Es el quid de la gestión empresarial progresista: el camino hacia unos procesos empresariales más eficientes se caracteriza por largos análisis, ajustes y posibles contratiempos. Sin embargo, los incentivos de una organización transparente con procesos ágiles de principio a fin y el correspondiente ahorro de costes son motivo suficiente para que la mayoría de las empresas examinen detenidamente sus procesos internos. Un término genérico importante a este respecto es gestión de procesos empresariales y engloba innumerables métodos para mejorar los procesos de forma sostenible.
¿Qué es la gestión de procesos empresariales?
La gestión de procesos empresariales (BPM) describe un enfoque analítico para planificar, controlar y, por tanto, mejorar sistemáticamente los procesos empresariales. El factor decisivo son los objetivos que debe alcanzar un modelo de negocio, que pueden lograrse adaptando estratégicamente los procesos en la medida de lo posible. eficaz así como eficiente que deben alcanzarse. A diferencia de la gestión de proyectos, la BPM no es un proceso puntual, sino que se centra sobre todo en procesos repetitivos y se repite constantemente. En un entorno ágil, el objetivo de los métodos es alcanzar un óptimo en constante cambio.
El concepto básico de BPM no es nada nuevo, pero su importancia ha cambiado significativamente en los últimos tiempos: La transformación digital está creando un entorno cada vez más dinámico en muchos sectores, mientras que las nuevas tecnologías, por ejemplo en el campo de la inteligencia artificial, están aumentando las exigencias sobre los sistemas y las infraestructuras de TI. Al mismo tiempo, sin embargo, las empresas disponen de más opciones para analizar y mejorar sus procesos. Una base importante para ello son los análisis gráficos como los que proporciona Modelo y notación de procesos empresariales. Los análisis de datos en tiempo real basados en IA también pueden ayudar a crear claridad y respaldar la aplicación de métodos BPM adecuados, como Six Sigma o Lean Management.
Las 5 fases del BPM
Como enfoque continuo, tiene sentido entender también la gestión de procesos empresariales de forma sistemática y en términos de procesos. Pueden definirse una serie de segmentos generales a los que asignar los pasos individuales de optimizaciones específicas de procesos.
- Concepto
De forma similar a la gestión de proyectos, se analiza el statu quo y se definen objetivos específicos. A partir de ahí, la empresa puede seleccionar métodos para mejorar gradual y mensurablemente las métricas pertinentes.
- Modelización
A partir del primer paso, se crea un modelo de los procesos empresariales que contiene detalles importantes como la planificación de recursos y la gestión de tareas específicas, así como factores de riesgo. Las visualizaciones mediante herramientas informáticas son especialmente útiles en esta fase.
- Aplicación
La empresa puede probar ahora el modelo desarrollado en algunos de los procesos seleccionados y obtener feedback. Si los resultados son los previstos en el concepto, la empresa puede continuar con la gestión de todos los procesos empresariales definidos.
- Supervisión
Ahora es importante supervisar continuamente el enfoque BPM aplicado, centrándose en la eficacia y la alineación con los objetivos definidos. La identificación de influencias desconocidas hasta ahora también desempeña un papel importante.
- Optimice
Las desviaciones restantes del objetivo se someten a un tratamiento posterior, teniendo en cuenta constantemente la retroalimentación y los datos generados. Si se observa una mejora constante y sostenida de los procesos, merece la pena plantearse la automatización, al menos en parte.
Métodos de gestión de procesos empresariales
El ciclo BPM de cinco etapas descrito anteriormente puede enriquecerse con diversos métodos y enfoques estratégicos. El modelo de negocio principal y la naturaleza de los procesos que la empresa quiere optimizar son especialmente relevantes para la selección.
Mejora continua de los procesos
La IPC rompe con el conocido dicho "Nunca cambies un sistema en funcionamiento". El supuesto básico es que los procesos existentes que ya están logrando sus objetivos también deben ser objeto de mejoras continuas. Esto se hace de forma gradual e iterativa. El planteamiento es especialmente pertinente para los procesos empresariales más importantes que dependen de una optimización constante, por ejemplo en el contacto con los clientes o en la gestión de productos. Ejemplos concretos son Kaizen o el Ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar).
Seis Sigma
Este enfoque se refiere principalmente a la gestión de la calidad y a la reducción estadística de errores y desviaciones. Se prescribe una tolerancia de error máxima de seis desviaciones estándar (6σ), lo que hace que el principio sea especialmente adecuado para productos con propiedades medibles con precisión. Seis Sigma es, por tanto, uno de los métodos BPM más populares, sobre todo en la producción.
Gestión ajustada
El BPM pretende racionalizar y aumentar la eficiencia de toda una cadena de valor. Tanto desde el punto de vista del cliente como de la empresa, todos los procesos humanos y automatizados deben estar interrelacionados de forma óptima, por lo que este enfoque multidimensional sirve para identificar y, en última instancia, reducir las actividades innecesarias. Originada en la industria del automóvil, la gestión ajustada se convirtió rápidamente en la norma mundial para muchas organizaciones orientadas a los procesos.
