulos, párrafos, tablas y otros elementos.
• Normalización: La normalización se refiere al proceso de reducción del ruido en el que los valores de intensidad de los píxeles se ajustan a los valores medios de los píxeles circundantes.

Paso 2: Segmentación

Durante la segmentación, se reconoce una línea de texto tras otra. Para ello se siguen los siguientes pasos:

1. Reconocimiento de palabras y líneas de texto: Se identifican las líneas de texto y las palabras asociadas.
2. Reconocimiento de fuentes: la fuente se identifica a partir de documentos, páginas, líneas de texto, párrafos, palabras y caracteres.

Paso 3: Reconocimiento de caracteres

En este paso, el software divide el documento o la imagen en partes, secciones o zonas. A continuación, reconoce a los personajes que contiene. 

Para el reconocimiento de caracteres se utilizan dos enfoques:

• Ajuste de la matriz: Cada carácter se compara con una biblioteca de matrices de caracteres. La tecnología OCR realiza una comparación píxel a píxel para hacer coincidir la imagen de un carácter con el carácter correspondiente.
• Reconocimiento de características: Reconocimiento de patrones textuales y características de caracteres a partir de imágenes, por ejemplo, tamaño, altura, forma, líneas y estructura de un carácter. A continuación, se comparan con la biblioteca.

Etapa 4: Tratamiento posterior de los resultados

Las técnicas y algoritmos mejoran la precisión de la extracción de datos para lograr un resultado óptimo. Para ello, primero se reconocen los datos y, si es necesario, se corrigen. 

Además, los datos corregidos se comparan con una biblioteca de vocabulario o caracteres para poder realizar comprobaciones gramaticales y consideraciones contextuales y completar la fase de postedición.

¿Dónde se puede utilizar el reconocimiento de texto OCR?

El reconocimiento de texto OCR ya se utiliza cada vez más en la vida cotidiana, por ejemplo en forma de aplicación traductora o al escanear los datos de una tarjeta de crédito con ayuda de la cámara del smartphone.

También contribuye a la gestión de documentos en forma de Software OCR trabajo importante. El objetivo es que los documentos en papel estén disponibles de forma rápida. 

Funciones 

Puede realizar las siguientes acciones con el reconocimiento de texto OCR, por ejemplo:

• Búsqueda de texto completo en todos los documentos escaneados
• Procesamiento rápido de documentos gracias a su disponibilidad en la nube y en el archivo
• Clasificación y, por tanto, asignación sencilla de los documentos

Por encima de todo, la clasificación es una de las principales ventajas del reconocimiento de texto OCR en el ámbito de la gestión de documentos. 

Para ello, el software reconoce categorías individuales, determinados datos y propiedades (atributos) de un documento y puede determinar el tipo de documento con precisión y rapidez basándose en estas características.

Con el software OCR, se beneficiará sobre todo de la indexación y distribución simplificada y automática de documentos en el sistema de gestión documental de su empresa. 

Ámbitos de aplicación de la tecnología OCR

El reconocimiento de texto OCR puede utilizarse en cualquier campo, siempre que se trate de optimizar la gestión de documentos.

Esto puede tener este aspecto, por ejemplo:

• Digitalización de cartas escaneadas y Facturas
• Búsqueda sencilla de documentos escaneados
• Archivar expedientes y documentos
• Preparación de documentos para procesarlos con otros programas informáticos
• Edición de textos escaneados o fotografiados

El objetivo principal es optimizar la gestión de documentos y el correo digital entrante. Así, los documentos ya no tienen que leerse y asignarse manualmente, sino que pueden leerse, clasificarse y entregarse a la persona pertinente o archivarse en el archivo en cuestión de segundos.

Ventajas del reconocimiento de texto OCR

Las ventajas del reconocimiento de texto OCR en forma del software OCR adecuado en su empresa ya han quedado patentes en los puntos anteriores.

A continuación encontrará un resumen de las ventajas del OCR para su empresa:

• Ahorro masivo de tiempo y recursos en la gestión de documentos
• Ahorro de costes gracias a una reducción considerable del esfuerzo de tratamiento de los documentos digitales.
• Escaso esfuerzo gracias al reconocimiento automático de texto en todo tipo de documentos (PDF, escaneados, imágenes, fax, etc.)
• Categorización y asignación fiables de documentos
• Haga que el texto de las imágenes esté disponible en cuestión de segundos
• Busque fácilmente en todos los documentos escaneados

Si desea optimizar su gestión documental y hacerla eficiente, no puede prescindir del reconocimiento de texto OCR y del software OCR asociado para gestionar sus documentos.

