Automatizar procesos: ¿RPA, ETL o software?

Las tareas repetitivas cuestan mucho tiempo y recursos a las empresas. Por eso no es de extrañar que cada vez más empresas automaticen estos procesos. Si se hacen bien, pueden ahorrar tiempo, reducir costes y asignar tareas más complejas e interesantes a los empleados. Hasta aquí la teoría.

Pero no todos los procesos empresariales pueden automatizarse. Y: la automatización sólo ayuda si las empresas eligen la forma adecuada para ello. Los procesos que no son cien por cien adecuados para la automatización elegida tienen consecuencias. Los procesos automatizados que no funcionan correctamente pueden crear errores, dañar la imagen de la empresa, hacer que los clientes se sientan insatisfechos o incluso dar lugar a reclamaciones por daños y perjuicios.

Así que el reto consiste en identificar los procesos adecuados para la automatización adecuada.

Le mostraremos cuándo la automatización robótica de procesos (RPA), las herramientas de extracción, transformación y carga (ETL) y las aplicaciones de software clásicas son la opción adecuada para crear flujos de trabajo sin necesidad de personal.

Qué procesos pueden automatizarse

Antes de entrar en detalles, aclaremos qué procesos son fundamentalmente adecuados para la automatización. Por regla general, las empresas pueden automatizar procesos empresariales si éstos son

  • repetitivo,
  • basado en reglas y
  • propenso a errores

son. Además, los procesos se prestan a la automatización si son

  • implican pasos de trabajo manuales,
  • operar muchas interfaces,
  • tienen largos plazos de entrega y
  • requisitos reglamentarios.
ejemplos de automatización de procesos

Automatización de procesos: 7 ejemplos prácticos

En la práctica, las empresas automatizan una amplia gama de procesos:

Filtrado de correo electrónico

Clasificación automática de Correos electrónicos en diferentes carpetas en función de palabras clave o direcciones de remitente para mejorar la priorización y organización de las comunicaciones.

Chatbots en la atención al cliente

Chatbots basados en IA que responden a las preguntas más frecuentes, ofrecen asistencia e identifican soluciones sencillas a los problemas de los clientes, sin intervención humana.

Informes automatizados

Genere informes o cuadros de mando a partir de bases de datos o aplicaciones informáticas para ahorrar tiempo y minimizar los errores humanos.

Introducción automática de datos

Extraiga e inserte información de un archivo en otro para minimizar la intervención humana al actualizar los datos.

Gestión de inventarios de comercio electrónico

Supervisión automatizada de los niveles de existencias para reordenar automáticamente los pedidos cuando quedan pocas existencias y evitar cuellos de botella.

Recordatorio automático de citas

Envíe recordatorios automáticos de citas, reuniones o plazos para no perderse ningún acontecimiento importante.

Transacciones financieras automatizadas

Establezca transferencias o pagos automáticos regulares para pagar las facturas a tiempo y facilitar la gestión financiera.

11 Ventajas de automatizar los procesos empresariales

La automatización de procesos ofrece a las empresas numerosas ventajas:

Aumento de la eficacia

Los procesos automatizados reducen la intervención manual, agilizan los flujos de trabajo y minimizan los errores humanos.

Ahorro de costes

Un menor esfuerzo manual se traduce en menores costes de mano de obra y menores tasas de error, lo que reduce los costes a largo plazo.

Escalabilidad

Los sistemas automatizados pueden adaptarse fácilmente a las necesidades crecientes sin necesidad de grandes inversiones en recursos.

Coherencia

Los procesos automatizados garantizan una calidad y coherencia constantes en la ejecución de una serie de tareas.

Tiempos de reacción más rápidos

Las notificaciones y alarmas automatizadas permiten intervenir rápidamente cuando surgen problemas.

Precisión de los datos

La recogida y el tratamiento automatizados de datos minimizan las fuentes manuales de error y mejoran la calidad de los datos.

Mejor cumplimiento

Los procesos automatizados garantizan el cumplimiento sistemático de las directrices legales e internas.

Análisis mejorado

La recopilación automatizada de datos permite conocer mejor el rendimiento y las tendencias de la empresa.

Satisfacción del cliente

Unos tiempos de respuesta más rápidos y unos procesos coherentes contribuyen a mejorar la experiencia del cliente.

Minimización de riesgos

Los protocolos de seguridad automatizados protegen contra posibles amenazas a la seguridad y la pérdida de datos.

Redistribución del trabajo

Los empleados pueden centrarse en tareas estratégicas y actividades de valor añadido que requieren inteligencia humana, mientras que el trabajo rutinario se automatiza.

Automatizar procesos: ¿RPA o aplicación informática?

Por regla general, las empresas pueden automatizar procesos si se trata de procesos estandarizados con las características mencionadas anteriormente. Sin embargo, esto no significa que la Automatización Robótica de Procesos sea siempre la opción correcta. Entonces, ¿cómo pueden las empresas tomar la decisión correcta en este caso?

