Ya sea una declaración de la renta, un contrato o un extracto bancario, en los procesos burocráticos a menudo no tenemos más remedio que entregar a terceros documentos que contienen datos sensibles. Para evitar revelar datos confidenciales o personales, primero hay que eliminarlos de los documentos o hacerlos irreconocibles.
En la práctica, las herramientas de redacción de PDF se han establecido con este fin. Éstas le permiten redactar y eliminar información irrelevante pero privada, protegiendo así su intimidad. Le mostramos qué herramientas de redacción gratuitas existen, las ventajas y desventajas de cada una y por qué debería utilizar una. Software con inteligencia artificial marca la diferencia decisiva.
Resumen de los hechos más importantes
- Una herramienta de redacción de PDF es un software con el que puede guardar información confidencial en Redactar documentos PDF o eliminarlos para proteger su privacidad.
- Entre las herramientas de redacción de PDF gratuitas y consolidadas se encuentran PDF-XChange Editor y Sejda PDF Editor.
- Los criterios importantes para elegir la herramienta de edición adecuada son el nivel de protección de los datos, la facilidad de uso, la gama de funciones, la velocidad de procesamiento y la compatibilidad.
- Con Konfuzio, puede automatizar el proceso de redacción mediante inteligencia artificial.
¿Qué es una herramienta de redacción de PDF?
Una herramienta de redacción de PDF es una aplicación de software que permite a los usuarios eliminar o sustituir información sensible o confidencial de documentos PDF. Es una medida de seguridad que impide el acceso no autorizado o la divulgación de datos confidenciales. Las herramientas de redacción de PDF suelen ofrecer varias funciones con las que los usuarios pueden redactar o eliminar texto, imágenes y páginas enteras.
En la práctica, los usuarios utilizan el programa para tachar información sensible, como números de tarjetas de crédito y de la seguridad social, direcciones y otros datos personales de los formularios, antes de compartir los documentos electrónicamente con terceros. De este modo, garantizan una comunicación segura. Entre los usuarios del programa se encuentran particulares y proveedores de servicios médicos, Compañías de segurosbufetes de abogados y tribunales.
6 herramientas gratuitas de redacción de PDF
Los usuarios pueden encontrar en el mercado una gran variedad de herramientas gratuitas de redacción de PDF, cada una con una gama diferente de funciones. Los 6 programas siguientes son gratuitos y ofrecen funciones básicas de redacción:
| Herramienta | Funciones | Ventajas | Desventajas |
| Editor PDF-XChange | Editar, marcar, resaltar, borrar texto e imágenesComentar mediante herramientas de anotación | Interfaz fácil de usar Tratamiento rápido Amplias herramientas de edición | Algunas funciones avanzadas requieren una licencia de pago |
| Editor de PDF Sejda | Añadir, eliminar y editar texto e imágenes Fusión, división y rotación de páginas PDF | Interfaz de usuario sencilla No requiere instalación, ya que se basa en la nube | Número limitado de ediciones gratuitas al día |
| PDFsam Basic | Fusión, división y extracción de páginas Girar y combinar PDF | Funcionamiento sencillo, por lo tanto, las tareas específicas se llevan a cabo de manera eficiente | Funciones de edición limitadas en comparación con otras herramientas |
| Foxit PhantomPDF Express | Editar, comentar, resaltar y firmar PDFs | Interfaz de usuario intuitiva Rápida velocidad de procesamiento | Algunas funciones avanzadas son de pago |
| Lector y editor de PDF Xodo | Añade texto, formas e imágenes Marcar, subrayar y comentar | Manejo sencillo en la nube Interfaz de usuario con capacidad de respuesta Amplias funciones de marcado | Problemas ocasionales de sincronización con la nube |
| PDFescape | Añade texto, formas e imágenes Borrar y desplazar elementos | No requiere instalación, ya que se basa en la nube Interfaz de usuario sencilla | Funciones limitadas en la versión gratuita Marcas de agua en documentos impresos o guardados |
6 factores para elegir la herramienta de redacción de PDF adecuada
Para que tenga el derecho Herramienta de redacción de PDF (por ejemplo, para la redacción) le mostramos 8 factores importantes que debe tener en cuenta a la hora de elegir el programa adecuado:
1. protección y seguridad de los datos
La seguridad de los datos confidenciales es primordial. Por lo tanto, debe comprobar cómo gestiona la herramienta los datos que carga y si el proveedor cumple las normas básicas de protección de datos del GDPR. La herramienta de redacción de archivos PDF seleccionada también debe garantizar que la información confidencial redactada o eliminada no pueda restaurarse. De lo contrario, terceros podrán descubrir la información redactada o eliminada.
