Organización de datos: automatizar la búsqueda de palabras clave con IA

Jan Schäfer

Para utilizar los datos con eficacia, las empresas necesitan organizarlos de forma bien pensada y en función de sus necesidades. La codificación de archivos, documentos y contenidos desempeña aquí un papel especialmente importante. Porque sólo si toda la información es fácilmente accesible pueden las empresas utilizarla para añadir valor a sus procesos.

Le mostraremos cómo funciona el keywording, cómo puede beneficiarse de él y por qué la inteligencia artificial es esencial para la organización y el uso eficientes de sus datos.

Resumen de los hechos más importantes

  • La codificación de documentos y contenidos incluye el análisis de contenidos, la determinación de palabras clave, la codificación propiamente dicha, una revisión opcional y la integración en los sistemas existentes.
  • Las ventajas de la indexación son un acceso fácil a la información y una mejor colaboración entre todos los empleados.
  • Con Konfuzio, puede automatizar todo el proceso de indexación, desde la importación de documentos hasta la integración final en las bases de datos.
  • La IA de Konfuzio es adecuada, por ejemplo, para la indexación automatizada de facturas en la gestión de documentos, artículos en línea en un sistema de gestión de contenidos o productos en el comercio electrónico. Descubra ahora cómo puede utilizar Konfuzio para organizar los datos de su empresa.

Keywording - Significado

El etiquetado describe el proceso de añadir palabras clave o etiquetas a un contenido específico para facilitar su clasificación y localización. Estas palabras clave suelen ser términos que representan el contenido o el tema del material. Las empresas utilizan el etiquetado clave principalmente para clasificar y organizar los datos mediante términos. 

En la práctica, permiten, por ejemplo, encontrar documentos de forma eficaz. La indexación es, por tanto, importante para las bases de datos, los ficheros digitales, los archivos, los sistemas de gestión de contenidos y las plataformas en línea. Mejora la organización y el acceso a la información.

Funcionalidad de keywording

¿Cómo funciona el keywording?

Las empresas suelen seguir estos 5 pasos para crear archivos o documentos con palabras clave:

1. análisis de contenido

El primer paso para etiquetar archivos es analizar el contenido, ya sea un documento de texto, una imagen, un vídeo u otro tipo de datos. Durante este análisis, las empresas identifican las características relevantes, los temas y la información clave.

2. determinación de las palabras clave

A partir del análisis, las empresas seleccionan las palabras clave o etiquetas que mejor describen el contenido. Estas palabras clave son representativas de los principales temas o elementos del contenido.

3. registro de palabras clave 

Las empresas codifican los documentos con las palabras clave seleccionadas. Es importante tener en cuenta el contexto, los matices y los requisitos específicos del contenido. Aquí es donde radica el reto: si no se dispone de ningún software que automatice el proceso de keywording, hay que llevar a cabo una keywording significativa de forma manual.

Indexación de documentos con inteligencia artificialalgoritmos para aprendizaje automático, Procesamiento del lenguaje natural (NLP, procesamiento del lenguaje natural) y Reconocimiento óptico de caracteres (OCR, reconocimiento óptico de caracteres) proporciona un remedio en este caso.

A lo largo de este artículo le mostraremos en detalle cómo funciona el keywording con la tecnología moderna.

4. verificación y garantía de calidad (opcional)

Tras la búsqueda, las empresas comprueban los resultados para asegurarse de que las palabras clave son correctas y adecuadas. Sin embargo, esto sólo es relevante en el caso de la búsqueda semiautomatizada o manual. En el caso del keywording automatizado, la inteligencia artificial lleva a cabo todo el proceso de forma independiente. La comprobación sólo es necesaria en casos excepcionales.

5. integración en sistemas (opcional)

Las empresas integran las palabras clave en el sistema correspondiente, como una base de datos, un archivo o un Expediente personal digital. Las empresas sólo tienen que realizar ellas mismas este último paso si no disponen del software adecuado con IA. 

Keywording - 6 importantes ventajas

El etiquetado de documentos ayuda a las empresas a utilizar sus datos de forma más eficiente y a optimizar sus procesos empresariales. En la práctica, el proceso genera estas ventajas, por ejemplo:

Mayor facilidad de búsqueda

Al añadir etiquetas o palabras clave pertinentes a los contenidos, las empresas mejoran su capacidad de localización. Así, los usuarios pueden buscar información específica con mayor rapidez y precisión.

