W-2 automation AI KI Marketplace Konfuzio

Wie Sie die Bearbeitung von W-2 Formularen automatisieren

Charlotte Götz

Vereinigte Staaten, Stichtag 15. April, alle Jahre wieder: Jedes Frühjahr ist die Steuersaison in vollem Gange und der Abgabetermin für das W-2 Formular rückt näher. Arbeitnehmer, Unternehmen und Behörden sind in diesem Zeitraum mit einer Vielzahl von Aufgaben und Pflichten konfrontiert, die eine präzise und pünktliche Erfüllung erfordern.

Diese Phase des amerikanischen Steuerjahres verlangt eine genaue Vorbereitung und Einreichung von Steuerunterlagen an den IRS (Internal Revenue Service). Eine besonders wichtige Rolle nimmt dabei das Formular W-2 ein, dessen Bearbeitung und Auswertung zahlreiche Steuerexperten wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Buchhalter und Steueranwälte – aber auch behördliche Einrichtungen – vor umfangreiche Herausforderungen stellt.

Sie wissen nicht, was das W-2 Formular ist und welchen Zweck dieses Dokument verfolgt? Hier finden Sie die Antworten, die Sie suchen.

Herausforderung im Umgang mit W-2 Formularen

Bei vielen Formularen gilt: Das Ausfüllen ist beschwerlich, so auch beim W-2. Doch mit dem bloßen Ausfüllen ist es nicht getan, denn das ist nur ein Bearbeitungsschritt von vielen im gesamten Wage and Tax Statement Prozess. Neben Schwierigkeiten wie Komplexität und Unkenntnis, mit denen sich vor allem Arbeitnehmer herumschlagen, steht auch die Arbeitgeberseite vor Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Formular W-2 an sich und dem weiteren Umgang mit ihm:

Fristeneinhaltung

Die Einreichung von W-2 Formularen erfordert die rechtzeitige Einhaltung von Fristen, um Strafen und Sanktionen zu vermeiden.

Beispiel: US Konzerne müssen als Arbeitgeber gewährleisten, dass die W-2 Formulare bis spätestens Ende Januar entweder postalisch an die Arbeitnehmer versandt oder elektronisch zur Verfügung gestellt wurden, um Verspätungen bei der Einreichung zu vermeiden.

Compliance mit sich ändernden Steuervorschriften

Die Steuervorschriften und -gesetze ändern sich regelmäßig, was es schwierig macht, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. Steuerexperten müssen sicherstellen, dass sie die aktuellen Vorschriften verstehen und anwenden.

Beispiel: Die Einführung neuer Gesetze wie der Tax Cuts and Jobs Act im Jahr 2017 brachte erhebliche Änderungen in den Steuergesetzen der Vereinigten Staaten mit sich und stellte unzählige Unternehmen und Steuerexperten vor Herausforderungen, da sie Steuerberichterstattung, einschließlich der W-2 Formulare, an die neuen Gesetze fehlerfrei und zügig anpassen mussten.

Sicherheit und Datenschutz

Die Verarbeitung und Übermittlung von W-2 Informationen erfordert strenge Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz der persönlichen Daten aller Arbeitnehmer zu garantieren.

Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 500 Mitarbeitern wird Opfer einer Cyberattacke. Cyberkriminelle starten einen Phishing-Angriff, bei dem die Personalabteilung eine gefälschte E-Mail erhält, die vorgibt, vom IRS zu stammen. In dieser Mail wird dringlich die Übermittlung sämtlicher W-2 Formulare verlangt. Der zuständige Mitarbeiter fällt auf diese Täuschung herein und gibt unwissentlich die sensiblen W-2 Informationen preis.

Volumen und Skalierbarkeit

Große Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern stehen vor der Herausforderung, eine große Anzahl von W-2 Formularen einzureichen. Dies erfordert effiziente Prozesse und Technologien sowie eine perfekte zeitliche Koordination, Genauigkeit und Konsistenz, um den Arbeitsaufwand zu bewältigen.

Beispiel: Ein großes Einzelhandelsunternehmen, das landesweit tätig ist, beschäftigt Tausende von Mitarbeitern in verschiedenen Geschäften und Vertriebszentren, was zu einer erheblichen Menge an W-2 Formularen führt. Alle diese W-2 Dokumente müssen innerhalb der vorgeschriebenen Frist an den IRS übermittelt werden. Ist das nicht der Fall, drohen Strafzahlungen und Steuerprüfungen im Unternehmen.

