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Digitalización de facturas con OCR AI: ventajas de su uso

Janina Horn

Puede prescindir rápida y fácilmente de las pilas de facturas y documentos en papel cuando Digitalizar facturas.

Toda empresa de éxito debería utilizar una gestión documental profesional. Esto incluye la digitalización de facturas y recibos. 

La digitalización de las facturas tiene un enorme impacto en la eficiencia y eficacia de las operaciones financieras de su organización. No sólo se reduce la introducción manual de datos y aumenta la precisión, sino que se mejora la velocidad general del proceso, la gestión de datos y la rentabilidad.

A largo plazo, las facturas digitalizadas le permiten escalar mejor su negocio al procesar un mayor número de facturas sin esfuerzo y en poco tiempo. 

Descubra en este artículo cómo digitalizar sus facturas y mejorar el rendimiento de su empresa.

Ordenador portátil sobre fondo blanco, digitalizar facturas Cómo

Cómo digitalizar facturas y cartas comerciales

Si desea digitalizar sus facturas y cartas comerciales, existen varias formas de hacerlo:

  • Mediante software o hardware, por ejemplo, un escáner de archivos o un Software IDP
  • Con un programa, por ejemplo, de entrada de documentos
  • A través de una aplicación para smartphone con cámara
  • Mediante un dispositivo de escaneado, por ejemplo, un escáner móvil

En función de cómo trabaje en su empresa, convienen distintos planteamientos. Por ejemplo, si viajas mucho, la opción de hacer fotos a través de la aplicación es recomendable. 

A menudo, sin embargo, las características se combinan. Por ejemplo, puede utilizar el software IDP para optimizar su gestión documental y alimentarlo con las facturas que haya fotografiado o escaneado.

Inteligencia artificial por ejemplo, en forma de sistema de aprendizaje de inteligencia artificial. Software OCR garantiza que la información pertinente de la factura se reconozca inmediatamente después de la digitalización y que el contenido pueda comprobarse de forma automática o semiautomática a posteriori y asignarse correctamente al pedido o al albarán. 

Más adelante descubrirá cómo hacerlo.

Diferentes tipos de facturas 

Según el tipo de factura, la aplicación y las especificaciones también difieren.

Factura en papel

Con un recibo en papel, debe prestar atención a lo siguiente:

  • ¿Cumple los requisitos del GoBD
  • Puede guardar las facturas en papel por separado o tirarlas.
  • El requisito previo para ello es que la factura en papel esté correctamente digitalizada en el sistema de gestión de documentos (SGD).

Factura electrónica, XInvoice o ZUGFeRD invoice

Para que un factura electrónicaSi quiere que la Agencia Tributaria reconozca su factura electrónica como absolutamente equivalente a una factura en papel, debe cumplir las siguientes directrices:

  • El destinatario de la factura debe aceptar la factura electrónica
  • La factura electrónica debe emitirse, enviarse, recibirse y tramitarse en formato electrónico, por ejemplo, en PDF. También puede enviarse como archivo adjunto por correo electrónico.
  • Debe ser legible por un ser humano
  • Debe garantizarse la autenticidad del origen de la factura electrónica, por ejemplo, mediante un procedimiento de control interno.
  • Debe garantizarse la integridad de la factura electrónica

Factura recibida

En el caso de una factura recibida de un proveedor, por ejemplo, se aplica lo siguiente:

  • Conforme a GoBD
  • Debe archivar el original en papel o destruirlo.
  • Si ya ha recibido la factura digitalmente, debe guardarla en el formato de archivo en el que la recibió

Factura de salida

Si factura usted mismo, otros puntos son importantes:

  • Puede enviar sus facturas en papel o en formato digital. Si el cliente solicita una factura en papel, debe cumplir esta condición
  • Sin embargo, por supuesto es más fácil enviar la factura digitalmente y almacenarla en su DMS.
  • Dependiendo del software utilizado, esto le ayuda permitiéndole enviar facturas digitalmente, por ejemplo, a través de una interfaz con Correos.

