¿Tiene que importar regularmente datos de PDF a Excel en su trabajo diario? Le mostraremos una serie de métodos que puede utilizar para optimizar o incluso automatizar por completo todo el proceso.
5 métodos de un vistazo
Para extraer datos de PDF e insertarlos en Excel, existen inicialmente las siguientes 4 opciones sencillas - ¡pero cuidado, para documentos más sofisticados tenemos otra solución al final del texto!
- Copiar y pegar
- Power Query
- Conversor PDF
- Importación directa a Excel
- Herramientas para extraer tablas de PDF
1. importar PDF a Excel con copiar + pegar
Este método clásico suele ser el punto de partida: se selecciona el texto en el archivo abierto, se copia y se pega en la hoja de cálculo Excel.
Esto funciona bien si sólo está copiando unos pocos textos de archivos PDF a Excel. Sin embargo, cuantos más procesos tenga que realizar, más propenso a errores e ineficaz será el proceso, por lo que otro método le resultará más adecuado.
Copiar + Pegar con Microsoft Word
Si desea copiar una tabla de PDF a Excel, no es posible transferir la estructura con un simple proceso de copiar y pegar. En tal caso, primero debe abrir el archivo PDF en Word y luego copiarlo/pegarlo en Excel.
Para utilizar este método, debe utilizar Microsoft Word 2013 o una versión más reciente. A continuación, debe seguir los pasos que se indican a continuación:
- Abra el archivo PDF con Microsoft Word
- Copie el contenido del archivo de Microsoft Word y péguelo en una hoja de cálculo de Excel.
Este método da resultados razonables, pero no puede manejar elementos complejos, como tablas complicadas con espacio entre filas. Además, no es posible extraer datos en grandes cantidades, ya que hay que abrir cada archivo PDF individualmente.
Importar PDF a Excel con PowerQuery
Al cargar el vídeo, aceptas la política de privacidad de YouTube.
Más información
Importar PDF a Excel con PDF converter
Los conversores de PDF son especialmente adecuados para usted si tiene que pegar regularmente datos de unos 5 archivos PDF en Excel. Este método es más eficaz que el simple copiar y pegar, pero no es adecuado para grandes cantidades de datos.
El proceso es bastante sencillo: se selecciona el documento PDF del que se desea extraer la información, se carga en un sitio de conversión de PDF y se convierte a un archivo Excel o a cualquier otro formato deseado.
Dependiendo del conversor, puedes incluso editar texto e imágenes en el archivo PDF y luego exportarlos a Excel.
Los mejores conversores son, por ejemplo, Adobe Acrobat, PDFelement o Cometdocs.
Desventaja: Un conversor de PDF sólo funciona con documentos PDF correctos. Por ejemplo, no puede convertir un texto manuscrito que haya sido escaneado y guardado como PDF.
3. herramientas para extraer tablas de PDF
Si necesita principalmente extraer datos de tablas PDF, las herramientas de extracción como Extracción rápida o extensa Software IDP más adecuadas para las empresas. Si el mero reconocimiento de texto es suficiente, herramientas como JPGtotext.com útil.
Además de esta oferta de proveedores externos, nosotros, como empresa alemana, ofrecemos herramientas como Quick-Extract o Herramientas Konfuzio.
Basta con arrastrar un cuadro alrededor de la tabla deseada para convertir su contenido en un archivo Excel o de otro tipo.
Sin embargo, estas herramientas sólo funcionan con "PDF originales" y no con textos manuscritos escaneados.
Además, en algunos casos se necesitan conocimientos internos para ajustar una herramienta de extracción de tablas de modo que funcione para su caso de uso específico.
En otras palabras, utilizar una herramienta para extraer tablas de PDF sigue requiriendo mucho trabajo y, por tanto, no es la solución ideal.
4. importación directa a Excel
También puede importar un archivo PDF directamente a Excel. El procedimiento es el siguiente:
- Abra la hoja de cálculo Excel
- Seleccione la pestaña "Datos" > "Recuperar datos" > "Desde archivo" > "Desde PDF
- Seleccione el archivo PDF y seleccione "Importar
- Esto mostrará un panel Navegador con las tablas y páginas de su archivo PDF y una vista previa.
- Seleccione la tabla y haga clic en "Cargar". La tabla se importa en la hoja Excel.
Para conjuntos de datos sencillos, este método es simple y eficaz. Sin embargo, si tus datos son complejos, necesitas utilizar un software que pueda extraerlos e insertarlos automáticamente.
5. extraer e importar automáticamente datos de archivos PDF con AI
La solución más sencilla es utilizar una solución de software para automatizar la extracción de datos de archivos PDF. Las soluciones automatizadas de extracción de datos utilizan tecnología de reconocimiento de texto, lo que se conoce como Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es conocido por extraer con precisión datos de documentos.
Un ejemplo de solución automatizada es Konfuzio, que puede procesar grandes volúmenes de PDF nativos y no nativos en cuestión de segundos. Mediante el uso de la Documentos AI de Konfuzio, la solución también puede integrarse fácilmente en el software existente.
Ventajas e inconvenientes de los métodos
Los distintos métodos para importar datos de un PDF a Excel tienen ventajas e inconvenientes.
| Método | Ventajas | Desventajas |
| Copiar y pegar | El método más sencillo para un número reducido de archivos PDF | Lleva mucho tiempo con un gran número de archivos |
| No necesita software ni equipos adicionales | Propenso al error | |
| Proceso muy laborioso | ||
| Conversor PDF | Fácil manejo | Selección limitada de funciones |
| Amplia gama de herramientas en línea | No hay posibilidad de extraer datos en grandes cantidades | |
| Rentable | Sólo funciona con PDF originales | |
| Herramientas para extraer tablas de PDF | Extrae datos de una tabla con rapidez y precisión | Sólo funciona con archivos PDF nativos |
| Extrae los datos también a otros formatos | Requiere expertos internos | |
| No es un proceso totalmente automatizado | ||
| Importación directa a Excel | Método sencillo | Imposibilidad de extraer datos en grandes cantidades |
| No requiere software ni equipos adicionales | Requiere algunos conocimientos de Excel | |
| Errores comunes de formato | ||
| Konfuzio | Adecuado para grandes cantidades de datos | Debe insertarse en el entorno del software |
| Funciona automáticamente | En caso necesario, fase de inducción | |
| Entrenable individualmente | ||
| ofrece muchas más integraciones que Excel |
Conclusión
Si desea importar datos de PDF a Excel de forma rápida y sencilla, debe adaptar el método al número de documentos que vaya a procesar. Especialmente si necesitas extraer datos de muchos PDF con regularidad, deberías plantearte utilizar un software que automatice este proceso.
Una buena solución es, por ejemplo, Konfuzio. El uso del software no solo libera recursos humanos, sino que también puede personalizarse mediante formación individual de IA con opciones de retroalimentación (human-in-the-loop). Esto le permite utilizar Konfuzio precisamente para los casos de uso que forman parte de su actividad diaria.
¿Tiene más preguntas o necesita asesoramiento personalizado? Nuestro equipo de expertos estará encantado de ayudarle. Póngase en contacto con Puede ponerse en contacto con nosotros ahora.
ES 
DE 
EN 
FR