EML-Datei öffnen – Sicherer Umgang mit dem Mail-Format

Digitale Kommunikation im Geschäftsumfeld kommt heute kaum ohne das Versenden und Empfangen von E-Mails aus. Dabei handelt es sich um lose strukturierte und oftmals komplex aufgebaute Formate. Um die weitere Verwendung und den standardisierten Austausch dieser wichtigen Informationsträger zu erleichtern, kommen daher sogenannte EML-Dateien zum Einsatz. Darin befinden sich der gesamte Inhalt der Nachricht sowie relevante Eckdaten in organisierter Textform. Das ermöglicht eine unkomplizierte Dokumentation, birgt aber auch Risiken, wenn Nutzer eine unbekannte EML-Datei öffnen.

Was ist eine EML-Datei?

EML steht für “Electronic Mail” und bezieht sich auf das Vorliegen einer E-Mail als Datei. Erst durch dieses Format werden die digitalen Nachrichten standardisiert verarbeitungsfähig. Enthalten sind neben dem konkreten Inhalt auch Informationen wie Absender, Empfänger, Betreff, Anhänge, Zeitpunkt sowie verschiedene Metadaten. Das alles ist in einem simpel strukturierten Textformat dargestellt, das für Mensch wie Maschine leicht lesbar ist und daher von zahlreichen E-Mail-Anwendungen unterstützt wird. Normalerweise werden EML-Dateien automatisch generiert, wenn man eine Mail aus seinem Client herunterlädt, um sie zu speichern.

download mail file
Das Format EML entsteht automatisch beim Download.

Der konkrete Nutzen des Formats kann variieren und betrifft verschiedene Aufgaben:

  • Ablage und Dokumentation – Normalerweise lassen sich E-Mails zunächst nur innerhalb eines E-Mail-Programms oder Browsers öffnen. Allerdings enthalten die Nachrichten oft wertvolle Informationen, die später erneut relevant werden können. Als EML-Datei lassen sie sich problemlos an einem beliebigen Ort speichern und später erneut aufrufen. So wird auch die Einhaltung verschiedener Regularien im Sinne einer revisionssicheren Archivierung unterstützt.
  • Datenaustausch und -analyse – Häufig werden E-Mails genutzt, um verschiedene Dateien an einen anderen digitalen Ort oder eine andere Person zu transferieren. Dabei ist die Nachricht üblicherweise in Header und Body separiert. In einer EML-Datei kann alles einheitlich zusammengefasst und gebündelt bewegt oder als Backup genutzt werden. Zudem ermöglicht die Datei eine reibungslose E-Mail Automation, bei der Daten maschinell ausgelesen werden.

EML-Datei in Mailprogrammen öffnen

Der direkte Weg zum Öffnen einer EML-Datei führt über den Explorer und das persönliche Mailprogramm. Von den gängigsten Clients wie Windows Mail, Outlook oder Thunderbird werden die Dateien unterstützt. Über die Navigation gelangt man schnell zur App seiner Wahl.

navigate to e-mail client

Üblicherweise führt dieser Schritt zur gewohnten E-Mail-Darstellung innerhalb des Clients. Welcher für den Vorgang konkret genutzt wird, spielt eine untergeordnete Rolle. Die EML-Datei eignet sich somit auch, um E-Mails bei einem Wechsel zu einer anderen App zu überführen.

open eml file example
Anhänge werden beim Speichern und Öffnen einer EML-Datei mit einbezogen.

Einer der großen Vorteile von EML besteht aber darin, dass die gespeicherten Nachrichten ihre Abhängigkeit von Mail Clients verlieren.

EML-Datei als Klartext öffnen

Es ist ohne weiteres möglich, die Dateien als reinen Text anzeigen zu lassen. Dafür ist nicht etwa eine aufwändige Konvertierung notwendig, es reicht aus, sich kurz mit der Dateiendung EML zu befassen. Diese kann durch eine einfache Umbenennung durch TXT ersetzt werden. Anschließend ist das Öffnen per Texteditor möglich. Bei neueren Versionen von Windows ist dieser Zwischenschritt gegebenenfalls nicht notwendig und es steht direkt die Option „Im Editor bearbeiten” zur Verfügung. 

open in text editor

In jedem Fall geht das Speichern und die Ansicht der Datei als Klartext mit der Darstellung unzähliger Sonderzeichen einher. Auch die Anhänge verwandeln sich in Code. Mit der Übersichtlichkeit von Outlook und Co. hat das wenig zu tun. Es bietet aber den Vorteil, dass der Textinhalt bearbeitbar ist. Insgesamt handelt es sich bei EML also um eine Datei, die einfach zu handhaben und quasi universell kompatibel ist. Das bleibt allerdings nicht ohne Folgen.

Ein unterschätztes Sicherheitsrisiko

Von Mensch wie Mail-Programm genießen EML-Dateien derzeit ein zu großes Vertrauen im Vergleich zu den typischen Malware-Verdächtigen wie .exe und Co. Das mag am textbasierten Inhalt liegen oder daran, dass viele Sicherheitslösungen nur die eigentlich saubere E-Mail, nicht aber angehängte EML-Dateien überprüfen. Deren Bedrohung durch unseriöse Links oder Phishing-Anweisungen hat sich im vierten Quartal 2023 verzehnfacht, wie dem aktuellen Vipre E-Mail Security Report zu entnehmen ist. Die zweifelhaften Inhalte befinden sich demnach oft im Hauptteil, dem Body der Datei, und sollen zum Wählen von Telefonnummern anregen oder andere Scams unterstützen.

Da die Vorgehensweise noch relativ neu ist und Nutzer beim Öffnen von EML nicht damit rechnen, entsteht nicht selten ein entsprechender Schaden. Der erste Schritt ist also, ein Bewusstsein dafür zu schaffen. Zudem gibt es diverse Viewer, die auch ohne Outlook und anderen Mailprogramme das Öffnen von EML-Dateien unter gewissen Sicherheitsaspekten versprechen. Im Unternehmenskontext ist die Herangehensweise beim Umgang mit E-Mails und verschiedenen Dateiformaten wie EML um einiges komplexer, das Schadenspotenzial höher als beim privaten Gebrauch. Um dennoch für reibungslose, sichere und effiziente Abläufe zu sorgen, empfiehlt sich die Unterstützung eines professionellen Software-Partners.

Sorgen Sie sich um einen sicheren Umgang mit E-Mails in Ihrem Unternehmen? Senden Sie uns direkt eine Nachricht. Wir unterstützen Sie gerne bei sicherem E-Mail-Management und Datenschutz!








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