OpenKM es un software de gestión de contenidos empresariales, a menudo también denominado sistema de gestión documental (SGD). Existen muchas fuentes bibliográficas sobre términos de gestión documental como DMS, EDRMS o CMS, que suelen estar más influidos por normas de marketing que por razones objetivas.
¿Qué es el software de gestión documental?
El software de gestión documental es un programa informático utilizado para almacenar, gestionar y realizar el seguimiento de documentos electrónicos e imágenes de información en papel capturadas mediante el uso de un escáner de documentos. OpenKM puede considerarse una solución de gestión que permite a las organizaciones
- Producción,
- Almacenamiento,
- Administración y
- Distribución
documentos electrónicos, lo que se traduce en una mayor eficacia y en la posibilidad de reutilizar la información y controlar el flujo de documentos.
¿Qué es OpenKM?
OpenKM es un software de gestión de documentos que integra todas las funciones esenciales de gestión de documentos, colaboración y una función de búsqueda avanzada en una solución fácil de usar. El sistema también incluye herramientas de administración para definir las funciones de los distintos usuarios, el control de acceso, la cuota de usuarios, el nivel de seguridad de los documentos, registros de actividad detallados y la configuración de la automatización.
El software de gestión documental de OpenKM crea un repositorio de información corporativa de alta calidad para facilitar la creación de conocimiento y mejorar la toma de decisiones corporativas. Esto aumenta la productividad del grupo de trabajo y de la empresa mediante prácticas de colaboración, mejores relaciones con los clientes, ciclos de ventas más rápidos, mejores plazos de comercialización de los productos y una toma de decisiones más informada.
Casos de uso de OpenKM
Con OpenKM Enterprise Document Management puede hacer lo siguiente:
- Controle el contenido de su empresa.
- Recopila información de cualquier fuente digital.
- Colaborar con colegas en documentos y proyectos.
- Capacitar a las organizaciones para utilizar los conocimientos acumulados mediante la búsqueda de documentos, expertos y fuentes de información.
- Funciones de gestión de contenidos empresariales.
- Gestionar contenidos digitales.
- Gestionar documentos.
- Gestión de archivos
Gestión de archivos
OpenKM Records Management ayuda a su organización a
- Creación,
- Recepción,
- Cuidado,
- Utilización y
- Eliminación de registros
de forma eficiente y sistemática, incluyendo procesos para capturar y mantener pruebas e información sobre las actividades y transacciones empresariales en forma de registros.
El sistema de gestión de registros OpenKM captura, gestiona y proporciona acceso a los registros a lo largo del tiempo.
El sistema de seguimiento OpenKM supervisa los procesos en los que se controlan los plazos de las acciones y se aplican a quienes las llevan a cabo.
La disposición de OpenKM incluye una serie de procesos asociados a la aplicación de las decisiones de conservar, destruir o transferir documentos de archivo documentadas en autorizaciones de disposición u otros instrumentos. La destrucción es el proceso de eliminación o borrado de documentos de archivo más allá de cualquier posible reconstrucción.
El plan de archivos de OpenKM es un conjunto de normas que especifican, para cada tipo de archivo de la organización, dónde debe guardarse, qué políticas se le aplican, cuánto tiempo debe conservarse, cómo debe eliminarse y quién es responsable de su gestión.
Gestión de documentos de empresa
Con OpenKM Enterprise Document Management puede hacer lo siguiente:
- Establecer la gestión del ciclo de vida.
- Contratar gobierno de la información.
- Gestionar contenidos.
- Gestión de registros.
Motor de flujo de trabajo
OpenKM proporciona un motor de flujo de trabajo para definir y reutilizar la lógica empresarial, simplificar Procesos empresariales y el personal de apoyo para coordinarse eficazmente con la organización y entre sí. Al vincular los procesos a la creación de contenidos, OpenKM permite a las organizaciones compartir información transaccional y responder con mayor rapidez a necesidades empresariales nuevas o cambiantes.
Con OpenKM Gestión de documentos de empresa Todos sus documentos se almacenan electrónicamente y se organizan de forma que se adapten a su flujo de trabajo y a sus necesidades de acceso. Pueden recuperarse fácilmente con una búsqueda global inteligente.
Puede crear flujos de trabajo complejos; admitir flujos de trabajo para revisión, aprobación y validación; ofrecer compatibilidad con flujos de trabajo en serie y en paralelo; asignar tareas a grupos o usuarios; supervisar las tareas, el estado y el proceso de los flujos de trabajo; configurar notificaciones por correo electrónico; y automatizar tareas.
Cuando se produce un determinado evento, puede aplicar reglas de validación y determinadas acciones sobre los documentos sin intervención humana. Algunos ejemplos son:
- Captura de metadatos.