El reconocimiento de texto OCR en la práctica: Konfuzio

En el mercado existen muchas soluciones de software sencillas para el reconocimiento de texto OCR. Sin embargo, si quiere optimizar su empresa a largo plazo, merece la pena que eche un vistazo a un Software OCR con IA.

La IA no sólo le ayuda a que su gestión documental sea más eficaz, sino que también le permite no perder velocidad en caso de que se produzcan más cambios.

Konfuzio, por ejemplo, ofrece una aplicación de OCR optimizada mediante IA.

Konfuzio es un software de IA basado en la nube y en las instalaciones que ofrece algo más que reconocimiento de texto. 

Esto lo hace adecuado no sólo para el reconocimiento de texto puro, sino también para la gestión de documentos en la empresa.

La ventaja es que, gracias a la IA y a las estructuras individuales, tú mismo puedes decidir qué funciones utilizas y qué enfoque debe tener tu Konfuzio.

Pruebe gratis el OCR de Konfuzio: así funciona

Más que reconocimiento de texto OCR

Como ya se ha dicho, Konfuzio puede hacer algo más que reconocer textos.

Esto es posible gracias a la IA óptico-semántica (IA híbrida), que puedes personalizar a través de la interfaz de usuario del Konfuzio. Se basa en las siguientes tecnologías:

• OCR (reconocimiento óptico de caracteres)
• PNL (procesamiento del lenguaje natural)
• CV (Aprendizaje profundo para visión por ordenador)

Por ejemplo, Konfuzio es adecuado para los siguientes tipos de documentos:

• Facturas
• Pólizas de seguros
• Documentación del vehículo
• Más Formularioscomo avisos de pago

Debido a la versatilidad de la aplicación, los principales beneficiarios son Empresas de sistemas, consultorías y grandes empresas del espectro funcional de Konfuzio. Pero las empresas más pequeñas y los usuarios particulares también pueden beneficiarse de la oferta.

Breve resumen funcional

Sobre todo, las distintas funciones están diseñadas para adaptarse perfectamente a su flujo de trabajo. Aquí puede ver un breve resumen. Encontrará información más concreta en Konfuzio sí mismo:

• Tratamiento inteligente de documentos 
• Optimizar la gestión de los insumos
• Archivo automático por categorías 
• Editar correos electrónicos con archivos adjuntos
• Implementación individual del desarrollo de API y SDK
• Preparación para DMS/ECM y Archivo de documentos
• Sofisticadas funciones de indexación y búsqueda
• Documentación de software especialmente accesible

Posibilidades de integración

En el ámbito de las interfaces y las opciones de integración, Konfuzio está ampliamente posicionado:

• SAP
• Microsoft Dynamics / NavisionEquipos
• Microsoft Excel
• Mesa de aire
• Google Docs
• ELO
• Otros sistemas RPA, ERP o CRM

Todas las ventajas de un vistazo

Konfuzio se caracteriza especialmente por sus posibilidades de aplicación individuales. Como usuario, se beneficiará de las siguientes aplicaciones:

• Sin normas rígidas
• IA personalizable
• Sin diseños rígidos
• Escalable
• Posibilidad de escanear documentos e imágenes
• Más de 70 idiomas

Los precios varían en función del ámbito de uso y el entorno de instalación. Encontrará los precios en el Lista de precios.

Proveedor de reconocimiento de texto OCR puro

Si realmente sólo desea una herramienta para el reconocimiento de texto OCR, las siguientes son alternativas:

• Abbyy Finereader
• Tesseract
• Verifique
• Kofax OmniPage

Conclusión: el reconocimiento de texto OCR en la vida cotidiana y la empresa 

Si dedica mucho tiempo a la gestión de documentos en su vida diaria o en su empresa, el software de reconocimiento de texto OCR es necesario.

Esto no sólo le ahorra mucho tiempo, sino que también minimiza los errores que pueden producirse al pasar de analógico a digital.

Si desea optimizar la gestión de documentos en su empresa, debe buscar un software de OCR adecuado. En función de sus necesidades, puede que incluso tenga sentido buscar un software complejo que funcione con IA.

Independientemente de para qué necesite el OCR, le hará la vida más fácil y menos estresante.

¿Utiliza ya el reconocimiento de texto OCR? ¿Qué herramientas utiliza? Escríbame su opinión sobre el tema y otras preguntas en los comentarios.