Entrada de pedidos automatizada con software de IA

En el vertiginoso mundo de los negocios, el tiempo es oro. Por eso, las empresas siempre buscan formas de optimizar sus procesos internos y ahorrar unos recursos preciosos. La entrada automatizada de pedidos con inteligencia artificial (IA) es una solución innovadora que combina estos objetivos.

Automatización de la captura de datos de pedidos: ¿el futuro de la tramitación eficaz de las empresas?

En esta entrada del blog, nos gustaría explicarle qué hay detrás de la entrada automatizada de pedidos con software de IA, qué ventajas ofrece y qué retos puede tener que superar su empresa. También le mostraremos algunos ejemplos de la aplicación en la práctica de la introducción de datos de pedidos asistida por IA.

¿Qué significa entrada automática de pedidos con software de IA?

La entrada automatizada de pedidos con software de IA hace referencia al uso de inteligencia artificial para automatizar y optimizar el proceso de entrada de pedidos en las empresas. Tradicionalmente, la entrada de pedidos se hace manualmente, lo que lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Con el software de IA, las empresas pueden automatizar este proceso utilizando algoritmos avanzados y aprendizaje automático desplegarse.

Por eso debe confiar en la introducción automática de órdenes

Las razones para pasar a la introducción automatizada de datos de pedidos son:

Escasez de cualificaciones

En muchas regiones del mundo, incluidas las PYME alemanas, hay escasez de trabajadores cualificados en diversos sectores. Para contrarrestar esta escasez de trabajadores cualificados, las empresas recurren cada vez más a la Automatización de procesos.

Optimización de los procesos empresariales

Gran parte de las empresas buscan la automatización para mejorar y optimizar sus procesos empresariales. Esto les permite aumentar su eficiencia, mejorar su productividad y, en última instancia, mejorar su rentabilidad.

Utilización de la capacidad

Las empresas se esfuerzan por aprovechar al máximo sus capacidades de producción, lo que requiere un uso eficiente de sus recursos. La automatización es un medio crucial para lograr este objetivo.

Requisitos de escalado

Las empresas que se dirigen a una rápida expansión o crecimiento consideran que la automatización es clave para escalar sus operaciones empresariales. Esto les permite hacer más eficientes sus procesos y gestionar el aumento de las operaciones con menos recursos adicionales.

Concurso

En muchos sectores existe una gran presión competitiva que lleva a las empresas a recurrir a la automatización. El objetivo es, entre otras cosas, aumentar la calidad del servicio, acortar los plazos de entrega y ofrecer nuevos productos o servicios innovadores para seguir el ritmo de la competencia o, en el mejor de los casos, incluso superarla.

Requisitos del cliente

En ocasiones, el impulso para la automatización procede de los clientes. Cuando exigen un procesamiento más rápido del servicio, una mayor calidad o un servicio las 24 horas del día, la automatización de la entrada de pedidos ayuda a optimizar estos requisitos.

Cumplimiento de la normativa

En algunos Industrias Las empresas se ven obligadas a automatizar determinados procesos por exigencias normativas. Esto es especialmente cierto en sectores muy regulados, como los servicios financieros o la sanidad.

Entrada automatizada de pedidos - flujo de procesos

Entrada de pedidos automatizada Flujo de procesos

El proceso de entrada automatizada de pedidos con software de IA implica varios pasos:

Recogida de datos

La IA recopila datos pertinentes de diversas fuentes, como correos electrónicos, formularios en línea u otras entradas digitales.

Tratamiento de datos

Los datos recogidos son utilizados por la AI analizados y estructurados. El software es capaz de extraer información importante de datos no estructurados y ponerla en un formato uniforme.

Toma de decisiones

Basándose en reglas o patrones predefinidos desarrollados mediante aprendizaje automático, el software de IA toma decisiones automáticas, como asignar un pedido al área de responsabilidad adecuada.

Tramitación de pedidos

Una vez introducido el pedido y asignado al departamento correspondiente, el software de IA puede apoyar el resto del proceso, por ejemplo mediante notificaciones automáticas o actualizaciones del estado del pedido.

