W-2 Formular verstehen: Was es ist & weitere Schlüsselinformationen

Wenn die Steuersaison beginnt, ist der Erhalt des W-2 Formulars so unvermeidlich wie die Ankunft des neuen Jahres. Das Formular W-2, offiziell als „Wage and Tax Statement“ im amerikanischen Steuersystem bekannt, spielt eine wichtige Rolle im finanziellen Leben eines jeden Arbeitnehmers in den Vereinigten Staaten. Es ist das Dokument, das es ermöglicht, die Einkommensteuererklärung korrekt einzureichen.

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Das Wichtigste in Kürze

Das W-2 Formular ist ein wichtiges Dokument im US-amerikanischen Steuersystem und erfordert ein tiefes Verständnis, um Steuern korrekt einzureichen und potenzielle Abzüge optimal zu nutzen.
Es wird vom IRS ausgestellt, vom Arbeitgeber ausgehändigt und bietet Arbeitnehmern sowie der Steuerbehörde einen Überblick über das Einkommen und die einbehaltenen Steuern im vergangenen Jahr.
Das Formular W-2 enthält verschiedene Felder mit Informationen zu Einkommen, Abzügen und Steuern Steuern auf Bundes- und Landesebene, die im Detail aufgeschlüsselt werden.
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Was ist das W-2 Formular und welchen Zweck hat es?

Beim Formular W-2 handelt es sich um ein Standard-Steuerformular. Es findet seine Anwendung ausschließlich in den Vereinigten Staaten wird und vom IRS (Internal Revenue Service) ausgestellt. Offiziell bekannt als Wage and Tax Statement bildet das W-2 Formular die Grundlage für eine genaue Einkommensberichterstattung. Die Einreichung von Steuererklärungen dient dazu, Arbeitnehmern und der Steuerbehörde eine klare Übersicht über das im letzten Geschäftsjahr erwirtschaftete Einkommen und die einbehaltenen Steuern zu ermöglichen.

Zu Beginn des Jahres gibt der Arbeitgeber das Formular W-2 an seine Arbeitnehmer aus. Arbeitnehmer verwenden das Formular W-2, um ihre Bundes- und Landeseinkommensteuererklärungen einzureichen. Wenn Sie sich dafür entschieden haben, eine elektronische W-2 zu erhalten, finden Sie diese in der Regel in Ihrem Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter. Andernfalls wird Ihnen eine Papierkopie an Ihre Privatadresse gesandt. Das Formular selbst ist in verschiedene Felder unterteilt, von denen jedes spezifische Informationen zu Einkommen, Abzügen und Steuern des Arbeitnehmers enthält. Dazu später nähere Informationen.

Das Formular W-2 und dessen Bearbeitungsstufen verstehen

Nach dem Ausfüllen erhält der Arbeitgeber das W-2 Formular zurück, vervollständigt die Angaben und gibt das Dokument beim IRS ab, der Bundessteuerbehörde der Vereinigten Staaten. Die Behörde ermittelt anhand der gemachten Angaben die Steuerschuld sowie mögliche Erstattungen. Die folgende Auflistung verdeutlicht nochmals die unterschiedlichen Verwender des W-2 Formulars und fasst die Zuständigkeiten dieser zusammen:

Arbeitnehmer: Jede beschäftigte Person in den Vereinigten Staaten, die ein Gehalt, Lohn oder Trinkgelder erhält, hat Anspruch auf ein Formular W-2. Dieses Formular ist für Arbeitnehmer unerlässlich, um ihr Einkommen bei der Einreichung ihrer Steuererklärungen zu melden.

Arbeitgeber: Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, das Formular W-2 an ihre Arbeitnehmer auszugeben. Sie müssen auch eine Kopie an die Sozialversicherungsverwaltung (Social Security Administration, SSA) zur Aufbewahrung senden.

IRS (Internal Revenue Service): Der IRS verwendet das Formular W-2, um das von Steuerzahlern gemeldete Einkommen mit dem von Arbeitgebern gemeldeten Einkommen abzugleichen, was wiederum zur Einhaltung der Steuervorschriften beiträgt.

