Automatización de documentos aduaneros

Optimizar el despacho de aduanas mediante la automatización de los documentos aduaneros

Charlotte Götz

Los agentes de aduanas y las empresas de despacho de aduanas son los expertos cuando se trata de transportar mercancías a través de las fronteras nacionales y garantizar que se cumplen todas las normativas y requisitos aduaneros como parte del proceso de despacho de aduanas. Pero el aumento del comercio mundial también trae consigo un número cada vez mayor de documentos aduaneros. Este aumento de pedidos debe gestionarse, y la automatización de los documentos aduaneros desempeña un papel importante en ello.

En esta entrada del blog, exploraremos la eficiencia de las empresas en el sector del despacho de aduanas, examinaremos más de cerca el impacto de la automatización de los documentos aduaneros en el proceso de despacho de aduanas y destacaremos las oportunidades que presenta el uso de tecnologías de vanguardia como Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), aprendizaje automático (ML) y inteligencia artificial (AI) se abren.

Resumen de los hechos más importantes

  • Las empresas y agentes de aduanas desempeñan un papel crucial en el comercio y la logística internacionales, sobre todo teniendo en cuenta el creciente volumen del comercio mundial y la diversidad de sus servicios.
  • El ámbito de funciones de las empresas de despacho de aduanas y los agentes de aduanas incluye servicios que apoyan todo el proceso de despacho de aduanas y garantizan una tramitación segura.
  • El proceso de despacho de aduanas implica varios pasos que pueden optimizarse de forma rápida y eficaz con las soluciones personalizadas de Konfuzio.
  • La automatización de los documentos aduaneros ofrece la oportunidad de acelerar el proceso de despacho de aduanas, reducir los errores humanos y aumentar la eficacia.

Servicios de las empresas de despacho de aduanas

Los agentes de aduanas y los servicios de despacho de aduanas desempeñan un papel crucial en el comercio y la logística internacionales. A pesar de la escasez de trabajadores cualificados, se enfrentan a retos cada vez mayores para mantener el ritmo del creciente volumen de pedidos en todo el mundo y el amplio abanico de sus actividades. Algunas tareas importantes de las empresas de despacho de aduanas son:

Despacho de aduanas

Las empresas de despacho de aduanas están especializadas en gestionar los trámites aduaneros necesarios en nombre de sus clientes. Esto incluye la declaración de las mercancías a las autoridades aduaneras y el cumplimiento de todos los requisitos legales.

Despacho de aduanas de importación

Para las empresas que importan mercancías del extranjero, las empresas de despacho de aduanas se encargan del cálculo y pago de los derechos e impuestos de importación debidos, para que las mercancías lleguen al país de destino rápidamente y sin problemas.

Despacho de aduanas de exportación

Las formalidades aduaneras también son necesarias para la exportación. Las empresas de despacho de aduanas ayudan con esta documentación de exportación y son responsables de garantizar que las mercancías salgan legalmente del país de origen.

Asesoramiento arancelario

Las empresas de despacho de aduanas son expertas en aranceles y clasificaciones aduaneras. Ayudan a los clientes a determinar los aranceles adecuados para sus mercancías y se aseguran de que se aplican las tarifas aduaneras correctas.

Asesoramiento sobre conformidad y aduanas

La legislación aduanera es compleja y se caracteriza por sus frecuentes cambios. Las empresas de despacho de aduanas ofrecen servicios de asesoramiento para que los clientes tengan la garantía de cumplir las leyes y normativas vigentes. Esto ayuda a evitar sanciones y retrasos.

Exposición de documentos

Las empresas de despacho de aduanas preparan y verifican todos los documentos necesarios para el despacho de aduanas, incluidas las facturas comerciales, Documentos de carga y declaraciones aduaneras.

Importación y exportación temporal

Para las importaciones o exportaciones temporales, las empresas de despacho aduanero ofrecen servicios de despacho aduanero temporal, lo que significa que el cliente de la empresa de despacho aduanero no tiene que pagar derechos de aduana permanentes.

Régimen aduanero especial

Las empresas de despacho de aduanas pueden ayudar a las empresas a utilizar procedimientos aduaneros especiales como el perfeccionamiento activo, el perfeccionamiento pasivo y el depósito franco para minimizar los costes y optimizar el despacho de aduanas en general.

