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La mera introducción de datos sigue siendo una tarea que requiere muchos recursos para muchas empresas en 2023. Así se encontró Zapier descubrió que, de media, el 76% de los empleados pasa hasta 3 horas al día trasladando datos de un lugar a otro. Y: el 73 por ciento dedica el mismo tiempo a buscar información en un documento concreto. El 83 por ciento tarda hasta 3 horas en corregir errores en una entrada de datos.
Por eso no es de extrañar que cada vez más empresas recurran a programas informáticos de introducción de datos. Con ellos, pueden capturar datos automáticamente, introducirlos en sus bases de datos, procesarlos y evaluarlos. Pero, ¿qué deben tener en cuenta las empresas a la hora de elegir un software de introducción de datos? ¿Qué características debe tener para que la introducción de datos se realice casi sin esfuerzo? Le mostramos cómo encontrar un software que automatice de forma inteligente todo el proceso de recogida, introducción y evaluación de datos.
Definición del programa de entrada de datos
Los programas de introducción de datos son aplicaciones informáticas que facilitan el proceso de introducción de datos. La forma en que se realiza la introducción de datos con el software depende del tipo de introducción de datos. Normalmente, las organizaciones actuales utilizan una interfaz de usuario a través de la cual los empleados introducen información por escrito en formularios digitales o bases de datos. Los programas desempeñan un papel importante en la conversión de datos físicos en datos digitales y permiten a las empresas capturar, procesar y almacenar información electrónicamente.
Con estructura para menos errores y más coherencia
Los programas de entrada de datos permiten a los usuarios introducir datos de forma estructurada y ordenada. Puede tratarse de datos de clientes, pedidos, niveles de existencias, información financiera u otra información crítica para la empresa. Para ello, los programas suelen ofrecer campos o categorías en los que se pueden introducir datos específicos. Esto minimiza la probabilidad de errores y garantiza la coherencia de la introducción de datos. En Programas de captura de datos también proporcionan mecanismos de validación para garantizar que los datos introducidos cumplen los criterios exigidos.
Con el rápido desarrollo actual de la IA y el aprendizaje automático, cada vez más empresas recurren al software inteligente de mecanografía de entrada de datos.
De este modo, pueden automatizar todo el proceso de introducción de datos, desde la captura de datos de diversas fuentes hasta su introducción, evaluación y transmisión a flujos de trabajo posteriores. La conclusión es que las empresas pueden ahorrar tiempo y recursos con los programas informáticos de entrada de datos y reducir así los costes.
Introducir datos: Las empresas tienen estas opciones
Las empresas disponen de varias opciones para introducir datos. La elección del método adecuado depende de las necesidades específicas de la empresa, del tipo de datos que deban introducirse y de los recursos disponibles. A menudo, se combinan varios métodos para garantizar una introducción de datos eficaz y precisa. He aquí los tipos más habituales de introducción de datos:
Entrada manual
La introducción manual de datos consiste en que el personal introduzca información a mano en formularios, tablas o bases de datos predeterminados. Puede hacerse física o electrónicamente. Normalmente, el personal utiliza programas informáticos de introducción de datos, como Excel, para hacerlo. La introducción manual requiere mucho tiempo y conlleva un mayor riesgo de error humano. No obstante, suele utilizarse en empresas pequeñas o para introducir datos una sola vez.
Formularios electrónicos
Los formularios electrónicos o sitios web permiten a las empresas introducir información directamente en formularios en línea. A continuación, los datos se transfieren automáticamente a una base de datos. Esto ahorra tiempo y reduce los errores porque los datos introducidos se procesan directamente de forma digital.
Entrada y reconocimiento de voz
Los sistemas de entrada de voz permiten a los usuarios introducir datos verbalmente. En este proceso, el software de reconocimiento de voz traduce las palabras habladas en texto, lo que permite una introducción de datos rápida y cómoda. Esta tecnología se utiliza principalmente en asistentes de voz y servicios de transcripción.
Códigos de barras y códigos QR
Códigos de barras y los códigos QR consisten en marcas ópticas que contienen información sobre productos o etiquetas. Las empresas utilizan escáneres o smartphones con las aplicaciones adecuadas para leer los códigos y capturar los datos que contienen. Es una forma rápida y eficaz de capturar datos en los sistemas de gestión de almacenes o en los puntos de venta.
Importación de datos
Las empresas pueden importar datos de fuentes externas, como socios, proveedores o clientes. Esto suele hacerse importando archivos que tienen determinados formatos o estructuras. La importación de datos permite a las empresas combinar información de distintas fuentes y utilizarla en sus sistemas internos.
