Con un Documentos AI y OCR extraer automáticamente toda la información de un albarán.

¿Qué es un albarán?

Un albarán es un documento que se expide cuando se transportan mercancías de un lugar a otro. Sirve como prueba de que las mercancías se entregaron realmente y proporciona información sobre la naturaleza y el alcance de las mercancías entregadas. Un albarán también puede servir como factura si contiene los precios de las mercancías entregadas.

¿En qué procesos empresariales son necesarios los albaranes?

Los documentos de albarán se utilizan habitualmente en varios procesos de negocio de las empresas, por ejemplo

• Gestión de almacenes e inventarios: los albaranes se utilizan para seguir el movimiento de entrada y salida de mercancías de los almacenes y actualizar los registros de inventario en consecuencia.
• Gestión de compras y proveedores: los albaranes se utilizan para confirmar la recepción de las órdenes de compra de los proveedores y cotejarlas con los pedidos correspondientes.
• Envío y logística: los albaranes se utilizan para documentar la transferencia de mercancías del remitente al transportista y para proporcionar al destinatario una prueba de la entrega.
• Distribución y servicio al cliente: los albaranes se utilizan para confirmar que los pedidos realizados por los clientes se han cumplido y para documentar las mercancías entregadas.
• Cuentas por pagar y finanzas: Los albaranes pueden utilizarse para crear facturas de bienes y servicios entregados y para cotejar los pagos con las facturas correspondientes.
• Control y aseguramiento de la calidad: los albaranes pueden utilizarse para documentar la inspección y las pruebas de las mercancías a su recepción, con el fin de garantizar que cumplen las normas de calidad exigidas.

¿Cuáles son las ventajas de un escáner de albaranes?

Los escáneres de albaranes con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se utilizan ampliamente en procesos empresariales como el almacenamiento, la gestión de inventarios, la gestión de compras y proveedores, los envíos y la logística, las ventas y la atención al cliente, las cuentas por pagar y las finanzas, y el control de calidad. Con estos escáneres, las empresas pueden capturar con rapidez y precisión la información de los albaranes, reduciendo el riesgo de errores y agilizando diversos procesos empresariales. Los escáneres de albaranes con tecnología OCR pueden extraer texto y datos de los albaranes, lo que facilita la integración de la información en sistemas y flujos de trabajo digitales. Esto puede ahorrar tiempo y mejorar la eficacia de diversos procesos empresariales que dependen de los albaranes.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la inteligencia artificial (IA)?

Hay varias formas en que las empresas pueden utilizar la IA para automatizar la tramitación de los documentos de albarán:

1. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): La tecnología OCR permite extraer texto y datos de los documentos de albarán y convertirlos a un formato digital fácilmente procesable por ordenador.
2. Automatización de la entrada de datos: la IA puede utilizarse para extraer automáticamente la información pertinente de los albaranes e insertarla en los campos adecuados de una base de datos o sistema digital.
3. Automatización del flujo de trabajo: Gracias a la IA, los albaranes pueden enviarse automáticamente a la persona o departamento adecuados para su revisión y aprobación, lo que agiliza la tramitación de estos documentos.
4. Detección de fraudes: la IA puede utilizarse para examinar albaranes en busca de patrones o anomalías que indiquen actividad fraudulenta, lo que permite a las empresas evitar pérdidas por fraude.
5. Optimización de la cadena de suministro: la IA puede utilizarse para analizar los datos de los albaranes y otros datos de la cadena de suministro para optimizar el flujo de mercancías y aumentar la eficiencia.

Digitalizar albaranes

¿Qué se entiende por digitalización de albaranes? La digitalización de albaranes significa la conversión de albaranes en papel a formato digital. En principio, se pueden digitalizar todos los documentos: recibos de compra, contratos, facturas, estados financieros anuales, expedientes de personal, etc.

¿Qué diferencia hay entre los albaranes digitalizados y los estructurados?

Hay una diferencia importante en la forma en que los documentos se almacenan y están disponibles en la empresa. O bien sólo están disponibles en formato digital o estructurado. También se puede determinar el grado de digitalización de una empresa por la proporción de datos estructurados. Básicamente, cuantos más datos se almacenen de forma estructurada, mejor.