Puedes activar estos procesos individualmente utilizando varias aplicaciones. No obstante, se recomienda buscar un Software de gestión de documentos mira a tu alrededor. Esto también le ayudará a transformación digital en su empresa.

Digitalizar facturas Escribir a mano en el portátil

¿Cuáles son las ventajas?

AnalógicoDigitalInterfaz
Factura recibidaPotencial de automatización mediante el escaneado automáticoPotencial BPA mediante un flujo de trabajo automatizadoProcesamiento oscuro completo, por lo que la inversión inicial es elevada
Factura de salidaAhorro de costes al reducirse el correo postalEl uso de XInvoice y ZUGFeRD ayuda a los clientes con el proceso de pedido a pago y hace que la empresa sea especialmente interesante como proveedor; además, XInvoice es obligatorio para los contratos públicosPuede ser especialmente interesante para los clientes que ya ofrecen este tipo de interfaz

Ventajas de la digitalización de facturas

Digitalizar las facturas tiene muchas ventajas para su empresa:

  • Poco espacio necesario para archivar: En su lugar, puede simplemente guardar sus facturas en el servidor.
  • Fácil archivado de facturas: Un SGD garantiza que sus facturas digitalizadas y archivadas cumplen la normativa GoBD.
  • Alta capacidad de búsqueda: Puede encontrar información y las facturas que busca de forma rápida y cómoda utilizando la búsqueda de texto completo.
  • Costes más bajos: Sobre todo, se ahorra en papel, franqueo y costes de impresión, pero la automatización también reduce los costes de personal.
  • Más tiempo: Al eliminar muchas tareas manuales, sus empleados tienen más tiempo para ocuparse de cuestiones más complejas que la transmisión y el archivo de facturas.
  • Acceso independiente de la ubicación: Las herramientas y el software basados en la nube te permiten acceder a tus archivos desde cualquier lugar.
  • Automatización de los flujos de trabajo: Especialmente en combinación con un software BPA, se pueden digitalizar y automatizar muchos pasos del flujo de trabajo de las facturas
Papel de factura y símbolos digitales de factura

Digitalización de facturas: así puede ser

¿Quiere saber si la digitalización de facturas se adapta a su flujo de trabajo? 

El proceso puede tener este aspecto, por ejemplo, pero, por supuesto, los detalles difieren de un programa a otro:

  1. Recepción de la factura por correo o digitalmente: Los recibos en papel se digitalizan como documentos PDF a través del escáner local o de red. Si la factura ya se ha recibido en formato digital, se transfiere directamente al programa informático.
  2. Reconocimiento de facturas basado en IA y extracción de datos mediante OCR: Los datos pertinentes, como la cabecera, el pie de página y los datos del artículo, se leen automáticamente de la factura.
  3. Mecanizado e inspección visual: Tras el reconocimiento, se comprueban los datos leídos y, si es necesario, se procesan. Cuentas con el apoyo de la IA, que aprende constantemente de las unidades y de las correcciones.
  4. Comprobación, reserva, liberación: Usted mismo puede definir el flujo de trabajo de aprobación digital y las condiciones de la revisión de documentos y garantizar así la corrección de todos los documentos.
  5. Archivo a prueba de auditorías: Las facturas se almacenan en el archivo digital a prueba de auditorías. Allí podrá recuperarlos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Encontrará la verificación de facturas digitales en la práctica en un Caso práctico de nuestro cliente iflow.

Konfuzio Casos prácticos Digitalizar facturas

Casos prácticos - Digitalizar facturas mediante AI-OCR con Konfuzio

Konfuzio es un software IDP con OCR basado en IA que le permite Facturas digitalizar con facilidad y eficacia. A continuación encontrará varios ejemplos concretos de aplicación de Konfuzio en la práctica.

Cómo automatizar las facturas mediante OCR 

Cuando las facturas se analizan mediante OCR, se extraen todos los datos relevantes de las facturas escaneadas o en PDF y se convierten a un formato...

  • ...legible por máquina,
  • ... buscables y
  • ... es editable.

