Escaneado OCR: Funcionalidad, ventajas y potente software

La transformación digital conlleva el reto de capturar electrónicamente documentos en papel y escaneados de forma que se pueda acceder a los datos con rapidez y facilidad. Al fin y al cabo, la foto de una factura o un recibo es difícil de buscar. Aquí es donde entra en juego el escaneado OCR. Digitaliza la información de tal forma que no sólo se puede encontrar con un clic, sino que también se puede procesar, clasificar, analizar y evaluar. Le explicamos cómo funciona la tecnología OCR, cómo pueden beneficiarse de ella las empresas y qué software de escaneado OCR existe en el mercado.

Resumen de los hechos más importantes

  • Un escaneado OCR suele constar de 5 fases: optimización de la calidad de imagen, identificación de caracteres, aumento de la precisión de reconocimiento, reconocimiento de texto y exportación.
  • Entre las funciones de escaneado OCR importantes para la gestión de documentos se incluyen la captura automatizada de datos, así como la clasificación y ordenación de documentos.
  • Las principales ventajas del escaneado OCR son la disponibilidad y accesibilidad de la información, así como una mayor calidad de los datos.
  • Con Konfuzio, puede extraer, clasificar y analizar automáticamente datos de documentos no estructurados como facturas, contratos y formularios. Hable ahora con uno de nuestros expertos y descubra cómo puede utilizar Konfuzio en su empresa.

Cómo funciona un escáner OCR

Un escáner OCR (reconocimiento óptico de caracteres) transforma la información visual en texto legible por máquina. En primer lugar, un escáner OCR captura la imagen e identifica los distintos caracteres que contiene. A continuación, extrae los contornos y características de cada carácter. A continuación, el software de escaneado OCR compara estas características con conjuntos de caracteres conocidos para reconocer los caracteres correspondientes. Para garantizar que la captura sea lo más precisa posible, un escáner OCR utiliza algoritmos del tipo aprendizaje automático.

Los escáneres OCR se utilizan en diversos ámbitos. Por ejemplo, el reconocimiento de texto en un documento impreso o escaneado, el reconocimiento automático de matrículas en sistemas de tráfico y la conversión de facturas fotografiadas para la digitalización de documentos fiscales.

Fases de un escaneado OCR

Un escaneado OCR suele realizarse en 5 fases:

  1. Optimización de la calidad de imagen

    Para obtener los mejores resultados posibles con una función de escaneado OCR, en un primer paso se mejora la calidad de la imagen. Para ello, un escáner OCR normaliza la imagen para optimizar el contraste y el brillo y corregir el desenfoque.

  2. Identificación de los personajes

    El escáner OCR identifica las letras, números y símbolos individuales de la imagen. Los compara con una base de datos para poder identificarlos. Para garantizar la precisión de los resultados, un escáner OCR con inteligencia artificial también puede tener en cuenta el contexto.

  3. Aumento de la precisión de la detección

    Las imágenes complejas, en particular, requieren un escaneado OCR exhaustivo. Para ello, los potentes programas utilizan algoritmos de aprendizaje automático. Estos se entrenan con una gran variedad de datos de texto para que puedan identificar innumerables patrones y características de los caracteres. Esto ayuda especialmente cuando las empresas quieren leer imágenes con fuentes difíciles o documentos escritos a mano.

  4. Reconocimiento de textos

    El software de escaneado OCR dispone ahora de toda la información relevante. Por tanto, ahora puede combinar los caracteres reconocidos en palabras y frases. Se utilizan modelos lingüísticos que pueden reconocer el contexto y corregir errores.

  5. Exportar

    Por último, el escáner OCR genera el texto final en un formato editable. Por ejemplo, en formato Word o PDF.

Funciones de escaneado OCR

Las empresas pueden utilizar un escáner OCR para muchos ámbitos diferentes de su vida cotidiana. Uno de ellos es el uso en la Gestión de documentos. OCR se hace cargo de estas funciones allí:

Reconocimiento de textos de documentos

El OCR se utiliza para transformar el texto impreso o manuscrito de los documentos en papel en texto que se pueda buscar y editar electrónicamente. Esto permite recopilar información de forma eficaz.

Adquisición automática de datos

Mediante el OCR, las empresas pueden extraer datos de diversos documentos como Facturasalbaranes y formularios. A continuación, el escáner OCR puede transferir automáticamente la información reconocida a bases de datos u otros sistemas. Esto reduce la introducción manual de datos y minimiza los errores.

Clasificación y ordenación de documentos

El OCR se utiliza para reconocer el contenido de los documentos y clasificarlos según su tipo o contenido. Esto permite clasificar automáticamente los documentos en las categorías o flujos de trabajo correctos.

