Digitalización de archivos: cómo hacerlo eficazmente con IA

En todas las empresas se crean a diario grandes cantidades de datos que hay que almacenar, proteger y gestionar. Incluso hoy en día, muchas empresas siguen confiando en el almacenamiento en papel para este fin. La desventaja: de esta forma, se acumulan montañas de archivos en los locales de las empresas. Esto también significa que es difícil acceder a la información. Por eso, cada vez más empresas se han pasado a los documentos digitales en los últimos años. En 2020, una de cada diez grandes empresas con 500 o más empleados prescindirá (casi) por completo del papel (Bitkom). En otras palabras, 90 % de todas las empresas tienen que ponerse al día. 

¿Qué sentido tiene que todo sea digital? Al fin y al cabo, ha funcionado bien hasta hoy. En este artículo le ofrecemos información para que pueda preparar la decisión sobre su nivel de digitalización. Para ello, le explicamos, entre otras cosas, qué periodos de conservación debe respetar y cómo puede beneficiarse del uso de la inteligencia artificial en la Digitalización beneficio.

digitalizar archivos ventajas

Por qué las empresas deben digitalizar sus archivos

Cuando las empresas digitalizan sus documentos, se benefician de dos grandes ventajas a primera vista: De repente disponen de más espacio y tienen documentos almacenados digitalmente de forma segura. Sin embargo, si se hace correctamente, la digitalización de archivos tiene efectos de mucho mayor alcance en los procesos internos:

Acceso rápido

La posibilidad de recuperar documentos digitales de forma rápida y específica mediante funciones de búsqueda optimiza el modo en que los empleados acceden a la información. En lugar de buscar en carpetas físicas, pueden simplemente introducir palabras clave o metadatos para encontrar los datos que necesitan. Esto minimiza las búsquedas que llevan mucho tiempo y aumenta la productividad.

Cooperación eficaz

La digitalización de archivos permite una colaboración fluida entre los empleados, independientemente de su ubicación. Los documentos pueden compartirse, editarse y comentarse fácilmente en línea. Esto permite a los equipos colaborar de forma más eficaz, sin tener que dedicar tiempo y recursos a compartir documentos físicamente.

Seguridad de los datos

En una oficina sin papeles, los archivos digitales pueden protegerse con medidas de seguridad avanzadas, como el cifrado y los controles de acceso. Así se minimiza el riesgo de accesos no autorizados o fugas de datos. La información confidencial permanece protegida.

Recuperación en caso de catástrofe

Cuando las empresas tienen las carpetas digitalizadas y hacen copias de seguridad periódicas, protegen los datos de imprevistos como incendios o catástrofes naturales. Esto garantiza la continuidad de las operaciones empresariales.

Respeto del medio ambiente

Reducir el consumo de papel no sólo tiene sentido desde el punto de vista económico, sino que también es respetuoso con el medio ambiente. La digitalización de archivos ayuda a reducir la deforestación y disminuye la huella ecológica de la empresa.

Ahorro de tiempo y dinero

Procesos manuales relacionados con documentos físicos, como la clasificación, Archivo y copia, requieren mucho tiempo y dinero. La automatización de estas tareas mediante la digitalización supone un ahorro considerable de tiempo y costes.

Escalabilidad

A medida que una empresa crece, no es necesario alquilar recursos físicos adicionales, como armarios o almacenes. Las empresas pueden integrar fácilmente nuevos documentos digitales en el sistema digital existente.

Auditorías y cumplimiento

Las empresas suelen estar sujetas a requisitos legales y políticas de cumplimiento que exigen la conservación adecuada de los documentos. Los archivos digitales facilitan a las empresas el control y la auditoría para garantizar que cumplen estas normativas. Esto facilita la realización de auditorías.

Conservación a largo plazo

Los documentos en papel son susceptibles de desgaste y envejecimiento. Cuando las empresas digitalizan los archivos, garantizan la conservación de la información a largo plazo. Así, los documentos permanecen intactos y legibles con el paso del tiempo.

Relaciones con los clientes

La rápida disponibilidad de los datos de los clientes permite mejorar el servicio al cliente. El personal puede acceder más fácilmente a la información pertinente, lo que se traduce en un mejor servicio y una mayor fidelidad de los clientes.

