Software für Wohnungs- und Hausverwaltung

Um effiziente Arbeitsabläufe zu gewährleisten, ist eine geeignete Software für Hausverwaltungen zu einem wichtigen Hilfsmittel geworden. Doch wie genau können fortschrittliche Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Optical Character Recognition (OCR), Machine Learning und Deep Learning die Wohnungs- und Hausverwaltung unterstützen?

Wir bei Konfuzio haben uns intensiv mit diesem Thema beschäftigt, Gespräche mit Hausverwaltenden zu deren Vorstellungen und Wünschen geführt und anhand dieser Grundlage ermittelt, wie unsere KI-gestützte Software dazu beiträgt, die verwaltenden Prozesse im Immobilienwesen zu optimieren.

Die Begriffe Wohnungsverwaltung, Hausverwaltung und Immobilienverwaltung beziehen sich alle auf die Verwaltung von Immobilien. Wir sind uns der unterschiedlichen Schwerpunkte bewusst, aber sie beschreiben im Allgemeinen die Verwaltung von Immobilien auf unterschiedlichen Ebenen – von einzelnen Wohnungen bis hin zu großen Immobilienportfolios.

Der Einfachheit halber verwenden wir deshalb im folgenden Text einheitlich den Begriff der Hausverwaltung.

Das Wichtigste in Kürze

• Anforderungen von Hausverwaltungen an eine Software umfassen unter anderem die Digitalisierung von Mietverträgen, automatisierte Posteingangsverarbeitung, E-Mail-Klassifizierung, Verschlagwortung und Digitalisierung von Mieterwohnungsakten.
• KI-gestützte Software von Konfuzio offeriert maßgeschneiderte Lösungen, die diese Anforderungen erfüllen.
• Die Software extrahiert präzise Daten, einschließlich handschriftlicher Vermerke, durch optische Zeichenerkennung (OCR) und lernt kontinuierlich dazu.
• Datenschutz und DSGVO-Konformität sind gewährleistet und die Software lässt sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren.
• Der Konfuzio Marktplatz bietet KI-Lösungen für die Immobilienbranche, um den Einsatz von KI schneller und effizienter zu ermöglichen.
• Der Einsatz von KI-gestützter Software verbessert die Effizienz, Genauigkeit und Organisation von Hausverwaltungen, um den wachsenden Anforderungen des Immobilienwesens gerecht zu werden.

Bedürfnisse der Hausverwaltungen

Bevor wir uns damit befassen, wie KI-Software für Hausverwaltungen möglichst effizient eingesetzt wird, ist es wichtig zu erfahren, welche Anforderungen Hausverwaltungen an eine Software stellen. Dazu haben wir mit den Mitarbeitern an einen Tisch gesetzt. Das Ergebnis unserer Gespräche:

Es gibt einige Überschneidungen an Softwareanforderungen der Hausverwaltenden. Bestimmte Schlüsseldaten treten konstant in regelmäßigen Arbeitsabläufen auf, die für eine erfolgsversprechende Verwaltung von Immobilien unerlässlich sind.

Anwendungsbeispiele – Wie Software zur Prozessoptimierung beiträgt

Im Folgenden beschreiben wir einige Anwendungsbeispiele, wie die Implementierung unserer Software für Hausverwaltungen eine hilfsbereite Stütze darstellt:

Digitalisierung papierbasierter Unterlagen

Eines der entscheidendsten Dokumente, mit denen Hausverwaltungen tagtäglich arbeiten, sind Verträge in Papierform. Doch diese manuell zu durchsuchen und Informationen wie Vertragsbezeichnung, Vertragsnummer, Mieterdaten und Mietkonditionen zu extrahieren, ist zeitraubend und fehleranfällig.

Vorteile

• Zeitersparnis: Die Automatisierung der Datenerfassung aus Verträgen beschleunigt den Prozess innerhalb der Hausverwaltungen erheblich.
• Fehlerminimierung: Software reduziert menschliche Fehler, die bei manueller Dateneingabe entstehen, auf ein Minimum.