Kommunikation mit den Mitarbeitern

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie – neben der ordnungsgemäßen Verteilung der W-2-Formulare an die Mitarbeiter – auch Rückfragen derer dazu beantworten können.

Beispiel: Eine potenzielle Herausforderung ist, wenn bei Mitarbeitern Unklarheit herrscht über die Bedeutung bestimmter Felder auf dem W-2 oder wenn es zu Unstimmigkeiten zwischen den bereitgestellten Informationen und den individuellen Aufzeichnungen der Mitarbeiter kommt. Die Folge sind aufwändige Korrekturen und Nachreichungen mit möglicher Fristüberschreitung.

Manuelles Extrahieren von Daten

Das händische extrahieren von Daten aus dem W-2 Formular stellt im weiteren Umgang eine mühsame und fehleranfällige Aufgabe dar, welche aber eine ideale Basis für die Prozessoptimierung bietet.

Beispiel: Die Personalabteilung eines Unternehmens hat die Aufgabe, relevante Daten aus dem W-2 für die Lohnabrechnung, die Steuereinreichung und die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge zu verwenden. Da die Bestandssoftware in der vorhandenen IT-Struktur mit steigendem Auftragsvolumen überfordert und nicht skalierbar ist, muss diese Aufgabe manuell bewerkstelligt werden.

Use Cases beschreiben Notwendigkeit der Datenextraktion aus dem Formular W-2

W-2 Forms automation Use Cases

Doch nicht nur das obige Beispiel allein verdeutlicht, weshalb Unternehmen und Behörden Daten aus dem W-2-Formular extrahieren müssen. Einige weitere häufige Use Cases sind:

Steuereinreichung

Unternehmen müssen die auf dem W-2-Formular enthaltenen Informationen verwenden, um die Einkommensteuererklärungen für ihre Mitarbeiter beim IRS einzureichen. Dies umfasst die Ermittlung der Einkommenssteuern, die von den Mitarbeitern geschuldet werden sowie die Einbehaltung und Überweisung der entsprechenden Beträge.

Lohnabrechnung

US Unternehmen nutzen die Daten aus dem W-2 Formular, um die Lohnabrechnung für ihre Mitarbeiter zu erstellen. Dies umfasst die Berechnung des Bruttoeinkommens, der Abzüge und Steuern sowie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Lohnnachweisen.

Sozialversicherung und Medicare-Beiträge

Die Informationen aus dem W-2 Formular werden verwendet, um die Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge für die Mitarbeiter zu berechnen und zu überwachen. Diese Beträge werden an die entsprechenden Behörden abgeführt.

Renten- und Pensionspläne

Daten aus dem W-2 Formular sind erforderlich, um die Beiträge zu Renten- und Pensionsplänen zu berechnen. Dies betrifft sowohl Arbeitgeberbeiträge als auch Mitarbeiterbeiträge.

Arbeitslosenversicherung

Die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung basieren auf den Daten im W-2 Formular. Diese Informationen nutzen Unternehmen, um die korrekten Beiträge an die Arbeitslosenversicherungsfonds zu entrichten.

Steuerprüfungen

Sowohl Unternehmen als auch Behörden können die Informationen aus dem W-2 Formular bei steuerlichen Überprüfungen oder Prüfungen verwenden. Die Richtigkeit der gemeldeten Einkommens- und Abzugsdaten wird überprüft und bestätigt bestenfalls die Korrektheit der eingereichten Steuererklärungen.

Einhaltung von Steuervorschriften

Unternehmen müssen die geltenden Steuervorschriften und -gesetze einhalten. Dies erfordert die gesetzeskonforme Erfassung und Aufbewahrung von W-2 Formularen, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Arbeitnehmerberatung

Behörden und andere Organisationen verwenden W-2 Daten, um Beratung und Unterstützung für Arbeitnehmer bereitzustellen, wenn diese Fragen zur Steuereinreichung oder anderen finanziellen Angelegenheiten haben.

Die Extraktion von Daten aus dem W-2 Formular ist also immer dann relevant, wenn die korrekte Auswertung von Einkommen und Steuern an oberster Stelle steht und die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften gewährleistet werden muss.

Die KI-Lösung auf dem Konfuzio Marktplatz

Konfuzio Marketplace W-2

Um den obigen Herausforderungen entgegen zu treten, stellen wir Ihnen den Marktplatz von Konfuzio vor. Der Marktplatz ist ein zentraler Knotenpunkt für trainierte KI-Modelle und -Tools. Auf dieser Plattform bringt Konfuzio Expertenwissen, KI-Software, Optical Character Recognition (OCR) und viele weitere relevante Technologien ins Spiel und führt zusammen, was zusammengehört:

Technische Innovationen kombiniert mit praktischen Anwendungsfällen.

