ELO ECM: funciones, casos de uso y Konfuzio como complemento de alto rendimiento

Para digitalizar su empresa de forma integral, no basta con almacenar documentos en línea y facilitar así el acceso a la información. Es necesario digitalizar y automatizar todos los procesos, desde la gestión de documentos hasta el análisis de datos y la modelización de procesos. Una de las plataformas de digitalización consolidadas en el mercado es el sistema ECM ELO Gestión de contenidos empresariales.

ELO Digital Office GmbH se centra en la gestión eficiente de contenidos y documentos con su ELO ECM. Explicamos qué funciones contiene en parte este software y para qué sectores y casos de uso es adecuado, entre otros. Y: mostramos qué posibles obstáculos se esconden tras la aplicación ELO ECM y cómo puede eliminarlos fácilmente con Konfuzio como complemento inteligente sin tener que pensar en cambiar de proveedor. 

Resumen de los hechos más importantes

  • ELO Enterprise Content Management es un software para gestionar la información y simplificar los flujos de trabajo.
  • Los ámbitos de aplicación clásicos de ELO ECM son la gestión de documentos, la gestión de contratos, los recursos humanos y el cumplimiento de normativas.
  • Los retos de ELO ECM residen en una implantación comparativamente compleja, opciones de integración limitadas y funciones de análisis limitadas.
  • Konfuzio constituye una extensión para ELO ECM con la que las empresas pueden compensar los retos del software. Más información sobre Konfuzio como complemento de ELO ECM.

Módulos y funciones ECM de ELO

ELO ECM es un software de ELO Digital Office GmbH para la gestión de contenidos empresariales. En pocas palabras, ayuda a las empresas en la gestión estratégica de la información dentro de su organización. Se trata de un enfoque holístico cuyo objetivo es organizar, almacenar y compartir información digital y física de forma eficiente. 

Las principales funciones del sistema son la captura de documentos, su indexación y clasificación, el archivo a prueba de auditorías, la concesión de derechos de acceso a los usuarios autorizados y el apoyo a los procesos de flujo de trabajo.

El sistema ECM mejora la colaboración en equipo, favorece la accesibilidad de la información y respalda el cumplimiento de las directrices y normativas de protección de datos.

Para ello, ofrece, entre otros, los 4 módulos siguientes:

ELO ECM Suite

Las empresas utilizan ELO ECM Suite para capturar y almacenar documentos en diversos formatos, como texto, imágenes y vídeo. La suite también cuenta con un sistema de indexación que permite etiquetar los documentos con metadatos. Esto permite a las empresas buscar y clasificar fácilmente la información almacenada mediante funciones de búsqueda inteligente. ELO ECM también permite el archivado a prueba de auditorías. Esto significa que, una vez almacenados, los datos están protegidos contra cambios y cumplen requisitos legales como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y los GoBD (principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos).

Empresa ELO

ELO Enterprise ofrece funciones avanzadas para la escalabilidad y la colaboración en grandes equipos. Las empresas pueden utilizarlo para gestionar múltiples ubicaciones, crear complejas Flujos de trabajo y controlar el acceso a la información en función de los derechos de cada usuario. El módulo es especialmente útil para grandes empresas con procesos empresariales complejos basados en documentos.

Oficina ELO

ELO Office es una integración de ELO ECM con las aplicaciones de Microsoft Office. Permite a los usuarios acceder a las funciones de ELO ECM directamente desde aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint. Así, pueden importar, indexar y guardar fácilmente documentos en el sistema ECM. También pueden buscar y editar documentos ya guardados directamente desde las aplicaciones de Office.

ELO DocXtractor

ELO DocXtractor es una herramienta de captura inteligente que permite extraer información de documentos estructurados y no estructurados. La función utiliza tecnologías como reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar datos en documentos como facturas, contratos y formularios. A continuación, ELO DocXtractor indexa automáticamente los datos extraídos y los importa al sistema ECM, reduciendo el esfuerzo manual de las empresas y mejorando la precisión de la captura de datos.

Costes ECM de ELO

Los costes de ELO ECM varían en función de las necesidades y requisitos de su empresa. Los factores decisivos son, por ejemplo, el número y el tipo de módulos que necesitas para tu gestión de contenidos y documentos, así como el tipo de uso: en la nube o local. 