Almacenamiento y distribución

Algunas empresas de despacho de aduanas también ofrecen servicios de almacenamiento y distribución para apoyar la cadena de suministro de sus clientes.

Soluciones tecnológicas

Las empresas de despacho de aduanas suelen invertir en modernos sistemas informáticos y Softwarepara automatizar el proceso de despacho de aduanas y acelerarlo en general. Esto permite a los clientes intercambiar datos de forma eficiente y hacer un mejor seguimiento de sus envíos.

Trámites aduaneros

En su conjunto, las empresas de despacho de aduanas y los agentes de aduanas prestan apoyo a través de una amplia gama de servicios y permiten a las empresas con mercancías sujetas a despacho de aduanas gestionar sin errores el complejo proceso de despacho de aduanas y el cumplimiento de la normativa aduanera.

Sin embargo, para que el comercio internacional siga floreciendo, las empresas de despacho de aduanas no deben dormirse en los laureles y, como ocurre en cualquier industria orientada al éxito, deben supervisar constantemente las distintas fases del trabajo para mejorarlas continuamente y ajustarlas en caso necesario.

Automatizar los documentos aduaneros

Estructura del proceso - despacho de aduanas con un ejemplo práctico

El despacho de aduanas, también denominado proceso de despacho de aduanas o despacho aduanero, comprende una serie de pasos de trabajo que llevan a cabo las empresas y agentes de despacho de aduanas una vez que se ha realizado un pedido. El objetivo de este proceso es el paso legal de las mercancías a través de las fronteras nacionales. Los pasos individuales de un proceso de despacho de aduanas típico son:

Preparación de mercancías

En este paso se recopilan todos los documentos e información necesarios sobre las mercancías que se van a despachar. Esto incluye facturas comerciales, documentos de transporte, certificados de origen, códigos arancelarios y otros documentos pertinentes.

Ejemplo

Un importador que importa equipos electrónicos de China contrata a una empresa de despacho de aduanas para que se encargue de todos los trámites aduaneros de sus mercancías. Esta empresa recoge la factura comercial del proveedor, la carta de porte del transitario, el certificado de origen de las mercancías y los códigos del SA correspondientes para su clasificación.

Arancel y clasificación

Las mercancías se clasifican mediante los códigos del Sistema Armonizado (SA). Estos códigos determinan los tipos arancelarios y las normas que se aplican a las mercancías. La clasificación arancelaria correcta es crucial para determinar los tipos aduaneros correctos.

Ejemplo

Los dispositivos electrónicos se clasifican según su código del SA. El código SA de estos dispositivos es 8517.12.00 y ejemplifica ciertos tipos de teléfonos móviles.

Cálculo del valor en aduana

El valor en aduana de las mercancías se determina sobre la base de la factura comercial. Este valor sirve de base para el cálculo de los derechos e impuestos de importación.

Ejemplo

La factura comercial indica que el valor total del equipo es de 10.000 USD. Este valor sirve de base para calcular los derechos e impuestos de importación.

Presentación de la declaración en aduana

La declaración en aduana es el documento oficial que se presenta a las autoridades aduaneras. Contiene toda la información pertinente sobre las mercancías, incluida su clasificación, origen, cantidad, valor y uso previsto. La declaración se presenta a las autoridades aduaneras en papel o por vía electrónica.

Ejemplo

La empresa de despacho de aduanas encargada presenta la declaración de aduanas, que contiene toda la información pertinente sobre los teléfonos móviles, a las autoridades aduaneras competentes como representante del importador. Esto suele hacerse en línea a través de un portal aduanero electrónico.

Pago de derechos e impuestos de importación

Una vez presentada la declaración de aduanas, se calculan los derechos de importación y los impuestos adeudados. La empresa de despacho de aduanas contratada es responsable del pago de estos importes y suele liquidarlos por cuenta del importador pagando directamente a las autoridades aduaneras.

Ejemplo

Una vez presentada la declaración en aduana, las autoridades aduaneras calcularán el Derechos e impuestos de importaciónPor ejemplo, 5 % de derechos de importación sobre un valor de 10.000 USD, lo que equivale a 500 USD. El importador paga este importe a la empresa de despacho de aduanas y, a continuación, la empresa de despacho de aduanas lo remite a las autoridades aduaneras (o viceversa, según el contrato).

