Manos golpeando en la validación ocr portátil

Optimice la gestión de documentos con la validación OCR

Janina Horn

Identidad y Comprobación de documentos es una tarea que lleva mucho tiempo a las empresas de todos los sectores. Debido a los largos plazos de gestión y tramitación, los clientes suelen tener experiencias negativas.

Con el proceso de validación OCR, no sólo se reducen los tiempos de procesamiento de los documentos, sino que también se crea orden y calidad en la jungla de documentos.

Descubra en este artículo cómo optimizar la gestión documental de su empresa gracias a la validación OCR.  

definición de validación ocr

¿Qué es la validación OCR?

La validación OCR puede definirse como una etapa de extracción pura de información en documentos, correos electrónicos u otros documentos. 

En la validación OCR y la verificación OCR, se pueden utilizar pasos tanto manuales como automáticos para validar la información una vez reconocida. Software IDP para que lo revisen. 

También es posible validar la información para que pueda transferirse externamente a procesos o software posteriores como ERP, CRM o DMS. De este modo, los documentos o archivos se atribuyen de tal forma que activan los flujos de trabajo posteriores y les proporcionan información.

La validación OCR resulta especialmente interesante cuando ya se dispone de información en sistemas maestros que pueden enriquecer o validar la información leída del documento (extracción). 

Por ejemplo: 

Cabe suponer que una factura que contenga un número de identificación a efectos del IVA puede utilizarse para utilizar toda la demás información del acreedor o deudor correspondiente que ya se haya introducido manualmente en el sistema (contabilidad financiera), a fin de disponer ya de la dirección, la razón social o la persona de contacto del acreedor o deudor, además del número de identificación a efectos del IVA. La extracción no tiene por qué leer esta información de forma inequívoca. 

Esto no sólo permite una extracción más rápida, sino que además encaja los datos leídos en el documento con los datos enriquecidos que ya se controlan manualmente en el sistema maestro de su empresa.

Así es como se ve todo el proceso de reconocimiento de texto OCR:

  1. Escaneado

  2. Reconocimiento de texto puro

  3. Reconocimiento (extracción) de información profesional

  4. Validación técnica (validación OCR y verificación OCR)

  5. Transferencia en el sistema de destino o proceso de trabajo profesional

Esto le permite utilizar la validación OCR, por ejemplo, para validar su Comprobación de documentos optimizar.

ocr validación mano portátil

Validación OCR: Aplicación

Puede utilizar la tecnología OCR para validar documentos para distintos casos de uso, en función de las necesidades de su empresa.

  1. Caso práctico

Supongamos que recibe una factura recibida como empresa de fabricación y desea cotejar esta factura recibida con el albarán del pedido. En muchos casos, las facturas recibidas contendrán los datos conformes con el Reglamento. Además, se incluirá información relevante en las tablas que describen los bienes o servicios pedidos. Por ejemplo, los números de artículo, los precios unitarios o los precios totales pueden ser relevantes para cotejarlos con la entrega, es decir, con el albarán o el pedido realizado. 

La validación OCR puede ayudar a cotejar la información de un albarán, por ejemplo la cantidad de un artículo recibido y su número de artículo, con la información contenida en la factura. 

De este modo, se asegura de obtener un descuento a tiempo y, al mismo tiempo, sólo paga por la cantidad entregada.

  1. Caso práctico

Otro caso de uso es la gestión de contratos, que pueden acumularse durante décadas: a menudo no se sabe con certeza con qué socio se incluyeron en el contrato las cláusulas de exclusión o las disposiciones adicionales.  

El software IDP puede ayudar a procesar estos componentes contractuales de forma estructurada y ponerlos a disposición. 

La validación OCR es el siguiente paso, que ayuda a clasificar la información técnicamente y a comprobar si, por ejemplo, los contratos contienen riesgos y a reescribir dichos contratos con los respectivos socios contractuales.  

  1. Caso práctico

Especialmente al captar nuevos clientes, es frecuente que un cliente envíe varios documentos para establecer una relación contractual con su empresa. 

Además de los documentos de identidad, se pueden enviar extractos bancarios, extractos de gestión empresarial o contratos antiguos. En el primer paso, los datos deben transferirse al sistema de inventario. En el segundo paso, sin embargo, suele ser necesario comprobar si el contenido de estos documentos está completo. 

Durante la comprobación del contenido, un documento de varias páginas también debe compararse con el DNI, por ejemplo, para determinar si el escaneado está completo.  

