El mejor proveedor de procesamiento inteligente de documentos

En realidad, la automatización de tareas manuales es algo antiguo. Ya en el siglo XVIII, las empresas utilizaban dispositivos mecánicos para tareas repetitivas en la industria textil. Con la llegada de la Revolución Industrial en el siglo XIX, las empresas utilizaron máquinas de vapor y cintas transportadoras mecánicas para agilizar los procesos de producción.

En el siglo XX se produjo un avance que llega hasta nuestros días: la automatización mediante la introducción de los ordenadores y la robótica. Los robots industriales empezaron a realizar tareas peligrosas o monótonas en las fábricas. Los programas informáticos se encargaron de automatizar tareas sencillas como el procesamiento de datos en la oficina.

Con el rápido avance de la inteligencia artificial, las empresas disponen ahora del siguiente nivel de automatización.

El tratamiento inteligente de documentos desempeña un papel especial en este sentido. No sólo permite extraer información de los documentos, sino también analizarlos y evaluarlos. Para la práctica empresarial, esto significa decisiones empresariales más eficientes y fundamentadas.

Te mostramos qué debe aportar un proveedor de Procesamiento Inteligente de Documentos para que tu empresa dé el siguiente paso en automatización en la transformación digital. También le mostramos cómo y en qué sectores puede beneficiarse especialmente de esta tecnología.

Resumen de los hechos más importantes

  • Los proveedores de tratamiento inteligente de documentos ofrecen programas informáticos para extraer, analizar y evaluar documentos.
  • Con el software IDP, las empresas trabajan de forma más eficaz, sin errores, con mayor facilidad para el cliente y más competitivas.
  • Konfuzio es el proveedor de procesamiento inteligente de documentos ideal para medianas y grandes empresas que necesitan procesar grandes volúmenes de documentos a diario.
definición de proveedor de procesamiento inteligente de documentos

¿Qué es el tratamiento inteligente de documentos?

El tratamiento inteligente de documentos (PID) es una tecnología de tratamiento automatizado e inteligente de documentos. IDP utiliza aprendizaje automático y Inteligencia artificialextraer información de distintos tipos de documentos no estructurados, convertirlos en datos digitales y evaluarlos según sus propios criterios.

Empresas e instituciones públicas utilizan la tecnología para automatizar tareas manuales que llevan mucho tiempo. Entre ellas, por ejemplo, la extracción de datos en facturas, contratos y formularios. IDP no sólo automatiza el proceso, sino que también reduce los errores y, lo que es más importante, proporciona a las empresas información valiosa sobre sus datos. En otras palabras, el tratamiento inteligente de documentos permite tomar decisiones empresariales basadas en datos. Esto convierte a IDP en una potente herramienta para automatizar los procesos documentales y optimizar los flujos de trabajo. Por eso se utiliza hoy en día en diversos sectores. Por ejemplo, en los sectores financiero, sanitario, logístico, jurídico, minorista y de recursos humanos.

Procesamiento inteligente de documentos frente a la automatización robótica del procesamiento

PDI y Automatización robótica de procesos (RPA) son dos tecnologías diferentes que las empresas utilizan para automatizar procesos y aumentar la eficiencia. Los proveedores de procesamiento inteligente de documentos se centran en el procesamiento automatizado de documentos. Utilizan el aprendizaje automático y la IA para extraer información de distintos tipos de documentos y convertirlos en datos digitales. El PDI es especialmente útil en sectores en los que el procesamiento de documentos físicos desempeña un papel importante.

La automatización robótica de procesos, por su parte, utiliza robots de software para automatizar tareas y procesos repetitivos.

Estos robots imitan la actividad humana para transmitir datos y manejar sistemas. La RPA es versátil y especialmente común en sectores como la atención al cliente y la logística. 

La principal diferencia entre ambas tecnologías radica en su ámbito de aplicación. Mientras que la IDP está especializada en el tratamiento de documentos complejos, la RPA más ampliamente aplicable. Pero: IDP va un paso más allá en el proceso de tratamiento. No sólo se encarga de tareas sencillas y manuales, sino que analiza los datos y, por tanto, proporciona información importante para los flujos de trabajo y las decisiones empresariales. Cuál de las dos tecnologías es la adecuada para las empresas lo deciden los requisitos y objetivos específicos de una automatización. En muchos casos, IDP y RPA trabajan juntos para optimizar procesos empresariales complejos.

