Lista de comprobación empresarial para encontrar el mejor software de OCR

Encontrar un buen software de OCR puede ser una tarea difícil, ya que implica muchos aspectos críticos.

Tenga en cuenta que este contenido no pretende hacer una declaración sobre qué software de OCR es el mejor. Su objetivo es ofrecerle un marco en el que usted mismo pueda evaluar y comparar los programas de OCR. El objetivo de este marco es proporcionarle las herramientas que necesita para tomar una decisión informada sobre qué software de OCR satisface mejor las necesidades de su organización. Con este marco, puede revisar y comparar el software de OCR para asegurarse de que satisface las necesidades de su organización y ofrece los resultados que desea.

Resumen de las funciones del software OCR

El software de reconocimiento óptico de caracteres debe contar con un sólido canal de procesamiento de datos que pueda extraer y procesar con precisión datos de múltiples fuentes. También debe tener potentes capacidades de digitalización de contenidos para garantizar un proceso de digitalización fluido y eficaz.

Además, el software debe tener un alto nivel de comprensión del documento para interpretar correctamente su contenido. Esto es importante para que el programa ofrezca resultados precisos. Además, un buen software de OCR debe tener una interfaz fácil de usar y ser sencillo de utilizar para garantizar un uso sin problemas.

La limpieza y el formato de los datos también son componentes importantes que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar un software de OCR. El programa informático debe ser capaz de limpiar y formatear eficazmente los datos para garantizar su calidad y coherencia. Además, las funciones de almacenamiento y gestión de datos son importantes para garantizar la seguridad del almacenamiento y la recuperación de datos.

Por último, el software de OCR debe contar con sólidas funciones operativas y de supervisión para garantizar un funcionamiento sin problemas y evitar tiempos de inactividad o errores.

Encontrar un buen software de OCR requiere una evaluación cuidadosa de todas las categorías anteriores, y es importante elegir un software que satisfaga las necesidades específicas de su empresa.

Tratamiento de datos

El canal de procesamiento de datos es un componente esencial de los proveedores de software de IA, OCR e IDP de documentos, ya que proporciona la infraestructura para gestionar, procesar y entregar el resultado del software al usuario final. Los requisitos enumerados anteriormente garantizan que la canalización disponga de capacidades sólidas y flexibles para la entrada y salida de datos, la precisión del procesamiento y la gestión de excepciones, la integración con sistemas internos y externos, la colaboración, la supervisión y la elaboración de informes, y el control y la seguridad de los usuarios. Estas características son importantes para ofrecer a clientes y empresas soluciones de software fiables, eficaces y fáciles de usar.

5 preguntas que debe hacer a su proveedor de software de OCR

Al evaluar proveedores de software de IA de documentos, OCR o IDP, es importante conocer en detalle sus capacidades y características para determinar si satisfacen sus necesidades. Estas son las 5 preguntas más importantes que debe hacer a los proveedores:

  1. ¿Aprende el programa de los nuevos documentos y cómo gestiona los errores y excepciones durante el procesamiento?
  2. ¿Puede su software integrarse con nuestros sistemas internos existentes y con software externo como RPA o plataformas en la nube?
  3. ¿Cómo gestiona su software la colaboración de los usuarios, el control de las entradas y la seguridad en las cadenas de procesamiento?
  4. ¿Qué tipo de informes y opciones de supervisión ofrecen para controlar el rendimiento de nuestras canalizaciones y garantizar que funcionan con eficacia?
  5. ¿Puede dar ejemplos de proyectos similares en los que haya trabajado en el pasado y sus resultados, así como referencias de otros clientes que hayan utilizado su software?

Digitalización de contenidos

Los requisitos enumerados en Digitalización de contenidos se aplican a los proveedores de Documento AI-Es importante para el software de OCR, reconocimiento óptico de caracteres e IDP, ya que determina el alcance de los documentos y datos que puede procesar el software. La capacidad de realizar un OCR forzado en todos los documentos entrantes garantiza que los documentos escaneados o basados en imágenes puedan ser procesados. La capacidad de procesar diversos tipos de archivos, como correos electrónicos, documentos de Word, archivos PDF e imágenes, amplía la gama de entradas que puede procesar el software. Con la capacidad de procesar tablas, extraer datos de formularios y dividir documentos en componentes más pequeños, el software puede extraer datos específicos de documentos complejos. La función de extracción de pares clave-valor es importante para extraer información relevante de los documentos y hacerla buscable y accesible para su posterior análisis y uso. Estas funciones son cruciales para ofrecer una solución integral de digitalización a empresas y organizaciones.