ámbitos de aplicación de elo ecm

Ámbitos de aplicación de la gestión de contenidos empresariales ELO

Las empresas utilizan ELO Enterprise Content Management en diversos ámbitos para gestionar la información de forma eficiente y optimizar los procesos empresariales. El software se utiliza, por ejemplo, para las siguientes tareas:

Gestión de documentos

Las empresas utilizan ELO ECM para procesar y almacenar documentos de forma eficiente. Entre otras cosas, el software es capaz de digitalizar documentos en papel, clasificarlos por categorías y guardarlos en el sistema ELO. Una empresa mediana que procesa un gran número de documentos en papel integra ELO, por ejemplo, para digitalizar documentos como facturas, contratos y documentos de solicitud. De este modo, no sólo digitaliza los documentos, sino también los procesos empresariales diarios. Sustituye su archivador clásico por un sistema digital de gestión de documentos.

Gestión del flujo de trabajo

ELO ECM facilita la creación y automatización de procesos de flujo de trabajo. Por ejemplo, las empresas utilizan el software para automatizar los flujos de trabajo de las facturas. Si escanean una factura, el sistema inicia automáticamente el flujo de trabajo de aprobación correcto. En este caso, ELO Invoice Worfklow dirige automáticamente la factura a través de la verificación de facturas, el archivo y, si es necesario, la aprobación de facturas que requieren aclaración, hasta la contabilización en el sistema ERP con el control de facturas como paso final.

Gestión de contratos

En el ámbito de la gestión de contratos, las empresas utilizan la gestión digital de contratos ELO Contract para crear, almacenar y gestionar contratos y controlar las fechas, términos y plazos que contienen. Por ejemplo, una empresa del sector inmobiliario podría utilizar el software para almacenar contratos de alquiler y recibir recordatorios automáticos de fechas importantes, como la renovación de un contrato de arrendamiento o el pago de las cuotas de alquiler. Esto ayuda a llevar un seguimiento de todos los contratos y a garantizar que las empresas no incumplan plazos importantes.

RRHH

En el área de personal, el software ELO HR Personnel File gestiona, entre otras cosas, los expedientes de los empleados en forma de expediente electrónico del personal. De este modo, las empresas pueden almacenar digitalmente en el sistema ELO documentos relacionados con los empleados, como notificaciones de enfermedad, certificados de baja parental e incluso notificaciones de pensiones, y hacerlos accesibles a los empleados con la autorización respectiva en una ubicación central de conformidad con el GDPR. Por ejemplo, un equipo de RRHH puede acceder fácilmente a los expedientes digitales de personal para encontrar información para las negociaciones salariales o para planificar nuevas medidas de formación.

Puntos fuertes de ELO ECM

ELO ECM ofrece una amplia gama de opciones y funciones para una gestión eficaz de contenidos y documentos. Los 5 aspectos siguientes resultan especialmente convincentes:

Facilidad de uso

La gestión de contenidos y documentos en las organizaciones es compleja. Por ello, las empresas deben utilizar un sistema ECM para digitalizar y automatizar innumerables archivos y procesos asociados. Para que las empresas no se sientan abrumadas, el software correspondiente debe tener una interfaz fácil de usar. Sólo así las empresas podrán utilizar la aplicación de forma productiva. Esto es exactamente lo que hace posible ELO Enterprise Content Management.

El software está diseñado de forma clara e intuitiva para que los empleados puedan generar flujos de trabajo eficientes.

Por ejemplo, pueden cargar, organizar y buscar documentos fácilmente. 

Flexibilidad

Para que un sistema ECM se adapte a los versátiles requisitos de las empresas, debe ofrecer un alto grado de flexibilidad. Esto es lo que ofrece ELO ECM. Las empresas pueden adaptar los procesos y flujos de trabajo digitales -hasta cierto punto- para que se ajusten a sus necesidades individuales. 

Seguridad

La seguridad de los datos es una cuestión importante para todas las empresas, sobre todo desde la introducción del Reglamento general de protección de datos y la que pronto entrará en vigor Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas - de crucial importancia. Si no cumplen los elevados requisitos de la protección de datos alemana, se enfrentan a fuertes multas y daños a su reputación. Para evitarlo, ELO ECM cuenta con sólidas funciones de seguridad, incluidos controles de acceso y cifrado. 

Automatizaciones

Automatizaciones son un componente elemental de la digitalización en las empresas. Garantizan que las empresas reduzcan al mínimo los pasos de trabajo manuales que consumen mucho tiempo y asignen así a los empleados tareas más complejas que generen más valor añadido. En otras palabras, las empresas aumentan su eficiencia con la automatización. Esto es exactamente lo que ELO ECM hace posible.

Integración

Las empresas cuentan con procesos existentes y bien ensayados que están vinculados a innumerables aplicaciones. Para que un sistema ECM encaje armoniosamente en esta red existente, debe ofrecer opciones de integración con programas comunes. ELO ECM permite una integración perfecta con diversas aplicaciones empresariales. Por ejemplo, las empresas vinculan ELO ECM Suite a un sistema CRM existente para disponer de toda la información relevante de los clientes en un único lugar. Esto mejora el servicio al cliente. Además, las integraciones con Microsoft Suite, SAP, Salesforce, ABAS, CAS, Datev y otros programas son posibles.