Datos no estructurados

Los datos no estructurados son, por ejemplo, imágenes, documentos u objetos cuyos datos no pueden leerse fácilmente. Los programas no pueden acceder a estos datos para habilitar una aplicación basada en ellos. Un ejemplo clásico son los documentos escaneados que se almacenan pero no pueden ser leídos por otros sistemas o máquinas. Motivo: La estructura siempre es diferente.

Datos estructurados

En cambio, los datos estructurados están disponibles de forma estandarizada. Se almacenan en bases de datos para poder realizar consultas o aplicaciones basadas en ellas.

¿Cuáles son las ventajas de los datos estructurados?

• La dirección de entrega, por ejemplo, ya no tiene que teclearse manualmente, sino que el contenido lo genera automáticamente el Software IDP reconocidos y almacenados en una base de datos. De este modo, otros flujos de trabajo podrán acceder automáticamente a esta dirección.
• Los empleados ahorran tiempo al procesar los albaranes. El usuario no tiene que introducir la dirección.
• La comprobación y la correspondencia con el pedido pueden automatizarse mediante la información estructurada reconocida automáticamente.
• La estructuración de los datos también puede garantizar mejor que los albaranes estén actualizados y no se dupliquen.

¿Cuál es la diferencia entre los sistemas ERP y DMS?

Aunque los sistemas DMS almacenan los documentos en una base de datos, los datos almacenados en el documento pueden recuperarse, en el mejor de los casos, mediante la función de búsqueda. Por ello, los sistemas DMS a menudo sólo ofrecen datos no estructurados. Los sistemas ERP, por su parte, pueden entenderse como una base de datos de información estructurada.

Software IDP utiliza las últimas tecnologías para encontrar automáticamente información relevante para el caso en los albaranes, por ejemplo, almacenarla de forma estructurada y permitir así su posterior procesamiento en el contexto empresarial. El software IDP sirve de enlace entre el sistema DMS y el sistema ERP y utiliza los últimos módulos de comprensión del lenguaje natural, aprendizaje automático, minería de textos e inteligencia artificial. Esto reduce costes, aumenta la calidad y la rapidez y prepara una mejor base para la toma de decisiones.

Reconocimiento automático de albaranes con OCR

Aumente la eficacia de su organización con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la extracción de datos para albaranes. Procese los albaranes de forma segura y automática.

¿Qué campos pueden reconocerse en un albarán?

La información que debe contener un albarán de entrega depende de cada empresa y del tipo de mercancía entregada. No obstante, algunos campos de información habituales que pueden incluirse en un albarán son los siguientes

• Información sobre el remitente: puede incluir el nombre, la dirección y los datos de contacto del remitente.
• Información sobre el destinatario: puede incluir el nombre, la dirección y los datos de contacto del destinatario.
• Fecha de entrega: Fecha en la que se entregaron las mercancías.
• Descripción de la mercancía: Una descripción detallada de las mercancías suministradas, incluyendo cantidad, tamaño, peso y otros detalles pertinentes.
• Método de entrega: El método por el que se entregaron las mercancías (por ejemplo, en camión, en avión, en barco, etc.).
• Número de seguimiento: Identificador único utilizado para seguir el movimiento de las mercancías.
• Firma: Firma del destinatario o de un representante del destinatario acusando recibo de la mercancía.
• Notas adicionales: Cualquier nota o comentario adicional sobre la entrega, como instrucciones especiales o problemas surgidos durante el proceso de entrega.

En principio, Documents AI puede extraer todos los campos de datos de un albarán. Para que se haga una idea, enumeramos algunos ejemplos:

• Fecha
• Número de albarán
• Nombre y dirección del comprador
• Nombre, dirección y dirección de contacto del vendedor
• Número de pedido del comprador (PO#)
• Fecha del pedido
• Fecha de entrega
• Descripción y código de las mercancías
• Cantidad pedida y entregada
• Detalles de la línea de reserva
• Reordenación de mercancías
• Comentarios o características especiales
• Y muchos más campos

Los campos de datos extraídos pueden personalizarse para cada cliente. Se pueden extraer campos adicionales previa solicitud. Encontrará una presentación detallada en la página del Software easybill. Además, los duplicados pueden reconocerse automáticamente y Albarán girado automáticamente convertirse.

¿Qué hay que tener en cuenta al procesar automáticamente los albaranes?

La información de los albaranes puede ser relevante en diversos procesos y flujos de trabajo, para permitir un alto nivel de automatización, los usuarios suelen plantearse las siguientes preguntas: