Datenorganisation: Verschlagwortung mit KI automatisieren

Jan Schäfer

Um Daten effizient zu nutzen, müssen Unternehmen diese durchdacht und ihren Anforderungen entsprechend organisieren. Dabei spielt vor allem die Verschlagwortung von Dateien, Dokumenten und Inhalten eine tragende Rolle. Denn: Nur wenn alle Informationen leicht zugänglich sind, können Unternehmen diese wertschöpfend für ihre Prozesse verwenden.

Wir zeigen Ihnen, wie eine Verschlagwortung funktioniert, wie Sie davon profitieren und warum künstliche Intelligenz für eine effiziente Organisation und Nutzung Ihrer Daten unverzichtbar ist.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Verschlagwortung von Dokumenten und Content umfasst eine Inhaltsanalyse, die Bestimmung von Schlüsselwörtern, die Verschlagwortung selbst, eine optionale Überprüfung und die Integration in bestehende Systeme.
  • Die Vorteile einer Verschlagwortung sind unter anderem der einfache Zugang zu Informationen und eine bessere Zusammenarbeit aller Mitarbeiter.
  • Mit Konfuzio automatisieren Sie den gesamten Prozess der Verschlagwortung – vom Dokumentenimport bis zur finalen Integration in Datenbanken.
  • Die KI von Konfuzio eignet sich zum Beispiel für die automatisierte Verschlagwortung von Rechnungen im Dokumentenmanagement, Online-Artikeln in einem Content-Management-System oder Produkten im E-Commerce. Erfahren Sie jetzt, wie Sie Konfuzio für die Organisation von Daten in Ihrem Unternehmen nutzen können!

Verschlagwortung – Bedeutung

Verschlagwortung beschreibt den Prozess des Hinzufügens von Schlüsselwörtern oder Tags zu einem bestimmten Inhalt, um dessen Kategorisierung und Auffindbarkeit zu erleichtern. Diese Schlüsselwörter sind oft Begriffe, die den Inhalt oder das Thema des Materials repräsentieren. Unternehmen nutzen die Verschlagwortung vor allem, um Daten durch Begriffe zu klassifizieren und so zu organisieren. 

In der Praxis machen sie so zum Beispiel Dokumente effizient auffindbar. Damit ist das Verschlagworten unter anderem für Datenbanken, digitale Ablagen, Archive, Content-Management-Systeme und Online-Plattformen wichtig. Es verbessert die Organisation und den Zugriff auf Informationen.

verschlagwortung Funktionsweise

Wie funktioniert Verschlagwortung?

Um Dateien oder Dokumente zu verschlagworten, nehmen Unternehmen in der Regel diese 5 Schritte vor:

1. Inhaltsanalyse

Der erste Schritt für die Verschlagwortung von Dateien besteht darin, den Inhalt zu analysieren, sei es ein Textdokument, ein Bild, ein Video oder ein anderer Datentyp. Während dieser Analyse identifizieren Unternehmen die relevanten Merkmale, Themen und Schlüsselinformationen.

2. Bestimmung von Schlüsselwörtern

Basierend auf der Analyse wählen Unternehmen Schlüsselwörter oder Tags aus, die den Inhalt am besten beschreiben. Diese Schlüsselwörter sind repräsentativ für die Hauptthemen oder -elemente des Inhalts.

3. Verschlagwortung 

Unternehmen verschlagworten die Dokumente mit den ausgewählten Schlüsselbegriffen. Dabei ist es wichtig, Kontext, Nuancen und spezifische Anforderungen des Inhalts zu berücksichtigen. Hier liegt die Herausforderung: Verfügen Sie für die Verschlagwortung über keine Software, die den Prozess automatisiert, müssen Sie eine sinnvolle Verschlagwortung aufwändig manuell vornehmen.

Eine Verschlagwortung von Dokumenten mit künstlicher Intelligenz, Algorithmen für maschinelles Lernen, Natural Language Processing (NLP, Verarbeitung natürlicher Sprache) und Optical Character Recognition (OCR, optische Zeichenerkennung) schafft hier Abhilfe.