Tipos de archivos que las empresas pueden digitalizar

En la práctica, las empresas pueden digitalizar, por ejemplo, los siguientes documentos:

Finanzas

  • Facturas y recibos: Estos documentos son relevantes para el proceso financiero, ya que representan las transacciones financieras de la empresa y son necesarios para la contabilidad y las declaraciones fiscales.
  • Contratos y acuerdos: Los contratos tienen implicaciones financieras, ya que especifican las condiciones y modalidades de pago. El departamento financiero debe velar por que los pagos se efectúen conforme a lo estipulado en el contrato.
  • Archivos de empleados y registros de personal: La contabilidad de nóminas y prestaciones son aspectos financieros clave relacionados con los expedientes de los empleados.
  • Documentos financieros y contables: Incluyen balances, cuentas de resultados, estados de flujo de caja y otros registros financieros que reflejan la salud financiera de la empresa.
  • Información sobre proveedores y pedidos: El departamento financiero interviene en el proceso de realización y tramitación de pedidos, ya que los costes, las condiciones de pago y la facturación desempeñan un papel importante.
  • Pólizas de seguros e informes de daños: Las repercusiones financieras de los daños o pérdidas se recogen en las pólizas de seguros y los informes de siniestros.
  • Actividades de viaje y reclamaciones de gastos: El departamento financiero tramita las solicitudes de reembolso de viajes y gastos del personal para gestionar y controlar los costes.

Comercialización y distribución

  • Materiales de marketing y planes de campaña: Estos documentos describen la estrategia y las actividades de marketing de la empresa para promocionar productos o servicios.
  • Correspondencia con los clientes y solicitudes de asistencia: aquí trata de la interacción con los clientes y sus peticiones, lo que es relevante para la gestión de las relaciones con los clientes y las ventas.
  • Planes de desarrollo de productos y datos sobre prototipos: Marketing y ventas necesitan conocer los planes de desarrollo de productos para planificar estrategias de marketing y enfoques de ventas.
  • Análisis empresariales e informes de investigación de mercado: Estos documentos proporcionan información sobre las oportunidades del mercado y los competidores que es importante para alinear las estrategias de marketing y ventas.

Derecho y cumplimiento

  • Contratos y acuerdos: Los acuerdos jurídicos son intrínsecamente legales y requieren controles jurídicos.
  • Documentación sobre patentes y propiedad intelectual: La protección de la propiedad intelectual requiere aspectos jurídicos y de cumplimiento.
  • Documentos de cumplimiento y documentos jurídicos: Se trata de documentos relacionados con el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas de la empresa.

Tecnología y desarrollo de productos

  • Planes de desarrollo de productos y datos sobre prototipos: Estos documentos son cruciales para el desarrollo y la mejora de los productos.
  • Documentación sobre patentes y propiedad intelectual: Se trata de la protección de las innovaciones y la propiedad intelectual.
  • Informes de control de calidad y registros de inspección: Son importantes para garantizar que los productos cumplen las normas de calidad.

Medio ambiente y sostenibilidad

  • Impacto medioambiental e informes de sostenibilidad: Estos documentos demuestran los esfuerzos de la empresa en materia de protección del medio ambiente y sostenibilidad.

Tenga en cuenta que los límites entre las áreas son a menudo difusos, ya que muchos documentos pueden asignarse a varios procesos empresariales.

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Digitalización de carpetas: plazos de conservación de los expedientes

Las empresas no siempre pueden digitalizar todas las carpetas inmediatamente. Porque: en muchos países, están obligadas legalmente a almacenar datos, documentos y contratos a su debido tiempo y a hacerlos fácilmente accesibles. Por eso, para digitalizar documentos de forma legalmente segura, las empresas deben cumplir varias obligaciones legales. Cuánto tiempo hay que conservar los archivos y cuándo se puede disponer de ellos depende de cada país. En Alemania, son importantes los siguientes plazos (Fuente: IHK). La base jurídica para ello se encuentra en el artículo 257 del Código de Comercio alemán (HGB).

