Automatisierung von Luftfrachtbriefen

Durch die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten und den Einsatz von KI können viele Prozesse nachhaltig optimiert und beschleunigt werden. Auch Unternehmen in der Logistikbranche profitieren enorm von den neuen Technologien. In diesem Use Case bringen wir Ihnen die Mehrwerte durch die Automatisierung von Luftfrachtbriefen näher.

Herausforderung

In der Logistikbranche ist die effiziente Verarbeitung und Archivierung von Lieferscheinen unerlässlich. In der Luftfracht stellen Air Waybills (AWB) oder Luftfrachtbriefe kritische Dokumente dar, die als Vertragsgrundlage für den Transport von Gütern zwischen Versender und Frachtführer dienen. Angesichts des steigenden Volumens an Luftfrachtsendungen und wachsenden gesetzlicher Anforderungen ist eine automatisierte Lösung zur Optimierung dieses Prozesses gefordert. Die Herausforderungen, die durch die Automatisierung von Luftfracht in der Logistik gelöst werden sollen, sind insbesondere:

  • Manuelle Prozesse – Der bisherige manuelle Umgang mit Dokumenten für Transport und Luftfracht war zeitintensiv und erforderte viele Ressourcen.
  • Fehleranfälligkeit – Manuelle Dateneingabe birgt das Risiko von Fehlern, die zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen.
  • Wachsende Anforderungen – Mit dem zunehmenden Volumen an Frachtsendungen und strengeren gesetzlichen Vorgaben steigt der Druck auf die Logistikunternehmen, effizientere Lösungen zu finden.
  • Vielseitige Dokumenteninhalte – Die unterschiedlichen Informationen in Luftfrachtbriefen erfordern ein flexibles und präzises System.

Was ist ein Luftfrachtbrief?

Ein Luftfrachtbrief oder Air Waybill (AWB) ist ein unverzichtbarer Vertrag über den Transport von Gütern, der zwischen dem Versender und dem Fracht- bzw. Luftfrachtführer, in der Regel einer Fluggesellschaft, unterzeichnet wird. Dieses wichtige Dokument dient als Empfangsbestätigung für die versandten Waren und als schriftlicher Nachweis für den abgeschlossenen Vertrag über deren Beförderung.

Inhalte eines Luftfrachtbriefs:

  1. AWB-Nummer  –  Jeder Luftfrachtbrief ist mit einer einzigartigen Nummer versehen, die die Fluggesellschaft registriert. Diese Nummer spielt eine entscheidende Rolle in der gesamten Logistik-Verfolgung des Transports.
  2. Kontakt des Absenders  –  In diesem Bereich werden der Name und die komplette Adresse des Absenders aufgezeichnet, um eine reibungslose Straße des Transports zu gewährleisten.
  3. Kontakt des Empfängers  –  Ebenso werden der Name und die vollständige Adresse des Empfängers für den Transportweg dokumentiert.
  4. Flughafen der Abfahrt und Ankunft  –  Diese Abschnitte informieren über die Route der Fracht, von welchem Flughafen sie abhebt und an welchem sie landet.
  5. Beschreibung der Waren  –  Dieser Part enthält umfangreiche Informationen zur Art und Menge der transportierten Güter. Hier können auch spezielle Anforderungen an die Handhabung der Waren vermerkt sein.
  6. Gewicht und Volumen  –  Die Erfassung des tatsächlichen oder volumetrischen Gewichts der Sendung, abhängig davon, welcher Wert größer ist.
  7. Fracht- und andere Gebühren  –  Dieser Abschnitt liefert ausführliche Angaben zu den Kosten des Transports, einschließlich der Logistik und Frachtkosten sowie weiterer Gebühren, die vom Versender oder Empfänger zu tragen sind.
  8. Anweisungen für den Umgang mit der Fracht  –  Dieser Abschnitt kann besondere Anweisungen für die sichere Handhabung der Fracht beinhalten, insbesondere wenn es sich um gefährliche Güter oder verderbliche Waren handelt.
  9. Unterschrift des Absenders und der Fluggesellschaft  –  Damit der Luftfrachtbrief rechtlich bindend wird, müssen sowohl der Absender als auch die Fluggesellschaft ihn unterzeichnen und registrieren.