Steuerbehörden der Bundesstaaten: Steuerbehörden der Bundesstaaten verlassen sich ebenfalls auf das Formular W-2. Diese prüfen die Meldung und Einbehaltung von Landeseinkommensteuern.

Bestandteile des Formulars W-2

Der W-2 Formular enthält wichtige Informationen über den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber. Einkommen und Vergütungen werden in Feldern 1 bis 10 erfasst – inklusive Gesamteinkünfte, die der Bundessteuer unterliegen – und einbehaltener Bundessteuer.

Felder 11 bis 14 enthalten Angaben zu Abzügen und Leistungen, wie Beiträge zur Altersvorsorge und Krankenversicherungsprämien. Felder 15 bis 20 beziehen sich auf die Steuern der Bundesstaaten und Kommunen, einschließlich Landeseinkommen und einbehaltener Landeseinkommensteuer.

Die Bebilderung (Quelle: University of Wisconsin, Shared Services) gibt Ihnen eine unterstützende Ausfüllhilfe an die Hand:

Aufschlüsselung der Felder mit Beschreibung

Beschreibungen zu den relevantesten Feldern finden Sie in nachstehender Tabelle:

Feld Nr.	Bezeichnung	Kurzbeschreibung
1	Löhne, Trinkgelder, sonstige Vergütungen	Gesamte steuerpflichtige Einkünfte für das Jahr, einschließlich Löhne, Gehälter, Trinkgelder und andere Vergütungsformen wie Boni und Prämien. Abzüge für Vorsteuerbeiträge, z.B. in Rentenkonten und Krankenversicherungen, werden vorgenommen.
2	Bundeseinkommensteuer des Arbeitgebers	Betrag, den Ihr Arbeitgeber von Ihrem Gehalt für die Bundessteuer einbehält.
3	Sozialversicherungspflichtige Löhne	Einkommen, das der Sozialversicherungssteuer unterliegt. Die Obergrenze betrug 2020 137.700 USD, und bestimmte Altersvorsorgebeiträge mindern diesen Wert nicht.
4	Einbehaltene Sozialversicherungssteuer	Gesamtbetrag der Sozialversicherungssteuer, die von Ihrem Einkommen einbehalten wurde. Der Satz betrug 2020 beispielsweise 6,2 %.
5	Medicare-Löhne und Trinkgelder	Einkünfte, die der Medicare-Steuer unterliegen, ohne Einkommensobergrenze.
6	Einbehaltene Medicare-Steuer	Betrag der einbehaltenen Medicare-Steuer, in der Regel 1,45 %, mit einer möglichen zusätzlichen Medicare-Steuer für Besserverdienende.
7	Trinkgelder (gemeldet)	Betrag, den Sie als Trinkgeld gemeldet haben.
8	Trinkgelder (vom Arbeitgeber)	Betrag, den Ihr Arbeitgeber als Ihnen gezahlte Trinkgelder angegeben hat.
9	Nicht mehr existierender Steuervorteil	Dieses Feld wurde verwendet, um einen nicht mehr existierenden Steuervorteil anzugeben, daher wird es leer gelassen.
10	Leistungen für unterhaltsberechtigte Personen	Betrag, den Sie über Ihren Arbeitgeber zu einem flexiblen Konto für die Pflege von Angehörigen geleistet haben.
11	Aufgeschobene Vergütung (nicht qualifizierter Plan)	Betrag der aufgeschobenen Vergütung, die Sie von Ihrem Arbeitgeber in einem nicht qualifizierten Plan erhalten haben.
12	Codes und Beiträge	Enthält verschiedene Codes für zusätzliche Einkünfte oder Steueraufschübe, z. B. Beiträge zu Altersvorsorgeplänen und vom Arbeitgeber gesponserte Krankenversicherungskosten.
13	Ruhestandsplan	Gibt an, ob Sie durch einen Pensionsplan am Arbeitsplatz abgedeckt sind, was sich auf Ihre IRA-Beitragsabzüge auswirkt.
14	Sonstiges	Kann eine Vielzahl zusätzlicher Steuerinformationen enthalten, wie einbehaltene Steuern für staatliche Invaliditätsversicherung und Gewerkschaftsbeiträge.
15 – 20	Staatliche und lokale Steuern	Diese Felder zeigen Einkünfte und Einbehalte im Zusammenhang mit staatlichen und lokalen Einkommenssteuern, einschließlich Löhnen, Trinkgeldern und für diese Gebiete einbehaltene Beträge.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Geld muss ich verdienen, um ein W-2 zu erhalten?