Ventajas de la entrada de pedidos automatizada con software de IA

  1. Ahorro de tiempo: La automatización elimina la laboriosa introducción manual de pedidos. Los empleados pueden concentrarse en otras tareas importantes mientras el software de IA se encarga de la entrada de pedidos.
  2. Reducción de errores: El software de IA funciona con precisión y evita los errores humanos que podrían producirse durante la introducción manual de datos. Esto reduce significativamente la tasa de errores, lo que se traduce en una mejora de la calidad de los datos.
  3. Escalabilidad: La entrada automatizada de pedidos permite a las empresas seguir el ritmo de un volumen creciente de pedidos sin añadir recursos humanos adicionales.
  4. Tramitación eficaz de los pedidos: La asignación automatizada de pedidos a los lugares adecuados de la empresa garantiza una tramitación más rápida y eficaz de los pedidos.
  5. Evaluación de datos: Los datos recopilados pueden utilizarse para el análisis y la elaboración de informes con el fin de obtener información sobre la empresa y tomar decisiones con conocimiento de causa.

Retos de la automatización de la entrada de pedidos con software de IA

  1. Costes y aplicación: La introducción de software de recopilación de datos de pedidos basado en IA genera costes. También hay que destinar recursos financieros al mantenimiento del software de IA, lo que puede llevar al límite a las empresas más pequeñas en particular, ya que pueden carecer de capital suficiente.
  2. Complejidad: El software de IA puede ser muy complejo, lo que puede dificultar su mantenimiento y la resolución de problemas por su cuenta. A menudo se requieren conocimientos informáticos especializados para configurar y gestionar correctamente el software.
  3. Riesgo de seguridad: La introducción de la automatización y la digitalización conlleva el riesgo de poner en peligro la seguridad y la privacidad de los datos si la implantación y el mantenimiento no se realizan adecuadamente. Los sistemas de automatización en red son vulnerables a ciberataques que pueden causar daños tanto financieros como físicos y exponer potencialmente información sensible.
  4. Preocupaciones éticas: A medida que avanza la automatización de los flujos de trabajo, las empresas expresan su preocupación ética por la mano de obra existente. Con la rápida difusión de esta avanzada tecnología, la cuestión es cómo puede la sociedad hacer frente a la pérdida de puestos de trabajo a largo plazo.
  5. Cumplimiento de los requisitos legales: El cumplimiento de las normas y reglamentos relativos a los sistemas automatizados puede suponer un reto para las empresas.

Entrada automática de pedidos: ejemplos prácticos

Datos recogidosEvaluaciones y estadísticas (análisis de problemas en el proceso de fabricación)Organización y planificaciónInformación actual
Conexión y desconexión, interrupciones y confirmaciones parciales de flujos de trabajo u órdenesPedidos terminadosDefinición de áreas maestras y centros de costesCola de trabajos y listas previas
CantidadesIncumplimiento de plazosTransferencia de pedidos y operaciones desde ERP/PPSResúmenes de pedidos
Comprobaciones de verosimilitud configurablesTiempos de producción, inactividad y preparación relacionados con los pedidosReglas de cálculo configurables para los términos residualesEstado de las operaciones
Horarios de trabajo de personas o gruposOpciones de corrección de los datos registradosGeneración de ciclos de trabajo fraccionados, por hitos y colectivosEstado del pedido
Motivos de la paralizaciónRegistros de turnos, comparación objetivo/real de cantidades y tiemposNecesidades de material y lista de cambios de equipoProgreso del pedido y cálculo del tiempo restante
Consumo de materialInformación al ERP/PPSConsideración de unidades alternativas como cantidades, pesos y metros lineales.Orden de control
Pedir poolArchivo a largo plazo de los datos de los pedidosDefinición de datos de pedidos para el tratamiento diferenciado de varios tipos de pedidos, como los de producción, gastos generales, proyectos o capacidad.Comparación de los valores objetivo y reales

Definición Planificación de recursos empresariales (ERP)

ERP se refiere a la tarea empresarial de planificar, controlar y gestionar el personal, los recursos, el capital, los equipos, los materiales y la tecnología de la información y la comunicación de forma oportuna y en consonancia con el propósito de la empresa.

Definición de sistema de planificación y control de la producción (SPP)

Un sistema PPS es un programa informático o un sistema de programas informáticos que ayuda al usuario en la planificación y el control de la producción y se encarga de la gestión de los datos asociados.

Conclusión

La entrada automatizada de pedidos con software de IA es un paso importante hacia un procesamiento empresarial más eficaz y sin errores. Ante la creciente presión de los costes, la información puntual a los departamentos operativos cercanos a la consulta es cada vez más importante para las empresas. Las ventajas que ofrece a las empresas van desde el ahorro de tiempo hasta el control objetivo de los costes y el recálculo, pasando por la mejora de la calidad de los datos. Integrar las tecnologías de IA en los procesos empresariales es sin duda el camino a seguir, ya que ayuda a las empresas a seguir siendo competitivas y a aumentar su eficiencia.

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Ahorre tiempo, recursos y dinero pasándose a la entrada automática de pedidos.

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