Sie möchten mehr über eine digitale Dokumentenverwaltung erfahren? Lesen Sie hier mehr zum Thema.

Digitalisierte Posteingangsverarbeitung

Eingehende Post in Papierform zu verarbeiten, beansprucht eine Reihe von Ressourcen, ist mühsam und erhöht den Verwaltungsaufwand. Die Digitalisierung dieses Prozesses schafft Abhilfe.

Vorteile

• Schnelle Verarbeitung: Posteingänge werden schneller digitalisiert und bearbeitet als physische postalische Arbeitsschritte.
• Reduzierung von physischem Platzbedarf: Es ist keine umfangreiche Papierarchivierung erforderlich.

Sie stellen sich die Frage, wie es überhaupt möglich ist, dass die Post in digitaler Form bei Ihnen im Büro ankommt? Die passende Antwort gibt es hier.

Klassifizierung von E-Mails und digitalisierter Post

Die automatische Klassifizierung von E-Mails und digitalisierten Postdokumenten ist entscheidend, um den Überblick über die Kommunikation zu behalten und dringende Anfragen prioritär zu behandeln.

Vorteile

• Effiziente Kommunikation: E-Mails und Dokumente werden automatisch kategorisiert und priorisiert. Die zuständigen Personen in der Verwaltung sind deshalb in der Lage, ihre Konzentration auf andere Aufgaben zu richten.
• Schnelle Reaktion auf Anfragen: Die Software erkennt dringende Anliegen automatisch und weist diese umgehend an die zuständige Abteilung oder den richtigen Sachbearbeiter in der Hausverwaltung zu. Eine zügige Bearbeitung ist somit garantiert.

Verschlagwortung für schnelle Suche im digitalen Archiv

Die Möglichkeit, Dokumente und Informationen schnell anhand von Schlagworten zu finden, ist von großer Bedeutung. Sie sparen Zeit, finanzielle und personelle Ressourcen und das bereits direkt nach der Softwareimplementierung.

Vorteile

• Schnelle Suche: Informationen sind leicht zugänglich und sind in Sekundenschnelle auffindbar. Die Zeiten der manuellen Suche im unübersichtlichen Archiv gehören der Vergangenheit an.
• Verbesserte Organisationsstruktur: Das Archivieren und Verschlagworten von Dokumenten erfolgt durch die Software automatisch und macht manuelles Bearbeiten entbehrlich.

Lesen Sie mehr zur automatischen Verschlagwortung und Dokumentenklassifizierung mit KI.

Digitalisierung der Akten

Die Digitalisierung von Bestandsakten schafft eine zuverlässige und transparente Nachverfolgung von Reparaturen, Versicherungsübernahmefällen und Schönheitskorrekturen. Dabei berücksichtigt werden auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumente, wie beispielsweise Handwerkerrechnungen oder Selbstauskünfte.

Vorteile

• Bessere Dokumentation: Die Historie von Immobilien ist lückenlos und leicht zugänglich.
• Effiziente Abwicklung von Versicherungsfällen: Versicherungsübernahmen werden problemlos nachvollziehbar.

Hintergrundwissen zu revisionssicherer Archivierung und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie übersichtlich zusammengefasst in einem unserer weiterführenden Artikel. Bitte folgen Sie der Verlinkung.

Software für Hausverwaltung von Konfuzio als idealer Allrounder

Konfuzio ist ein renommierter Softwareanbieter, der auf automatisierte Texterkennung und Datenextraktion spezialisiert ist. Die KI-gestützte Software erfüllt die Anforderungen, die sich ein großer Teil der Hausverwaltungen wünschen.

