OCR de albaranes: cómo automatizar el tratamiento

Con el uso de IA documental avanzada y Tecnología OCREl reconocimiento automático y el archivo digital de los datos de los albaranes optimizan la recepción de mercancías. Estos métodos, incluido el OCR especializado en albaranes de Konfuzio, son esenciales y cada vez cobran más importancia en la solución de automatización basada en API. La razón es clara: los albaranes son una clave indispensable y directa en el mundo del comercio y la logística.

Papel central de los albaranes y sus ámbitos de aplicación

Estos documentos sirven de testigos silenciosos en una extensa red de industrias diferentes. Desde el dinámico mundo del comercio electrónico hasta la precisa industria manufacturera, los albaranes desempeñan un papel central en todas partes. Este documento permite una documentación precisa y un contacto directo en el departamento de recepción de mercancías, tanto en el comercio minorista como en el mayorista. Son esenciales para el registro preciso de la carga en el Logística y para la transmisión precisa de productos importantes en la industria farmacéutica y la tecnología médica.

Los albaranes son, por tanto, algo más que simples documentos.

Son un pilar fundamental para mantener la eficacia y la transparencia en la organización global. Cadena de suministro y marcar cada paso del proceso. La transición de procesos manuales a procesos digitales, automáticos y basados en API, como el OCR de albaranes que ofrece Konfuzio, es un paso decisivo en esta evolución.

Es bueno saberloEste artículo también examina el uso de la IA de documentos y la tecnología OCR en el contexto de SAP y otros sistemas.

¿Qué es un albarán?

Un albarán es un documento que se expide cuando se transportan mercancías de un lugar a otro. Sirve como prueba de que las mercancías se entregaron realmente y proporciona información sobre la naturaleza y el alcance de las mercancías entregadas. Un albarán también puede servir como factura si contiene los precios de las mercancías entregadas.

¿En qué procesos empresariales son necesarios los albaranes?

Los documentos de albarán se utilizan habitualmente en varios procesos de negocio de las empresas, por ejemplo

  • Gestión de almacenes e inventariosLos albaranes se utilizan para seguir el movimiento de entrada y salida de mercancías de los almacenes y actualizar los registros de existencias en consecuencia.
  • Gestión de compras y proveedoresAlbaranes : Los albaranes se utilizan para confirmar la recepción de los pedidos de los proveedores y cotejarlos con los correspondientes pedidos de compra.
  • Envíos y logísticaAlbaranes de entrega : Los albaranes de entrega se utilizan para documentar la entrega de mercancías del remitente al transportista y proporcionar al destinatario una prueba de la entrega.
  • Ventas y atención al clienteAlbaranes de entrega: Los albaranes de entrega se utilizan para confirmar que los pedidos realizados por los clientes se han cumplido y para documentar las mercancías entregadas.
  • Contabilidad y finanzasLos albaranes pueden utilizarse para crear facturas de bienes y servicios entregados y para conciliar los pagos con las facturas correspondientes.
  • Control y garantía de calidadAlbaranes de entrega : Los albaranes de entrega pueden utilizarse para documentar la inspección y las pruebas de las mercancías a su recepción, con el fin de garantizar que cumplen las normas de calidad exigidas.

Un escáner OCR de albaranes ofrece estas ventajas

Los escáneres de albaranes con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se utilizan habitualmente en procesos empresariales como almacenamiento, gestión de inventarios, gestión de compras y proveedores, envíos y logística, ventas y atención al cliente, cuentas por pagar y finanzas, y control de calidad. Con estos escáneres, las empresas pueden capturar con rapidez y precisión la información de los albaranes, reduciendo el riesgo de errores y agilizando diversos procesos empresariales. Los escáneres de albaranes con tecnología OCR pueden extraer texto y datos de los albaranes, lo que facilita la integración de la información en sistemas y flujos de trabajo digitales.