In der Regel erhalten Sie von einem Arbeitgeber ein W-2-Formular, wenn Sie im Verlauf eines bestimmten Jahres mindestens 600 US-Dollar verdient haben. Ein W-2 wird auch ausgestellt, wenn Ihr Arbeitgeber Steuern von Ihren Einkünften einbehalten hat. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie, wenn Sie als unabhängiger Auftragnehmer tätig sind und nicht als regulärer Mitarbeiter angestellt sind, wahrscheinlich anstelle eines W-2-Formulars ein Formular 1099 erhalten.

Was mache ich, wenn ich das Formular W-2 verloren habe?

Falls Ihr W-2-Formular online verfügbar ist, können Sie jederzeit darauf zugreifen. Sollten Sie Ihr Passwort oder Ihre Zugangsdaten für die Online-Plattform verlieren, können Sie normalerweise eine automatische Passwortwiederherstellung beantragen. Wenn Sie weiterhin Unterstützung beim Online-Zugriff auf Ihre Informationen benötigen oder eine physische Kopie anfordern möchten, sollten Sie sich an Ihre Lohn- oder Personalabteilung wenden.

Warum unterscheidet sich der Betrag in Feld 1 von meiner endgültigen Gehaltsabrechnung?

Der Betrag kann aufgrund von Vorsteuerabzügen wie Rentenversicherungsbeiträgen, Krankenversicherungsbeiträgen und anderen ähnlichen Vorsteuerleistungen, die Ihr steuerpflichtiges Einkommen verringern, abweichen.

Gibt es Ausnahmen von diesen Steuern?

Ja, bestimmte Arbeitnehmer, wie z. B. Studenten, die an Universitäten arbeiten, oder Ausländer, die sich im Rahmen bestimmter Visakategorien in den USA aufhalten, können von einigen Steuern befreit werden.

Was ist, wenn auf meiner W-2 Liste mehr als ein Staat aufgeführt ist?

Wenn Sie in mehreren Staaten gearbeitet haben, werden die Einkünfte und Steuern jedes Staates separat auf Ihrem W-2 angegeben.

Das Verständnis Ihres Formulars W-2 ist entscheidend für die korrekte Einreichung Ihrer Steuern und die optimale Nutzung möglicher Abzüge.

Vergewissern Sie sich, dass Ihre persönlichen Angaben korrekt sind und melden Sie Ihrem Arbeitgeber mögliche Unstimmigkeiten so bald wie möglich. Wenn Sie Ihre W-2-Formulare genau kennen, können Sie die Steuersaison mit Zuversicht angehen. Sie stellen sicher, dass Sie die Steuergesetze einhalten und gleichzeitig Ihre Steuererklärung optimieren.

Wichtige Fristen für das Formular W-2

Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich an bestimmte Fristen in Bezug auf das Aushändigen, Ausfüllen und Einreichen des Formulars W-2 halten:

Frist für Arbeitgeber: Arbeitgeber sind in der Pflicht, ihren Arbeitnehmern das Formular W-2 bis zum 31. Januar des folgenden Jahres zur Verfügung zu stellen. Diese Frist stellt sicher, dass Arbeitnehmer ausreichend Zeit haben, ihre Steuererklärungen vorzubereiten und einzureichen.
Frist für die Einreichung durch Arbeitnehmer: Arbeitnehmer müssen ihre W-2-Informationen in ihre Bundessteuererklärung aufnehmen, die am 15. April fällig ist, oder am nächsten Geschäftstag, falls dieser auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt.
Fristen der Bundesstaaten: Die Einreichungsfristen der Bundesstaaten können variieren, daher ist es wichtig, sich bei der entsprechenden Landessteuerbehörde nach spezifischen Anforderungen zu erkundigen.