- Clasificación de documentos.
- Ejecución automática del flujo de trabajo.
- Firma electrónica.
Las principales ventajas de la automatización son:
- Aumento de la productividad.
- Tiempo de funcionamiento reducido.
- Mejora de la calidad.
- Alto grado de precisión.
- Reducción de los costes y gastos de mano de obra directa.
- Automatización de documentos.
Módulos
OpenKM ofrece una serie de módulos:
- Archivador de correo - Utiliza el repositorio como sistema de gestión de documentos para almacenar mensajes en masa. El archivo de correo es un proceso automatizado para conservar y proteger todos los correos electrónicos.
- Multi-cliente - Los multiclientes permiten alojar varios clientes independientes en una única instancia, que puede instalarse en un único servidor o a través de un clúster de ellos.
- Firma electrónica - En comercio electrónico y en derecho, la firma de un documento es una indicación de que la persona acepta las intenciones registradas en el documento.
- Código de barras - Módulo de reconocimiento e identificación de códigos de barras.
- Facturación electrónica - El módulo de facturación electrónica extrae las facturas en formato "XML" y las guarda en el sistema.
- CMIS - Paquetes de conectores OpenCMIS específicos que permiten utilizar OpenKM como servidor CMIS.
- Criptografía - Los archivos se cifran y descifran.
- Informes - Cree y utilice sus propios informes Jasper. Los informes se generan en formato PDF.
- Gestor de tareas - Cree, gestione y asigne tareas a usuarios y funciones.
Integración
OpenKM Enterprise Document Management proporciona una plataforma interoperable para compartir recursos entre aplicaciones y repositorios de toda la empresa. Hemos desarrollado OpenKM con el objetivo de ofrecer múltiples métodos de integración:
- SDK de OpenKM para Java y .Net.
- Utilización de la API REST de servicios web.
- La autenticación es plug-and-play y es fácil utilizar una base de datos de usuarios externa, LDAP o Active Directory, SSO y CAS.
- Incluso el almacén de datos puede configurarse para que se proporcione en cualquier base de datos como MySQL, PostgreSQL, Oracle o SQL Server.
- Disponibilidad de conectores: AutoCAD, MS Office, Vtiger, BonitaSoft, Kofax, Abby Flexicapture.
"Construye tu propia aplicación" con herramientas de desarrollo
OpenKM Dev-Tools es un conjunto de utilidades que le permite crear una aplicación personalizada para las necesidades de su empresa, gestionar fácilmente sus contenidos, simplificar su flujo de trabajo y aumentar su eficiencia y eficacia. El conjunto de herramientas de desarrollo de OpenKM consta de:
- Entorno de desarrollo OpenKM.
- SDK OpenKM.
- Modelo de desarrollo de interfaces de usuario OpenKM.
- OpenKM KDocs.
- Estación de importación OpenKM.
Programa de afiliación
El programa de partners de OpenKM está diseñado para crear relaciones mutuamente beneficiosas que aumenten el éxito y la capacidad generales del ecosistema OpenKM. Con el apoyo de OpenKM, los partners disponen de una enorme flexibilidad para aprovechar las oportunidades relacionadas con OpenKM en su territorio. Trabajamos con estos socios para ofrecer a los clientes las mejores soluciones posibles de gestión de documentos empresariales.
En OpenKM, nuestros socios nos permiten generar la mayor parte de nuestros ingresos globales - nuestro programa está diseñado para proporcionarle los recursos que necesita para lanzar rápidamente sus iniciativas OpenKM y ayudarle a atraer más clientes y generar ingresos adicionales para su negocio existente.
Los socios de OpenKM forman una comunidad cada vez mayor de integradores de sistemas, proveedores de software, proveedores de infraestructuras y distribuidores que crean sus soluciones con OpenKM.
Existen varias opciones de servicio a la hora de convertirse en socio, como la formación de los usuarios finales para que utilicen correctamente el programa, la consultoría, la personalización, la configuración de productos, el escaneado de documentos y la posibilidad de alojamiento externo.
Software de IA como complemento
Otra incorporación al sistema OpenKM es la integración del software de IA Konfuzio. Esta innovadora tecnología permite a las empresas procesar y categorizar automáticamente grandes cantidades de datos no estructurados, como documentos, correos electrónicos e informes.
OpenKM sólo ofrece OCR para zonas ópticas definidas con el fin de garantizar que sólo se extrae el texto relevante y no entra información innecesaria en el sistema ECM. Sin embargo, este enfoque requiere diseños rígidos. Además, sólo se utiliza Tesseract como Motor OCR ofrecido, véase Documentación.
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Más información
Sin embargo, este enfoque puede resultar problemático en el caso de documentos complejos y datos no estructurados, ya que no siempre está claro dónde se encuentra el texto relevante o cómo está formateado.
En estos casos, Konfuzio puede ser un complemento flexible al OCR de OpenKM, ya que ofrece una función completa de análisis y procesamiento de texto. Konfuzio no sólo puede extraer el texto relevante, sino también analizar y evaluar información más compleja, como tablas, diagramas e imágenes. Además, Konfuzio puede reconocer y traducir textos en distintos idiomas, lo que supone una ventaja para las empresas con alcance mundial.
Al integrar Konfuzio con OpenKM, las empresas pueden implantar una solución de OCR flexible y eficaz que también es adecuada para documentos complejos y datos no estructurados.
Konfuzio utiliza modelos de aprendizaje automático para analizar texto y asignar automáticamente palabras clave, etiquetas y categorías. Esto permite a las empresas buscar rápidamente documentos, encontrar contenido relevante y tomar decisiones basadas en información sólida. También puede utilizarse para clasificar y extraer automáticamente tipos específicos de documentos, como facturas, contratos o solicitudes de empleo.
Ventajas
La integración de Konfuzio en el sistema OpenKM ofrece a usuarios y socios diversas ventajas:
- Tratamiento eficaz de los documentos - Konfuzio permite procesar rápidamente grandes volúmenes de documentos sin necesidad de intervención manual. Esto ahorra tiempo y recursos y aumenta la eficacia de los procesos empresariales.
- Categorización automatizada - El software de IA puede clasificar automáticamente los documentos por categorías y palabras clave, lo que facilita la búsqueda de contenidos relevantes y facilita la toma de decisiones.
- Identificación rápida de la información pertinente - Konfuzio permite a los usuarios identificar y extraer rápidamente la información relevante de los documentos. De este modo, las decisiones pueden tomarse con mayor rapidez y conocimiento de causa.
- Mejor calidad de los datos - Al categorizar y extraer automáticamente la información, Konfuzio también mejora la calidad de los datos de una empresa. Esto reduce los errores y aumenta la precisión de los análisis e informes.
Automatización de funciones con IA
Cuando integra Konfuzio con un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM), puede automatizar una gran variedad de casos de uso, entre los que se incluyen:
- OCR (reconocimiento óptico de caracteres) - Extracción de texto de imágenes y documentos escaneados. Con OCR, puede extraer texto de documentos escaneados de forma rápida y sencilla y aumentar así la eficacia de su gestión documental.
- Clasificación de textos - Asignación automática de documentos a categorías predefinidas. Esta función es especialmente útil si gestiona grandes cantidades de documentos en su sistema ECM, ya que le permite encontrar y editar los documentos pertinentes de forma rápida y sencilla.
- Reconocimiento de entidades con nombre (NER) - Extracción de entidades como personas, organizaciones, ubicaciones y eventos de documentos. Con esta función, puede encontrar rápidamente información relevante en sus documentos y utilizarla en otros sistemas, por ejemplo, para crear informes o cuadros de mando.
- Clasificación de imágenes - Asignación automática de imágenes a categorías predefinidas. Si gestiona un gran número de imágenes en su sistema ECM, puede utilizar la función de clasificación de imágenes para encontrar y editar imágenes relevantes de forma rápida y sencilla.
- Sistemas de preguntas y respuestas - Responda automáticamente a las preguntas basándose en documentos o bases de conocimientos. Si gestionas un servicio de asistencia o un centro de atención al cliente, un sistema de preguntas y respuestas puede ayudarte a responder automáticamente a las preguntas más frecuentes y reducir así la carga de trabajo de tus empleados.
- Generación de texto - Generación de textos, por ejemplo para chatbots o respuestas por correo electrónico. Si gestiona un sistema automatizado de atención al cliente, puede configurar chatbots que respondan automáticamente a las consultas de los clientes. Con la función de generación de textos, puedes generar respuestas adecuadas de forma rápida y sencilla y aumentar así la satisfacción del cliente.
- Traducción automática - Traducción de documentos a distintos idiomas Si opera a escala internacional, la función de traducción automática puede ayudarle a traducir documentos de forma rápida y sencilla a distintos idiomas, facilitando la comunicación con clientes y empleados.
Conclusión
En general, la integración de Konfuzio en el sistema OpenKM proporciona a los usuarios y socios una solución potente e innovadora para una gestión eficaz de los documentos. El software de IA permite un procesamiento más rápido y preciso de los datos no estructurados y ayuda a las empresas a tomar decisiones fundamentadas basadas en información de alta calidad.
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