Comprobar las facturas, organizar los pagos y mantener las relaciones con los proveedores de servicios: El esfuerzo que supone la contabilidad de las cuentas por pagar es elevado, especialmente para las grandes empresas. Por eso, cada vez más empresas recurren a la inteligencia artificial (IA) para que la contabilidad sea más eficiente. Porque: la automatización de la contabilidad con ayuda de la IA puede ahorrar hasta un 40% de los costes incurridos. Así lo ha constatado la Instituto Global McKinsey ya se descubrió en un estudio en 2017. Explicamos de qué tareas es responsable un departamento de cuentas por pagar y cómo una IA puede agilizar los procesos.
Este artículo ha sido traducido al alemán y se ha traducido automáticamente a otros idiomas. Nos complacerá recibir sus comentarios al final del artículo.
Definición de cuentas a pagar
Los principios de buena contabilidad (PCC) establecen las normas generales de teneduría de libros. El Código de Comercio alemán (HGB) da forma jurídica a estas normas. La contabilidad de acreedores es un área específica de la contabilidad que debe seguir estas normas.
En la práctica comercial, las cuentas a pagar son una parte importante de la contabilidad financiera de una empresa. En este ámbito se registran y gestionan todos los débitos a proveedores y otros prestadores de servicios.
La contabilidad de acreedores es responsable de comprobar las facturas recibidas, introducir los datos de las facturas en el sistema contable y pagar las deudas a tiempo.
El departamento trabaja en estrecha colaboración con el departamento de compras para conciliar las facturas de los proveedores y resolver las discrepancias. También desempeña un papel importante en la elaboración de informes financieros y el suministro de datos para la elaboración de presupuestos y la planificación financiera.
Un departamento de cuentas por pagar eficiente es crucial para mantener una buena relación con los proveedores y garantizar la liquidez de la empresa. Los errores en las cuentas por pagar pueden provocar retrasos en los pagos y problemas con los proveedores. Por lo tanto, la precisión y la diligencia en este ámbito son importantes.
Así funcionan las cuentas por pagar
En cuentas por pagar, el proceso suele ser el siguiente: El departamento registra, comprueba y gestiona las facturas y obligaciones de una empresa. En el proceso, el departamento de cuentas por pagar primero recibe y comprueba las facturas de los proveedores. En el siguiente paso, introduce estos datos en un sistema contable. A continuación, comprueba la información y la compara con las órdenes de compra y las entregas. Si todo es correcto, se libera el pago.
Cuentas por pagar prepara los pagos y crea órdenes de pago. A continuación, éstas se envían a la dirección o a los empleados responsables para que las liberen. Tras la liberación, el departamento de cuentas por pagar ejecuta los pagos a proveedores externos en el último paso.
El objetivo de la contabilidad de acreedores es hacer un seguimiento de las operaciones de pago para garantizar que los pagos puntuales y periódicos se realizan a tiempo y evitar descuentos y retrasos en los pagos.
Así pues, el proceso de cuentas por pagar desempeña un papel crucial para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones empresariales y mantener relaciones positivas con los proveedores.
Ejemplo de cuentas a pagar
En las cuentas por pagar se registran y gestionan las obligaciones de una empresa con sus proveedores y prestadores de servicios. Un ejemplo clásico es la compra de mercancías a un proveedor. Veamos un ejemplo de cuentas por pagar.
Pedidos de material de oficina
Supongamos que la empresa "Muster GmbH" hace un pedido de material de oficina a su proveedor "Schreibwarenhandel Schmidt". El jefe de compras de Muster GmbH envía un pedido de papelería, bolígrafos y tóner por correo electrónico al proveedor. El proveedor confirma el pedido y entrega la mercancía en la dirección de Muster GmbH. La factura se recibe por correo electrónico.
A continuación, el departamento de cuentas a pagar crea una contabilización en el sistema para registrar la deuda con Schmidt Stationery. Al hacerlo, se incrementa la cuenta "Acreedores a proveedores".
El registro contable quedaría así:
Debe: IVA soportado 19 Euro y compra de bienes 100 Euro a Haber: Acreedores comerciales (cuenta acreedor: Schreibwarenhandel Schmidt) 119 Euro
Este registro contable refleja el hecho de que la empresa tiene la obligación de pagar 119 euros una vez entregadas las mercancías y tiene una reclamación de IVA soportado de 19 euros. La compra de bienes por valor de 100 euros refleja el valor neto de los bienes.
Conciliación y pago
Tras la recepción de la mercancía en el almacén y la comparación de la entrega con el albarán, el departamento de contabilidad de Muster GmbH compara la factura de Schreibwarenhandel Schmidt con el albarán. Si existe una referencia de pedido, compara la mercancía entregada con el pedido y se asegura de que los precios y las cantidades son correctos. Tras la comprobación, la factura se libera para su pago.
En cuanto vence el pago o antes de tiempo para beneficiarse de un descuento, el departamento de contabilidad transfiere el importe adeudado al proveedor. La operación se marca como pagada en el sistema y el pasivo se elimina de la cuenta de acreedores.
El registro contable quedaría así:
Debe: Acreedores comerciales (cuenta de acreedor: Schreibwarenhandel Schmidt) 119 Euro a Haber: Banco 119 Euro
Este asiento refleja el pago del pasivo. Es decir: se abona la cuenta de acreedores (asiento deudor) y se reduce el saldo bancario (asiento acreedor).
GoB y HGB como marco
Este procedimiento demuestra bien cómo se lleva en la práctica la contabilidad de las cuentas a pagar. Además, el procedimiento se ajusta a los principios de buena contabilidad (GoB) y al Código de Comercio alemán (HGB).
Aquí están los enlaces al GoB y al HGB:
- Principios contables alemanes generalmente aceptados (GoB): Según los GoB, toda transacción comercial, incluida la descrita aquí, debe registrarse de forma correcta, completa, sistemática y puntual. En el ejemplo, cada fase del proceso está debidamente documentada, desde el pedido hasta el pago de la factura.
- Código de Comercio alemán (HGB): Según el HGB (especialmente en los §§ 238-241 y 257), los libros y registros mercantiles deben llevarse de forma que ofrezcan una visión clara de las relaciones comerciales y la situación financiera de la empresa. En el ejemplo, esto se garantiza registrando con precisión las obligaciones y su posterior pago. Además, el HGB (en su artículo 246, apartado 1) establece el principio de realización, según el cual los gastos y los ingresos sólo deben registrarse cuando se hayan producido legalmente. Esto se garantiza en el proceso descrito, ya que el pasivo sólo se contabiliza cuando se entregan las mercancías y se recibe la factura.
- Además, según el HGB y el GoB, Muster GmbH debe conservar todos los documentos pertinentes (como pedidos, albaranes y facturas) durante un determinado periodo de tiempo (normalmente 10 años en Alemania) para poder presentarlos en caso de auditoría. También es importante tener en cuenta que la contabilidad y el almacenamiento de documentos deben realizarse de forma que permitan a un tercero experto hacerse una idea general de las transacciones comerciales y de la situación de la empresa en un plazo de tiempo razonable. En caso de auditoría, todos los libros y documentos deben ser rastreables.
Cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar
En contabilidad, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son dos subáreas importantes. Las cuentas por pagar se ocupan de las obligaciones de una empresa con los proveedores de servicios. Aquí se registran las facturas recibidas, se comprueban y se inician los pagos a los proveedores. El departamento es responsable de garantizar que las cuentas por pagar se liquiden a tiempo y mantener así una relación comercial positiva.
En cambio, el Cuentas por cobrar los créditos pendientes de una empresa frente a clientes o deudores. Para ello, crea facturas emitidas, supervisa los pagos recibidos y envía recordatorios para cobrar los créditos pendientes.
Las cuentas por cobrar ayudan a garantizar que la empresa pueda hacer valer sus derechos financieros y mantener un flujo de caja saneado.
Ambas áreas son esenciales para garantizar una contabilidad eficiente y fluida y para salvaguardar la estabilidad financiera de una empresa.
Tareas de contabilidad
En la práctica, el departamento de cuentas por pagar realiza una amplia gama de tareas. ¿Cuáles son esas tareas?
Auditoría
- Tarea: La verificación de facturas de cuentas por pagar comprueba que las facturas recibidas sean correctas y conformes con los pedidos o contratos realizados.
- Ejemplo: El empleado de contabilidad asume la importante tarea de comprobar la factura de un proveedor para asegurarse de que los bienes entregados o los servicios prestados se ajustan a las condiciones acordadas.
Contabilización de facturas
- Tarea: Registro y contabilización de las facturas auditadas en el sistema contable.
- Ejemplo: El departamento reserva un Factura en material de oficina como coste en la cuenta de gastos correspondiente.
Preparación del pago
- Tarea: Recopilación y preparación de facturas recibidas.
- Ejemplo: Cuentas por pagar crea una lista de facturas de proveedores vencidas y prepara los pagos.
Comunicación con los proveedores
- Tarea: Comunicación con los proveedores en relación con los pagos, las partidas pendientes y la conciliación de cuentas.
- Ejemplo: Cuentas por pagar aclara las cuestiones pendientes sobre una factura directamente con el proveedor para resolver las discrepancias.
Conciliación de cuentas
- Tarea: Conciliar las partidas individuales de las cuentas de proveedores con los registros internos para garantizar la exactitud de las entradas.
- Ejemplo: Cuentas por pagar compara las facturas pendientes en el sistema con los extractos bancarios del proveedor para identificar posibles diferencias.
Reclamaciones
- Tarea: Tramitación de reclamaciones y preparación de cartas de reclamación para morosos Pagos.
- Ejemplo: las actividades de cuentas por pagar incluyen responder a un recordatorio de un proveedor, investigar el motivo del retraso y comunicar la duración prevista del pago.
Archivo
- Tarea: Almacenamiento y gestión seguros de facturas, recibos de pago y otros documentos pertinentes.
- Ejemplo: Cuentas por pagar garantiza que todas las facturas y comprobantes de pago se archiven correctamente para permitir su posterior verificación.
Captura de datos maestros
- Tarea: Mantener y actualizar los datos maestros de los proveedores en el sistema contable.
- Ejemplo: Cuentas por pagar actualiza los datos de contacto de un proveedor para garantizar la correcta asignación de futuras facturas.
Reserva de devoluciones y abonos
- Tarea: Registrar devoluciones o abonos y compensarlos con facturas pendientes.
- Ejemplo: Cuentas a pagar contabiliza una nota de crédito de un proveedor para compensar una devolución y reducir el crédito pendiente.
Informes
- Tarea: Preparación de informes y evaluaciones sobre obligaciones pendientes y operaciones de pago.
- Ejemplo: Cuentas por pagar prepara un informe sobre el pasivo corriente para informar a la dirección sobre la situación financiera.
Objetivos del departamento de contabilidad
El esfuerzo que las empresas invierten en las cuentas por pagar persigue estos objetivos:
Rentabilidad
Un departamento de cuentas a pagar reduce los costes gestionando eficazmente las facturas pendientes y los pagos, de modo que las empresas necesitan menos recursos y menos tiempo para completar los procesos contables.
Cumplimiento de los plazos de pago
El departamento ayuda a las empresas a cumplir los plazos de pago. El pago puntual evita retrasos y sanciones y mejora la relación con los proveedores.
Transparencia
La contabilidad de acreedores garantiza la transparencia de las transacciones financieras. Porque: registra claramente todas las facturas contabilizadas y los pagos para que puedan seguirse fácilmente.
Evitar los dobles pagos
La contabilidad de cuentas a pagar evita los pagos dobles. Esto se garantiza mediante un registro preciso de todas las partidas pendientes y los pagos realizados. En interacción con las cuentas por cobrar, el departamento garantiza así un flujo de caja saludable.
Reforzar las relaciones con los proveedores
Un departamento de cuentas por pagar bien organizado refuerza la relación con los proveedores. En el proceso, los pagos puntuales fomentan la confianza y pueden conducir a mejores condiciones de negociación.
Gestión de la liquidez
Las cuentas por pagar ayudan a gestionar la liquidez. Las empresas pueden calcular mejor cuánto capital necesitan para pagar sus obligaciones.
Minimización de riesgos
El departamento minimiza el riesgo financiero. Para ello, comprueba minuciosamente las facturas de los acreedores y evita así transacciones fraudulentas o erróneas.
Ventajas fiscales
Las empresas pueden beneficiarse de ventajas fiscales con la contabilidad de cuentas a pagar. Al fin y al cabo, la tramitación puntual de las facturas puede reportar beneficios fiscales.
Capacidad de cumplimiento y auditoría
Las cuentas por pagar ayudan a las empresas a cumplir la normativa y simplifican las auditorías. De paso, unos registros precisos facilitan a los auditores externos la comprobación de los datos financieros.
Mejorar la reputación de la empresa
Unas buenas cuentas por pagar mejoran la reputación de las empresas. Una gestión fiable de las cuentas por pagar es una señal de profesionalidad para los socios comerciales.
