E-Post - solución de automatización del correo entrante con IA

E-Post es una solución de correo entrante estandarizada y configurable a la que recurren cada vez más empresas. En particular, las pequeñas y medianas empresas disfrutan del envío híbrido de cartas, lo cual no es sorprendente: ya nadie tiene que preocuparse de imprimir, ensobrar y franquear. De este proceso se encarga el proveedor de envíos E-Post.

Pero la externalización de los centros internos de tratamiento del correo aumenta la carga de trabajo de los proveedores de servicios. La carga de trabajo en los centros de escaneado para la digitalización de documentos postales aumenta, y la categorización de documentos cuesta mucho tiempo. La solución: automatizar los procesos relacionados con las cartas postales electrónicas.

Konfuzio ofrece varias opciones de servicio con las que podemos ayudarle con su procesamiento e-Post. Póngase en contacto con nosotros en cualquier momento a través del Formulario de contactopara obtener más información.

E-Post - Definición general

El correo electrónico, también conocido como "EPost" o "e-letter", permite enviar cartas, documentos y mensajes en formato digital. A diferencia del correo electrónico convencional, el servicio e-Post ofrece una plataforma de comunicación segura y confidencial en la que los usuarios pueden enviar y recibir sus documentos en un formato electrónico protegido. Se utilizan tecnologías avanzadas de encriptación para garantizar la confidencialidad de la información transmitida. El servicio e-Post incluye la custodia segura de los elementos físicos hasta que el proveedor los entrega con una periodicidad mensual.

Distinción entre e-Post y e-Postscan

Pista: En aras de la simplicidad, en lo sucesivo seguiremos refiriéndonos a e-Post como un término general.

Definiciones de E-Post

¿Qué es "e-Post"?

En sentido estricto, el término "e-post" es un servicio de correo electrónico prestado por un conocido proveedor de servicios de correo. Con este servicio, los usuarios envían, reciben y gestionan cartas digitales. Es esencialmente un servicio de correo electrónico seguro y legalmente válido.

¿Qué es "E-Postscan"?

El servicio "E-Postscan", por su parte, se refiere a la posibilidad de recibir correo físico en papel además en formato digital. Este servicio consiste en enviar el correo físico a una estación de digitalización de los proveedores de servicios de venta por correo. Allí se abre el correo, se escanea y se pone a disposición de los clientes en formato digital.

¿Cómo funciona e-Post?

  1. Paso: Solicitar un escaneado E-Post
  2. Paso: Escaneado diario del correo diario en el centro de escaneado
  3. Paso: Leer el correo digitalizado en línea
  4. Paso: Recibir mensualmente los envíos originales

Servicios estándar de E-Post

Los proveedores de e-mailing se dedican a ofrecer una plataforma fluida y segura para el intercambio electrónico de documentos. Estos proveedores permiten a los usuarios enviar documentos digitales, contratos, facturas y otras formas de comunicación de forma rápida y segura.

Entre los servicios estándar que ofrecen los proveedores en el ámbito de e-Post figuran:

Alimentación de los artículos a la estación de digitalizaciónEl proveedor de servicios lleva los artículos físicos en diferentes formas y variaciones al centro de escaneado para iniciar el proceso de conversión a formatos digitales.

Clasificación y devolución de artículos no escaneablesLos envíos que no son aptos para el proceso de escaneado por diversas razones, como ilegibilidad, carácter personal o confidencialidad, son clasificados por el proveedor de servicios e-Post y devueltos al remitente sin abrir.

Clasificación según los criterios estándar de la lista negra para determinados ámbitosAsimismo, como parte de su servicio, el proveedor de e-Post clasifica todos los elementos utilizando criterios predefinidos de listas negras que se aplican a áreas específicas. Esto garantiza que no se digitalicen contenidos o documentos no deseados.

Separación de procesosLos documentos de un envío se separan entre sí para permitir una digitalización precisa y exacta de cada unidad individual.

EscanearUtilizando tecnología punta, el proveedor de servicios e-Post escanea los envíos para garantizar la alta calidad y precisión de los documentos digitalizados.

Preparación de la transferencia de formatos de datosEl proveedor de E-Post captura los datos, convierte los documentos digitalizados en formatos de datos adecuados y los prepara para el intercambio.

