En una época en la que los volúmenes de datos aumentan rápidamente, es indispensable que las empresas recopilen y evalúen la información de forma eficiente. Solo así pueden obtener información valiosa sobre sus procesos empresariales y tomar decisiones con conocimiento de causa.
A medida que la IA sigue desarrollándose, la captura de datos desempeña un papel importante en este contexto. Las empresas pueden utilizar sistemas de captura de datos para recopilar información sobre sus clientes, productos, servicios y otros aspectos de su negocio e identificar procesos ineficientes.
En esta entrada de blog, mostramos cómo funciona el proceso de captura de datos, qué métodos de captura de datos existen y qué ejemplos conocemos de la práctica. Y: explicamos cómo pueden beneficiarse las empresas de la automatización de la captura de datos.
Este artículo ha sido traducido al alemán y se ha traducido automáticamente a otros idiomas. Nos complacerá recibir sus comentarios al final del artículo.
Captura de datos Definición
La captura de datos puede definirse como el proceso de recopilación de datos de diversas fuentes y su conversión a un formato digital. Por ejemplo, estos datos pueden proceder de
- documentos como escaneado, foto, TIF o PDF nativo,
- Correos electrónicos,
- Formularios web,
- Plataformas de medios sociales
- y otras fuentes digitales
originar. El objetivo de la Captura de Datos es capturar información de forma Forma estructurada de forma que las empresas puedan procesarlos y analizarlos con la mayor facilidad posible.
La captura de datos incluye diversas tecnologías, como OCR (reconocimiento óptico de caracteres), ICR (reconocimiento inteligente de caracteres), OMR (reconocimiento óptico de marcas) y códigos de barras. Estas tecnologías permiten capturar datos con rapidez y precisión y convertirlos a formato digital.
En la práctica, las empresas utilizan el OCR, por ejemplo, para digitalizar automáticamente las facturas. Esto se denomina Captura de facturas captura toda la información relevante de una factura en papel y la almacena en una base de datos.
Las empresas pueden utilizar la captura de datos en diversos sectores, como la sanidad, las finanzas, el comercio minorista y la logística. Especialmente en sectores en los que se capturan y procesan grandes cantidades de datos, la captura de datos ayuda a optimizar los procesos empresariales y a tomar mejores decisiones.
Cómo funciona el proceso de captura de datos
El proceso de captura de datos describe la recogida de datos en una empresa u organización. Consiste en recopilar información de distintas fuentes y almacenarla en un formato uniforme. Esto ocurre en 4 pasos:
- Establecer datos
En primer lugar, las empresas tienen que decidir qué datos quieren capturar en línea en un sistema con Captura de Datos. Aquí es importante recopilar solo la información relevante para que el proceso sea lo más eficiente posible.
- Identificar las fuentes de datos
A continuación, las empresas deben identificar las fuentes de datos de las que quieren extraer la información. Puede tratarse de fuentes internas, como bases de datos, o externas, como sitios web.
- Introducir datos
Una vez identificada toda la información pertinente, las empresas la capturan. Pueden hacerlo manualmente o mediante la automatización de la captura de datos. Con la captura manual, los datos deben ser introducidos en el sistema por un empleado. Con la captura automatizada, se utiliza un software de captura de datos que extrae automáticamente los datos de las fuentes.
- Guardar datos
Una vez recopilados los datos, las empresas deben almacenarlos en un formato coherente. Aquí es importante que el formato sea uniforme para todas las fuentes de datos, de modo que éstos puedan analizarse y procesarse fácilmente más adelante. Aquí es donde la gestión de la captura de datos desempeña un papel crucial. Garantiza que todos los datos se almacenan de forma correcta, uniforme y adecuada.
Búsqueda de texto completo
En Búsqueda de texto completo busca palabras o frases específicas en los documentos y muestra las secciones o documentos pertinentes. Esta función acelera la recuperación de información, ya que consulta grandes cantidades de datos y ofrece resultados instantáneos.
Separación automática de documentos
En separación automática de documentos reconoce documentos individuales dentro de grandes lotes de archivos y los separa en consecuencia. Esto optimiza la gestión de documentos, ya que los usuarios no tienen que separarlos manualmente.
Categorización de documentos
En Categorización de documentos clasifica los textos en las categorías correspondientes según criterios definidos. Esto estructura el fondo documental y permite un acceso más rápido y específico.
Encaminamiento automático en la empresa
En enrutamiento automático reenvía los documentos a los departamentos o personas adecuados en función de su contenido. Esto aumenta la eficacia de los procesos de trabajo, ya que la información necesaria llega directamente al lugar adecuado.
Resumen del documento
En Resumen del documento extrae la información esencial, por ejemplo, sobre PNL o NLU de textos más largos y los presenta de forma abreviada. Esto permite a los usuarios captar rápidamente el contenido esencial de un documento sin tener que leer todo el texto.
Evaluación profesional de los contenidos
La evaluación profesional valora el contenido de los documentos en términos de pertinencia, exactitud y calidad. Sistemas expertos explicables Al hacerlo, analice los textos y asegúrese de que la información cumple las normas establecidas, por ejemplo, en Procesos KYC, Tramitación de mercancías, Tramitación de pedidos o el Auditoría.
9 sistemas populares de captura de datos
Existen varios sistemas de captura de datos en el mercado, uno de los cuales es KonfuzioExisten diversos sistemas, también conocidos como métodos de captura de datos, que las empresas pueden utilizar para distintos fines. Estos 9 sistemas son especialmente comunes:
Introducción manual de datos
En esta forma de captura de datos, las empresas introducen manualmente los datos -por ejemplo, de formularios- en un ordenador para digitalizarlos. Sin embargo, este método de captura de datos sólo es adecuado para una empresa que necesite capturar y procesar un volumen bajo y variable de datos. Esto se debe a que la captura manual de datos depende del trabajo humano y, por tanto, es propensa a errores.
OCR - Reconocimiento óptico de caracteres
OCR es un ejemplo sencillo de captura de datos para capturar texto completo. Se trata de una tecnología de captura de datos que reconoce caracteres y fuentes generados por máquinas. Las empresas pueden utilizar el OCR para extraer y procesar automáticamente texto de documentos escaneados y archivos PDF, por ejemplo. El OCR suele utilizarse cuando hay grandes volúmenes de datos similares, como en sanidad, seguros y finanzas. El OCR suele complementarse con soluciones ICR, IDP u OMR.
ICR - Reconocimiento inteligente de caracteres
ICR puede leer caracteres manuscritos de cualquier fuente y transformarlos en datos significativos. Por ejemplo, ICR prepara datos manuscritos de formularios para que una empresa pueda procesarlos fácilmente. Esta tecnología es especialmente útil para Bancos y organizaciones financieras. ICR es la nueva generación de tecnología OCR.
IDP - Tratamiento inteligente de documentos
PDI combina tecnologías de IA como el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN) y el Reconocimiento Óptico de Caracteres (ROC). Es capaz de reconocer patrones comunes en grandes cantidades de datos y clasificarlos por tipo de contenido y comprobar su exactitud. Estas tecnologías de captura de datos son utilizadas principalmente por empresas que necesitan procesar documentos como facturas para colaborar con proveedores de servicios.
OMR - Reconocimiento óptico de marcas
Un sistema OMR puede extraer datos de formularios cumplimentados escaneando los campos marcados y almacenando la información en una base de datos. Esta técnica de captura de datos se utiliza principalmente en documentos de encuestas, papeletas electorales y exámenes.
Códigos de barras y códigos QR
La tecnología del código de barras pueden leer la información de los códigos de barras y convertirla en formato digital. Hay que distinguir entre códigos de barras 1D y códigos de barras 2D. Los códigos de barras 1D se utilizan en tiendas, por ejemplo, para hacer un seguimiento del inventario. También se utilizan en hospitales para comprobar los datos de los pacientes. Los códigos de barras 2D -también llamados códigos de respuesta rápida- son adecuados para capturar páginas web o documentos, por ejemplo. En la práctica, es el caso de la publicidad y los envases de productos, por ejemplo.
RFID - Identificación por radiofrecuencia
La tecnología RFID es un método de captura de datos mediante ondas de radio. Para ello, las empresas colocan etiquetas RFID en sus productos para almacenar y transmitir información. Especialmente las empresas de logística y venta al por menor utilizan esta aplicación de captura de datos.
Raspado web
El web scraping es un método de recopilación de datos de sitios web. Por regla general, se trata de Bots y rastreadores. Las empresas pueden utilizar este tipo de captura de datos para recopilar grandes cantidades de datos de la web y almacenarlos en las bases de datos pertinentes. En la práctica, las tiendas online pueden automatizar el seguimiento de los precios de la competencia y optimizar así sus propios precios. O bien: las empresas pueden utilizar el web scraping para recibir automáticamente alertas de noticias cuando se menciona su nombre en la prensa.
CDC - Captura de datos de cambios
La Captura de Datos de Cambios (CDC) es una técnica para capturar los cambios en los datos en tiempo real. La CDC es especialmente útil en situaciones en las que las organizaciones necesitan hacer un seguimiento y analizar rápidamente los cambios realizados en sus datos. Así funciona Data Capture Change: captura los cambios realizados en una base de datos y los guarda en un archivo de registro independiente. Este archivo de registro contiene todos los cambios realizados en los datos y la fecha y hora del cambio. Las organizaciones pueden utilizar este archivo de registro para rastrear y analizar los cambios realizados en sus datos a lo largo del tiempo.