Básicamente:

Las soluciones de RPA son especialmente adecuadas cuando las empresas quieren imitar las acciones humanas en una interfaz de pantalla y su aplicación mediante el desarrollo clásico de software llevaría mucho tiempo y recursos valiosos.

Con RPA, las empresas pueden crear flujos de trabajo de forma rápida y sencilla. Muchas herramientas ofrecen, por ejemplo, arrastrar y soltar sin complicaciones con elementos gráficos. Los ajustes en la infraestructura informática son pequeños.

Sin embargo, las aplicaciones informáticas son especialmente potentes. También pueden procesar fácilmente procesos múltiples y complejos y grandes cantidades de datos sin perder rendimiento. RPA también puede hacerlo. Sin embargo, esto requiere múltiples robots o soluciones RPA con sofisticados AI necesario.

Si no está claro lo complejo que es un proceso, las empresas deben evaluar los costes de las dos soluciones. Sin embargo, en tiempos de rápidos cambios en los mercados, la RPA suele ser la mejor solución. Las empresas pueden mantenerlas y adaptarlas fácilmente a corto plazo, garantizando así la automatización de los procesos empresariales a largo plazo.

Automatizar procesos: ¿RPA o ETA?

Las herramientas ETL permiten a las empresas fusionar datos de forma eficaz. Especialmente cuando intervienen varias interfaces técnicas, las herramientas ETL demuestran ser rápidas y potentes. En la práctica, puede tratarse, por ejemplo, de una transferencia de datos de sistemas SAP a un Almacén de datosque dispone de data marts para BI y reporting.

Sin embargo, si las empresas quieren principalmente imitar las acciones humanas en una interfaz de usuario y automatizar así los procesos manuales, la RPA cumple mejor los requisitos. Esto también se aplica a los datos no estructurados. Para ello, las empresas pueden combinar RPA con métodos de IA o Aprendizaje automático (ML) conectar.

Automatización de procesos

Automatización de procesos empresariales - Caso de uso clásico

Para ilustrar la posible conexión de RPA con AI y ML, echamos un vistazo a un caso de uso clásico de la Automatización de los procesos empresariales:

Una empresa de comercio electrónico que vende una amplia gama de productos en línea se enfrentaba al reto de mejorar el servicio al cliente y, al mismo tiempo, aumentar la eficacia operativa. Una gran parte de la correspondencia con los clientes llegaba por correo electrónico, incluidas confirmaciones de pedidos, consultas sobre productos, preguntas sobre entregas y devoluciones.

Para automatizar este proceso, la empresa decidió adoptar las siguientes medidas:

Integración de RPA

En primer lugar, se implantó un sistema RPA capaz de enviar correos electrónicos a través de Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), extraer información relevante como números de pedido, información sobre productos y fechas de entrega e introducirlos automáticamente en el sistema CRM. Este sistema RPA realizaba la introducción de datos en tiempo real y evitaba errores manuales o retrasos que podrían deberse a la intervención humana.

Apoyo a la IA

Se desarrolló una solución basada en IA para priorizar las solicitudes más urgentes. La IA analizó el contenido de los correos electrónicos para determinar si se trataba de solicitudes sobre asuntos urgentes, como retrasos en la entrega o productos defectuosos. Esto permitió al equipo de atención al cliente responder más rápidamente a las solicitudes más importantes y aumentar la satisfacción del cliente.

Aprendizaje automático de patrones de retorno

Otro aspecto importante del servicio al cliente en el comercio electrónico son las devoluciones. En este caso, se utilizó el aprendizaje automático para identificar patrones en los motivos de las devoluciones. El sistema analizó una gran cantidad de datos históricos para identificar los motivos habituales de las devoluciones, como problemas de tamaño, defectos de calidad o productos entregados incorrectamente. Esto permitió a la empresa tomar medidas específicas para minimizar estos problemas y mejorar la calidad de los productos.

automatizar procesos paso a paso

Automatice los procesos paso a paso

La automatización de los procesos empresariales -independientemente de si se llevan a cabo mediante RPA, ETL o software- siempre sigue un patrón similar. Normalmente, las empresas pueden automatizar procesos en estos 12 pasos:

  1. Identificación de tareas

    En primer lugar, la empresa identifica las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo dentro de sus procesos existentes.

  2. Análisis de idoneidad

    A continuación, la empresa comprueba cuáles de estas tareas identificadas son adecuadas para cada tipo de automatización. Para ello tiene en cuenta criterios como la frecuencia con la que se produce la tarea, su previsibilidad y la normalización de los pasos individuales.

  3. Selección de herramientas

    Un paso especialmente importante: a partir de las tareas analizadas, la empresa selecciona las herramientas de automatización adecuadas. Estas pueden ir desde sencillos flujos de trabajo RPA hasta complejos modelos de IA y ML, pasando por plataformas especializadas y scripts personalizados.