Suministro de datos por correo electrónico o SFTPEl proveedor de servicios de envío pone a disposición los datos y documentos procesados de e-Post por correo electrónico o mediante el protocolo de transferencia segura de archivos (SFTP) para garantizar un acceso seguro y eficaz al contenido digital.

Informes periódicosAl final del día, el cliente recibe un informe si se ha recibido un envío. Lo mismo ocurre con el informe mensual, que contiene información adicional sobre las cantidades y las partidas de precios de los envíos digitalizados del mes de facturación.

Ventajas e inconvenientes de e-Post

El correo electrónico ofrece una serie de ventajas que lo convierten en una alternativa atractiva al correo físico tradicional. Sin embargo, el cambio al correo electrónico también está plagado de retos:

Ventajas de e-PostNoCTos de e-Mail
Respetuoso con el medio ambiente: reduce el consumo de papel.Problemas de seguridad: los datos electrónicos son más vulnerables a los ciberataques.
Entrega rápida: Envío inmediato.Dependencia de la tecnología: Las interferencias pueden afectar al acceso.
Ahorro de costes: menores gastos de envío.Accesibilidad limitada: no todo el mundo tiene acceso a la tecnología necesaria. Primero hay que solicitarla y ponerla en marcha.
Ahorro de espacio: no es necesario el almacenamiento físico.Reconocimiento jurídico: Puede faltar la vinculación jurídica de los documentos electrónicos.
Función de búsqueda: fácil recuperación de correos electrónicos.Cambio de hábito: Hay personas que prefieren los documentos físicos de antiguas costumbres.
Flexibilidad: acceso desde cualquier lugar.Fiabilidad limitada: los correos electrónicos pueden acabar en el filtro de spam.
Intercambio rápido de documentos con autorización de acceso: seguridad mediante flujos de trabajo de liberación.Obstáculos técnicos: No todo el mundo está familiarizado con el manejo del correo electrónico.

Precios E-Post

Clientes particulares

En función del volumen de correo, el servicio e-Post ofrece a los particulares una alternativa económica al correo físico. Un conocido proveedor ofrece el servicio (Postscan) como suscripción. El primer mes de uso, se disfruta de las ventajas de E-Post por 14,99 euros (incluido el precio de instalación). A partir del segundo mes de uso, la suscripción también está disponible por 14,99 euros al mes (a partir del 07/2023).

Esta suscripción incluye el suministro continuo de sus envíos de correspondencia escaneados, el almacenamiento conforme a las normas de protección de datos y la entrega de los originales a una sucursal.

Para más información sobre el nuevo escáner postal para particulares, diríjase a aquí.

Cuentas clave

Según el ámbito de aplicación, el volumen de correo y la tarifa, los precios para empresas varían mucho. La tarifa estándar con el mismo proveedor (véase clientes particulares) empieza en 71 céntimos por carta estándar en blanco y negro sin tarifa plana mensual de línea y servicio. Con respecto a la tarifa 250+, los precios siguen siendo los mismos más una tarifa plana mensual de 14,95 euros (a partir de 07/2023).

Las mejoras y ampliaciones son posibles e incluyen, por ejemplo, envíos internacionales, aumento del número de envíos y mucho más. Encontrará escalas de precios detalladas con descripciones de los servicios asociados para los principales clientes en aquí.

Combine los servicios E-Post con Konfuzio y automatice los procesos

Los siguientes ejemplos de aplicación ilustran exactamente cómo puede ser la optimización de procesos con Konfuzio:

E-Post Automatización de la solución de correo entrante con casos de uso de IA

División automática de documentos

Una cuestión que a menudo se pasa por alto, pero que supone todo un reto en términos de automatización de documentos, es la división de documentos. La división divide automáticamente un lote de documentos en documentos individuales significativos y los asigna a las respectivas categorías de documentos. En los procesos de escaneado convencionales de los proveedores de e-Post, este paso suele realizarse manualmente.

El objetivo de esta optimización del proceso es, por tanto, escanear los envíos completos sin intervención manual y dividirlos automáticamente con la ayuda de un algoritmo inteligente. Aquí es donde la Inteligencia artificial (AI) de Konfuzio entra en juego.

¿Cómo funciona la estructuración automatizada de los documentos E-Post?