La Validación OCR puede ayudar a comprobar esta información ya al cargar el archivo y, de este modo, plantear automáticamente al nuevo cliente posibles consultas que, de otro modo, habría que hacer primero manualmente, y señalarle que los documentos pueden no estar completos o que falta información. 

A menudo, esto también ayuda a evitar documentos falsos, como un documento de identidad en lugar de un CV.

  1. Caso práctico

Las industrias muy reguladas emplean amplios departamentos de cumplimiento para garantizar diversas directrices. Ya sea con un Marger y Adquisiciónes decir, en una revisión de diligencia debida, en la que Auditoría o en varios otros casos de uso destinados a identificar las primeras sospechas de posible fraude, se pueden automatizar varias horas de trabajo.

El inventario completo no se lee manualmente, sino con la ayuda de una IA con validación posterior, la Validación OCR, que ya se encarga de esta comprobación y presenta los documentos críticos a las personas para su verificación.  

Por supuesto, también puede realizarse una comprobación completa. Por ejemplo, una combinación hombre-máquina puede ayudar a garantizar que el humano sólo lea las páginas de un documento contractual en las que ya se ha encontrado información relevante. De este modo, no sólo se agiliza el proceso de verificación, sino que se mantiene la concentración del empleado para encontrar rápidamente la información realmente relevante en los documentos e identificar a tiempo posibles sospechas iniciales de fraude.

Ventajas

La verificación de documentos con OCR funciona para la verificación y validación de identidades, por ejemplo, permisos de conducir, fechas de nacimiento y otros procedimientos de verificación de autenticidad de documentos. 

La extracción de datos basada en algoritmos puede procesar servicios de verificación rutinarios e indicar la intervención humana y el escalado. De este modo, el OCR puede mejorar los flujos de trabajo de los usuarios finales y crear experiencias positivas para los clientes.

La validación OCR también ofrece las siguientes ventajas:

  • Verificación de identidad rápida y segura
  • Introducción y extracción automatizadas de datos
  • Mayor seguridad mediante múltiples comprobaciones de la exactitud del documento escaneado
  • Mejora de la eficacia mediante la automatización de muchos pequeños pasos de trabajo, como la introducción o extracción manual de datos.
  • Reducción de la frecuencia de errores mediante el uso de RPA con IA, visión por ordenador, OCR, procesamiento del lenguaje natural y aprendizaje automático, lo que también conlleva un aumento de la velocidad de procesamiento y una experiencia positiva para los usuarios finales y los clientes.
  • Mejora de la experiencia del cliente gracias a la rápida tramitación de, por ejemplo, la verificación de documentos de identidad o contratos.
konfuzio y 3 fotos

Validación OCR en la práctica: Ejemplo Konfuzio

Konfuzio ofrece una aplicación AI OCR basada en la nube que puede utilizar, por ejemplo, para Pólizas de seguros, Documentos del vehículo o su Buzón de correo electrónico puede utilizar.

La IA híbrida, que consiste en el uso híbrido de diferentes tecnologías de IA, abre inmediatamente el contexto completo de un documento de forma profesional. Esto significa que la validación puede realizarse de forma rápida y eficaz mediante OCR.

Especialmente en el área de Validación OCR puede utilizar las siguientes funciones:

  • Separación de documentos
  • Corrección de la rotación lateral
  • Corrección de los contenidos reconocidos
  • Mejora continua del modelo a través de Human in the Loop

Puede obtener más información sobre cómo implementar las distintas funciones en la aplicación en la sección Guía Konfuzio

En la práctica, la validación OCR sólo es tan eficaz como sus posibilidades de aplicación. Para que no haya límites, Konfuzio ofrece las siguientes ventajas:

  • Sin normas rígidas
  • IA personalizable
  • Sin diseños rígidos
  • Escalable

Posibilidad de escanear documentos e imágenes

Conclusión: la validación OCR como parte importante de la verificación de documentos

La validación OCR representa una etapa importante por la que tienen que pasar los documentos en su viaje de verificación documental.

Sustituir este proceso manual por una aplicación de OCR no sólo agiliza todo el proceso, sino que reduce los errores y aumenta la productividad en la revisión y gestión de documentos.

Una aplicación de OCR compatible con IA, como Konfuzio, puede dar un impulso a su gestión documental. No solo aprende rápidamente, sino que puede entrenarse para casos de uso individuales, optimizando la revisión general de documentos.

¿Utiliza ya la validación OCR en su gestión de documentos? No dude en escribir su opinión sobre el tema en los comentarios.

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