Fakten über die W-2 Grundlagen hinaus

Über Grundkenntnisse hinaus wird das Verständnis über das Formular W-2 komplexer. Einige Aspekte umfassen:

Die Formular W-2 Variationen und Korrektur

Bestimmte Situationen können zu Abweichungen im Formular W-2 führen. Beispielsweise erhalten Arbeitnehmer, denen Sachleistungen wie Aktienoptionen zustehen, möglicherweise zusätzliche Formulare wie Formular 3922 oder Formular 1099-B. Auch sind Arbeitgeber dazu berechtigt, korrigierte W-2 Formulare auszustellen, wenn nach der ersten Einreichung Fehler festgestellt wurden.

Meldepflichten der Arbeitgeber und Förderung elektronischer Einreichung

Arbeitgeber müssen sich mit Meldepflichten gut auskennen, z. B. der Notwendigkeit, bestimmte Leistungen wie Gruppenlebensversicherungen oder nicht qualifizierte aufgeschobene Vergütungen zu melden. Die Nichtbeachtung dieser Regeln kann zu Strafen und Prüfungen führen.

Der IRS fördert die digitale Einreichung des Formulars W-2 für Arbeitgeber, was für diejenigen mit 250 oder mehr Formularen obligatorisch ist. Die elektronische Einreichung vereinfacht den Prozess und reduziert das Risiko von Fehlern.

Staatliche und lokale Aspekte

Obwohl das Formular W-2 hauptsächlich die Meldung der Bundessteuern betrifft, müssen Arbeitgeber auch staatliche und lokale Steuerpflichten berücksichtigen. Das schließt spezifische Formulare und Anforderungen, die sich von den Bundesstandards unterscheiden, ein.

Sachbezüge und steuerliche Auswirkungen

Arbeitgeber müssen verschiedene Sachbezüge auf Formular W-2 melden, wie die private Nutzung eines Firmenwagens, die speziellen Bewertungs- und Meldevorschriften unterliegt.

Arbeitnehmer sollten sich der steuerlichen Auswirkungen ihres Formulars W-2 bewusst sein. Zum Beispiel kann das Verständnis der Auswirkungen von vorsteuerpflichtigen Abzügen auf das zu versteuernde Einkommen und die Berechnung der Steuerschulden den Personen helfen, ihre Finanzen besser zu planen.

Unterschied zum IRS-Formular W-4

Das W-4 Formular trägt den offiziellen Titel Employee’s Withholding Allowance Certificate. Es handelt sich ebenfalls um ein Standardformular des IRS und wird von Arbeitnehmern verwendet, um dem Arbeitgeber wichtige Informationen wie Steueridentifikationsnummer (normalerweise die Sozialversicherungsnummer), Familienstand, Anzahl der Freibeträge und Unterhaltsberechtigten mitzuteilen. Das hilft dem Arbeitgeber zu bestimmen, wie viel Einkommenssteuer von jedem Gehaltsscheck einbehalten werden muss. Arbeitnehmer füllen das W-4 aus, wenn sie erstmalig eingestellt werden oder wenn sich Änderungen in ihrem Steuerstatus oder den zur Einbehaltung erforderlichen Beträgen ergeben.

Fazit

Das Formular W-2 ist ein grundlegendes Dokument für Arbeitnehmer und Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten. Es bietet einen Überblick über das jährliche Einkommen und die Steuerabzüge. Vom Grundwissen bis zu Spezialkenntnissen ist das Verständnis des Formulars W-2 für die amerikanische Steuerpflicht und die finanzielle Planung unerlässlich. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen gleichermaßen gewissenhaft sein, um Fristen einzuhalten und den bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Meldeanforderungen zu entsprechen.

Indem Sie die Feinheiten des Formulars W-2 verstehen und beherrschen, sind auch Sie in der Lage, sich selbstbewusst und genau durch die Komplexität der Besteuerung zu navigieren.

Auch für viele Unternehmen und Behörden ist die Steuersaison eine besonders herausfordernde Zeit, da sie sich im Rahmen der Weiterbearbeitung und Analyse mit der mühsamen Aufgabe der Datenextraktion aus den W-2 Formularen des IRS auseinandersetzen müssen.

Gut zu wissen – Wichtige Information für Unternehmen und Behörden

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