Automatizar los procesos de licitación con inteligencia artificial

Un factor decisivo para el éxito económico de una empresa reside en la preparación y tramitación eficientes de ofertas y documentos de licitación. En vista de la creciente concienciación sobre los precios y las exigencias de calidad de los clientes potenciales, se ha hecho necesario que la gestión de las licitaciones tenga más individualidad y procesos más eficientes. Si esto no se aplica suficientemente, puede perder clientes y la reputación de su empresa se resentirá. El derecho Tecnologías puede ayudar a simplificar los procesos de licitación y llevar la gestión de las ofertas a un nivel superior. El uso de la inteligencia artificial (IA) permite a las empresas automatizar sus procesos de licitación.

Procedimiento de licitación - definición

El procedimiento de licitación también se denomina proceso de licitación o convocatoria de licitación. En este proceso, un órgano de contratación -por ejemplo, una organización, un gobierno o una empresa- solicita ofertas a licitadores -por ejemplo, proveedores, prestadores de servicios o contratistas-. Este proceso permite al organismo licitador crear una competencia transparente y obtener las mejores ofertas para satisfacer sus necesidades. En un proceso de licitación, el organismo licitador define sus necesidades, especificaciones técnicas, cualificaciones y otra información relevante importante para los proveedores. A continuación, los proveedores pueden presentar sus ofertas, que se evalúan según criterios predefinidos. A los proveedores más cualificados se les adjudica el contrato y llevan a cabo el proyecto o servicio en nombre del organismo licitador.

Antecedentes de la convocatoria de propuestas

Por principio, los poderes adjudicadores no celebran sus contratos de manera informal. Este planteamiento se basa en la idea de que la legislación sobre contratación pública debe hacer accesibles a la libre competencia los proyectos financiados con impuestos y gravámenes y, al mismo tiempo, permitir un control preciso de los costes. Mediante un anuncio de licitación, los poderes adjudicadores convocan concursos de obras, servicios o suministros en los que deben cumplirse los requisitos de la legislación sobre contratación pública. El anuncio suele hacerse en medios impresos de publicación general, en medios especializados del sector y también en forma digital en diversos portales de internet. Los anuncios de licitación están sujetos a determinados plazos en los que deben solicitarse los documentos de licitación y presentarse las ofertas.

Resumen de los métodos de licitación más comunes

Concursos públicos

Estos procedimientos los llevan a cabo predominantemente gobiernos o instituciones públicas para adjudicar contratos. Este tipo de licitación está sujeto a estrictos requisitos legales y garantiza así la transparencia y equidad del proceso. En los últimos años, sin embargo, cada vez más clientes comerciales o incluso privados han empezado también a utilizar esta opción para licitar proyectos. La expansión del mercado de las licitaciones se basa, por un lado, en la expectativa de reducir costes. Por otro, se basa en la perspectiva de acceder a un mayor número de posibles proveedores de servicios y, en ocasiones, a nuevos impulsos.

Licitaciones restringidas

En este enfoque, sólo se invita a presentar ofertas a los proveedores seleccionados. Normalmente, la selección de los proveedores se basa en su experiencia, conocimientos o precalificación previa.

Procedimiento negociado

En este caso, se negocia directamente con uno o varios proveedores para obtener las mejores condiciones. Este procedimiento suele utilizarse en proyectos complejos en los que los requisitos técnicos no están claramente definidos.

Diálogo competitivo

En este proceso de licitación, los organismos licitadores entablan un diálogo con los proveedores para desarrollar soluciones innovadoras y especificar los requisitos antes de presentar las ofertas finales.