Digitalización y archivo

Las organizaciones pueden convertir documentos físicos a formatos digitales y archivarlos mediante OCR. Esto permite un almacenamiento seguro que ahorra espacio y facilita el acceso a información importante.

Traducción y multilingüismo

El OCR puede utilizarse para reconocer el texto de un documento y traducirlo automáticamente a otros idiomas. Esto es especialmente útil para empresas internacionales que procesan documentos multilingües.

ventajas del escáner ocr

Ventajas de la digitalización OCR

La tecnología OCR hace más eficaz la gestión de documentos. Qué impacto tiene en los procesos empresariales?

Ahorro de tiempo

El OCR reduce la necesidad de introducir datos manualmente, lo que ahorra tiempo y recursos. El personal puede centrarse en tareas de valor añadido, en lugar de en papeleo repetitivo y laborioso.

Disponibilidad y accesibilidad de la información

El OCR permite acceder a los documentos y realizar búsquedas en ellos desde cualquier lugar (si están almacenados en una nube). Esto significa: los empleados pueden encontrar rápidamente la información en cualquier momento y utilizarla para sus flujos de trabajo.

Mayor calidad de los datos

Un escáner OCR digitaliza los datos (casi) sin errores. Los datos recogidos, procesados y analizados son, por tanto, de alta calidad. 

Ahorro de espacio

Al digitalizar los documentos en papel mediante OCR, las empresas reducen los costes de almacenamiento físico. Porque: necesitan menos espacio para archivar sus documentos.

Mayor seguridad de los datos

El OCR permite mejorar la seguridad, ya que los documentos digitales pueden cifrarse, protegerse y almacenarse en copias de seguridad con mayor facilidad.

Cumplimiento y pista de auditoría

Con una captura de datos precisa y la posibilidad de seguir el historial de los documentos, el OCR ayuda a las organizaciones a cumplir las directrices de conformidad y a crear Registros de auditoría.

Respeto del medio ambiente

El uso del OCR en la gestión de documentos favorece la reducción del consumo de papel y contribuye así a la protección del medio ambiente.

casos de uso del escáner ocr

Escaneado OCR: 7 casos de uso en diferentes industrias

Los escáneres OCR se utilizan actualmente en casi todas las industrias. Entre otras cosas, se utilizan de esta manera:

Sanidad

El OCR se utiliza en hospitales y centros médicos para digitalizar historiales de pacientes, recetas e informes médicos. Esto facilita la búsqueda y gestión de la información.

Servicios financieros

Las instituciones financieras, como los bancos, utilizan el OCR para escanear y procesar extractos bancarios, cheques y otros documentos financieros. Esto permite una captura de datos más rápida y precisa.

Legal

Los bufetes de abogados y los tribunales utilizan el escaneado OCR para digitalizar y facilitar la búsqueda de grandes volúmenes de documentos jurídicos, como contratos, sentencias y jurisprudencia. Esto es especialmente útil para encontrar de forma eficiente casos similares y las decisiones relacionadas.

Recursos Humanos

Las empresas utilizan el escaneado OCR para evaluar automáticamente las solicitudes y preparar los datos de los candidatos aptos de forma estructurada. Así, los responsables de RRHH pueden encontrar candidatos adecuados con mayor rapidez y cubrir un puesto sin demora.

Seguros

Compañías de seguros utilizar el escaneado OCR para digitalizar las solicitudes de seguro, las notificaciones de siniestros y las pólizas. Esto reduce el tiempo de tramitación de los casos individuales.

Logística y transporte

En el sector de la logística, el OCR se utiliza para capturar hojas de ruta, albaranes y otros documentos de transporte y optimizar el proceso de seguimiento de los envíos.

Venta al por menor y comercio electrónico

En el comercio minorista, las empresas utilizan el escaneado OCR para digitalizar facturas, recibos e información sobre productos y facilitar el proceso de pedido y pago.

software de escaneado ocr

Escáner OCR: este software está disponible

Para hacer más eficiente la gestión de documentos con un escáner OCR para Mac o Windows, las empresas pueden elegir entre una amplia gama de software. Entre ellos se encuentran, por ejemplo, los siguientes programas y motores:

ABBYY FineReader

ABBYY FineReader es un escáner OCR para Mac y Windows que proporciona una sólida precisión para el reconocimiento automático de texto. Puede convertir documentos escaneados en varios formatos como PDF con función de búsquedaconvertir documentos de Word y hojas de cálculo de Excel. El software es compatible con más de 190 idiomas y permite editar y dar formato a los textos reconocidos.

Adobe Acrobat

Adobe Acrobat incluye funciones de OCR integradas para convertir documentos PDF escaneados en texto editable y que permita realizar búsquedas. El escáner de documentos OCR también ofrece funciones para editar, combinar y organizar archivos PDF.