Documentos que pueden destruirse desde el 1 de enero de 2023Periodo de conservación en añosDocumentos destructibles de los años o con última entrada en el año
Correspondencia general62017 y anteriores
Expedientes personales102012 y anteriores
Registros financieros y contables102012 y anteriores
Contratos y acuerdos52018 y anteriores
Documentación del proyecto32020 y anteriores
Ficheros de proveedores y clientes72016 y anteriores
Documentos fiscales72016 y anteriores
Expedientes médicos de pacientes301993 y anteriores
Actos jurídicos y escritos de demanda102012 y anteriores
Documentos de seguro52018 y anteriores
Nómina32020 y anteriores
Documentos de alquiler e inmobiliarios102012 y anteriores
Documentos de marketing y publicidad32020 y anteriores
Documentos sobre formación y perfeccionamiento profesional52018 y anteriores
Documentos informáticos y tecnológicos32020 y anteriores

Recuerde que los plazos indicados son orientaciones generales y pueden variar en función de los requisitos legales y las políticas de la empresa. Es aconsejable consultar siempre a un abogado o asesor fiscal antes de destruir cualquier documento.

digitalizar archivos paso a paso

Paso a paso: creación de una estrategia digital

¿Cómo digitalizan las empresas sus carpetas de archivos? Para abordarlo con eficacia, necesitan una estrategia digital sofisticada:

  1. Preparación

    Análisis de los expedientes: Determinar qué expedientes deben digitalizarse.
    Planificación de recursos: determinar el presupuesto, el personal y la tecnología.

  2. Selección de tecnología

    Selección del software de escaneado: Decida qué software necesita para escanear.
    Adquisición de hardware: adquisición de escáneres y ordenadores adecuados.

  3. Preparación de documentos

    Quitar grapas, grapas y otros obstáculos.
    Alinee los documentos para escanearlos con claridad.

  4. Escanear

    Cargue los documentos en el escáner.
    Define los ajustes: Selecciona la resolución, el modo de color y el formato de archivo.
    Realiza la exploración: Escanear documentos y crear copias digitales.

  5. Indexación de datos

    Establecer metadatos: Nombre del archivo, fecha, categoría, etc.
    Indexación de archivos digitales para su posterior búsqueda y organización.

  6. Sistema de gestión de documentos

    Selección de un software DMS: decidir qué software utilizar para gestionar documentos digitales.
    Configuración del software: configurar el acceso de los usuarios, la estructura de carpetas y los ajustes de seguridad.

  7. Integración de documentos

    Vinculación con sistemas existentes: Integre documentos digitales en CRM, ERP u otros sistemas empresariales.

  8. Control de calidad

    Comprobación de la legibilidad y calidad de los documentos escaneados.
    Garantizar una indexación correcta.

  9. Enriquecimiento de metadatos

    Añada información adicional a los documentos para mejorar la búsqueda y el análisis.

  10. Fase de prueba

    Realice pruebas: compruebe que los documentos digitales se visualizan correctamente en el software.

  11. Transición al trabajo digital

    Formación del personal: asegúrese de que todo el mundo está familiarizado con el nuevo sistema.
    Cambio gradual: empezar a utilizar documentos digitales para los procesos empresariales actuales.

  12. Archivo digital y copias de seguridad

    Guarda los documentos digitales en servidores protegidos.
    Realice copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de datos.

  13. Control y optimización

    Supervisión continua: compruebe que el sistema funciona correctamente.
    Optimice los procesos: Adapte los flujos de trabajo para aumentar la eficacia.

  14. Conformidad

    Garantizar que los documentos digitales cumplen los requisitos legales y reglamentarios.

Digitalización de archivos con IA 

Digitalizar los archivos supone un esfuerzo enorme para el que las empresas tienen que asignar recursos. Como alternativa, pueden contratar a un proveedor de servicios para la digitalización de archivos. Pero incluso para esto, las empresas necesitan tiempo y, sobre todo, un presupuesto adecuado.

Por lo tanto, la forma más eficaz de digitalizar archivos es utilizar un programa informático con inteligencia artificial.

De este modo, las empresas no sólo aceleran el proceso de forma decisiva, sino que también se benefician de estas ventajas:

Adquisición automática de datos

Al digitalizar archivos con IA, la tecnología reconoce y extrae automáticamente el texto de los documentos. Esto significa que no sólo se crean imágenes de los documentos, sino que también se captura el contenido real. En cambio, los escáneres convencionales solo proporcionan archivos de imagen que no permiten acceder directamente al texto.

Clasificación rápida

La IA utiliza algoritmos para clasificar automáticamente los documentos escaneados en diferentes categorías o tipos en función de su contenido. Esto ahorra tiempo que normalmente se dedicaría a la clasificación manual.