Tratamiento inteligente de documentos frente al reconocimiento óptico de caracteres

PDI y Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) son dos tecnologías de tratamiento de documentos. A diferencia de la PDI, el OCR se centra principalmente en reconocer el texto impreso y manuscrito de los documentos y convertirlo en un formato legible por máquina. Tiene la ventaja de ser muy preciso en el reconocimiento de texto, pero no puede - como IDP - analizar, interpretar, evaluar y pasar automáticamente la información obtenida a flujos de trabajo posteriores. La elección entre uno y otro depende de los requisitos específicos y del uso previsto. Un potente software combina OCR con IDP para permitir una automatización completa de los procesos.

ventajas del proveedor de procesamiento inteligente de documentos

Ventajas del procesamiento inteligente de documentos

El PDI permite procesar documentos de forma eficaz y precisa y contribuye a optimizar los procesos empresariales y a aumentar la satisfacción de los clientes. Cuáles son en detalle las ventajas del tratamiento inteligente de documentos para las empresas?

Automatización inteligente de tareas

IDP automatiza los procedimientos manuales de procesamiento de documentos. Por ejemplo, extrae información relevante de las facturas y la transfiere a un sistema contable. Las empresas ahorran así tiempo y esfuerzo en la introducción manual de datos.

Ejemplo práctico

Una empresa recibe cientos de facturas cada día. Sin IDP, los empleados tendrían que abrir cada factura manualmente, buscar los datos e introducirlos en un sistema contable. IDP realiza estas tareas automáticamente. El sistema abre las facturas, extrae la información necesaria, como el importe de la factura, el número de factura y el plazo de pago, y la transfiere al programa de contabilidad. Esto no sólo ahorra mucho tiempo, sino que también minimiza los errores humanos que se producen cuando los datos se introducen manualmente.

Velocidad

Las empresas de procesamiento inteligente de documentos procesan los documentos en fracciones de segundo. De este modo, las empresas e instituciones públicas disponen siempre de información actualizada. Esto es a menudo indispensable, especialmente en los sectores financiero y sanitario.

Ejemplo práctico

En un hospital que trata a cientos de pacientes al día, el acceso rápido a los historiales clínicos es fundamental. IDP busca todos los documentos, incluidos los informes médicos, los resultados de laboratorio y las imágenes médicas, a la velocidad del rayo. Por ejemplo, si un médico necesita urgentemente el historial médico de un paciente, IDP le proporciona la información pertinente en cuestión de segundos, lo que acelera el diagnóstico y el tratamiento.

Precisión

Mediante la IA y el aprendizaje automático, IDP minimiza los errores en la evaluación de documentos. Esto es de enorme importancia, sobre todo en sectores en los que los detalles son cruciales. Esto incluye sobre todo la Legal.

Ejemplo práctico

Un bufete de abogados utiliza IDP para comprobar los contratos. El sistema extrae automáticamente las cláusulas del contrato y comprueba si están completas. Si falta alguna cláusula o está incompleta, IDP lo detecta. Esto permite a los abogados corregir el contrato antes de que sea legalmente vinculante, minimizando el riesgo de problemas legales y litigios.

Escalabilidad

Los proveedores de procesamiento inteligente de documentos procesan grandes volúmenes de documentos sin que las empresas tengan que absorber costes adicionales de personal. Esto resulta especialmente útil para las empresas que tienen que hacer frente a volúmenes de documentos elevados o cambiantes.

Ejemplo práctico

Una compañía de seguros que tiene que tramitar un elevado número de siniestros se beneficia de IDP. En lugar de contratar personal adicional para gestionar la avalancha de documentos, la empresa utiliza IDP. El sistema extrae la información relevante de los siniestros y la coloca en los archivos adecuados. No importa si hay 100 o 1.000 reclamaciones. Un proveedor de procesamiento inteligente de documentos gestiona el trabajo de forma eficiente.

Mejor uso de los datos

IDP no sólo extrae información, sino que también la pone a disposición para su análisis. De este modo, las empresas pueden generar valor añadido a partir de sus datos, que permanecerían ocultos para ellas sin IDP o sólo podrían determinarse con mucho esfuerzo.

Ejemplo práctico

Una empresa minorista quiere mejorar sus previsiones de ventas. Con IDP, procesa todos los contratos y pedidos automáticamente. El sistema extrae información sobre productos, precios, clientes e historial de pedidos. IDP identifica tendencias en estos datos y crea previsiones de ventas precisas basadas en ellas. Basándose en estas previsiones precisas, la empresa optimiza sus niveles de existencias y garantiza que los productos más populares estén siempre disponibles.