5 preguntas que debe hacer a su proveedor de software de OCR

Al evaluar las capacidades de digitalización de contenidos de un proveedor de software de IA documental, OCR o IDP, es importante formular preguntas que cuestionen las capacidades del proveedor y garantizar que su software satisface sus necesidades. He aquí 5 preguntas que puede utilizar para cuestionar las capacidades de digitalización de contenidos:

  1. ¿Puede su software gestionar grandes volúmenes de documentos entrantes y procesarlos rápidamente?
  2. ¿Puede su software extraer datos de tablas y formularios de documentos de forma precisa y coherente?
  3. ¿Cuál es el grado de precisión de su tecnología OCR y qué medidas se aplican para corregir errores y gestionar excepciones durante el procesamiento?
  4. ¿Puede su programa descomponer grandes documentos en componentes más pequeños y manejables y extraer de ellos datos específicos?
  5. ¿Puede su software extraer y procesar información en distintos idiomas y manejar documentos multilingües?

Comprensión de documentos

Entre las principales características que debe tener un programa informático de comprensión de documentos están la capacidad de clasificar y ordenar documentos por tipos, la extracción flexible de elementos, el reconocimiento y normalización de información numérica, de fechas, divisas y direcciones, el reconocimiento de casillas de verificación, la evaluación del nivel de confianza y la precisión, y el reconocimiento y minimización de información irrelevante, compatibilidad con varios idiomas, reconocimiento especial de documentos relacionados con seguros, identificación de firmas y firmantes, reconocimiento de texto "tachado", extracción de atributos y estructura de documentos, extracción de relaciones y entidades, reconocimiento de entidades con nombre, reconocimiento de exclusiones basado en PLN, lógica de extracción multicapa, reconocimiento de campos obligatorios omitidos y reconocimiento y extracción de comentarios de Adobe Documentos PDF.

5 preguntas que debe hacer a su proveedor de software de OCR

Al evaluar las capacidades de comprensión de documentos de un proveedor de software, es importante formular preguntas que cuestionen las capacidades del proveedor y garantizar que el software satisface sus necesidades. He aquí 5 preguntas para poner a prueba la capacidad de comprensión de los documentos:

  1. ¿Hasta qué punto es preciso y fiable el mecanismo de clasificación y ordenación de documentos? ¿Puede adaptarse a necesidades específicas?
  2. ¿Puede el software reconocer y extraer datos de forma precisa y coherente de distintos tipos de documentos, incluidos aquellos con estructuras o formatos complejos?
  3. ¿Puede el software reconocer y normalizar la información sobre números, fechas, divisas y direcciones, incluso en documentos con formatos incoherentes?
  4. ¿Qué tal gestiona el software los documentos multilingües y puede reconocer y extraer con precisión información en distintos idiomas?
  5. ¿Puede el software identificar y extraer información compleja, como cláusulas y exclusiones, reconocer comentarios y detectar la falta de campos obligatorios?

Experiencia de usuario y usabilidad

La facilidad de uso es un factor importante a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor software de OCR, ya que afecta directamente a la eficacia, productividad y precisión del proceso de extracción. He aquí algunas razones por las que la usabilidad debe ser una de las principales preocupaciones:

  1. Velocidad y eficacia: funciones como la carga y el procesamiento fluidos de documentos, la integración con WebSSO y la carga masiva de campos de extracción ayudan a los usuarios a trabajar con rapidez y eficacia y mejoran su productividad general.
  2. Flexibilidad: las distintas opciones de anotación y la posibilidad de corregir manualmente los datos extraídos proporcionan flexibilidad a los usuarios, permitiéndoles elegir los métodos que mejor les funcionen.
  3. Precisión: Funciones como la búsqueda por palabras clave en el documento, la integración de la interfaz de usuario y la API REST así como la capacidad de aprobar o aprobar/rechazar automáticamente recomendaciones de IA en bloque, mejoran la precisión de los datos extraídos y reducen la probabilidad de error.
  4. Organización: la claridad y organización de los resultados de la extracción, la facilidad de categorización y ordenación, y la posibilidad de distinguir entre campos de extracción obligatorios y deseables mejoran la organización general de los datos extraídos y facilitan el trabajo y la comprensión de los usuarios.
  5. Facilidad de uso: funciones como el zoom, la navegación por las páginas y la rotación de documentos mejoran la experiencia general del usuario y hacen que trabajar con el software sea más agradable y eficaz.
  6. Integración perfecta: la integración perfecta del flujo de trabajo con los procesos existentes del usuario mejora la eficiencia y productividad generales del software y facilita a los usuarios su integración en el trabajo.

16 factores para una alta usabilidad del software OCR

Al ofrecer estas funciones, el software de OCR puede mejorar la facilidad de uso y la eficacia general del proceso de extracción, convirtiéndose en una valiosa herramienta para los usuarios.

  1. Tiempo de carga y procesamiento de documentos: La carga y el procesamiento fluidos y rápidos de los documentos garantizan un alto nivel de satisfacción y productividad de los usuarios, que pueden pasar rápidamente de un documento a otro sin tener que esperar a que el software se ponga al día.
  2. Integración WebSSO: la integración Web Single Sign-On (WebSSO) permite a los usuarios acceder al software con sus credenciales corporativas existentes, lo que ahorra tiempo y reduce el número de contraseñas que deben recordar.
  3. Opciones de anotación: Varias opciones de anotación, como la selección de recuadros, el clic de izquierda a derecha o la anotación multilínea, proporcionan a los usuarios flexibilidad en la forma de anotar documentos y les permiten trabajar de la manera que les resulte más cómoda.
  4. Búsqueda por palabras clave dentro de un documento: la posibilidad de buscar palabras clave mientras se comenta un documento facilita a los usuarios la búsqueda de información relevante y aumenta su eficacia y precisión.
  5. Integración de interfaz de usuario y API REST: La integración de la interfaz de usuario (UI) con una base de datos backend permite seleccionar y validar fácilmente los datos, lo que mejora la precisión de los datos extraídos.
  6. Panel de vista previa de la salida: Un panel de vista previa de la salida ofrece a los usuarios una representación visual de los datos extraídos para que puedan identificar rápidamente errores o discrepancias y hacer las correcciones necesarias.
  7. Flexibilidad en la corrección de los datos extraídos: La posibilidad de corregir manualmente los datos extraídos mejora la precisión del resultado final y proporciona un mayor control sobre el proceso de extracción.
  8. Recomendación de la mejor selección posible: Recomendar sólo la mejor elección posible en lugar de múltiples opciones ahorra tiempo a los usuarios y reduce la probabilidad de errores.
  9. Aprobar/rechazar automáticamente las recomendaciones de la IA: La posibilidad de aprobar automáticamente o aprobar/rechazar en bloque las recomendaciones de IA agiliza el proceso de extracción y ahorra tiempo.
  10. Resultados de extracción limpios y claros: los resultados de extracción claros facilitan a los usuarios la comprensión y el uso de los datos extraídos, lo que mejora la usabilidad general del software.
  11. Opciones de navegación por los documentos: funciones como el zoom, la navegación por páginas y la rotación de páginas facilitan el trabajo con los documentos y mejoran la experiencia general del usuario.
  12. Enfoque ML: Un enfoque ML que considera cada entrada como un conjunto de entrenamiento en tiempo real, en lugar de actualizar el modelo periódicamente, mejora la precisión de la extracción a lo largo del tiempo.
  13. Perfecta integración en el flujo de trabajo: la perfecta integración en el flujo de trabajo existente del usuario mejora la eficacia y productividad generales del software.
  14. Campos de extracción obligatorios frente a campos "agradables": La posibilidad de distinguir entre los campos de extracción obligatorios y los que "está bien tener" permite a los usuarios priorizar su trabajo y mejorar la precisión de los datos extraídos.
  15. Carga masiva de campos de extracción: La posibilidad de cargar en bloque los campos de extracción mediante una plantilla de Excel ahorra tiempo y reduce la probabilidad de errores.
  16. Fácil categorización y clasificación: la posibilidad de categorizar y clasificar fácilmente los datos extraídos mejora la organización general y la facilidad de uso del software.