Digitalización de la contabilidad de acreedores: la IA como factor decisivo
La digitalización también ha llegado a las cuentas por pagar. Muchas empresas procesan ahora facturas y recibos digitalmente. Entre otras cosas, se automatiza la extracción de datos importantes de los documentos y su transferencia a los flujos de trabajo posteriores.
Para optimizar las cuentas por pagar, las empresas necesitan sobre todo un software compatible con Inteligencia artificial funciona. ¿Cómo pueden beneficiarse de ello las empresas?
Automatización de tareas rutinarias
La IA puede gestionar automáticamente tareas repetitivas como la introducción de facturas de cuentas por pagar. Esto reduce la intervención manual, minimiza los errores y aumenta la eficiencia.
Detección de fraudes y errores
La IA puede detectar discrepancias y patrones sospechosos para detectar posibles fraudes o errores. Esto favorece la seguridad y la precisión de la contabilidad.
Optimización de las condiciones de pago
La IA puede analizar datos y utilizar patrones de pago históricos para acordar condiciones de pago óptimas con los proveedores. Esto permite aprovechar mejor los descuentos y las rebajas.
Mejorar la calidad de los datos
Con el software de IA para cuentas por pagar, las empresas pueden identificar discrepancias y datos incoherentes para aumentar la calidad de los datos contables. Esto permite realizar informes y análisis más fiables.
Control presupuestario proactivo
Los análisis basados en IA pueden detectar desviaciones presupuestarias en una fase temprana, lo que permite tomar las medidas adecuadas a tiempo y evitar desviaciones del presupuesto.
Optimización de los procesos de pago
Aplicando la IA, los procesos de pago pueden optimizarse y los pagos pueden activarse automáticamente cuando se cumplen determinados criterios. Así se consigue una gestión de pagos más eficiente.
Mejorar las relaciones con los proveedores
El procesamiento fluido y puntual de las facturas a través de la IA ayuda a fortalecer las relaciones con los proveedores y puede conducir a mejores condiciones de negociación.
Análisis e informes en tiempo real
Los cuadros de mando basados en IA permiten analizar e informar en tiempo real sobre cuentas pendientes de pago, patrones de gasto y otras métricas relevantes. Esto permite a las empresas tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa.
Ahorro de costes
Al automatizar los procesos y evitar errores, las empresas pueden reducir los costes contables y utilizar los recursos de forma más eficiente.
Simplifique las cuentas por pagar con Konfuzio
Con Konfuzio, las empresas pueden simplificar su gestión de facturas y hacerla más eficiente. El software proporciona una herramienta todo en uno para las cuentas por pagar. Con esta herramienta, las empresas pueden registrar, clasificar y evaluar automáticamente datos no estructurados, como las facturas de los proveedores.
Para hacerlo de forma rápida y sencilla, Konfuzio ha entrenado su software en más de 100.000 documentos. Sobre todo Aprendizaje automático y Deep Learning que las empresas ya no tienen que trabajar extrayendo, clasificando y procesando posteriormente los datos de los documentos.
Preguntas frecuentes sobre cuentas por pagar
Las cuentas a pagar son un proceso financiero que registra y gestiona el pasivo de una empresa. Incluye el registro, seguimiento y pago de facturas a proveedores y acreedores. Las cuentas por pagar son importantes para la integridad financiera y la gestión de tesorería de una empresa.
La contabilidad de acreedores se encarga de gestionar las facturas pendientes de proveedores y los pagos en una empresa. Sus tareas incluyen el control y registro de la recepción de facturas, la contabilización de las cuentas a pagar, la realización de las operaciones de pago y el mantenimiento de las cuentas de los proveedores. El departamento garantiza que los pagos pertinentes a los proveedores se realicen correctamente y a tiempo, lo que contribuye a mantener una relación comercial fluida con los proveedores. Además, las cuentas por pagar desempeñan un papel importante en la elaboración de informes financieros y el cumplimiento de los requisitos legales.
Las cuentas por cobrar gestionan las deudas de los clientes, mientras que las cuentas por pagar se refieren a las obligaciones de la empresa con los proveedores. Las cuentas por cobrar se ocupan de los pagos pendientes de los clientes, mientras que las cuentas por pagar registran las facturas pendientes de pago a los proveedores. Ambas funciones son importantes para una contabilidad adecuada y la salud financiera de las empresas.