Esto ahorra tiempo y mejora la eficacia de diversos procesos empresariales que dependen de los albaranes.

El uso de la IA ofrece estas ventajas

Las empresas pueden Inteligencia artificial (IA) para automatizar el tratamiento de los albaranes:

  • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)La tecnología OCR permite extraer texto y datos de los documentos de albarán y convertirlos a un formato digital fácilmente procesable por ordenador.
  • Automatización de la introducción de datosCon ayuda de la IA, la información pertinente puede extraerse automáticamente de los albaranes e insertarse en los campos correspondientes de una base de datos o sistema digital.
  • Automatización de los procesos de trabajoCon la ayuda de la IA, los albaranes pueden dirigirse automáticamente a las personas o departamentos adecuados para su revisión y aprobación, agilizando la tramitación de estos documentos.
  • Detección de fraudesLa IA puede utilizarse para analizar albaranes en busca de patrones o anomalías que indiquen actividad fraudulenta, lo que permite a las empresas evitar pérdidas por fraude.
  • Optimización de la cadena de suministroLa IA puede utilizarse para analizar los datos de los albaranes y otros datos de la cadena de suministro con el fin de optimizar el flujo de mercancías y aumentar la eficiencia.

Digitalizar albaranes

¿Qué se entiende por Digitalización de los albaranes? La digitalización de albaranes se refiere a la conversión de albaranes en papel a formato digital. En principio, pueden digitalizarse todos los documentos: albaranes de compra, contratos, facturas, estados financieros anuales, expedientes de personal, etc.

¿Qué diferencia hay entre los albaranes digitalizados y los estructurados?

Hay una diferencia importante en la forma en que los documentos se almacenan y están disponibles en la empresa. O bien sólo están disponibles en formato digital o estructurado. También se puede determinar el grado de digitalización de una empresa por la proporción de datos estructurados. Básicamente, cuantos más datos se almacenen de forma estructurada, mejor.

Datos no estructurados

Los datos no estructurados son, por ejemplo, imágenes, documentos u objetos cuyos datos no pueden leerse fácilmente. Los programas no pueden acceder a estos datos para habilitar una aplicación basada en ellos. Un ejemplo clásico son los documentos escaneados que se almacenan pero no pueden ser leídos por otros sistemas o máquinas. Motivo: La estructura siempre es diferente.

Datos estructurados

En cambio, los datos estructurados están disponibles de forma estandarizada. Se almacenan en bases de datos para poder realizar consultas o aplicaciones basadas en ellas.

Los datos estructurados ofrecen las siguientes ventajas

  • La dirección de entrega, por ejemplo, ya no tiene que teclearse manualmente, sino que el contenido lo genera automáticamente el Software IDP reconocida y almacenada en una base de datos. De este modo, otros flujos de trabajo pueden acceder automáticamente a esta dirección.
  • Los empleados ahorran tiempo al procesar los albaranes. El usuario no tiene que introducir la dirección.
  • La comprobación y la correspondencia con el pedido pueden automatizarse mediante la información estructurada reconocida automáticamente.
  • La estructuración de los datos también puede garantizar mejor que los albaranes estén actualizados y no se dupliquen.

¿Cuál es la diferencia entre los sistemas ERP y DMS?

Aunque los sistemas DMS almacenan los documentos en una base de datos, los datos almacenados en el documento pueden recuperarse, en el mejor de los casos, mediante la función de búsqueda. Por ello, los sistemas DMS a menudo sólo ofrecen datos no estructurados. Los sistemas ERP, por su parte, pueden entenderse como una base de datos de información estructurada.

Software IDP utiliza las últimas tecnologías para encontrar automáticamente información relevante para el caso en los albaranes, por ejemplo, almacenarla de forma estructurada y permitir así su posterior procesamiento en el contexto empresarial. El software IDP sirve de enlace entre el sistema DMS y el sistema ERP y utiliza los últimos módulos de comprensión del lenguaje natural, aprendizaje automático, minería de textos e inteligencia artificial. Esto reduce costes, aumenta la calidad y la rapidez y prepara una mejor base para la toma de decisiones.