2. facilidad de uso
La sencilla interfaz de una herramienta de redacción facilita su uso, incluso para los usuarios inexpertos. En particular, un sencillo mecanismo de arrastrar y soltar y símbolos claros garantizan que incluso los nuevos usuarios puedan utilizar la herramienta rápidamente.
3. gama de funciones
Los usuarios necesitan diferentes funciones dependiendo de la tarea que tengan entre manos. Por regla general, las herramientas de redacción gratuitas vienen con una función para la redacción y otra para la eliminación de texto. Las herramientas avanzadas también tienen funciones de sustitución de texto, redacción de imágenes, recorte de páginas y cifrado.
4. grado de automatización
Si desea procesar grandes volúmenes de documentos de forma privada o con su empresa, debe asegurarse de que el software tenga un alto grado de automatización.
Son especialmente importantes los siguientes Procesamiento del lenguaje natural (PNL) y Visión por ordenador (CV).
La PNL detecta automáticamente aspectos lingüísticos como el texto en los documentos, mientras que la CV analiza elementos visuales como las imágenes y el diseño. Los algoritmos de una herramienta de redacción reconocen entonces si los documentos son información personal, comercial o clasificada - es decir, datos sensibles- y necesitan protegerlos. En ese caso, la IA elimina o sustituye automáticamente la información sensible.
Un ejemplo práctico: una entidad financiera utiliza una herramienta de redacción para buscar automáticamente números de cuenta y tacharlos en los extractos bancarios antes de ponerlos a disposición de los auditores. Esto significa que las herramientas con un alto grado de automatización y que, por tanto, llevan a cabo el proceso de redacción sin intervención manual, ahorran tiempo y minimizan los errores humanos.
5. velocidad de tratamiento de documentos
La velocidad a la que una herramienta de redacción procesa los documentos PDF es especialmente importante si tiene que procesar un gran número de documentos. Por regla general, esto es más relevante para empresas u organismos públicos. Por ejemplo, las autoridades necesitan una herramienta de redacción rápida para redactar información sensible en grandes conjuntos de datos antes de hacerlos públicos.
6. compatibilidad
Una herramienta de redacción de archivos PDF debe ser compatible con su sistema operativo y su versión de PDF para garantizar un procesamiento sin problemas. Aunque esto no suele suponer un reto para los particulares, la compatibilidad necesaria es especialmente importante para las empresas que desean integrar la herramienta de redacción en diversos procesos internos. Un ejemplo práctico sencillo: un bufete de abogados utiliza un software de redacción compatible con varios sistemas operativos para redactar los datos de los clientes antes de transmitirlos a terceros. Los usuarios pueden trabajar con el archivo independientemente de si utilizan Windows, Mac o Linux.
5 métodos importantes de redacción de PDF
¿Ha elegido la herramienta adecuada? Entonces ahora tiene las siguientes opciones para proteger la información confidencial de los documentos:
Ennegrecimiento del texto
Con el software de redacción, los usuarios tachan los pasajes de texto sensibles de un documento, haciéndolos ilegibles. En la práctica, por ejemplo, se tacha el número de cuenta en un extracto bancario antes de compartirlo con terceros como prueba de ingresos.
Traducción de textos
La sustitución de texto describe la sustitución de datos confidenciales por textos o símbolos marcadores de posición. Por ejemplo, los usuarios sustituyen el número de una tarjeta de crédito por la cadena "**** **** **** 1234" para ocultar el número real. Este método protege la información confidencial mientras que la apariencia del documento permanece prácticamente inalterada.
Ennegrecimiento de la imagen
La redacción de imágenes describe el ennegrecimiento de imágenes y gráficos confidenciales en un documento. Esto es especialmente importante cuando las imágenes contienen información sensible que no debe ser accesible al público. En la práctica, por ejemplo, puedes redactar una foto tuya.
Recorte lateral
Con el recorte de páginas, los usuarios eliminan páginas enteras de un documento PDF. Este método es habitual cuando una página entera contiene información sensible y, por tanto, debe eliminarse del documento. Un ejemplo práctico: se eliminan páginas irrelevantes de un contrato de alquiler antes de utilizarlo como prueba de residencia.