Consulte

Las autoridades aduaneras examinan la declaración de aduanas presentada y los documentos que la acompañan para asegurarse de que cumplen las leyes y reglamentos aplicables. Esto puede incluir una inspección física de las mercancías.

Ejemplo

Las autoridades aduaneras comprueban que la declaración en aduana presentada y los documentos que la acompañan se ajustan a las leyes y reglamentos aplicables. Se lleva a cabo una inspección física del equipo.

Despacho de aduana

Tras una inspección satisfactoria y el pago de los derechos exigidos, se libera la mercancía. Ya pueden cruzar la frontera e importarse en el país de destino.

Ejemplo

Una vez superadas las pruebas y pagados los derechos exigidos, los teléfonos móviles se liberan. Ahora se importan en el país de destino y se comercializan.

Contabilidad y registro

Todos los documentos y registros relacionados con el proceso de despacho de aduanas deben conservarse cuidadosamente. De este modo se garantiza el cumplimiento de la normativa aduanera y la trazabilidad.

Ejemplo

En lugar del importador, la empresa de despacho de aduanas designada lleva un registro minucioso del despacho de aduanas, incluida la declaración de aduanas y los documentos de pago, para garantizar el cumplimiento de la normativa aduanera.

Archivo de documentos

Los documentos y registros aduaneros pertinentes deben archivarse durante un determinado periodo de tiempo para poder responder con fiabilidad a cualquier consulta de las autoridades aduaneras y cumplir los periodos de conservación legales.

Ejemplo

Todos los documentos y registros aduaneros pertinentes se archivan durante un periodo determinado (normalmente varios años -> lea más sobre los periodos de conservación legales aquí).

Cumplimiento y control

La normativa aduanera exige un cumplimiento continuo y la consideración de los cambios en la normativa aduanera. Se trata de una parte importante de la supervisión continua de los procesos y puede implicar la formación periódica del personal.

Ejemplo

La empresa de despacho de aduanas supervisa continuamente el cumplimiento de la normativa aduanera y mantiene informados a sus empleados de cualquier cambio en la normativa para asegurarse de que siempre actúan de acuerdo con la normativa vigente.

Automatización de documentos aduaneros con Konfuzio

Una vez analizadas cada una de las etapas del proceso de despacho de aduana, se hace patente el potencial de optimización. En este punto, la automatización de los documentos aduaneros con la ayuda del tecnologías más modernas para acelerar el proceso de tramitación de documentos y mejorar la precisión de la extracción de datos: Una forma innovadora de automatizar y, por tanto, de cambiar radicalmente la forma de procesar los documentos aduaneros con Konfuzio.

Caso práctico - Tramitación de documentos aduaneros en el sector industrial y logístico

Automatización de documentos aduaneros Caso práctico

A partir de un ejemplo de aplicación, destacamos la tramitación de documentos aduaneros extensos para un agente de aduanas del sector industrial y logístico. Estos documentos son cruciales para preparar las declaraciones de aduana en distintos países.

Hasta ahora, estos documentos se enviaban por correo electrónico al agente de aduanas o se entregaban físicamente en las instalaciones. Este método lleva mucho tiempo, es propenso a errores y requiere la introducción y verificación manual de la información de los documentos aduaneros.

Automatice los documentos aduaneros con Konfuzio

Konfuzio desempeña un papel crucial en este caso de uso para automatizar y acelerar la tramitación de los documentos aduaneros. Una ilustración paso a paso muestra cómo Konfuzio puede utilizarse eficazmente en este escenario:

Captura de documentos

Konfuzio puede configurarse para supervisar los correos electrónicos entrantes sin intervención humana y capturar automáticamente los archivos adjuntos que contengan documentos aduaneros. Alternativamente, el software puede configurarse para digitalizar y posteriormente capturar los documentos físicos que llegan a las oficinas.

Clasificación de documentos

Konfuzio clasifica automáticamente los documentos capturados y digitalizados y analiza si se trata de facturas, declaraciones de aduana u otros tipos de documentos. Para ello utiliza reglas y criterios predefinidos. El sitio clasificación correcta es crucial para controlar el tratamiento posterior.