Indexación inteligente

Al digitalizar archivos con IA, la información relevante de los documentos puede reconocerse y almacenarse como metadatos. Más adelante, estos metadatos serán muy útiles para buscar y organizar los documentos. En cambio, con el escaneado tradicional, las empresas suelen tener que añadir esos metadatos manualmente.

Detección de errores

La IA es capaz de identificar automáticamente discrepancias, incoherencias o incluso documentos incompletos. Estos errores se pasan por alto fácilmente durante la revisión manual. Los escáneres no ofrecen esa posibilidad de detección de errores.

Grabación automática

La IA puede identificar palabras clave relevantes en los documentos y añadirlas automáticamente como palabras clave. Esto simplifica enormemente la búsqueda posterior de documentos específicos.

Reconocimiento de patrones

La IA identifica patrones recurrentes en los documentos, por ejemplo en forma de datos, pasajes de texto u otros elementos. Esto permite descubrir nuevas percepciones, tendencias y correlaciones, y tomar así decisiones empresariales más informadas.

Enlace al documento

La IA reconoce automáticamente las conexiones entre distintos documentos, aunque no sean evidentes. Esta capacidad facilita la búsqueda de información vinculada y, por tanto, ahorra tiempo.

Aprendizaje adaptativo

Gracias a Aprendizaje automático Los sistemas de IA pueden aprender continuamente de sus propias acciones y mejorar. Los comentarios de los usuarios se integran en el sistema para aumentar la precisión y eficacia de la digitalización a lo largo del tiempo.

Traducción automática

La IA traduce textos en tiempo real, lo que facilita la colaboración y el intercambio de información por encima de las barreras lingüísticas. Los escáneres no tienen traducción automática.

Búsqueda avanzada

La IA establece relaciones semánticas entre palabras y conceptos, lo que permite obtener resultados de búsqueda más precisos. Esto significa que se encuentran documentos relevantes incluso en consultas de búsqueda complejas, aunque no se hayan utilizado explícitamente determinadas palabras clave.

Análisis en tiempo real

La IA analiza el contenido de los documentos digitalizados en tiempo real y proporciona información rápida. Cuando se utilizan escáneres, las empresas tienen que convertir los documentos antes de poder analizarlos.

Digitalizar archivos con Konfuzio

Para digitalizar archivos con IA, las empresas pueden confiar en el software Konfuzio. Konfuzio utiliza Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para leer y analizar documentos y extraer información. El software puede convertir tanto texto impreso como manuscrito en datos digitales.

Konfuzio reconoce automáticamente estructuras de texto, párrafos, títulos, enumeraciones, palabras clave, nombres y fechas, de modo que el tratamiento es exclusivamente automático.

Esto también significa que las empresas no tienen que escanear los documentos en papel, sino que pueden simplemente fotografiarlos y luego hacer que Konfuzio los clasifique, lea y analice. De este modo, pueden digitalizar eficazmente montañas de archivos.

Más información sobre Konfuzio

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cómo puedo digitalizar archivos?

Las empresas pueden digitalizar los archivos de dos maneras: Por un lado, pueden escanear documentos y gestionarlos después mediante un programa de digitalización. Sin embargo, esto no sólo lleva mucho tiempo, sino que además dificulta el acceso a la información. En segundo lugar, las empresas pueden digitalizar los archivos con IA. La ventaja: no tienen que escanear los archivos, sino que basta con fotografiarlos para que la IA los clasifique, analice y evalúe automáticamente.

¿Cómo se benefician las empresas de la digitalización de documentos individuales?

Con la digitalización de documentos, las empresas pueden obtener múltiples beneficios. Aumenta la eficiencia porque el acceso a la información es más rápido y menos complicado. Al mismo tiempo, se reducen los costes de papel, ya que se necesitan menos documentos físicos. La colaboración dentro de la empresa mejora, ya que los documentos digitales pueden compartirse y editarse más fácilmente. Además, el uso de un archivo digital permite realizar fácilmente copias de seguridad de los datos.

¿Cómo ayuda una IA a digitalizar los archivos?

Una IA facilita la digitalización de archivos mediante el reconocimiento automático de texto, la conversión de imágenes en texto legible por máquina y la introducción eficaz de datos. Acelera el proceso, aumenta la precisión y permite una conversión fluida de documentos físicos a formatos electrónicos.

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