Tecnología RFID
La identificación por radiofrecuencia (RFID) utiliza campos electromagnéticos para transmitir datos de forma inalámbrica. Para ello se fijan etiquetas RFID a los objetos. Unos lectores especiales pueden recuperar la información de las etiquetas. Este método permite registrar datos sin contacto y de forma automatizada, por ejemplo en logística, transporte de mercancías o control de accesos.
Inteligencia artificial y aprendizaje automático
Las tecnologías de IA permiten a las empresas extraer y analizar datos de diversas fuentes. Reconocimiento de textos puede, por ejemplo, capturar texto en imágenes y documentos PDF. Aprendizaje automático permite reconocer patrones en grandes cantidades de datos y hacer predicciones.
Introducción de datos: así se hace en 9 pasos
Echemos un vistazo a la práctica: ¿cómo proceden los empleados cuando quieren registrar digitalmente datos de una fuente del sistema de la empresa?
- Preparación y materiales
El funcionario se asegurará de que dispone del material necesario para introducir los datos manualmente. Esto incluye un ordenador u otro dispositivo digital en el que capturar los datos y los datos físicos que deben convertirse a formato digital. Puede tratarse de documentos manuscritos, formularios u otros registros escritos. También puede obtener los datos de una fuente digital.
- Abra el software o la aplicación requerida
El trabajador enciende el ordenador y abre el programa o la aplicación que desea utilizar para la introducción de datos. Puede ser una hoja de cálculo como Microsoft Excel, un procesador de textos como Microsoft Word o un software especializado en la introducción de datos.
- Preparación de los datos
El empleado organiza los datos que quiere transferir al formato digital deseado. Los clasifica por categorías o criterios para garantizar que los datos puedan captarse de forma estructurada y clara.
- Iniciar la introducción de datos
El empleado abre un nuevo documento o archivo en el software. Comienza a introducir los datos de las fuentes en el formato digital. Dependiendo del tipo de datos, introduce texto, números, fechas y otra información relevante.
- Crear campos de datos
A medida que se introducen los datos en el programa informático, el trabajador crea los campos de datos o columnas adecuados para organizar la distinta información. Por ejemplo, puede crear columnas separadas para cada registro: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, etc.
- Formato de los datos
El trabajador utiliza las herramientas de formateo del programa informático para garantizar que los datos sean coherentes y fáciles de leer. Ajusta la fuente, el tamaño de letra y los colores para mejorar la claridad.
- Verificación de los datos
El trabajador revisa cuidadosamente los datos capturados para asegurarse de que no hay errores ni erratas. Una revisión exhaustiva es importante para garantizar la exactitud de los datos digitalizados.
- Guardar los datos
El empleado guarda el archivo en un formato adecuado (por ejemplo, Excel, CSV, PDF) en un lugar de fácil acceso y seguro.
- Crear copia de seguridad
El empleado deberá realizar una copia de seguridad de los datos digitalizados para garantizar su recuperación en caso de pérdida de datos.
10 razones por las que las empresas deberían automatizar la introducción de datos
En la práctica, para las empresas es especialmente importante que la introducción de datos requiera el menor esfuerzo posible. Porque:
Hasta ahora, los empleados necesitaban hasta 3 horas al día para trasladar datos de un lugar a otro.
Aquí es donde entran en juego los programas de introducción de datos. Automatizan la entrada. Las empresas se benefician de este modo:
Aumento de la eficacia
La automatización de la introducción de datos sustituye a las tareas manuales repetitivas. Esto reduce la carga de trabajo. Los empleados ya no tienen que introducir datos manualmente. Esto les permite centrarse en tareas más importantes y estratégicas, lo que aumenta la eficiencia global de la empresa.
Reducción de errores
El error humano es inevitable en la introducción manual de datos. A Automatización minimiza este riesgo, ya que se basa en reglas y algoritmos predefinidos que garantizan un tratamiento de datos coherente y sin errores. De este modo se consigue una mayor calidad de los datos y se evitan errores costosos.
Ahorro de costes
La automatización de la introducción de datos reduce la necesidad de personal, ya que significa que las empresas necesitan contratar menos personas para la introducción repetitiva de datos. Esto reduce los gastos ordinarios.
Datos en tiempo real
Con la introducción automatizada de datos, la información está inmediatamente a disposición de las empresas. Los datos se capturan, procesan y actualizan en los sistemas en tiempo real. Esto permite a los responsables de la toma de decisiones utilizar información actualizada y reaccionar con mayor rapidez a las condiciones cambiantes.
Escalabilidad
La introducción automatizada de datos puede adaptarse fácilmente a volúmenes de datos cada vez mayores. Los sistemas modernos pueden gestionar eficazmente un mayor volumen de datos sin cuellos de botella ni pérdidas de rendimiento. De este modo, las empresas están preparadas para el crecimiento futuro.