Extracción de información

El corazón del proceso de automatización inteligente es el Extracción de información pertinente de los documentos. Konfuzio es capaz de extraer de forma inteligente texto, escritura manuscrita y datos relevantes de los documentos aduaneros mediante el uso de diferentes tecnologías, entre ellas

  • Número de factura
  • Fecha de la factura
  • Moneda
  • Paquetes totales
  • Peso neto total
  • Peso bruto total
  • Código de paso fronterizo
  • Número de camión
  • Número de remolque
  • País de salida
  • Número de pedido
  • Importe total de la factura
  • Importe del IVA
  • Número(s) de artículo
  • Descripción del artículo
  • País de origen
  • Preferencia (sí/no, marcado en una columna separada de la factura)
  • Cantidad
  • Peso neto
  • Peso bruto
  • Paquetes
  • Código SA1
  • Código SA2
Documentos aduaneros Proceso de despacho de aduana Automatización
Muestra de cualquier documento aduanero

y muchos más. Esto se hace sobre la base del aprendizaje automático (ML) y la inteligencia artificial (IA).

Validación y pruebas

A continuación, se valida la información extraída y se comprueba su exactitud. Este paso también está totalmente automatizado al cotejar los datos extraídos con los valores y patrones previstos. Si se producen discrepancias, se envían notificaciones al personal pertinente para que realice las posibles correcciones manualmente.

Exportación e integración de datos

Los datos extraídos y validados pueden integrarse en los sistemas de declaración de aduanas o en otros sistemas de la empresa. Konfuzio ofrece la posibilidad de integrar los datos en el formato requerido para exportar e incluir en el Flujo de trabajo del agente de aduanas que debe integrarse

Ventajas de la tramitación automatizada de documentos aduaneros con Konfuzio

La implantación de Konfuzio ofrece numerosas ventajas a las empresas de los sectores industrial y Sector logísticoque trabajan con documentos aduaneros voluminosos. Estas son algunas de las principales ventajas de la automatización de documentos aduaneros:

  • Ahorro de tiempoAl automatizar el proceso de tramitación de documentos, los proveedores de servicios aduaneros ahorran tiempo y recursos humanos. Konfuzio captura y clasifica los documentos en el menor tiempo posible, extrae y valida la información automáticamente, lo que se traduce en un despacho de aduanas más rápido en general.
  • Reducción de errores: La introducción manual de datos es propensa a errores. Konfuzio trabaja con precisión y reduce los errores humanos que pueden tener graves consecuencias en la tramitación de documentos aduaneros.
  • EscalabilidadKonfuzio puede adaptarse a los requisitos específicos del agente de aduanas y escalarse fácilmente en ambas direcciones -hacia arriba y hacia abajo- en función del volumen de pedidos. Esto garantiza un procesamiento constante de los pedidos sin pérdida de tiempo.
  • Reducción de costesLa automatización conlleva una reducción de las necesidades físicas a largo plazo, lo que disminuye los costes de mano de obra. También reduce la tasa de error que podría dar lugar a costosas repeticiones.
  • Decisiones más rápidasAl extraer y validar rápidamente la información, los agentes de aduanas y las empresas de despacho de aduanas toman decisiones informadas en el momento oportuno y preparan las declaraciones de aduanas con celeridad, lo que a su vez optimiza toda la cadena de suministro.
  • Cumplimiento y precisión: Konfuzio garantiza que toda la información relevante se registra correctamente, lo que asegura el cumplimiento de la normativa aduanera y evita por completo posibles sanciones o retrasos.

Conclusión: la automatización de los documentos aduaneros es el futuro del despacho de aduanas

Konfuzio ofrece una potente solución para la Automatización de documentos aduaneros y revoluciona todo el proceso de tramitación de documentos para las empresas del sector aduanero y logístico. La implantación de Konfuzio permite a las empresas de despacho de aduanas y a los agentes de aduanas acelerar el proceso de tramitación de documentos, mejorar la precisión de la extracción de datos y reducir la introducción manual de información. Esto se traduce en una tramitación aduanera más eficaz y en un importante ahorro de tiempo y costes.

¿Su empresa también trabaja con documentos aduaneros extensos? Konfuzio podría ser la solución que estaba buscando. Optimice sus procesos empresariales y siga siendo competitivo incluso con volúmenes de pedidos cada vez mayores.

Nuestros expertos le asesorarán detalladamente sobre lo que puede conseguir en su empresa con Konfuzio. Escríbanos un mensaje.

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