Cifrado
El método de cifrado encripta todo el documento PDF para que sólo puedan acceder a él los usuarios autorizados que dispongan de la clave correcta. Este método ofrece un alto nivel de seguridad para los datos sensibles. Un caso de uso clásico son los documentos legales que usted entrega a un bufete de abogados, por ejemplo. De este modo, se garantiza la confidencialidad de los datos sensibles.
Edición de un documento con una herramienta de redacción de PDF: 5 pasos a seguir
El procedimiento exacto para editar documentos con una herramienta de redacción depende del objetivo deseado y del método de redacción asociado. Por regla general, tendrás que seguir los siguientes pasos:
- Selección del método de edición
Inicie su Herramienta de Redacción, abra el documento en cuestión y decida el método de redacción adecuado, como la redacción de texto, la sustitución de texto, la redacción de imágenes, el recorte de páginas o el cifrado, en función del tipo de datos que desee proteger y cómo.
- Marcar datos sensibles
Marque los datos sensibles del documento que desea redactar o eliminar. Las herramientas de inteligencia artificial permiten definir patrones específicos para el reconocimiento automático y, a continuación, la herramienta redacta o sustituye automáticamente los datos necesarios.
- Realizar la edición
Aplique el método de edición seleccionado a los datos seleccionados. También en este caso, el software de edición con IA se encarga del procesamiento de forma totalmente automática.
- Comprobar vista previa
Antes de guardar los PDF editados, compruebe la vista previa para asegurarse de que la herramienta de redacción ha redactado o eliminado correctamente todos los datos confidenciales y que el documento sigue teniendo un aspecto correcto. Algunas herramientas ofrecen funciones básicas de comprobación de seguridad para este fin. Los programas avanzados también realizan este paso automáticamente.
- Compartir documentos de forma segura
Una vez editado correctamente, puede compartir el documento PDF de forma segura con otras personas sin revelar información confidencial.
Konfuzio - Automatice la redacción de PDF de forma inteligente con IA
¿Desea redactar, sustituir o editar datos en documentos con regularidad? ¿O necesita una herramienta de redacción de PDF para su empresa? Como potente herramienta de IA, Konfuzio automatiza todo el proceso de redacción.
Para hacerlo posible, el programa cuenta con una avanzada inteligencia artificial, la PNL, CV, Aprendizaje automático y aprendizaje profundo.
Esto significa que la herramienta de redacción tiene un alto grado de automatización, una gran velocidad de procesamiento y una fácil integración en los procesos empresariales existentes. Esto hace que Konfuzio sea especialmente adecuado para grandes empresas que tienen que redactar, adaptar o sustituir a diario innumerable información de texto o imágenes en documentos para proteger la información confidencial y cumplir los requisitos legales de protección de datos.
En detalle, Konfuzio realiza estas tareas para el proceso de redacción:
Captura de documentos
Konfuzio captura e importa documentos automáticamente. El software no se limita al formato PDF, sino que captura documentos y archivos de todo tipo. Entre ellos se incluyen cualquier forma de documento ofimático, formatos de imagen, archivos adjuntos de correo electrónico, documentos escaneados (con texto manuscrito o digital) y textos de mensajes.
Recogida de datos
Konfuzio reconoce automáticamente toda la información confidencial relevante en los archivos y realiza la función deseada, como la redacción o la sustitución. De este modo, Konfuzio es capaz de capturar automáticamente determinados datos como nombres, números de cuenta o números de seguro en documentos electrónicos con gran precisión y, a continuación, redactarlos o sustituirlos.
Publicación de los documentos
Una vez procesados, Konfuzio reenvía automáticamente los documentos a los flujos de trabajo conectados. El software también es capaz de clasificar los documentos y archivarlos en categorías especificadas por la empresa. Si las empresas requieren una revisión manual final por parte de una persona responsable, Konfuzio le envía automáticamente los documentos pertinentes en cuanto finaliza el proceso de redacción.
Archivo y reserva
Para almacenar los originales y los documentos procesados de forma segura y de acuerdo con los requisitos de cumplimiento, Konfuzio los archiva automáticamente y según las especificaciones de la empresa.
¿Aún tiene dudas sobre el uso de la IA en sus procesos editoriales? Hable ahora con uno de nuestros expertos.
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