Procesamiento más rápido
Gracias a la automatización, la introducción y el procesamiento de datos se realiza en una fracción del tiempo en comparación con la introducción manual. Esto acelera los procesos internos y mejora la velocidad de respuesta a las consultas de los clientes o a las necesidades de la empresa.
Mejor análisis de datos
La entrada de datos automatizada garantiza datos estructurados y coherentes, más adecuados para el análisis de datos. La limpieza de los datos es la base para obtener información significativa y tomar decisiones empresariales fundamentadas.
Centrarse en la creación de valor
La automatización libera a los empleados de la laboriosa introducción de datos y les permite centrarse en actividades que añaden valor a las empresas. Esto aumenta la productividad y fomenta la innovación y la creatividad.
Satisfacción del cliente
La introducción automatizada de datos permite un procesamiento más rápido y preciso de las consultas o pedidos de los clientes. Esto se traduce en una mejor experiencia del cliente y una mayor satisfacción.
Ventaja competitiva
Las empresas que automatizan la introducción de datos pueden ser más ágiles e innovadoras. Tienen acceso a datos actualizados que les permiten adaptarse mejor a las cambiantes condiciones del mercado y a las necesidades de los clientes. Esto les da una ventaja competitiva sobre los competidores que todavía dependen de la introducción manual de datos.
11 características que debe tener un buen programa de introducción de datos
Para las empresas que recopilan, procesan, analizan y evalúan avalanchas de datos a diario, sólo hay una solución eficaz: necesitan un software de gestión de entrada de datos para automatizar todo el proceso de entrada de datos. ¿Qué debe ser capaz de hacer un software de entrada de datos?
Interfaz fácil de usar
Los programas de introducción de datos deben tener una interfaz fácil de usar. Después de todo, un diseño claro y unas instrucciones claras facilitan a los usuarios la configuración, el control y la gestión de la entrada automática de datos de forma rápida y sencilla, sin perder mucho tiempo aprendiendo procesos complicados.
Validación de las entradas
La validación de las entradas es una característica importante para garantizar la alta calidad de los datos. Por lo tanto, el software del proceso de introducción de datos debe comprobar si los datos introducidos cumplen los criterios esperados, como determinados tipos de datos, valores numéricos o formatos de fecha. Esta validación puede evitar errores e incoherencias.
Importación y exportación flexibles
Los programas de introducción de datos deben ofrecer la posibilidad de importar datos de distintas fuentes y exportarlos en diferentes formatos. Esto garantiza la interoperabilidad con otros sistemas y simplifica el intercambio de datos con socios externos o proveedores de servicios.
Integración de bases de datos
La perfecta integración con una base de datos es fundamental para almacenar de forma segura los datos introducidos y acceder fácilmente a ellos. Una conexión a una base de datos que funcione correctamente permite a los usuarios gestionar, buscar y actualizar datos de forma eficiente.
Detección y corrección de errores
Los programas de introducción de datos deben tener una función de detección de errores para identificar posibles errores o invalideces en los datos introducidos. A continuación, el programa debe ayudar a los usuarios a corregir los errores o corregirlos automáticamente. De este modo, el programa garantiza que las empresas accedan a información fiable.
Compatibilidad con distintos tipos de datos
Los programas versátiles de introducción de datos pueden capturar y procesar automáticamente distintos tipos de datos, como texto, números, fechas, imágenes u otros formatos específicos. Esto es importante para poder procesar y fusionar distintos tipos de información.
Seguridad de los datos
La seguridad de los datos es un aspecto fundamental de un programa informático de introducción de datos. Por tanto, debe contar con mecanismos de seguridad que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos introducidos. Esto incluye la protección del acceso, el cifrado de la información sensible y la realización periódica de copias de seguridad de los datos.
Funciones de usuario personalizables
La posibilidad de crear distintas funciones de usuario con diferentes derechos de acceso y permisos mejora la seguridad y el control de los datos. Así, los administradores pueden restringir el acceso a determinadas funciones o datos, en función de las funciones y responsabilidades de los usuarios.
Escalabilidad
Los programas de entrada de datos deben ser capaces de seguir el ritmo de los crecientes volúmenes de datos y las crecientes exigencias de la empresa. Una solución escalable permite que el programa funcione sin problemas aunque aumente la entrada de datos o el número de usuarios, sin sacrificar el rendimiento.
Registro y auditoría
El registro automatizado de los cambios en los datos y una función de auditoría son importantes para garantizar la transparencia y la trazabilidad de las entradas de datos. Debe ser posible rastrear quién editó o insertó qué datos y cuándo, con el fin de identificar e investigar posibles irregularidades.
