Automatiza tu bandeja de entrada: Todo se reduce a estas habilidades

La digitalización suele ser sólo el primer paso hacia unos procesos empresariales eficientes. Que un proceso sea digital no significa necesariamente que requiera poco esfuerzo manual. Los buzones electrónicos son un ejemplo típico: En comparación con el correo postal, los correos electrónicos ofrecen muchas ventajas, pero el personal encargado de procesar la información y los archivos adjuntos que contienen también supone un esfuerzo considerable. El segundo paso se denomina Automatización y sólo tiene éxito si se utiliza un software avanzado con capacidades inteligentes: Konfuzio: una solución de IA en el banco de pruebas.

1. clasificación precisa

Básicamente, la automatización de la bandeja de entrada se centra en aquellos pasos de trabajo que también tienen lugar durante el procesamiento humano. Y la primera pregunta es de qué tipo de correo electrónico se trata. Las posibilidades suelen ser sencillas y repetitivas en el contexto de las actividades empresariales. Una Clasificación por tanto, también es posible sin problemas utilizando un software especial que presta atención a determinadas propiedades de los mensajes.

Esto requiere competencias en términos de Aprendizaje automático Sin embargo, esto es indispensable. Los algoritmos utilizados son capaces de clasificar correctamente tanto el contenido como los archivos adjuntos, basándose en criterios de palabras clave, lingüísticos y formales. Sobre esta base pueden tomarse decisiones, por ejemplo, para reenviar el correo electrónico al lugar de procesamiento correcto.

Konfuzio combina algunos de los algoritmos más avanzados de aprendizaje automático y aprendizaje profundo, que permiten clasificar con gran precisión correos electrónicos y documentos adjuntos. ✅

2. extracción exhaustiva de datos

Hasta aquí, todo bien. Pero quizás el software utilizado no sólo debería abrir y reenviar el mensaje, sino también leerlo y reconocer la información relevante. Al fin y al cabo, este es un paso esencial a la hora de recibir un correo electrónico. También en este caso, la automatización de la bandeja de entrada depende de la ayuda de enfoques avanzados de IA, que en particular Reconocimiento óptico de caracteres para capturar con precisión datos de facturas, direcciones, información sobre clientes, etc. en documentos. Estos suelen estar disponibles en formatos ópticos que requieren una conversión a texto legible por máquina. Bastantes soluciones del mercado fallan cuando se trata de escritura a mano, por ejemplo, porque no hay Reconocimiento inteligente de caracteres está integrado. 

Konfuzio utiliza OCR e ICR inteligentes para capturar todos los datos relevantes de correos electrónicos y archivos adjuntos y extraerlos con una precisión superior a la media..

3. Flujos de trabajo individuales

Las normas sobre qué hacer con un correo electrónico pueden ser mucho más complejas que simplemente archivarlo o reenviarlo a otro departamento. Los procesos en las empresas suelen estar muy claramente definidos cuando se trata de procesar distintos tipos de información. Esto rara vez puede resolverse dentro de una aplicación de Google como Gmail y requiere más capacidades de software de automatización que se centren en la aplicación de principios de actuación individuales. Esto puede referirse a aspectos de cumplimiento o simplemente a los propios procesos de la empresa. Por lo tanto, la solución utilizada debe apoyar o incluso permitir la aplicación automatizada de flujos de trabajo individuales.

Konfuzio permite definir flujos de trabajo personalizados que siguen la recepción de diversos documentos. Al mismo tiempo, el software permite la conexión con sistemas de terceros que implementan los flujos de trabajo existentes. ✅

4. competencias avanzadas

Aunque se hayan cubierto los pasos esenciales para automatizar la bandeja de entrada, es importante contar con el resto de habilidades necesarias para abrir y mover correos electrónicos y mensajes en diversas situaciones sin más ayuda y para activar las funciones necesarias. Para ello, puede ser útil la siguiente lista de comprobación:

  • Conexión API - La bandeja de entrada de Google Gmail y compañía rara vez forma parte de la infraestructura desde el principio. Por este motivo, es necesaria una conexión flexible de estas fuentes de datos
  • Multilingüismo - La información suele estar disponible en distintos idiomas. En lugar de abandonar el enfoque de la automatización, también debería ser posible capturarla o traducirla utilizando el procesamiento del lenguaje natural
  • Etiquetado personalizado - El software o la aplicación no sólo deben utilizar palabras clave para la clasificación, sino también facilitar la posterior recuperación en las búsquedas mediante una indexación avanzada.
  • Auditoría de seguridad y protección de datos - Las bandejas de entrada automatizadas también deben estar sujetas a normas de seguridad estrictas. El cumplimiento del GDPR y la seguridad jurídica deben garantizarse en todos los casos.

Konfuzio ofrece todas las funciones importantes para la automatización de la bandeja de entrada y, además, puede proporcionar una flexibilidad inigualable gracias a su perfil de capacidades único

Conclusión

La automatización de la bandeja de entrada es un proceso multifactorial que requiere que la aplicación o el software utilizados tengan una serie de capacidades clave. Esto se aplica en particular al reconocimiento y extracción de información relevante en correos electrónicos y documentos adjuntos con la ayuda de inteligencia artificial. Sin embargo, la simple clasificación de mensajes también es una tarea que no debe descuidarse y que puede llevarse a cabo mediante diversos algoritmos. Para el software de inteligencia artificial Konfuzio, se trata de ejercicios bastante sencillos que pueden realizarse fácilmente utilizando las posibilidades técnicas disponibles.

Los requisitos especiales exigen la implantación de flujos de trabajo personalizados, que Konfuzio apoya y posibilita. Numerosas funciones complementarias completan el perfil y garantizan la máxima flexibilidad con una seguridad jurídica y una protección de datos constantes. Gracias a la automatización conseguida, los empleados pueden concentrarse en su actividad principal en lugar de ocuparse constantemente de correos electrónicos genéricos y perderse en las profundidades de clientes como Google Gmail.

¿Quiere automatizar la bandeja de entrada de su empresa? Le invitamos a Contacto a nosotros para que le asesoremos.

"
"
Avatar de Tim Filzinger

Últimos artículos