Zielsetzung

Logistikunternehmen streben nach einer Lösung, die die Effizienz und Genauigkeit der Dokumentenverarbeitung erhöht. Die Hauptziele umfassen die Automatisierung der Digitalisierung und Indexierung von Luftfrachtbriefen, die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Verbesserung des Kundenservices. Diese Automatisierung soll zudem Betriebskosten senken und Fehler minimieren.

Die automatisierte Dokumentenauslese von Luftfrachtbriefen sowie die Optimierung von Logistikprozessen hat Konfuzio am Zürcher Flughafen bereits erfolgreich umgesetzt. Alle Infos dazu finden Sie hier.

Umsetzung

Um diese Ziele zu erreichen, empfiehlt sich der Einsatz einer intelligenten Software zur Dokumentenverarbeitung. Diese ermöglicht die automatisierte Auslese, Trennung und Indexierung von Dokumenten und Luftfrachtbriefen. So können relevante Informationen schnell und zuverlässig gewonnen und in die Zielsysteme integriert werden. Konfuzio bietet genau eine solche Lösung und ist damit der verlässliche Partner für Unternehmen aus der Logistikbranche. Die Hauptfunktionen zur Automatisierung von Luftfrachtbriefen sind..

  • Automatische Digitalisierung und Trennung  –  Konfuzio digitalisiert nicht nur die Daten und Informationen aus einzelnen Dokumente, sondern auch aus mehrseitige Scans. Diese kann die Software unterscheiden und sie durch KI Splitting automatisiert voneinander trennen.
  • Automatisierte Weiterverarbeitung  – Durch die Digitalisierung der Dokumenten und die strukturierte Gewinnung der relevanten Informationen, können die Daten in Echtzeit weiterverarbeitet werden. Die Implementierung erfolgt über eine Schnittstelle (API), wo diese nach der Auslese in der Unternehmenssoftware bereit stehen.
  • Automatische Indexierung  –  Basierend auf den AWB- oder Lieferschein-Nummern und anderen relevanten Informationen werden die eingelesenen Dokumente und Luftfrachtbriefe indexiert. So sind sie im Archiv einfach auffindbar und durchsuchbar.
  • Einfache Suche und Abrufbarkeit  –  Durch die Indexierung und Verschlagwortung der eingelesenen Dokumenten, sind Informationen nur eine Abfrage entfernt. Alle Dokumente und Luftfrachtbriefe lassen sich so einfach und schnell durchsuchen.
  • Einhaltung von Datenschutzstandards  –  Durch den digitalen Zugriff auf Dokumente und Daten können Sie Regeln für den Zugriff sowie die Aufbewahrung individuell definieren. Die Einhaltung von Compliance- und Datenschutzstandards sowie gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind somit zu jeder Zeit gewährleistet.

Fazit – Automatisierung von Luftfrachtbriefen

Durch die Implementierung von Konfuzio können Unternehmen ihre Prozesse erheblich optimieren. Die Automatisierung in der Logistik führt zu einer höheren Prozessstabilität und einer gesteigerten Effizienz im Umgang mit Lieferscheinen und Luftfrachtbriefen. Diese sind nun nahezu in Echtzeit nach Eingang der Fracht am Flughafen im Archivsystem verfügbar und die Dokumente können bei Bedarf schnell abgerufen und bereitgestellt werden.

Insgesamt zeigt dieser Use Case, wie die Zusammenarbeit mit Konfuzio zu effizienteren und effektiveren Prozessen in der Logistikbranche führt.

Die Digitalisierung und Automatisierung der Luftfrachtbriefe ermöglicht es Unternehmen der Branche, ihre Effizienz zu steigern und gleichzeitig Kosten zu senken.

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Christopher Klee Avatar

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