Wie eine Verschlagwortung mit moderner Technologie funktioniert, zeigen wir im Detail im Verlaufe des Beitrags.

4. Überprüfung und Qualitätssicherung (optional)

Nach der Verschlagwortung überprüfen Unternehmen die Ergebnisse, um sicherzustellen, dass die Schlüsselwörter genau und angemessen sind. Das ist jedoch nur bei einer teilautomatisierten oder manuellen Verschlagwortung relevant. Bei einer automatischen Verschlagwortung nimmt eine künstliche Intelligenz den gesamten Prozess selbstständig vor. Eine Kontrolle ist nur in den seltensten Fällen notwendig.

5. Integration in Systeme (optional)

Unternehmen integrieren die Schlüsselwörter in das entsprechende System wie eine Datenbank, ein Archiv oder eine digitale Personalakte. Auch diesen letzten Schritt müssen Firmen nur selbst vornehmen, wenn sie über keine entsprechende Software mit KI verfügen. 

Verschlagwortung – 6 wichtige Vorteile

Das Verschlagworten von Dokumenten unterstützt Unternehmen dabei, ihre Daten effizienter zu nutzen und ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. In der Praxis generiert der Prozess dabei zum Beispiel diese Vorteile:

Verbesserte Auffindbarkeit

Durch das Hinzufügen von relevanten Tags oder Schlüsselwörtern zu Inhalten verbessern Firmen deren Auffindbarkeit. Benutzer sind so in der Lage, schneller und genauer nach spezifischen Informationen zu suchen.

Beispiel: Ein Online-Shop verwendet Produkt-Tags, um Kunden die einfache Suche und Navigation durch den Katalog zu ermöglichen.

Bessere Zusammenarbeit von Mitarbeitern

Durch die Verschlagwortung von Dokumenten finden und teilen Mitarbeiter leichter relevante Informationen. Dies fördert die Zusammenarbeit, da Teammitglieder schnell auf die benötigten Ressourcen zugreifen, ohne Zeit mit aufwändigen Suchen zu verschwenden.

Beispiel: In einem Projektteam werden Dokumente verschlagwortet, um sicherzustellen, dass Teammitglieder effizient auf benötigte Informationen zugreifen können.

Steigerung der Produktivität

Die verbesserte Auffindbarkeit und effiziente Zusammenarbeit, die durch die Verschlagwortung ermöglicht werden, tragen zur Steigerung der Gesamtproduktivität bei. Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben schneller, da sie leichter auf relevante Ressourcen zugreifen können.

Beispiel: Ein Unternehmen verschlagwortet Schulungsunterlagen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter schnell auf aktuelle Schulungsinhalte zugreifen können, was die Lernprozesse beschleunigt, die Fehlerquote senkt und die Produktivität steigert.

Effizientes Dokumentenmanagement

Wenn Unternehmen Dokumente verschlagworten, erleichtern sie die Organisation und den Zugriff auf wichtige Informationen. Mitarbeiter arbeiten effizienter, indem sie stets alle relevanten Dokumente mit wenigen Klicks parat haben.

Beispiel: Ein Unternehmen verschlagwortet interne Dokumente nach Projekten oder Themen, um eine strukturierte Datenbank zu schaffen.

Optimierte Content-Organisation

Werden Inhalte wie Texte, Bilder und Videos verschlagwortet, ermöglichen Unternehmen eine gezielte Organisation von Content, was die Erstellung von entsprechenden Bibliotheken und Archiven verbessert.

Beispiel: Ein Medienunternehmen verschlagwortet seine Artikel und Videos nach Themen, um eine übersichtliche und durchsuchbare Content-Bibliothek zu erstellen.

Bessere Suche auf Websites 

Das Verschlagworten von Inhalten auf Websites optimiert die Suchfunktion, was zu einer verbesserten Benutzererfahrung führt.

