Digitalizar nóminas y escanear con IA

Hace tiempo que llegó la era sin papel. Se mire por donde se mire, hoy en día todo está digitalizado. Los documentos importantes, como las nóminas, deben digitalizarse y almacenarse cuidadosamente. Sin embargo, limitarse a escanear los documentos y almacenarlos internamente en la empresa supone, por un lado, un gran esfuerzo manual y, por otro, es muy propenso a errores cuando se trata de procesar posteriormente los datos. Los documentos escaneados se guardan como archivos de imagen o PDF. Por tanto, es imposible leer y procesar la información específica contenida en el documento. Gracias a nuestro software basado en IA, las nóminas pueden leerse digitalmente y los detalles individuales pueden procesarse de forma eficiente y sin errores. Además, nuestro software se vuelve más inteligente y automatizado con el uso. 

Así que ahórrese mucho esfuerzo a la hora de organizar los documentos de su empresa.
En este artículo, aprenderá por qué debe digitalizar las nóminas en el futuro y cómo puede hacerlo fácilmente con nuestro software.

  1. Digitalizar las nóminas aumenta su eficacia

  2. Simplificar los documentos digitalizando las nóminas

  3. Digitalizar nóminas: Cómo funciona la nómina digitalizada

  4. ¿Le preocupa la protección de datos?

  5. PREGUNTAS FRECUENTES

1. digitalizar las nóminas aumenta su eficacia

El esfuerzo comienza ya con la introducción manual de los datos de todos los empleados. La nómina debe contener el nombre y la dirección del empleador, así como los datos maestros del empleado y los datos sobre seguros e impuestos. Si ahora necesita un solo dato de un empleado, sus empleados tienen que buscar por su cuenta el archivo de imagen de la nómina almacenada.

En muchas empresas, las nóminas se escanean y almacenan digitalmente como archivos de imagen o PDF. Pero esto significa que los detalles individuales del documento no pueden extraerse y editarse individualmente. En caso necesario, el archivo de imagen escaneado debe enviarse como archivo PDF, JPG o PNG y la información necesaria se extrae manualmente de la nómina. Dependiendo de la cantidad de documentos que haya que procesar, esto cuesta mucho tiempo de trabajo valioso a sus empleados. Pero no sólo el esfuerzo manual cuesta tiempo, dependiendo del departamento, los documentos se procesan con diferentes programas y se envían por correo electrónico. Con nuestro software AI Konfuzio, puede procesar directamente los documentos y buscar información en su propio software. Esto le ahorra tiempo adicional.

Gracias a nuestro software Konfuzio, sus documentos se leen en voz alta y la información contenida individualmente es inmediatamente accesible digitalmente. Nuestra inteligencia artificial no sólo sigue aprendiendo con cada proceso, sino que también convierte el archivo de imagen en un archivo de texto editable. Esto no sólo ahorra mucho tiempo de trabajo, que puede emplearse en tareas empresariales más importantes, sino que también reduce la tasa de errores al buscar e introducir manualmente la información de sus documentos.

Pero no sólo el ahorro de tiempo y el reconocimiento y tratamiento automatizados del texto hablan en favor de la digitalización de documentos como las nóminas. El tiempo ahorrado también repercute en los costes de los empleados, que podrían realizar actividades más rentables en el mismo tiempo. Además, el almacenamiento de documentos es considerablemente más rápido y sencillo cuando digitaliza sus registros con nuestro software.

2. Almacenamiento de documentos mediante la simple digitalización de las nóminas.

¿Por qué hay que conservar las nóminas?

Como empresario, debe guardar cuidadosamente todos los documentos relacionados con su empresa para poder demostrar en cualquier momento, por ejemplo, información sobre salarios o seguros de los empleados. Si no puede aportar pruebas de estos documentos, puede tener dificultades legales con las autoridades, como la Agencia Tributaria.

Además, los registros fiscales y las nóminas, entre otras cosas, son comprobados a intervalos regulares por el Seguro de Pensiones alemán, con el fin de verificar los derechos de pensión o aclarar determinados pagos de cotizaciones. 

Para ahorrarle molestias y esfuerzos adicionales como empresa, debería digitalizar todos los documentos que podrían solicitarse durante una auditoría oficial posterior con nuestro software de IA. Esto no solo le proporciona una visión general de todos los documentos, sino que también le permite recuperar parámetros individuales de forma rápida y sencilla gracias a nuestra inteligencia artificial. 

3. digitalizar las nóminas: Cómo funciona la digitalización de documentos con Konfuzio

¿Se pregunta cómo digitalizar sus nóminas? Con nuestro software es muy fácil.

Nuestra tecnología OCR, que reconoce automáticamente el texto y la escritura, permite digitalizar todos sus documentos. La integración a través de una interfaz API de Konfuzio en su software existente también le ahorra la laboriosa formación de sus empleados.
Se crea la foto o el escaneado del documento, se carga a través de la interfaz API y, a continuación, nuestro software de IA lo procesa.
A continuación, obtendrá la salida en formato JSON. Puede convertir todos sus documentos en PDF y PDF/A con capacidad de búsqueda. Otros formatos de salida están disponibles bajo petición.

4. ¿le preocupa la protección de datos?

Sin embargo, muchas empresas todavía se resisten a dejar en manos de la inteligencia artificial la digitalización de, por ejemplo, las nóminas, aunque sea muy recomendable. Nuestro software se amplía continuamente y se basa en la norma DIN SPEC 92001 AI Triangle®. Esto nos permite garantizar la máxima seguridad y solidez de nuestro software. 

Porque Konfuzio ya es utilizado por algunos bancos en los que se procesan datos altamente sensibles. Puede estar seguro de que los datos de sus documentos están absolutamente seguros.

¿A qué espera? Concierte una consulta ahora y le mostraremos el potencial de nuestro software Konfuzio.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Hay que digitalizar las nóminas?

La digitalización de sus documentos ofrece la ventaja de tenerlos archivados de forma ordenada para el posterior tratamiento de los datos individuales y para posibles inspecciones oficiales. A través de nuestro software, puede acceder así a datos individuales editables de sus documentos.

¿Por qué debe conservar las nóminas?

El almacenamiento de documentos como las nóminas es importante para posibles auditorías oficiales. Especialmente cuando haya que realizar auditorías, a menudo años después, podrá acceder rápida y fácilmente a las respectivas nóminas. De este modo, podrá recuperar fácilmente los datos de los documentos más antiguos. Además, los datos de los documentos pueden recuperarse y procesarse una y otra vez en el trabajo diario.

¿Cómo digitalizar documentos como las nóminas?

Los documentos pueden escanearse y almacenarse digitalmente en su PC. También puede cargar sus documentos directamente en nuestro software Konfuzio. Se pueden seleccionar varios archivos y cargarlos en paralelo. A continuación, nuestra IA procesa todos los datos a la velocidad del rayo y crea un documento acabado y editable individualmente. El formato de salida es JSON. Previa consulta, puede elegir entre otros formatos de salida.


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