Mejor uso de los recursos

Con menos tareas manuales y repetitivas, los empleados pueden centrarse en tareas estratégicas. Así, las empresas pueden destinar personal a retos más complejos, cuya solución genera más valor añadido.

Ejemplo práctico

En un departamento de recursos humanos, IDP supone un importante ahorro de tiempo. En lugar de pasar horas revisando manualmente los documentos de solicitud, una solución de procesamiento inteligente de documentos analiza automáticamente los CV y las solicitudes. Extrae información sobre las cualificaciones, la experiencia laboral y los datos de contacto de los solicitantes. De este modo, el personal de recursos humanos puede centrarse en seleccionar a los mejores candidatos y desarrollar estrategias de dotación de personal.

Conformidad

Los proveedores de procesamiento inteligente de documentos garantizan el cumplimiento de las normativas y directrices. Para ello, el software supervisa los criterios legales previamente definidos y documenta el procesamiento de los documentos. Esto es especialmente importante en el sector financiero y jurídico.

Ejemplo práctico

Una institución financiera debe garantizar que no haya blanqueo de capitales ni actividades fraudulentas en sus transacciones. Con IDP, la empresa comprueba automáticamente todos los documentos de las transacciones. El sistema extrae los datos pertinentes, como los importes de las transacciones y las partes implicadas, y los coteja con una base de datos de actividades sospechosas. Si detecta irregularidades, activa alertas para que los responsables de cumplimiento puedan intervenir.

Mejora de la experiencia del cliente

Al procesar las consultas con rapidez, las empresas ofrecen a sus clientes un mejor servicio. Esto aumenta la satisfacción del cliente y, por tanto, su fidelidad. 

Ejemplo práctico

Un proveedor de telecomunicaciones quiere acelerar la activación de nuevos contratos. IDP procesa automáticamente los contratos, las pruebas de identidad y la información de pago. Verifica la información y se asegura de que esté completa y sea correcta. Esto acelera todo el proceso de activación para que los clientes se beneficien más rápidamente de sus nuevos servicios.

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Proveedor de procesamiento inteligente de documentos: cómo encontrar el software adecuado

Para elegir al proveedor de procesamiento inteligente de documentos adecuado, las empresas deben conocer sus propios requisitos y objetivos de automatización. Para determinarlos, pueden, por ejemplo, realizar un taller de requisitos o pedir asesoramiento a empresas de procesamiento inteligente de documentos. Básicamente, los siguientes criterios son relevantes para encontrar el software adecuado a sus necesidades individuales:

Funcionalidad y adaptabilidad

La solución de PDI no sólo debe ser capaz de procesar distintos tipos de documentos, sino también cumplir requisitos específicos del sector. Por ejemplo, un proveedor de servicios financieros necesita un software IDP que ofrezca una función para analizar informes financieros complejos y extraer datos de transacciones. Sólo si el software ofrece este requisito adecuado y es flexible podrán las empresas adaptar la solución a su flujo de trabajo y a sus necesidades individuales.

Precisión

La precisión de una solución de PID es crucial para minimizar los errores en el procesamiento de documentos. Un proveedor potente de procesamiento inteligente de documentos debe utilizar tecnologías avanzadas como el aprendizaje automático o las redes neuronales, procesamiento del lenguaje natural (PNL) y Visión por ordenador uso. Sólo así el software es capaz de extraer y clasificar la información con un alto grado de precisión. Para ello, las empresas deben comprobar ejemplos del software en los que haya procesado con éxito documentos complejos.

Escalabilidad

Un proveedor de procesamiento inteligente de documentos convincente debe ser capaz de gestionar sin problemas un volumen creciente de documentos. Sólo así las empresas pueden garantizar que seguirán procesando los documentos de forma eficiente a pesar del rápido crecimiento. Al mismo tiempo, la solución no debe funcionar de forma notablemente más lenta con un número creciente de documentos ni causar trabajo adicional a las empresas. Una nube o unos servidores potentes suelen garantizar esta escalabilidad.

Integración

Las empresas deben ser capaces de integrar perfectamente al proveedor de procesamiento inteligente de documentos en sus sistemas informáticos existentes. Sólo así podrán garantizar un flujo fluido de datos. Esto requiere interfaces bien documentadas y la capacidad de tratar con distintos formatos de archivo y protocolos. Los proveedores de procesamiento inteligente de documentos deben tener experiencia en la integración de IDP en distintos entornos y ofrecer asistencia al respecto.