Konfuzio ist ein führendes Unternehmen im Bereich der intelligenten Dokumentenverarbeitung und hat sich auf die Extraktion von Daten aus Dokumenten jeglicher Art spezialisiert. Experten haben ein ein KI-Modell entwickelt, welches die äußerst präzise Extraktion von Daten – speziell aus dem W-2 Formular – vollkommen automatisiert und mit jedem bearbeiteten Dokument selbstständig dazulernt.

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Vorteile der Bearbeitung von W-2 Formularen mit KI

Die Automatisierung von steuerrelevanten Arbeitsschritten bringt viele Vorteile mit sich. Darunter:

Effizienz, Genauigkeit und Konsistenz

  • Zeitersparnis: Die automatische Datenextraktion reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe erheblich, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Dies ist besonders wichtig während der Steuersaison, wenn große Mengen von W-2 Formularen verarbeitet werden müssen.
  • Reduzierte Fehler: KI-Modelle extrahieren Daten mit hoher Genauigkeit und minimieren das Risiko von menschlichen Fehlern bei der Dateneingabe.
  • Einheitlichkeit: Die Automatisierung ermöglicht eine konsistente Formatierung der Angaben, sodass sie den IRS-Vorschriften entsprechen. Die Wahrscheinlichkeit von Abweichungen in den Steuermeldungen ist dadurch reduziert.

Nutzerfreundlichkeit

  • Benutzerfreundlich: Die automatische Datenextraktion mit dem KI-Modell von Konfuzio lässt sich nahtlos integrieren und ist deshalb das ideale Add-On für bestehende Software und IT-Systeme. Mit den effizient extrahierten und W2-relevanten Daten ist der Import in Drittanwendungen kein Hindernis mehr, denn diese Funktion ermöglicht letztendlich den Zugang für eine breite Palette von Benutzern, einschließlich solcher mit nur begrenztem Steuerhintergrundwissen.
  • Zugänglichkeit: Auch Arbeitnehmer erhalten elektronischen Zugriff auf ihre extrahierten W-2 Daten, was insgesamt eine Erleichterung beim Ausfüllen ihrer Steuererklärungen mithilfe von Steuersoftware oder in Zusammenarbeit mit Steuerexperten darstellt.

Datenanalyse und Aufzeichnungsführung

  • Einblicke in Daten: Die automatisierte Extraktion ermöglicht eine schnelle und einfache Datenanalyse. Arbeitgeber und Arbeitnehmer gewinnen auf unkomplizierte Weise Einblicke in ihre Einkommens- und Steuerdaten, die für die finanzielle Planung und Entscheidungsfindung möglicherweise wertvoll sind.
  • Digitale Aufzeichnungen: Die Prozessoptimierung verbessert die Erstellung digitaler Aufzeichnungen, was die Speicherung und den Abruf vergangener W-2 Formulare für zukünftige Referenzen oder Prüfungen erleichtert.

Skalierbarkeit, Complience und verbesserte Dienstleistung

  • Große Datenmengen: Arbeitgeber, die das W-2 Formular an eine große Anzahl von Mitarbeitern aushändigen, profitieren von der skalierbaren KI, da sie große Datensätze effizient und genau verarbeitet und auch mit schwankendem Auftragsvolumen Schritt hält.
  • Verbesserte Compliance: Die KI-Lösung von Konfuzio stellt sicher, dass die Daten korrekt transkribiert werden, was das Risiko von Compliance-Problemen und potenziellen IRS-Prüfungen verringert.
  • Optimierter Arbeitsablauf: KI-gestützte Datenextraktion verschafft Steuerexperten den Vorteil, ihren Kunden schnellere und präzisere Dienstleistungen anzubieten und dabei den eigenen Arbeitsablauf während der Steuersaison zu optimieren.

Umweltfreundlichkeit

  • Verminderter Papieraufwand: Die automatisierte Datenauslesung reduziert die Notwendigkeit des Druckens und Handhabens von Papierformularen, wovon auch die Umwelt profitiert.

Zusammenfassend sind die Vorteile der automatisierten Datenextraktion mit KI aus einem W-2 Formular vielfältig und für viele verschiedene Interessengruppen geeignet.