En la práctica, las empresas utilizan la Captura de Datos de Cambios principalmente en aplicaciones de almacenamiento de datos e inteligencia empresarial.
CDC les ayuda a identificar tendencias y patrones en sus datos que pueden utilizar para mejores decisiones empresariales pueden utilizar. Además, las empresas también pueden utilizar los CDC para identificar y corregir errores e incoherencias en los datos antes de que causen problemas.
Ventajas de la captura de datos
La gestión de la recogida de datos es un proceso importante para cualquier organización que trabaje con datos. Implica recoger, registrar y procesar datos procedentes de diversas fuentes. La captura electrónica de datos aporta estas ventajas al proceso:
Mejora de la calidad de los datos
La gestión profesional de datos inteligentes garantiza que los datos capturados sean precisos, completos y coherentes. Esto ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones basadas en datos fiables. Mediante la aplicación de los requisitos de captura de datos pertinentes, las empresas también pueden garantizar que los datos capturados satisfacen sus propias necesidades específicas.
Mayor eficacia
Las soluciones de captura de datos pueden automatizar el proceso de captura de datos para que las empresas tengan que introducir menos datos manualmente. Esto redunda en una mayor eficacia, ya que ahorran tiempo y reducen el riesgo de errores. Los proveedores de sistemas de captura de datos también ofrecen soluciones personalizadas que se adaptan a las necesidades específicas de una empresa.
Mejor toma de decisiones
La captura de datos proporciona a las empresas la información que necesitan para tomar decisiones con conocimiento de causa. Porque: al analizar los datos capturados, pueden identificar eficazmente tendencias y patrones en sus datos y reaccionar así rápida y correctamente ante los cambios. En la práctica, esto significa: más eficiencia y más rentabilidad.
Conformidad
La gestión de la captura de datos ayuda a las empresas a cumplir normativas como DSGVO, HIPAA y PCI-DSS. Pueden almacenar sus requisitos individuales de captura de datos y garantizar así que capturan sus datos de forma segura y conforme a la ley y los almacenan en una base de datos.
Conclusión: procesos más eficientes con la gestión de la captura de datos
La captura de datos es un proceso importante para que las empresas recojan y analicen información valiosa, y extraigan las conclusiones adecuadas para sus operaciones comerciales diarias. Sin embargo, la captura de datos también plantea algunos retos. Por ejemplo, las empresas tienen que seleccionar los datos adecuados, identificar las fuentes pertinentes para estos datos y recopilar y almacenar los datos de forma estructurada. En este contexto, también se plantea la cuestión del sistema de captura de datos adecuado.
Konfuzio es un Potente solución de captura de datos. El proveedor alemán de software ofrece a las empresas Herramienta todo en uno para la recogida, organización y análisis automáticos de datos no estructurados.
Para poder ofrecer el procesamiento de documentos -y, por tanto, también la captura de datos- de forma eficaz, Konfuzio ha desarrollado su Visión profunda por ordenador se ha entrenado en más de 100 000 documentos. El aprendizaje automático y profundo permite extraer datos, clasificarlos y transmitirlos a los flujos de trabajo posteriores de forma cualificada.
En la práctica, las empresas pueden utilizar Konfuzio para gestionar grandes volúmenes de datos no estructuradoscomo textos, correos electrónicos, contratos y otros documentos, y obtener de ellos información valiosa.
PREGUNTAS FRECUENTES
La captura de datos es la recogida y almacenamiento de datos procedentes de diversas fuentes. Puede hacerse manualmente o mediante métodos automatizados. Las empresas utilizan la captura de datos para recopilar información sobre sus clientes, productos y procesos empresariales. A continuación, pueden analizar los datos para obtener información y tomar decisiones con conocimiento de causa.
La Captura de Datos de Cambios (CDC) es un método para capturar y procesar cambios en los datos en tiempo real. Sólo se capturan los cambios y no todo el conjunto de datos. Esto permite un procesamiento más rápido y una mejor calidad de los datos.
Existen varios sistemas de captura de datos, cada uno con una finalidad distinta. En la actualidad, la captura automatizada de datos está especialmente solicitada. Entre ellos se encuentran las técnicas de captura de datos OCR (reconocimiento óptico de caracteres), ICR (reconocimiento inteligente de caracteres) e IDR (reconocimiento inteligente de documentos). La elección del sistema adecuado depende de los requisitos de la aplicación.
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