Apoyo al multilingüismo
Los programas de introducción de datos deben permitir la introducción y el tratamiento de datos en diferentes idiomas para satisfacer las necesidades de las empresas internacionales.
8 programas de entrada de datos que las empresas deben conocer
Las empresas pueden simplificar la introducción de datos con los siguientes programas de introducción de datos. Según los requisitos y el tipo de datos, conviene utilizar una herramienta u otra:
Hojas de cálculo de Google
Google Spreadsheets es una aplicación web de hojas de cálculo que forma parte de Google Workspace (antes G Suite). Permite crear y editar hojas de cálculo en tiempo real. Varias personas pueden trabajar en una hoja de cálculo al mismo tiempo, por lo que es ideal para la entrada de datos en colaboración. Es muy adecuado para la introducción sencilla de datos, el análisis de datos y la visualización.
LibreOffice Calc
LibreOffice Calc es una hoja de cálculo gratuita y de código abierto que forma parte del paquete LibreOffice. Ofrece funciones similares a las de Microsoft Excel y es adecuada para crear tablas, cálculos y gráficos complejos. Resulta especialmente útil cuando es necesario procesar y analizar datos de forma exhaustiva.
OpenOffice Calc
Similar a LibreOffice Calc, OpenOffice Calc es una hoja de cálculo gratuita y de código abierto. Ofrece funciones básicas de hoja de cálculo y es adecuada para usuarios que necesitan introducir datos de forma sencilla y realizar cálculos básicos.
Hoja Zoho
Zoho Sheet forma parte de la suite Zoho Office y es una hoja de cálculo basada en web. Permite la colaboración en tiempo real y ofrece funciones como macros, importación de datos de múltiples fuentes y funciones de cálculo avanzadas. Es adecuada para pequeños equipos y empresas que desean colaborar en datos y realizar análisis.
Mesa de aire
Airtable es una combinación de hoja de cálculo y base de datos que permite introducir datos de forma flexible y visual. Es especialmente adecuada para proyectos en los que los datos deben organizarse en diferentes vistas. Airtable es adecuado para equipos que desean gestionar datos estructurados en un entorno colaborativo.
Trello
Trello es un software de gestión visual de tareas y proyectos organizado en forma de tableros, listas y tarjetas. Aunque Trello no está pensado tradicionalmente para introducir datos, puede utilizarse para llevar un registro sencillo y hacer un seguimiento de la información. Es adecuado para quienes prefieren una forma visual y flexible de registrar datos.
Notion
Notion es una plataforma todo en uno para la gestión del conocimiento, la organización de proyectos y la colaboración en equipo. Ofrece opciones flexibles para la introducción, organización y presentación de datos. Aunque no está diseñada específicamente para la introducción de datos, puede adaptarse a múltiples casos de uso, como la gestión de bases de datos e información.
Konfuzio
Konfuzio es un software de entrada de datos en la nube que combina tecnología avanzada impulsada por IA, facilidad de uso, alta seguridad y escalabilidad. Esto lo convierte en una potente solución, especialmente para empresas con grandes cantidades de datos. Para ello, el software cuenta, entre otras cosas, con una IA libremente entrenable que no solo recopila y extrae datos según sus propios requisitos, sino que también valida automáticamente los datos y los evalúa según criterios autodeterminados.
PREGUNTAS FRECUENTES
Los programas de entrada de datos son aplicaciones de software especializadas para capturar y organizar eficazmente datos de diversas fuentes, como formularios o documentos. Reducen la introducción manual, minimizan los errores y aumentan la productividad en diversos sectores, como la sanidad, las finanzas y el comercio electrónico. Los programas mejoran la gestión de datos y facilitan su análisis para las empresas.
Las empresas suelen introducir los datos manualmente, por ejemplo, en formularios o bases de datos. Las empresas industriales, en cambio, suelen utilizar sensores en los productos para recoger datos automáticamente. También pueden utilizar formularios web para recoger datos de los clientes. Además, existe la opción de importar datos de fuentes externas, como proveedores o empresas asociadas. La introducción automática de datos basada en la IA y el aprendizaje automático ha demostrado ser especialmente eficaz.
Un programa de introducción de datos debe ser capaz de capturarlos, almacenarlos y gestionarlos automáticamente. Debe ofrecer una interfaz de usuario intuitiva y mecanismos de validación automática para minimizar los errores y mejorar la calidad de los datos. También debe ofrecer la posibilidad de importar y exportar datos para garantizar una integración perfecta con otras aplicaciones. Las funciones de seguridad también son importantes para garantizar la confidencialidad de los datos. Además, un programa de introducción de datos debe disponer de documentación exhaustiva para hacer un seguimiento de la adición y modificación de datos.