Beispiel: Ein Unternehmen versieht seine Wissensdatenbank mit Tags, um eine präzise und schnelle Suche für Kunden und Mitarbeiter zu ermöglichen.

verschlagwortung mit konfuzio automatisieren

Verschlagwortung mit KI: Mit Konfuzio den Prozess vollautomatisieren

Eine händische Verschlagwortung von Dokumenten bedeutet insbesondere für Unternehmen, die große Datenmengen organisieren und verarbeiten, einen enorm hohen Aufwand. Für sie ist eine automatisierte Verschlagwortung unverzichtbar. Konfuzio verfügt über eine künstliche Intelligenz, die den gesamten Prozess der Verschlagwortung automatisiert:

Automatisierter Dokumentenimport

Bevor Unternehmen die relevanten Dokumente für die Verschlagwortung inhaltlich unter die Lupe nehmen, müssen sie diese zunächst aus verschiedenen Quellen zusammentragen. Konfuzio nimmt dies automatisch vor. So stellt die KI die Dokumente aus verschiedenen Kanälen – wie beispielsweise aus Archivordnern, E-Mail-Anhängen oder Softwareanwendungen – zusammen. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Format die Dokumente vorliegen. 

Textanalyse und Identifizierung von Schlüsselwörtern

Konfuzio erkennt mittels NLP, OCR und Computer Vision (bei Text in Bildern) die Inhalte in den Dokumenten und analysiert sie. Auf diese Weise bildet die KI die Grundlage für die Verschlagwortung der Dokumente. Denn: Sie identifiziert relevante Schlüsselwörter, Themen und weitere wichtige Informationen.

Automatische Verschlagwortung

Konfuzio ist jetzt in der Lage, Schlagwörter und Tags für die jeweiligen Dokumente zu generieren. Diese beschreiben die Dokumente präzise und entsprechen den Vorgaben und Zielen der Verschlagwortung. 

Abgleich mit vordefinierten Kategorien (optional)

Verfügen Unternehmen bereits über spezifische Kategorien oder Tags für ihre Dokumente, kann Konfuzio diese in vordefinierten Strukturen berücksichtigen und die automatisch generierten Schlüsselwörter damit abgleichen.

Feedback und Verbesserung (optional)

Wenn gewünscht, integriert Konfuzio Mechanismen für Feedback von Benutzern, um die Leistung der KI-Algorithmen kontinuierlich zu verbessern. Abgesehen vom Feedback menschlicher Benutzer lernen die Algorithmen dank Machine Learning mit jeder Verschlagwortung automatisch dazu.

Speicherung der verschlagworteten Dokumente 

Sind die Dokumente verschlagwortet, speichert Konfuzio diese in einer Datenbank oder einem Archiv ab. Dort sind diese sortiert nach den generierten Tags – und bei Bedarf mit zusätzlichen Metadaten wie beispielsweise Datum, Kategorie oder Autor – abgelegt. Sie sind jetzt für eine spätere Suche und Analyse sofort auffindbar.

verschlagwortung use cases

Verschlagwortung mit Konfuzio: 3 praxisnahe Use Cases

Durch eine Verschlagwortung mit KI organisieren Unternehmen ihre Daten effizient und erleichtern den Informationsaustausch. Konfuzio eignet sich dabei überall dort für einen Einsatz, wo Informationen in Dokumentenform vorliegen. 3 klassische Use Cases für die automatisierte Verschlagwortung mit Konfuzio sind diese:

Use Case 1: Automatisierte Verschlagwortung von Rechnungen

Ein Unternehmen erhält täglich eine große Anzahl von Rechnungen in verschiedenen Formaten, darunter PDFs, gescannte Dokumente und E-Mails. Die manuelle Kategorisierung und Organisation dieser Rechnungen ist zeitintensiv und fehleranfällig.

Lösung mit Konfuzio

Das Unternehmen nutzt Konfuzio, um die automatisierte Verschlagwortung von Rechnungen zu ermöglichen. Dabei nimmt es folgende Schritt vor:

  • Dokumentenimport: Konfuzio importiert die Rechnungen aus den verschiedenen Kanälen und bereitet sie so für die weitere Verarbeitung vor.
  • Textextraktion: Konfuzio extrahiert den Text aus den Rechnungen, einschließlich relevanter Details wie Betrag, Rechnungsnummer und Lieferanteninformationen.
  • Automatische Verschlagwortung: Durch den Einsatz von NLP und maschinellem Lernen generiert Konfuzio automatisch Tags wie „Rechnung“, „Lieferant“ und „Betrag“.
  • Kategorisierung und Speicherung: Konfuzio kategorisiert die Rechnungen entsprechend den generierten Tags und speichert sie in einem digitalen Dokumentenarchiv oder einer Datenbank.
  • Zuweisung an Mitarbeiter: Wenn gewünscht, weist Konfuzio Rechnungen nach der Verschlagwortung den richtigen Ansprechpartnern zu.