Depuración y formación de datos

Las funciones de limpieza y formateo de datos son importantes en el software de OCR porque garantizan que los datos extraídos sean precisos y coherentes y puedan utilizarse en otros sistemas. Estas funciones facilitan la conexión con sistemas CRM o ERP, ya que:

  1. Mejora de la calidad de los datos: las funciones de limpieza de datos ayudan a eliminar errores, incoherencias y duplicados de los datos extraídos, lo que los hace más precisos y fiables para su uso en otros sistemas.
  2. Formato coherente: las funciones de formato garantizan que los datos extraídos sean coherentes y claros. Esto facilita la integración en otros sistemas y reduce la probabilidad de errores.
  3. Mayor eficacia: con datos limpios y bien formateados, es más fácil conectar con otros sistemas y automatizar el procesamiento de datos, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para la introducción manual de datos y minimiza el riesgo de errores.

En resumen, las funciones de limpieza y formateo de datos del software de OCR ayudan a garantizar que los datos extraídos sean de alta calidad y coherentes, lo que facilita la integración con otros sistemas, como los de CRM o ERP, y reduce la probabilidad de errores. En última instancia, esto ahorra tiempo y mejora la eficiencia y la productividad generales.

5 preguntas que debe hacer a su proveedor de software de OCR

Las siguientes preguntas son importantes a la hora de seleccionar el mejor software de OCR porque ayudan a determinar la capacidad del software para extraer y limpiar datos con precisión y eficacia. Entre las funciones que abordan se encuentran la validación y normalización de campos, la extracción y autoajuste de tablas, la validación de expresiones regulares personalizadas, el enmascaramiento de datos y el script Python/.Integración API. Estas características garantizan que los datos extraídos sean coherentes, precisos y seguros para que puedan utilizarse más fácilmente en otros sistemas.

  1. ¿Es compatible el software de reconocimiento óptico de caracteres con la validación y estandarización de campos, por ejemplo, la conversión entre formatos de fecha de EE.UU. y la UE y los distintos formatos de números?
  2. ¿Puede el programa de OCR extraer tablas de los PDF y ajustar automáticamente las filas y columnas?
  3. ¿Permite el software de OCR el uso de expresiones regulares personalizadas para la validación y limpieza de datos tras la extracción?
  4. ¿Es capaz el programa de OCR de enmascarar o tachar datos sensibles o personales?
  5. ¿Es posible? Scripts de Python o conectarse a API de terceros, como la API de Google Maps, para la validación de datos en el software de OCR?

Almacenamiento y gestión de datos

El software de OCR debe tener buenas funciones de almacenamiento y gestión de datos, ya que garantiza la eficacia, la seguridad y la accesibilidad de los datos extraídos. He aquí por qué:

  1. Eficacia: unas buenas funciones de almacenamiento y gestión de datos ayudan a organizar los datos extraídos para que sean fáciles de encontrar, recuperar y utilizar. Esto puede ahorrar tiempo y aumentar la eficacia en el tratamiento y análisis de datos.
  2. Seguridad: el almacenamiento y la gestión adecuados de los datos extraídos ayudan a proteger la información sensible de accesos no autorizados y garantizan la protección de los datos.
  3. Accesibilidad: La capacidad de almacenar y gestionar los datos extraídos de forma que sean fácilmente accesibles puede ser importante para colaborar y compartir, así como para futuras consultas y análisis.

En resumen, unas buenas funciones de almacenamiento y gestión de datos son fundamentales para garantizar la eficacia, seguridad y accesibilidad de los datos extraídos, todos ellos factores importantes a tener en cuenta a la hora de seleccionar un software de OCR.

5 preguntas que debe hacer a su proveedor de software de OCR

A continuación encontrará 5 preguntas que debe plantearse para determinar si el software de OCR es el mejor de su clase para el almacenamiento y la gestión de datos:

  1. ¿Dispone el software de normas y políticas empresariales para el almacenamiento y la gestión de datos que puedan ser interpretadas por las máquinas?
  2. ¿Puede el software soportar la taxonomía y la curación de gráficos de conocimiento para categorizar y organizar los datos extraídos?
  3. ¿Dispone el programa de control de versiones para documentos similares o idénticos?
  4. ¿Dispone de un sistema de control de versiones y de registro de los cambios y actualizaciones de los datos extraídos?
  5. ¿Puede integrarse o conectarse a su herramienta de archivo y ofrecer funciones sencillas de búsqueda (semántica o por facetas) o filtrado de los documentos extraídos?