Automatización de procesos
A pesar de que la gestión de los procesos empresariales tiene que ver principalmente con las estrategias y no con la tecnología, la transformación digital y la automatización de los procesos desempeñan un papel crucial. Algoritmos deterministas, Automatización robótica de procesos (RPA) y la inteligencia artificial pueden evitar los errores humanos y realizar tareas repetitivas con mayor eficacia. Al mismo tiempo, muchos procesos empresariales se vuelven digitalmente rastreables, lo que favorece la aplicación de métodos BPM.
Modelo y notación de procesos empresariales
BPMN es un lenguaje de modelado basado en representaciones gráficas que puede utilizarse para dar soporte a todas las fases de la gestión de procesos empresariales. A través de Anotaciones se crean diagramas de procesos que facilitan la documentación, el análisis y el control de diversos procesos. Los símbolos que deben utilizarse ya están predefinidos como parte de una semántica coherente y permiten, por tanto, un análisis de procesos exhaustivo y generalmente comprensible.
Notación BPMN
Perspectivas empresariales
Existen diferentes perspectivas que las empresas pueden utilizar para acceder a la gestión de sus procesos empresariales:
- BPM basado en el personal - Los empleados son la espina dorsal de cualquier empresa y ejercen una influencia o influencia directa en la organización. Control regular en la mayoría de los procesos. A pesar del alto nivel de digitalización, el acceso humano a través de interfaces de usuario, las aprobaciones, la asignación gráfica de los pasos del proceso y la retroalimentación periódica son especialmente importantes en los casos delicados.
- BPM basado en la integración - Este acceso se ha vuelto mucho más importante y se centra en flujos de datos de toda la empresa y Integración de datos entre aplicaciones informáticas. Las interfaces de programación (API) garantizan una conectividad global y vinculan el BPM con los sistemas más generales de gestión empresarial y de gestión de la información. Gestión de relaciones con los clientes (CRM) y planificación de recursos empresariales (ERP).
- BPM basado en documentos - Los documentos se cuentan entre los soportes de información más valiosos de las empresas y participan en todo tipo de procesos. Por ello, una base importante para obtener información para la gestión de procesos empresariales es la lectura, a menudo automatizada, de los datos que contienen, por ejemplo, como parte de un Análisis de contratos y la grabación de Facturación o Datos catastrales.
Acceso completo a BPM con Konfuzio
A las empresas puede resultarles difícil decidirse por un enfoque único de la gestión de procesos empresariales, ya que los procesos de todos los departamentos suelen beneficiarse de ajustes estratégicos. El grado en que un proceso se basa en el personal, la integración o los documentos puede variar enormemente. Por lo tanto, tiene sentido utilizar un software empresarial que admita cada uno de estos enfoques. En este sentido, Konfuzio ofrece soluciones integrales para cada dimensión del BPM:
Documentos
El Konfuzio está equipado con varias técnicas de IA para el Extracción de datos a partir de documentos empresariales. El software reconoce directamente los campos de datos relevantes y transfiere la información que contienen a una base de datos estructurada que puede utilizarse para cualquier tipo de método BPM. La transferencia automatizada, la automatización del correo electrónico y el archivado también pueden utilizarse para automatizar y optimizar procesos completos (de extremo a extremo) como parte de estos enfoques.
Integraciones
Konfuzio está disponible por API REST puede integrarse perfectamente en los entornos de software existentes y, por lo tanto, facilita la orquestación y la recuperación de datos de proceso relevantes en toda la empresa. Las interfaces y, por tanto, los flujos de datos pueden adaptarse con flexibilidad utilizando diversas herramientas para facilitar la optimización de los procesos digitales. También es posible la supervisión en tiempo real para recuperar continuamente información para la gestión de los procesos empresariales.
Personal
Konfuzio está dotado de completas funcionalidades que facilitan el acceso humano a la optimización y el control de procesos. Esto incluye el Interfaz de validación de documentosun módulo de interfaces gráficas de usuario para optimizar manualmente la IA utilizada y automatizar así los procesos empresariales. Los empleados se ven aliviados gracias al ahorro de tiempo y la reducción de errores, mientras que los puestos de control para comprobaciones humanas pueden implantarse en cualquier momento como parte de la estrategia BMP planificada.
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Conclusión
La gestión de procesos empresariales (BPM) ofrece a las empresas un marco estratégico para analizar, adaptar y optimizar continuamente los procesos. La continuidad y la coherencia son especialmente importantes en este ámbito. Métodos habituales como la gestión ajustada, Six Sigma y similares también tienen algo en común: una mirada muy atenta. Sólo cuando existe una claridad total sobre los procesos de principio a fin pueden tomarse decisiones bien fundadas sobre su orientación estratégica.
Tecnologías modernas como la inteligencia artificial, la RPA y las interfaces gráficas de usuario apoyan esta perspectiva analítica, garantizan un acceso más fácil a la información en todos los niveles de la organización y promueven el procesamiento automatizado. Lo que comenzó en los libros de texto de gestión empresarial del siglo pasado es ahora una práctica común en casi todas partes: el BPM está impregnando todo el mundo empresarial, a veces de forma más, a veces de forma menos consciente. Pero sólo quienes aborden el tema de forma activa, holística y tecnológica podrán asegurarse un lugar en la cima a largo plazo.
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