Automatice eficazmente los albaranes con modelos de IA y OCR

Aumente la eficacia de su organización con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la extracción de datos para albaranes. Procese los albaranes de forma segura y automática.

¿Cómo se procesa automáticamente un albarán?

  1. Cargar albaranes

    El primer paso es enviar el albarán a nuestra API. Normalmente se hace a través de una app móvil, correo electrónico, FTP o aplicación web.

  2. Imagen a texto mediante OCR

    En cuanto se recibe una imagen o un PDF, nuestro motor lo convierte en un archivo TXT. En este paso, se extrae todo el texto del documento, pero aún no se estructura.

  3. Analizar datos estructurados como JSON

    El analizador sintáctico de albaranes toma el TXT obtenido del OCR y lo convierte con ayuda de Machine Learning en JSON estructurado um. A continuación, el JSON se devuelve como salida de la API. A partir de aquí, el albarán puede procesarse fácilmente en su base de datos. Tanto si se trata de procesar albaranes para envíos internacionales como de gestionar grandes proyectos de construcción e industriales o controles de conformidad, Konfuzio está aquí para ayudarle. 

El albarán OCR reconoce estos campos

La información que debe contener un albarán de entrega depende de cada empresa y del tipo de mercancía entregada. No obstante, algunos campos de información habituales que pueden incluirse en un albarán son los siguientes

  • Información sobre el remitentePuede incluir el nombre, la dirección y los datos de contacto del remitente.
  • Información sobre el destinatarioPuede contener el nombre, la dirección y los datos de contacto del destinatario.
  • Fecha de entregaFecha de entrega de la mercancía.
  • Descripción de las mercancíasUna descripción detallada de las mercancías suministradas, incluyendo cantidad, tamaño, peso y otros detalles pertinentes.
  • Tipo de entregaEl método de entrega de la mercancía (por ejemplo, camión, avión, barco, etc.).
  • Número de seguimientoUn identificador único que puede utilizarse para rastrear el movimiento de mercancías.
  • FirmaUna firma del destinatario o de un representante del destinatario confirmando la recepción de la mercancía.
  • Notas adicionalesCualquier nota o comentario adicional sobre la entrega, como instrucciones especiales o problemas surgidos durante el proceso de entrega.

En principio, Documents AI puede extraer todos los campos de datos de un albarán. Para que se haga una idea, enumeramos algunos ejemplos:

  • Fecha
  • Número de albarán
  • Nombre y dirección del comprador
  • Nombre, dirección y dirección de contacto del vendedor
  • Número de pedido del comprador (PO#)
  • Fecha del pedido
  • Fecha de entrega
  • Descripción y código de las mercancías
  • Cantidad pedida y entregada
  • Detalles de la línea de reserva
  • Reordenación de mercancías
  • Comentarios o características especiales
  • Y muchos más campos

Los campos de datos extraídos pueden personalizarse para cada cliente. Se pueden extraer campos adicionales previa solicitud. Encontrará una presentación detallada en la página del Software easybill. Además, los duplicados pueden reconocerse automáticamente y Albarán girado automáticamente convertirse.

Esto debe tenerse en cuenta al procesar automáticamente los albaranes

La información de los albaranes puede ser relevante en diversos procesos y flujos de trabajo, para permitir un alto nivel de automatización, los usuarios suelen plantearse las siguientes preguntas:

¿Puede la IA del documento reconocer diferentes idiomas?

Sí, la IA puede reconocer diferentes idiomas y ofrecerlos automáticamente.

¿Pueden reconocerse albaranes con formatos diferentes?

Sí, los escaneados en PDF son especialmente adecuados.

¿Se pueden procesar varios formatos?

Sí, la IA del documento puede procesar diferentes diseños.

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