Tesseract

Tesseract es un escáner OCR de código abierto. El motor es conocido por su precisión en el reconocimiento de texto y es compatible con varios idiomas. Tesseract puede integrarse en otros programas y suele utilizarse como base para funciones de OCR en diversas aplicaciones.

Readiris

Readiris es un escáner OCR para Windows y Mac que puede convertir documentos escaneados e imágenes digitalizadas en archivos editables y con capacidad de búsqueda. El software cuenta con varias funciones de reconocimiento de voz y puede exportar textos directamente a Word, Excel y PowerPoint.

OmniPage

OmniPage es un escáner con reconocimiento OCR que reconoce textos sin largos tiempos de procesamiento. Los formatos de exportación incluyen Word, Excel, PDF y ePub. El escáner OCR también admite el procesamiento automático de documentos por lotes.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote es una aplicación para tomar notas que también ofrece funciones de reconocimiento óptico de caracteres. Cuando las empresas cargan imágenes con texto en OneNote, el programa reconoce automáticamente el texto que contienen y permite realizar búsquedas. OneNote está integrado en Microsoft Office.

Konfuzio

Konfuzio es una empresa alemana de IA que desarrolla tecnologías de OCR y PNL (Procesamiento del lenguaje natural) ofrece.

El software de OCR permite extraer eficazmente datos estructurados de documentos no estructurados, como facturas, contratos y formularios.

Está especializado en el tratamiento de documentos complejos y específicos de distintos sectores, y ofrece una gran precisión y flexibilidad. Por ejemplo, puede reconocer fácilmente fuentes poco comunes y documentos manuscritos.

Cómo eligen las empresas el software de escaneado OCR adecuado

Qué software de escaneado OCR es el más adecuado para las empresas depende de sus requisitos específicos. ABBYY FineReader y Adobe Acrobat están especialmente extendidos en el mercado. Son adecuados para tareas sencillas de extracción de texto.

El motor de OCR Tesseract y el software de IA Konfuzio proporcionan la máxima precisión incluso con grandes cantidades de datos en documentos no estructurados.

De este modo hace sobre todo Konfuzio Gracias a su interfaz de fácil comprensión, resulta sencillo definir especificaciones para la extracción, el análisis y la evaluación de textos y, a continuación, ejecutarlas con sólo unos clics. Esto hace que el software alemán sea especialmente adecuado para grandes empresas y casas de sistemas que tienen que recopilar, clasificar y procesar a diario avalanchas de datos.

Cómo funciona un escáner OCR con Konfuzio

Para realizar un escaneado OCR con Konfuzio, cree primero un nuevo proyecto en su cuenta y seleccione la función deseada. Por ejemplo, puede hacer que una foto de un documento escrito a mano sea consultable. Para ello, cargue el archivo correspondiente. Konfuzio reconocerá automáticamente todos los caracteres del documento. Por último, puede exportar el documento en el formato que desee, como PDF. El tamaño de la fuente sigue siendo exactamente el mismo que en el documento original. El documento exportado ya permite realizar búsquedas. Nuestro vídeo muestra cómo funciona el escaneado OCR en Konfuzio. Reconocimiento de texto con OCR.

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El futuro del tratamiento de documentos

Hoy en día, el OCR es la tecnología básica para leer y procesar documentos con eficacia. Sin embargo, las últimas investigaciones muestran que esta tecnología podría ser sustituida en el futuro.

En este contexto, el "modelo donut" en particular ha sido capaz de generar mucha atención.

Se trata de un método de tratamiento de imágenes de documentos que no requiere OCR. Está diseñado para tratar eficazmente distintos idiomas y es computacionalmente más barato que los métodos de OCR que se utilizan actualmente. Cómo funciona exactamente el modelo del donut, lo explicamos en nuestro detallado Donuts en profundidad.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué significa OCR al escanear?

OCR son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Es una tecnología que se utiliza al escanear documentos. Reconoce el texto en cualquier formato de archivo (como JPG, PNG, PDF, etc.) y lo digitaliza. El resultado: el contenido del documento escaneado se puede buscar, copiar y editar. Así, esta tecnología desempeña un papel importante en la transformación digital de las empresas.

¿Qué es un escáner OCR?

Un escáner OCR es un software que puede capturar y digitalizar texto en varios formatos de archivo. Permite, por ejemplo, convertir documentos en papel en texto electrónico editable. Como resultado, el escaneado OCR facilita a las empresas la búsqueda, edición, archivo y análisis de texto.

¿Qué escáneres OCR existen?

Los escáneres OCR más habituales son Adobe Acrobat, ABBYY FineReader, Microsoft OneNote, Tesseract OCR, Google Drive, Evernote, Abbyy TextGrabber y Prizmo OCR. Destaca especialmente el software Konfuzio AI. Ofrece la máxima precisión a la hora de reconocer incluso fuentes poco comunes y documentos manuscritos.

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