La captura digital de documentos permite soluciones personalizadas

En IP Dynamics GmbH es una empresa de TI innovadora en el sector de los centros de contacto y las comunicaciones unificadas. Cuenta con más de 100 colegas altamente cualificados repartidos en siete sedes repartidas por toda Alemania. Junto con Konfuzio, digitalizan, automatizan y optimizan de forma sostenible los procesos empresariales. Los servicios ofrecidos abarcan desde la planificación e implantación hasta la garantía de calidad y el posterior funcionamiento de los sistemas.

La captura digital de documentos permite una automatización inteligente

IP Dynamics utiliza Konfuzio para la captura, lectura, localización e indexación automatizadas de recibos. Konfuzio convierte automáticamente los documentos digitales de contenido no estructurado en datos estructurados, que pueden ser procesados eficazmente por el software IP Dynamics. El resultado son soluciones modernas y digitales que pueden generar un enorme valor añadido en los departamentos de contabilidad de empresas de diversos sectores y organismos públicos.

¿Qué se entiende por vale?

Recibo es el término genérico para facturas, recibos, recibos de caja y cualquier otra prueba que documente un gasto o ingreso empresarial. Los recibos se consideran prueba de un hecho concreto en su empresa; las facturas, por ejemplo, prueban la compra o venta de bienes o servicios.

¿Cuáles son las ventajas de la entrada de documentos?

La automatización de facturas y recibos ahorra trabajo manual en contabilidad, acelera el proceso global y garantiza una optimización inteligente de los recibos entrantes. En el proceso global de captura inteligente y digital de documentos, Konfuzio se encarga de los primeros pasos, antes de que el software IP Dynamics implemente la automatización de los pasos posteriores de forma altamente competente.

Tras la lectura inteligente de los documentos entrantes y la integración automatizada de los datos adquiridos en el sistema ERP o CRM de la empresa, IP Dynamics se encarga de los pasos siguientes. Hasta que los documentos entrantes se contabilizan automáticamente, varios pasos de trabajo y verificación se aplican digitalmente, de modo que el personal contable sólo tiene que intervenir en el proceso en caso de ambigüedades y para aplicar un principio de doble control.

¿En qué pasos tiene lugar el reconocimiento de un documento digital?

  1. Los recibos y documentos llegan al buzón por correo electrónico
  2. Los recibos y documentos se leen de forma inteligente y se transfieren a información estructurada.
  3. Los datos extraídos de los recibos se transfieren al sistema ERP y CRM y se comprueban
  4. Los datos se utilizan para la introducción digital de documentos y la contabilidad previa
  5. Se publica el documento

De este modo, los clientes de IP Dynamics ahorran tiempo y dinero y pueden liberar a sus empleados de tareas repetitivas. Esto crea espacio libre para impulsores de valor innovadores y un trabajo más creativo. Esto no sólo garantiza una mayor satisfacción de los empleados en la contabilidad, sino también un mejor uso de los recursos y una aceleración sostenible de los procesos. Como resultado, la solución puede crear valor añadido para los empleados, los clientes y toda la empresa.

La integración flexible de Konfuzio con nuestro sistema de gestión de documentos digitales nos permite en IP Dynamics automatizar muchos procesos empresariales. Como resultado, ofrecemos un servicio mejor y más rápido a nuestros clientes.

Christian Stölken, Director General de IP Dynamics GmbH

¿Qué documentos pueden automatizarse además de la entrada de documentos?

Además de los recibos, también puede Nota informativaAlbaranes de entrega y muchos otros documentos pueden ser leídos por la IA híbrida de Konfuzio y procesados de forma inteligente utilizando el amplio conocimiento de los procesos de IP Dynamics. El algoritmo adaptativo de Konfuzio puede ser entrenado por IP Dynamics para reconocer diferentes diseños e idiomas, permitiendo que la solución se adapte individualmente a cada empresa y optimice integralmente los procesos de negocio.

¿Cómo digitalizar los recibos?

Un buen escáner es el más adecuado para digitalizar documentos en papel. Una resolución de 300 ppp al escanear es suficiente para guardar el documento en formato imprimible. Esto garantiza que el contenido del documento siga siendo legible incluso después de imprimirlo en una impresora de oficina. Los formatos de archivo adecuados para el almacenamiento digital son PDF, PNG, JPEG o TIFF. No debería ser posible modificar los documentos una vez guardados. Por lo tanto, formatos como doc, odt- o xls no son adecuados para documentos conformes con GoBD. Una vez escaneado, el escáner debe guardar el documento directamente en el sistema de archivo o reenviarlo como correo electrónico.

¿Cómo funciona el reconocimiento automático de comprobantes en los programas de contabilidad?

Con el sistema independiente y automático Reconocimiento de documentos tiene la posibilidad de escanear los documentos entrantes y asignarlos automáticamente. A continuación, el documento escaneado es procesado por el Reconocimiento de caracteres OCR captados y comprendidos automáticamente por la IA. Añade palabras clave predefinidas al documento y lo convierte en un formato legible por máquina.

¿Ofrece Konfuzio una API de reconocimiento de vales?

Sí, Konufzio ofrece un interfaz estructuradapara ampliar también los programas informáticos existentes y reconocer así automáticamente los recibos.

¿Con qué soluciones es compatible Konfuzio?

Gracias a una amplia gama de interfaces, Konfuzio puede integrarse fácilmente para diversos proveedores de servicios informáticos y es compatible con muchas soluciones de software. Por tanto, el software de Konfuzio puede utilizarse de diversas maneras para optimizar los procesos de las empresas de forma sostenible e inteligente.

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