Por ejemplo: Una tienda online utiliza etiquetas de productos para facilitar a los clientes la búsqueda y la navegación por el catálogo.

Mejor colaboración entre los empleados

Al etiquetar los documentos, los empleados pueden encontrar y compartir información relevante más fácilmente. Esto fomenta la colaboración, ya que los miembros del equipo pueden acceder rápidamente a los recursos que necesitan sin perder tiempo en búsquedas laboriosas.

Por ejemplo: En un equipo de proyecto, los documentos se indexan para garantizar que los miembros del equipo puedan acceder eficazmente a la información que necesitan.

Aumentar la productividad

La mejora de la capacidad de búsqueda y la colaboración eficaz que permite la indexación contribuyen a aumentar la productividad general. Los empleados completan sus tareas con mayor rapidez al poder acceder más fácilmente a los recursos pertinentes.

Por ejemplo: Una empresa indexa los materiales de formación para garantizar que los empleados puedan acceder rápidamente a contenidos de formación actualizados, lo que acelera el proceso de aprendizaje, reduce los errores y aumenta la productividad.

Gestión eficaz de documentos

Cuando las empresas indexan documentos, facilitan la organización y el acceso a información importante. Los empleados trabajan de forma más eficiente al tener siempre a mano todos los documentos pertinentes con unos pocos clics.

Por ejemplo: Una empresa indexa documentos internos por proyectos o temas para crear una base de datos estructurada.

Organización optimizada de los contenidos

Si se indexan contenidos como textos, imágenes y vídeos, las empresas pueden organizar los contenidos de forma selectiva, lo que mejora la creación de las bibliotecas y archivos correspondientes.

Por ejemplo: Una empresa de medios de comunicación indexa sus artículos y vídeos por temas para crear una biblioteca de contenidos claramente organizada y con capacidad de búsqueda.

Mejor búsqueda en los sitios web 

Etiquetar los contenidos de los sitios web optimiza la función de búsqueda, lo que redunda en una mejor experiencia del usuario.

Por ejemplo: Una empresa añade etiquetas a su base de datos de conocimientos para que clientes y empleados puedan realizar búsquedas rápidas y precisas.

Automatice la búsqueda de palabras clave con konfuzio

Keywording con IA: automatice completamente el proceso con Konfuzio

La codificación manual de documentos supone una enorme cantidad de trabajo, especialmente para las empresas que organizan y procesan grandes cantidades de datos. Para ellas, la codificación automatizada es indispensable. Konfuzio cuenta con inteligencia artificial que automatiza todo el proceso de keywording:

Importación automática de documentos

Antes de que las empresas examinen el contenido de los documentos relevantes para la búsqueda de palabras clave, primero deben cotejarlos a partir de diversas fuentes. Konfuzio lo hace automáticamente. La inteligencia artificial coteja los documentos procedentes de diversos canales, como carpetas de archivos, archivos adjuntos de correo electrónico o aplicaciones informáticas. No importa el formato de los documentos. 

Análisis de textos e identificación de palabras clave

Konfuzio utiliza PNL, OCR y Visión por ordenador (en el caso de texto en imágenes) el contenido de los documentos y lo analiza. De este modo, la IA constituye la base para indexar los documentos. Esto se debe a que identifica palabras clave relevantes, temas y otra información importante.

Grabación automática

Konfuzio es ahora capaz de generar palabras clave y etiquetas para los respectivos documentos. Éstas describen los documentos con precisión y se corresponden con las especificaciones y objetivos de las palabras clave. 

Comparación con categorías predefinidas (opcional)

Si las empresas ya tienen categorías o etiquetas específicas para sus documentos, Konfuzio puede tenerlas en cuenta en estructuras predefinidas y hacer coincidir con ellas las palabras clave generadas automáticamente.

Comentarios y mejoras (opcional)

Si se desea, Konfuzio integra mecanismos de retroalimentación de los usuarios para mejorar continuamente el rendimiento de los algoritmos de IA. Además de los comentarios de los usuarios humanos, los algoritmos aprenden gracias a Aprendizaje automático automáticamente con cada palabra clave.