En esencia, la tecnología avanzada se basa en el enfoque humano: Cada página del correo electrónico se revisa para encontrar la Clasificación y si está relacionada con la página anterior - o si es aplicable una nueva categoría. En caso necesario, se realiza una comprobación de los números de página, si se dispone de una indicación. En los procedimientos de clasificación basados en IA, este proceso se integra a través de una secuencia de algoritmos, con lo que el proceso de división de documentos queda totalmente automatizado.

Ventajas de la división automática de documentos

Ahorro de tiempo: La automatización elimina la necesidad de dividir manualmente los escaneos. Los empleados pueden centrar su atención en otras tareas importantes mientras el software de IA se encarga automáticamente de capturar y clasificar el correo electrónico.

Escalabilidad: La división automática de documentos permite al proveedor de e-Post seguir el ritmo de un volumen creciente de pedidos sin añadir recursos humanos o mecánicos adicionales.

Desde la entrada de pedidos hasta la reclamación mediante flujos de trabajo automatizados

Utilizando Konfuzio, es posible automatizar y diseñar eficientemente todos los procesos para el control del correo electrónico entrante y el procesamiento de documentos con la ayuda de soluciones asistidas por IA. Konfuzio proporciona una plataforma que permite analizar y extraer automáticamente los datos del correo digitalizado.

¿Cómo puede la eficacia de estos Flujos de trabajo ¿aumentar?

Captura e importación: los documentos de envío digitalizados se cargan en el sistema desde la cuenta de E-Post, ya sea manualmente o mediante la integración con otros sistemas o interfaces.

Clasificación automáticaLos algoritmos de IA de Konfuzio analizan los documentos entrantes y los clasifican automáticamente en diferentes categorías, como facturas, contratos, recordatorios o confirmaciones de pedido. El procedimiento es similar a la división automática de documentos e incluye Aprendizaje automático (ML).

Extracción de datosLos modelos de IA de Konfuzio reconocen información relevante en los documentos, como números de factura, importes o cláusulas contractuales, sin intervención manual. Estos datos se extraen automáticamente, se estructuran y, por último, se almacenan de forma validada.

Tratamiento posterior automatizadoLos datos extraídos y validados se integran automáticamente en otros sistemas o flujos de trabajo, por ejemplo para su envío a otros departamentos, sin necesidad de adquirir software de archivo adicional. El software de Konfuzio puede integrarse fácilmente en los programas existentes. Descubra cómo funciona exactamente la IA de Konfuzio aquí.

Seguimiento e informesKonfuzio permite supervisar el flujo de trabajo para identificar cuellos de botella, incumplimientos de plazos o desviaciones. Una vez que el pedido se ha capturado y asignado al departamento adecuado, el software de IA apoya el resto del proceso, por ejemplo mediante notificaciones automáticas o actualizaciones del estado del pedido. Además de los informes de e-Post, la tecnología asistida por IA ofrece una función de informes más completa que proporciona información sobre los flujos de trabajo automatizados.

Ventajas de los flujos de trabajo automatizados

Reducción de erroresEl software de IA funciona con precisión y evita los posibles errores humanos que pueden producirse durante las operaciones manuales. Esto contribuye significativamente a reducir la tasa de errores y, por tanto, a aumentar la calidad de los flujos de trabajo.

Adquirir conocimientosLa información recopilada y los informes generados automáticamente le ayudarán a crear análisis que le proporcionarán información fiable sobre el estado actual de la empresa.

Konfuzio también permite a su empresa optimizar de forma rápida y eficaz el flujo de trabajo en torno a los procesos E-Post mediante entrada automática de pedidos.

Póngase en contacto con en cualquier momento para ponerse en contacto con nuestros expertos.

Conclusión

La comunicación privada y empresarial ha cambiado con el avance de la digitalización. El correo electrónico y la mensajería instantánea están configurando el intercambio de información y afectando también a servicios tradicionales como el reparto postal. El correo electrónico se ha consolidado como una alternativa eficaz y respetuosa con el medio ambiente al correo físico tradicional. Los servicios de correo electrónico de los proveedores de servicios postales no sólo ofrecen eficiencia, sino que también contribuyen a reducir el impacto ambiental.

Ahorre tiempo, recursos y fondos cambiando a e-post y procesos automatizados cambiar.

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