Casos de uso de ELO ECM

ELO ya ha completado con éxito unos 75.000 proyectos de clientes en 40 países. ¿Cómo han integrado las empresas ELO ECM en sus procesos? Echamos un vistazo a 3 casos de uso:

Utilización de ELO ECM en una empresa de fabricación de piezas moldeadas, ensamblajes y sistemas de cerramientos

La empresa líder europea especializada en soluciones innovadoras de productos fabricados con espumas de partículas desarrolla y fabrica anualmente más de 300 nuevos productos para sectores como la construcción de vehículos y la tecnología de calefacción y ventilación, con más de 50 años de experiencia.

Desafío

El reto para la empresa consistía en reconocer automáticamente las facturas entrantes, compararlas con los datos del pedido en Microsoft Dynamics AX y, a continuación, transferirlas. Al mismo tiempo, debía iniciarse un flujo de trabajo para la aprobación de facturas. ELO debía obtener la información necesaria, como autorizaciones de emisión y condiciones de pago, de los datos maestros de proveedores de Microsoft Dynamics AX. El software debía almacenar automáticamente en su archivo los documentos de salida generados a través de Microsoft Dynamics AX.  

Solución 

ELO DocXtractor reconoce automáticamente las facturas entrantes y las compara con los datos del pedido de Microsoft Dynamics AX. Transfiere la información a ELO ECM Suite y la asigna al empleado adecuado en el flujo de trabajo de ELO. Se proporcionó un panel de control personalizable para la gestión y el control a través de ELO Business Solution Invoice para visualizar y analizar la información relevante.

Con la ayuda de ELO Business Logic Provider (BLP), la empresa también transfiere todos los documentos creados por Microsoft Dynamics AX como PDF a ELO, los archiva correctamente y los enriquece con datos relevantes.

Beneficios

  • Captura automática de facturas entrantes con cotejo de la información de proveedores y pedidos de Microsoft Dynamics AX 
  • Procesamiento y emisión digital de facturas mediante el flujo de trabajo ELO con supervisión de plazos basada en las condiciones de pago de Microsoft Dynamics AX 
  • Visualización en tiempo real de datos e información importante 

Utilización de ELO ECM en una empresa líder en tecnología de fijación y montaje

Esta división independiente de la empresa está especializada en diseños de PCB personalizados para clientes de diversos sectores.

Desafío

El reto para esta división residía en los ámbitos especializados de la seguridad de los datos, la gestión digital del personal y la gestión automatizada de las visitas.

Solución

Para hacer frente a estos retos, la empresa introdujo ELOenterprise. En la actualidad, utiliza el software para archivar y gestionar de forma segura los datos de producción. El software regula y registra automáticamente el acceso a los datos. Además, la empresa integró un archivo digital de personal para toda la empresa y un sistema digital de gestión de visitas llamado ELO Visitor. Las digitalizaciones han minimizado los procesos manuales en los respectivos departamentos y los han hecho menos propensos a errores.

Beneficios

  • Almacenamiento seguro y de fácil acceso de datos de fabricación altamente sensibles
  • Minimización de los pasos manuales y de la propensión a errores en el departamento de RR.HH.
  • Reducción significativa del trabajo manual en la gestión de visitas

Utilización de ELO ECM en una empresa francesa de logística

La empresa de logística opera en el aeropuerto de París-Charles-de-Gaulle con más de 350 empleados en el ámbito del transporte urgente. La empresa de logística ofrece soluciones adaptadas de forma innovadora no solo en Francia, sino también a escala internacional.

Desafío

La empresa quería digitalizar el proceso de compras y crear una interfaz entre contabilidad y compras. También quería implantar en sus procesos una potente herramienta de análisis financiero.

Solución 

Gracias a ELO ECM Suite y ELO DocXtractor, esta empresa utiliza ahora un sistema ECM de alto rendimiento para facturas, pedidos y contratos. Procesa todo el flujo de trabajo digitalmente. Todos los pasos, desde la solicitud de compra hasta el pago de las facturas, son totalmente rastreables para la empresa.

Beneficios

  • Eficaz sistema central de contenidos y documentos adaptado a los distintos procesos empresariales 
  • Integración de una interfaz sin fisuras con el sistema de gestión financiera Sage FRP 1000, así como con Inside Reporting. 
debilidades de elo ecm

Retos de ELO ECM y enfoques de las soluciones

Con sus diversas aplicaciones de software, ELO permite a las empresas digitalizar numerosos procesos empresariales y hacerlos así más eficientes. Sin embargo, con las crecientes exigencias que las empresas plantean a su gestión de contenidos y documentos, ELO ECM como término general también muestra uno o dos déficits. ¿Dónde alcanzan las empresas sus límites con ELO ECM y cómo pueden superarlos sin cambiar directamente de proveedor?