Almacenamiento de documentos indexados 

Una vez etiquetados los documentos, Konfuzio los guarda en una base de datos o archivo. Allí se clasifican según las etiquetas generadas y, si es necesario, con metadatos adicionales como fecha, categoría o autor. De este modo, se pueden encontrar inmediatamente para posteriores búsquedas y análisis.

casos prácticos de keywording

Keywording con Konfuzio: 3 casos prácticos de uso

Mediante la creación de palabras clave con IA, las empresas pueden organizar sus datos de forma eficaz y facilitar el intercambio de información. Konfuzio puede utilizarse en cualquier lugar en el que se disponga de información en forma de documento. A continuación se exponen 3 casos de uso clásicos para la indexación automatizada con Konfuzio:

Caso práctico 1: Indexación automática de facturas

Cada día, una empresa recibe un gran número de facturas en diversos formatos, como PDF, documentos escaneados y correos electrónicos. Clasificar y organizar manualmente estas facturas lleva mucho tiempo y es propenso a errores.

Solución con Confucio

La empresa utiliza Konfuzio para permitir la indexación automatizada de facturas. Sigue los siguientes pasos:

  • Importación de documentos: Konfuzio importa las facturas de los distintos canales y las prepara para su posterior procesamiento.
  • Extracción de texto: Konfuzio extrae el texto de las facturas, incluyendo detalles relevantes como el importe, el número de factura y la información sobre el proveedor.
  • Grabación automática: Utilizando NLP y machine learning, Konfuzio genera automáticamente etiquetas como "factura", "proveedor" e "importe".
  • Categorización y almacenamiento: Konfuzio clasifica las facturas según las etiquetas generadas y las guarda en un archivo de documentos digitales o en una base de datos.
  • Asignación a empleados: Si lo desea, Konfuzio asigna las facturas a la persona de contacto correcta después de la codificación.

Resultado

los empleados siempre tienen la factura correcta para su posterior procesamiento. Además, pueden acceder rápidamente a las facturas mediante las categorías indexadas, lo que agiliza considerablemente el flujo de trabajo de gestión de facturas.

Caso práctico 2: Indexación de artículos en línea en el sistema de gestión de contenidos

Una revista en línea publica a diario numerosos artículos sobre diversos temas. Hay que mejorar la organización y la localización de estos artículos.

Solución con Confucio

La revista en línea utiliza Konfuzio para generar automáticamente etiquetas para etiquetar sus artículos utilizando IA. Para ello, Konfuzio sigue estos pasos:

  • Análisis de textos y extracción de palabras clave: Konfuzio analiza el texto de cada artículo y extrae palabras clave y temas relevantes.
  • Grabación automática: A partir de las palabras clave extraídas, la IA genera automáticamente etiquetas como "política", "tecnología" o "cultura".
  • Estructuración del contenido: Los artículos se estructuran según las etiquetas generadas, lo que permite mejorar la navegación de los lectores.

Resultado

Ahora los lectores pueden buscar temas concretos y recibir los artículos pertinentes, lo que aumenta la facilidad de uso del sitio web y, por tanto, la satisfacción de los usuarios.

Caso práctico 3: Etiquetado de productos en el comercio electrónico

Un minorista en línea ofrece una amplia gama de productos y desea mejorar la búsqueda y la navegación en el catálogo de productos.

Solución con Confucio

La empresa utiliza Konfuzio para indexar automáticamente los productos y optimizar la navegación en el catálogo de productos. Para ello, sigue estos pasos:

  • Extracción de textos y análisis de palabras clave: Konfuzio extrae la información relevante de las fichas de producto y la analiza en busca de palabras clave.
  • Grabación automática: Confucio genera automáticamente Etiquetas como "electrónica", "ropa" o características específicas del producto.
  • Categorización de productos: La IA clasifica los productos según las etiquetas generadas, lo que facilita la navegación a los clientes.

Resultado

Los clientes pueden utilizar categorías y filtros con palabras clave para buscar rápidamente productos concretos y navegar por el catálogo. De este modo, los usuarios completan una compra más rápidamente y con mayor probabilidad.

Conclusión: Confucio para la búsqueda automática de palabras clave con IA

En un mundo empresarial en el que la cantidad de datos que hay que analizar aumenta exponencialmente, la organización y el análisis automatizados de estos datos son esenciales. Konfuzio es una potente solución para automatizar la indexación de documentos de principio a fin. Para ello, la aplicación utiliza tecnologías de IA de última generación. De este modo, las empresas pueden organizar y almacenar sus enormes cantidades de datos sin esfuerzo manual, y garantizar así un fácil acceso. De este modo, las organizaciones no sólo trabajan de forma más eficiente, sino que también toman decisiones fundamentadas y basadas en datos.

Hable ahora con uno de nuestros expertos y descubra cómo puede utilizar Konfuzio para la creación automática de palabras clave en su empresa.

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