Datenschutz und Sicherheit bei Konfuzio

Konfuzio nimmt den Datenschutz und die Datensicherheit sehr ernst. Das KI-Modell verarbeitet Daten ausschließlich nach der DSGVO und schützt sensible Informationen während des gesamten Extraktionsprozesses.

-> Lesen Sie mehr über die Datensicherheit bei Konfuzio

W-2 Formulare richtig auf dem Marktplatz bearbeiten

Die Verwendung des KI-Modells von Konfuzio ist simpel. Registrieren Sie sich zunächst kostenlos auf app.konfuzio.com. Beantragen Sie Zugang zum Listing „W-2 Wage and Tax form“. Nach erfolgreichem Zugangsantrag laden Sie als Benutzer ihre W-2 Formulare auf die Plattform hoch und das trainierte KI-Modell extrahiert automatisch wichtige Datenpunkte, sogenannte Labels, wie beispielsweise:

LABELBESCHREIBUNGTYPWERT
Employee’s name and addressName and address of the employee.TextAaron Jennings 33553 Lance Flat Apt. 278 East Madisonville MO 19417-7845
Employee’s social securitySocial security number of an employee.Text827-09-4164
Employer’s identification numberEmployer’s IDText24-5350727
Employer’s name and addressEmployer’s name and address.TextWilson, Caldwell and Landry Ltd 71697 Ford Squares Apt. 503 Kimberlyville MN 58331-1198
Local income taxLocal income tax.Zahl45449.8
Locality nameName of a locality in a state.TextMark Squares
Local wages tips etcLocally applied wages, tips etc.Zahl286887.99
StateTwo-letter state code.TextNY
State ID numberState ID number of an employer or an employee.Text159-67-005
State income taxIncome tax in a given state.Zahl12004.72
State wages tips etcWages, tips etc. in a given state.Zahl113823.64

Die extrahierten Daten stehen anschließend in einem strukturierten Format bereit, welches sich schnell und unkompliziert in verschiedene Steuersoftware- oder Finanzsysteme integrieren lässt.

Die Zukunft der Steuererstellung mit Praxisbeispiel

Das Datenextraktionsmodell von Konfuzio für W2-Formulare ist sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen und Behörden eine innovative Möglichkeit, die Steuererstellung und -verwaltung effizient anzugehen.

Das KI-gestützte Modell für W-2-Steuerformulare bietet einen Einblick in die Zukunft der Steuererstellung, in der Automatisierung und Technologie den einst mühsamen Prozess vereinfachen.

W-2 Wage and Tax form Konfuzio Marketplace
Beispieldokument mit extrahierten Daten aus dem Formular W-2

Fazit

Die Steuersaison in den Vereinigten Staaten bringt jedes Jahr eine Vielzahl von Aufgaben und Pflichten für Arbeitnehmer, Unternehmen und Behörden mit sich. Eine zentrale Rolle spielt dabei das W-2 Formular, dessen genaue Vorbereitung und Einreichung an den IRS erforderlich ist. Arbeitgeber, Steuerexperten und Behörden stehen besonders während dieser Phase einigen Herausforderungen gegenüber, welche von der Einhaltung von Fristen und sich ändernden Steuervorschriften über Sicherheits- und Datenschutzfragen bis hin zur Bewältigung großer Datenmengen und der Mitarabeiterkommunikation reichen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen und den Umgang mit dem Formular W-2 zu optimieren, bietet Konfuzio auf seinem Marktplatz eine innovative Lösung an. Das trainierte KI-Modell zur automatisierten Datenextraktion aus dem W-2 Formular erleichtert die Arbeitsschritte, steigert die Effizienz, verbessert die Genauigkeit und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und Fristen. Die Vorteile reichen von Zeitersparnis über Benutzerfreundlichkeit und Datenanalyse bis zur Skalierbarkeit und Umweltfreundlichkeit.

Konfuzio hat eine zukunftsweisende Lösung für die Automatisierung von Steuerprozessen geschaffen, um die Steuererstellung und -verwaltung maßgeblich zu vereinfachen. Die extrahierten Daten sind in einem strukturierten Format verfügbar und können nahtlos in verschiedene Steuersoftware- und Finanzsysteme integriert werden.

Damit zeigt Konfuzio, wie moderne Technologien und Künstliche Intelligenz (KI) den Steuerprozess effizient gestalten können.

Die Entscheidung liegt bei Ihnen, ob Sie Ihre Bestandssoftware mit Konfuzio als smartes Add-On ergänzen oder vollständig auf die KI-Software umsteigen möchten.

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