Transparente Preisgestaltung und maßgeschneiderte Lösungen

Konfuzio zeichnet sich nicht nur durch transparente Preisgestaltung aus, sondern bietet auch maßgeschneiderte Lösungen für Ihre ganz individuellen Ansprüche. Durch die Einführung der Software automatisieren Sie zahlreiche Arbeitsabläufe und optimieren Ihre Verwaltungsprozesse effizient und unkompliziert.

Präzise Extraktion von Daten und Handschrift aus Dokumenten

Die von Konfuzio bereitgestellte Digitalisierungslösung verarbeitet Daten auch unter schwierigen Umständen äußerst zuverlässig. Durch den Einsatz von optischer Zeichenerkennung (OCR) identifiziert und extrahiert Konfuzio automatisch relevante Daten, darunter auch handschriftliche Vermerke und lernt durch die intelligente KI bei jeder Dokumentenverarbeitung automatisch dazu.

Datenschutz, Softwareintegration und Skalierbarkeit

Mit der offiziell zertifizierten Sicherheitsstruktur etabliert Konfuzio höchste Standards bezüglich Datenschutz und der Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Mittels einer API-Schnittstelle lässt sich die Software problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Konfuzio ist skalierbar und ermöglicht es Verwaltungen, mit einem steigenden Auftragsvolumen mitzuhalten, ohne zusätzliche personelle oder maschinelle Ressourcen aufzubringen.

Planen Sie die Einführung einer Software und möchten ausführliche Informationen über Konfuzio erhalten? Kontaktieren Sie unsere Experten jederzeit über das Kontaktformular. Wir beraten Sie ausführlich und unverbindlich.

Erfahren Sie, was Sie mit der Konfuzio Software in Ihrer Verwaltung erreichen können.

Der Konfuzio Marktplatz – Interessant für die gesamte Immobilienbranche

Der Konfuzio Marktplatz bietet eine Plattform, die auch verwaltende Organisationen dabei unterstützt, die Hürden der KI zu überwinden und KI-Lösungen schneller und effizienter zu nutzen. Ein Anwendungsbeispiel eines einsatzbereiten KI-Modells für das Immobilienwesen zeigt die extrahierten Daten aus der ersten Seite eines Mietvertrags:

Auf dem Marktplatz finden Sie Lösungen von ausgewiesenen Experten aus Ihrem Fachgebiet. Sparen Sie Zeit beim Suchen nach der richtigen KI-Lösung und erhalten Sie Zugang zu individuell anpassbaren KI-Modellen.

Fazit

Die Einführung einer Software ermöglicht nicht nur eine effizientere Verwaltung von Wohnungen und Häusern, sondern bietet auch erhebliche Vorteile für Verwaltungen und deren Mieter. Trotz des digitalen Zeitalters sind papierbasierte Unterlagen, die für die Verwaltung von Immobilien erforderlich sind, nach wie vor weit verbreitet.

Um bestimmte Daten wie die Vertragsbezeichnung oder und Mietkonditionen zu extrahieren, ist bislang eine aufwändige manuelle Durchsicht der Verträge erforderlich. Diese Arbeitsschritte sind nicht nur zeitaufwändig, sondern lassen auch ausreichend Raum für menschliche Fehler. Die Zukunft sämtlicher Verwaltungstätigkeiten ist digital – und KI ist der Schlüssel zur effizienten Prozessoptimierung im Immobilienwesen.

Insgesamt zeigt sich, dass die Einführung einer Software für Hausverwaltungen nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch die Genauigkeit und Effizienz steigert. Mit dem Einsatz der KI von Konfuzio optimieren verwaltende Organisationen ihre Arbeitsabläufe und werden gleichzeitig den ständig steigenden Anforderungen der Immobilienbranche gerecht.

Möchten Sie detailliertere Auskünfte erhalten, was Sie mit Automatisierung, Digitalisierung und KI-gestützter Software für Hausverwaltung erreichen können? Nehmen Sie Kontakt zu unserem Expertenteam auf.