Operaciones y control

Para las grandes organizaciones, evaluar el software de OCR en términos de operaciones y gestión es fundamental, ya que garantiza que el software satisface sus necesidades de procesamiento y gestión de datos de forma eficaz, segura y escalable. He aquí por qué:

  1. Eficacia: el funcionamiento y la gestión eficaces del software de OCR pueden ayudar a reducir el tiempo de procesamiento y aumentar la productividad, ahorrando tiempo y dinero a la empresa.
  2. Seguridad: el funcionamiento y la gestión adecuados del software de OCR pueden ayudar a garantizar la seguridad de los datos confidenciales y a proteger a la organización de filtraciones de datos y otros riesgos de seguridad.
  3. Escalabilidad: las grandes organizaciones suelen procesar grandes cantidades de datos y necesitan un software que pueda escalar para satisfacer sus necesidades. La evaluación de las capacidades operativas y de gestión del software de OCR puede garantizar que éste se adapta a las necesidades de tratamiento de datos actuales y futuras de la organización.

En resumen, evaluar el software de OCR para su funcionamiento y gestión es fundamental para que las grandes organizaciones se aseguren de que el software es eficaz, seguro, escalable y satisface las necesidades de procesamiento y gestión de datos de la organización.

5 preguntas que debe hacer a su proveedor de software de OCR

A continuación encontrará 5 preguntas que debe plantear a un proveedor de software de OCR para determinar si el software ofrece funciones operativas y de gestión de primera categoría:

  1. ¿Proporciona el software un control de acceso basado en funciones a nivel de documento para proteger los datos confidenciales y garantizar el cumplimiento de la normativa?
  2. ¿Proporciona el programa explicaciones sobre sus modelos de aprendizaje automático para entender cómo se toman las decisiones?
  3. ¿Cómo gestiona el software el ciclo de vida de sus modelos de aprendizaje automático, incluidas las versiones y la implantación?
  4. ¿Puede el programa detectar y notificar cualquier cambio en los datos para garantizar su exactitud y evitar que se desvíen?
  5. ¿Proporciona el software informes y análisis sobre los resultados de la extracción y puede verificarse con los registros de los usuarios?

El software OCR automatiza las tareas de tratamiento de datos

El software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede desempeñar un papel crucial para las empresas que desean digitalizar sus datos en papel y automatizar sus tareas de tratamiento de datos. He aquí por qué:

  1. Mayor eficacia: al automatizar el proceso de extracción de datos de documentos en papel, el software de OCR puede reducir significativamente la introducción manual de datos y el tiempo de procesamiento, aumentando la eficacia y la productividad.
  2. Mayor precisión de los datos: el software de OCR utiliza algoritmos avanzados de aprendizaje automático para extraer y reconocer con precisión el texto de las imágenes, lo que reduce la probabilidad de errores y mejora la precisión de los datos.
  3. Seguridad mejorada: el software de OCR puede configurarse con funciones de seguridad avanzadas para proteger datos confidenciales, garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y reducir el riesgo de filtración de datos.
  4. Escalabilidad: el software de OCR es capaz de procesar grandes cantidades de datos y satisfacer las necesidades de empresas en crecimiento, por lo que puede satisfacer las necesidades de procesamiento de datos de empresas de todos los tamaños.
  5. Fácil integración: el software de OCR se integra fácilmente con otros sistemas, como los de CRM o ERP, lo que permite a las empresas agilizar sus flujos de trabajo de procesamiento de datos.

En resumen, el software de OCR puede ayudar a las organizaciones a automatizar sus tareas de procesamiento de datos, mejorar la precisión de los datos, aumentar la seguridad y satisfacer sus necesidades de procesamiento de datos a medida que crecen. Al seleccionar un software de OCR, es importante tener en cuenta características como la validación de datos, la precisión de la extracción y la facilidad de integración para garantizar que el software satisface las necesidades de la empresa.

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