  4. Diseño del flujo de trabajo

    En el siguiente paso, la empresa crea un flujo de trabajo claro para la tarea automatizada. Determina qué pasos deben realizarse y en qué orden para lograr el resultado deseado.

  5. Programación o configuración

    Ahora tiene lugar la implantación propiamente dicha. La empresa programa guiones o configura las herramientas seleccionadas según el flujo de trabajo diseñado. En el proceso se definen las condiciones lógicas y las acciones.

  6. Integración de datos

    A menudo, la automatización requiere el acceso a fuentes de datos pertinentes. La empresa se asegura de que los procesos automatizados estén perfectamente conectados a estas fuentes de datos para garantizar una transferencia de datos eficaz.

  7. Pruebas y resolución de problemas

    Antes de implantar por completo la automatización, la empresa realiza pruebas exhaustivas. Así se garantiza que el proceso automatizado ofrezca los resultados esperados. Cualquier error que se produzca se identifica y se corrige.

  8. Educación y formación

    Para garantizar una transición fluida, se forma y educa al personal que trabajará con el proceso automatizado. Aprenden el nuevo flujo de trabajo, entienden cómo funciona y cómo interactuar con él.

  9. Control de seguridad

    La empresa comprueba si los datos y sistemas sensibles están protegidos contra el acceso no autorizado y si la automatización no presenta lagunas de seguridad.

  10. Aplicación sucesiva

    La automatización se introduce gradualmente para minimizar el impacto en los procesos existentes. Esto permite detectar y solucionar en una fase temprana las posibles interrupciones o problemas.

  11. Control y mantenimiento

    Tras la implantación, la empresa supervisa continuamente el proceso automatizado. Comprueba si la automatización funciona según lo previsto y realiza un mantenimiento periódico para evitar la degradación del rendimiento o errores.

  12. Optimización

    En el último paso, la empresa busca continuamente formas de optimizar el proceso automatizado. Analiza los datos y las métricas de rendimiento para seguir aumentando la eficiencia y la precisión y maximizar el valor añadido de la automatización.

Konfuzio como potente herramienta de IA para procesos RPA y ETL

El software Konfuzio ofrece una potente solución para automatizar los procesos empresariales. Permite a las empresas procesar eficazmente grandes volúmenes de texto no estructurado, como correos electrónicos, contratos, informes y otros documentos.

Cómo Konfuzio automatiza los procesos digitales

La función principal de Konfuzio es extraer información relevante de los textos. Para ello, identifica automáticamente términos clave, nombres, fechas y otros detalles importantes. Esta extracción es precisa y fiable, lo que constituye la base para procesos posteriores.

Además, el software puede clasificar los documentos analizados en categorías predefinidas. Esto permite a las empresas lograr una clasificación rápida y específica de su información. Esto no sólo facilita la búsqueda posterior de documentos específicos, sino que también permite estructurar mejor toda la cantidad de datos.

Además, Konfuzio reconoce las correlaciones en los datos analizados.

El software puede descubrir patrones y conexiones entre la información que pueden ser difíciles de detectar para el análisis humano.

Esto permite profundizar en el conocimiento de los datos y ayuda a procesos sólidos de toma de decisiones.

En conjunto, Konfuzio permite a las empresas optimizar sus procesos, ahorrar tiempo y recursos y, al mismo tiempo, mejorar la calidad de sus bases de decisión. De este modo, el programa contribuye significativamente a aumentar la eficacia y la competitividad de las empresas.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Por qué automatizar los procesos?

Las empresas deben automatizar los procesos para aumentar la eficacia de sus operaciones. La automatización ahorra tiempo, reduce las tasas de error y, por tanto, permite reducir costes. Además, los empleados pueden concentrarse en tareas más complejas. Los clientes se benefician de un servicio más rápido. De este modo, las empresas trabajan de forma más productiva e innovadora. Esto aumenta la competitividad.

¿Qué procesos pueden automatizarse?

Las empresas pueden automatizar diversos procesos, como el tratamiento de datos, la comunicación con los clientes, la gestión de inventarios, la contabilidad, la facturación, los recordatorios de citas y la supervisión de la producción. Esta automatización mejora la eficiencia, minimiza los errores y ahorra tiempo y recursos valiosos.

¿Cuándo tiene sentido automatizar los procesos empresariales con IA?

La automatización de procesos empresariales basada en IA tiene sentido cuando se trata de optimizar tareas repetitivas. Especialmente en áreas con grandes cantidades de datos o decisiones complejas, la IA puede mostrar sus puntos fuertes. Los procesos que requieren ahorro de tiempo y minimización de errores se benefician de esta tecnología. La IA también puede ayudar a analizar patrones en los datos y hacer predicciones precisas. En última instancia, permite a las empresas utilizar los recursos de forma más eficiente y aumentar el rendimiento general.

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