Ergebnis

Mitarbeitern liegt stets die richtige Rechnung zur Weiterverarbeitung vor. Und: Sie können mithilfe der verschlagworteten Kategorien schnell auf Rechnungen zugreifen, was den Workflow im Rechnungsmanagement erheblich beschleunigt.

Use Case 2: Verschlagwortung von Online-Artikeln in Content-Management-System

Ein Online-Magazin veröffentlicht täglich zahlreiche Artikel zu verschiedenen Themen. Die Organisation und Auffindbarkeit dieser Artikel sollen verbessert werden.

Lösung mit Konfuzio

Das Online-Magazin verwendet Konfuzio, um mit der KI automatisch Tags für die Verschlagwortung seiner Artikel zu generieren. Dazu nimmt Konfuzio diese Schritte vor:

  • Textanalyse und Schlüsselwortextraktion: Konfuzio analysiert den Text jedes Artikels und extrahiert Schlüsselwörter und relevante Themen.
  • Automatische Verschlagwortung: Basierend auf den extrahierten Schlüsselwörtern generiert die KI automatisch Tags wie „Politik“, „Technologie“ oder „Kultur“.
  • Strukturierung der Inhalte: Die Artikel werden entsprechend den generierten Tags strukturiert, was eine verbesserte Navigation für die Leser ermöglicht.

Ergebnis

Leser können nun gezielt nach bestimmten Themen suchen und erhalten relevante Artikel, was die Benutzerfreundlichkeit der Website und damit die Nutzerzufriedenheit erhöht.

Use Case 3: Verschlagwortung von Produkten im E-Commerce

Ein Online-Händler bietet eine Vielzahl von Produkten an und möchte die Suche und Navigation im Produktkatalog verbessern.

Lösung mit Konfuzio

Das Unternehmen setzt Konfuzio ein, um Produkte automatisch zu verschlagworten und die Navigation im Produktkatalog zu optimieren. Dafür nimmt es diese Schritte vor:

  • Textextraktion und Schlüsselwortanalyse: Konfuzio extrahiert relevante Informationen aus den Produktblättern und analysiert sie auf Schlüsselwörter.
  • Automatische Verschlagwortung: Konfuzio generiert automatisch Tags wie „Elektronik“, „Kleidung“ oder spezifische Produktmerkmale.
  • Produktkategorisierung: Die KI kategorisiert die Produkte entsprechend den generierten Tags, was die Navigation für Kunden erleichtert.

Ergebnis

Kunden können mithilfe von verschlagworteten Kategorien und Filtern schnell nach bestimmten Produkten suchen und durch den Katalog navigieren. Auf diese Weise schließen Nutzer einen Kauf schneller und mit einer höheren Wahrscheinlichkeit ab.

Fazit: Konfuzio für eine automatisierte Verschlagwortung mit KI

In einem Geschäftsalltag, in dem auszuwertende Datenmengen exponentiell zunehmen, ist eine automatisierte Organisation und Analyse dieser Daten unverzichtbar. Konfuzio ist eine leistungsstarke Lösung, um die Verschlagwortung von Dokumenten von Anfang bis Ende zu automatisieren. Dafür bringt die Anwendung modernste KI-Technologien mit. Unternehmen sind so in der Lage, ihre enormen Datenmengen ohne manuellen Aufwand zu organisieren und abzulegen – und so einen einfachen Zugang zu sichern. Auf diese Weise arbeiten Organisationen nicht nur effizienter, sondern treffen auch fundierte, datenbasierte Entscheidungen.

Sprechen Sie jetzt mit einem unserer Experten und erfahren Sie, wie Sie Konfuzio für eine automatische Verschlagwortung in Ihrem Unternehmen nutzen können!

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