Procedimiento de licitación

Un procedimiento de licitación se desarrolla en varias etapas:

  1. Evaluación de las necesidades: El organismo licitador identifica sus necesidades exactas y define los requisitos del proyecto, servicio o producto.
  2. Crear documentos de licitación: Se prepara un pliego de condiciones detallado con toda la información pertinente para los posibles proveedores, como especificaciones técnicas, plazos de entrega y condiciones contractuales.
  3. Aviso público: La convocatoria de propuestas se anunciará públicamente, ya sea en medios impresos, en medios comerciales especiales o digitalmente en portales de Internet adecuados.
  4. Plazo de oferta: Las empresas interesadas disponen de un plazo fijo para presentar sus ofertas.
  5. Revisión de ofertas: El organismo licitador comprobará que las ofertas presentadas cumplen los requisitos y contienen toda la información solicitada.
  6. Aplicar los criterios de puntuación: Las ofertas se evaluarán con arreglo a criterios de evaluación predefinidos y establecidos de antemano por el organismo licitador.
  7. Decisión de adjudicación: Sobre la base de la evaluación y los criterios de evaluación, el organismo licitador decide a qué oferta se adjudica el contrato.
  8. Conclusión del contrato: El adjudicatario y el organismo licitador firman un contrato en el que se especifican las condiciones y la ejecución del proyecto o servicio.
  9. Aplicación y control: El proveedor contratado lleva a cabo el proyecto o servicio según las condiciones acordadas, mientras que el organismo licitador controla y supervisa la ejecución.
  10. Informe final: Una vez finalizado el proyecto o servicio, se elabora un informe final en el que se documentan los resultados y el desarrollo del proceso de licitación.

¿Cómo reforma el proceso de licitación el uso de la IA?

Existen varias posibilidades en cuanto a las tareas que el Inteligencia artificial puede encargarse de automatizar el proceso de licitación y optimizar así todo el proceso. Esto incluye:

Evaluación y extracción de datos

La IA es capaz de analizar grandes volúmenes de documentos y expedientes de licitación y extraer la información pertinente. Como resultado, la información necesaria se encuentra con mayor rapidez y precisión.

Preselección automatizada

KI puede precalificar a los licitadores potenciales en función de sus cualificaciones y experiencia. De este modo se garantiza que solo se invita a presentar ofertas a las empresas adecuadas.

Generación de respuestas basadas en plantillas

KI utiliza plantillas normalizadas para generar respuestas de oferta a las preguntas o requisitos más frecuentes. Esto acelera el proceso y garantiza una calidad de respuesta homogénea.

Evaluación de ofertas

KI evalúa automáticamente las ofertas presentadas y las compara con los criterios definidos. Esto ayuda al organismo licitador a evaluar y seleccionar la mejor oferta.

Seguimiento y análisis

AI supervisa el proceso de licitación y realiza análisis para detectar cuellos de botella o posibilidades de mejora.

Interacción con los licitadores

La IA responde a las consultas de los licitadores y les guía a lo largo del proceso.

Procesamiento del lenguaje natural (PLN)

La IA requiere Técnicas de PNL comprender el significado de las preguntas y los requisitos y formular respuestas precisas.

Al aplicar la IA, las empresas pueden acelerar todo el proceso de licitación. De este modo, la tramitación de las licitaciones es más eficaz y se ahorra tiempo. Aumentan la precisión y la coherencia de las respuestas a las licitaciones, mientras que un mejor análisis de los datos proporciona a los responsables de la toma de decisiones una base sólida para seleccionar la mejor oferta. Del mismo modo, se refuerzan la transparencia y la trazabilidad. La introducción de un sistema de IA requiere un esfuerzo inicial para adaptar la estructura de datos y adecuar la IA a los requisitos específicos del proceso de licitación. recibir formación. La protección de datos y la seguridad son esenciales, ya que el tratamiento de datos sensibles en el proceso de licitación requiere un tratamiento cuidadoso.

Conclusión

Incorporar la inteligencia artificial al proceso de licitación abre nuevas oportunidades para su empresa. La automatización hace que el proceso de licitación sea más rápido y transparente, lo que beneficia tanto a los clientes como a los posibles contratistas. El uso de la IA permite optimizar todo el proceso. La optimización abarca desde el análisis de los requisitos de la licitación hasta la estructuración de las respuestas. Gracias a la automatización, las empresas podrán trabajar de forma más eficiente y lograr ventajas competitivas en el futuro. Así pues, la interacción entre el hombre y la máquina configurará de forma significativa el proceso de licitación.

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