Aplicación y curva de aprendizaje

En principio, ELO ECM es una aplicación fácil de usar con la que las empresas pueden organizar eficazmente su gestión de contenidos y documentos. Sin embargo, debido a su complejidad, la integración en los sistemas existentes es amplia y lleva tiempo. Hasta que las empresas han creado procesos individuales y automatizados, tienen que dominar una pronunciada curva de aprendizaje. 

Para no perder tiempo innecesariamente, el software AI de Konfuzio puede utilizarse como complemento.

Konfuzio cuenta con una interfaz de usuario intuitiva y un amplio acceso para desarrolladores. De este modo, pueden vincular ELO ECM con su infraestructura informática interna de forma rápida y sencilla. Y: gracias a la orientación completamente personalizable de la IA, las empresas pueden diseñar libremente innumerables procesos en la gestión de documentos según sus deseos y necesidades. En la práctica, las organizaciones utilizan Konfuzio, por ejemplo, para crear reglas específicas para la extracción de datos que se adaptan a sus requisitos individuales. El resultado: con Konfuzio, las organizaciones ahorran recursos tanto en la implantación como en la formación. Esto alivia la carga de sus departamentos informáticos y permite una transición fluida hacia una gestión eficaz de contenidos y documentos.

Integraciones

ELO ECM dispone de importantes integraciones con aplicaciones comunes como Microsoft, SAP, Salesforce y Datev. Sin embargo, las empresas que trabajan con programas más especializados o específicos del sector pueden encontrarse aquí con un problema. Porque: ELO ECM es flexible, pero las empresas no pueden integrar fácilmente el software en cualquier programa.

Konfuzio ofrece un API REST y una interfaz de usuario web en SaaS, nube privada y funcionamiento on-prem. Esto facilita la integración con otros sistemas y amplía así la flexibilidad de ELO ECM. En la práctica, esto significa que con Konfuzio, las empresas pueden vincular ELO ECM con casi cualquier otra aplicación empresarial e intercambiar así datos entre ambas. De este modo, las empresas obtienen una visión nueva y profunda de sus datos.

Automatización y extracción de datos

ELO Enterprise Content Management ofrece funciones básicas para automatizar procesos. Sin embargo, las empresas grandes y complejas que aspiran a una digitalización holística y en profundidad de su organización podrían llegar a un límite con ELO ECM, especialmente cuando se trata de estructuras de datos complejas. 

Konfuzio cuenta con IA avanzada, incluidas tecnologías revolucionarias como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), Aprendizaje automático (ML), Aprendizaje profundo (DL), Procesamiento del lenguaje natural (PNL) y Visión por ordenador (CV) incluye.

En la práctica, esto significa que los algoritmos de Konfuzio extraen, clasifican y analizan grandes cantidades de datos con la máxima precisión. De este modo, las empresas disponen siempre de datos actualizados de los que pueden obtener valiosos conocimientos y tomar decisiones empresariales bien fundamentadas basándose en ellos.

Funciones de análisis

ELO Enterprise aporta funciones de análisis avanzadas para la evaluación de datos. Sin embargo, dependiendo de la cantidad y el tipo de datos (estructurados o no estructurados), ELO puede pasar por alto tendencias importantes, potencial de optimización de procesos y riesgos. Con Konfuzio, las organizaciones integran potentes herramientas de análisis en su ELO ECM. Mediante el uso de las herramientas de IA mencionadas anteriormente, Konfuzio es capaz de identificar tendencias incluso en Big Data y datos no estructurados. 

Konfuzio - Complemento inteligente para su ELO ECM 

En el contexto de la rápida digitalización actual, una plataforma de digitalización como ELO Enterprise Content Management crea una base importante para que las empresas sitúen su gestión de contenidos y documentos sobre una base de futuro. El software dispone de amplias funciones para digitalizar y automatizar procesos importantes. Pocas carencias, pero existentes, podrían convertirse en retos para las empresas, como en la disponibilidad de integraciones, así como posibles automatizaciones y funciones de análisis.

Konfuzio compensa los pequeños déficits del software ELO con sus tecnologías inteligentes y, de este modo, hace innecesaria la búsqueda de una alternativa. 

Descubra ahora cómo combinar ELO ECM y Konfuzio y dar el siguiente gran paso en la digitalización de su empresa.

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