A través de una interfaz, las empresas pueden integrar los datos obtenidos en todos los demás procesos empresariales.

Otras posibles aplicaciones de Konfuzio son:

Contabilidad - Digitalice las facturas recibidas con IA

El OCR puede reconocer más de 100 campos de las facturas y extraer así datos para su procesamiento. La información se reconoce de forma sencilla y estructurada y el software la transfiere automáticamente.

Apoyan su contabilidad mediante la lectura de los siguientes datos, por ejemplo:

  • Datos de cabecera de la factura
    • Fecha de la factura
    • Número de factura
    • Plazos de pago
    • Descuento por pronto pago
    • Importe bruto total
    • Tipos de IVA
    • Total neto
  • Vendedor
    • Empresa
    • Calle 
    • Número de casa
    • CÓDIGO POSTAL
    • Ubicación
  • Deudor
    • Empresa
    • Calle 
    • Número de casa
    • CÓDIGO POSTAL
    • Ubicación
  • Póngase en contacto con
    • Nombre
    • Número de teléfono
    • Correo electrónico
  • Referencia del pedido
    • Número de pedido
    • Número de albarán
  • Datos de la cuenta
    • IBAN
    • Swift / BIC
  • Partida
    • Cantidad
    • Número de artículo
    • Precio unitario
    • Precio total

A Ejemplo de aplicación para la verificación digital de facturas que encontrará aquí.

La IA en la gestión de siniestros

No sólo en la empresa se pueden digitalizar eficazmente las facturas con OCR. Los pools, las aseguradoras primarias y las reaseguradoras también pueden utilizar el reconocimiento inteligente de texto. Son posibles, por ejemplo, los siguientes tipos de documentos:

  • Facturas del taller
  • Justificante de compra de e-bikes, bicicletas
  • Notas de gastos
  • Declaraciones de gastos judiciales
  • Facturas médicas
  • Facturación de los fisioterapeutas

La IA se centra aquí en las partidas que requieren especial atención humana. 

Área AI Seguridad y DSGVO

Las industrias que tienen que conceder un valor especialmente alto a la seguridad y al cumplimiento de la DSGVO se benefician de Konfuzio, porque la arquitectura de la plataforma es multicliente.

Esto significa que puede utilizar Konfuzio para facturas en salas de datos separadas y en grupos de usuarios definidos. Los conceptos de supresión se ajustan a la DSGVO y son adecuados para los datos de los titulares del secreto profesional sujetos al deber legal de confidencialidad.

Más información Precauciones de seguridad y DSGVO de Konfuzio en el sitio web enlazado.

La capacidad de aprendizaje es la mayor ventaja de la IA Konfuzio

La capacidad de aprendizaje de la IA es su gran ventaja. Aprende a través del contenido de sus documentos y, tras unas pocas facturas, reconoce exactamente qué campos son relevantes. Al mismo tiempo, siempre se mantiene adaptable.

Otras ventajas de la IA Konfuzio son:

  • Comentarios profesionales simplemente aportan formación que también entrena a la IA para clasificar y extraer otros tipos de facturas.
  • Exportación de la información de la factura como CSV, JSON o a través de Python SDK.
  • Compatibilidad con muchos Integraciones
  • API DE OCRReconocimiento inteligente de texto en más de 70 idiomas, incluidas las notas manuscritas.

Conclusión - Digitalice y utilice las facturas rápidamente y sin errores

Si desea optimizar la gestión de sus facturas y minimizar los errores, un software de OCR adecuado es una buena elección.

De este modo, se asegura de que todo lo relativo a la gestión de pagos está protegido contra errores por descuido y, al mismo tiempo, siempre está en el lado seguro con respecto a los requisitos legales, como la DSGVO.

Si elige un proveedor cuyo OCR funcione con IA, podrá entrenarlo para sus casos de uso específicos y así digitalizar todo su sistema contable y optimizar sus procesos empresariales.

¿Qué opina de la posibilidad de digitalizar las facturas? No dude en escribirme su opinión sobre este tema en los comentarios.

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