Validación y seguridad de los datos

La solución IDP debe disponer de mecanismos de validación y verificación de datos para garantizar que la información extraída es correcta. Así, por ejemplo, debe cotejar los datos con fuentes externas o establecer y utilizar reglas de comprobación de la validación. Además, se requiere una arquitectura de seguridad robusta para proteger los datos confidenciales. Para ello, un proveedor de procesamiento inteligente de documentos debe demostrar que dispone de certificados de seguridad y que cumple la normativa de protección de datos.

Apoyo y formación

Un soporte técnico eficiente es crucial para resolver los problemas con rapidez y garantizar el buen funcionamiento de la solución IDP. Por ello, las empresas de procesamiento inteligente de documentos deben ofrecer canales de asistencia como el teléfono, el correo electrónico y el chat. Si el software es complicado y no puede utilizarse sin una fase de aprendizaje, el proveedor debe ofrecer formación para garantizar que las empresas puedan utilizar la solución con eficacia.

Costes y rentabilidad

Las empresas deben evaluar el coste total de propiedad de la solución IDP, incluidos los gastos de licencia, los costes de implantación y los costes operativos corrientes. Es importante tener en cuenta el rendimiento previsto de la inversión (ROI). Así se aseguran de que la solución es económicamente viable. Para calcularlo, las empresas deben tener en cuenta criterios como el ahorro de costes, la reducción de errores y la mejora de los tiempos de respuesta de los procesos.

Referencias 

Un proveedor de procesamiento inteligente de documentos convincente debe tener referencias de implantaciones similares en otras empresas. Estas referencias proporcionan información sobre el rendimiento de la solución y la experiencia del proveedor. Además, las empresas deben solicitar comentarios de los clientes y estudios de casos para tomar una decisión con conocimiento de causa.

5 proveedores de tratamiento inteligente de documentos en jaque

Una vez que se han aclarado los requisitos de automatización y las empresas han interiorizado los criterios pertinentes para la selección de proveedores, pueden estudiar detenidamente las distintas soluciones. Echamos un vistazo a 4 proveedores de procesamiento inteligente de documentos más adecuados para las empresas más pequeñas:

ProveedorBreve introducciónVentajasDesventajas
UiPathUiPath ofrece una plataforma fácil de usar para RPA y procesamiento de documentos. El software permite extraer datos de documentos y automatizar procesos de forma eficiente.- Interfaz fácil de usar

- Amplia comunidad de desarrolladores
- Precio bastante elevado

- Puede no ser adecuado para requisitos muy complejos
KofaxKofax ofrece soluciones para la captura inteligente de datos, la gestión de documentos y la automatización de flujos de trabajo. El proveedor está especializado en la extracción de datos de documentos.- Tecnología precisa de extracción de datos

- Escalable para pequeñas empresas
- Costes posiblemente más elevados para una funcionalidad completa

-La facilidad de uso varía
GrooperGrooper es especialista en captura y procesamiento automatizados de documentos. El proveedor de procesamiento inteligente de documentos dispone de funciones de extracción de datos y automatización de flujos de trabajo.- Opciones de configuración flexibles

- Adecuado para documentos no estructurados
- no es muy fácil de usar

- No hay demasiadas opciones de integración
Nintex RPANintex RPA es una plataforma RPA que también ofrece capacidades de automatización de documentos. Permite extraer datos de documentos y automatizar flujos de trabajo.- RPA integrado y funcionalidad documental

- interfaz fácil de usar
- tipos de documentos posiblemente limitados

- La gama de funciones no es tan amplia como la de los proveedores para grandes empresas

Konfuzio como potente proveedor de procesamiento inteligente de documentos para grandes empresas

Konfuzio es una solución de procesamiento, extracción y análisis de documentos altamente especializada. Mediante inteligencia artificial avanzada, este proveedor de procesamiento inteligente de documentos permite procesar grandes volúmenes de documentos con precisión y eficacia.

Por ello, Konfuzio es especialmente adecuado para medianas y grandes empresas que tienen que gestionar diariamente un enorme volumen de documentos.

Por ejemplo, para tomar decisiones empresariales acertadas incluso a partir de enormes cantidades de datos, Konfuzio dispone de modelos de categorización preentrenados, algoritmos de partición de archivos e IA de extracción híbrida que las empresas pueden adaptar a cada caso de uso individual.

En la práctica, esto significa que las empresas automatizan exhaustivos pasos del trabajo diario con Konfuzio. De este modo, optimizan sus procesos, reducen la tasa de errores y toman decisiones con conocimiento de causa. Esto hace que las empresas sean más flexibles, escalables, cercanas al cliente y, por tanto, más competitivas.

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