Das manuelle Erstellen von Business Reports ist eine zeitintensive und fehlerbehaftete Angelegenheit. Auch die Vielseitigkeit der relevanten Datenquellen sowie die Zahl der involvierten Stakeholder fragen nach robusten Lösungen, die eine schnelle Verbesserung des Prozesses ermöglichen. Report Automation umfasst in dieser Hinsicht verschiedene Ansätze, die Ressourcen einsparen und die Aussagekraft von Informationen erhöhen.
Was ist Report Automation?
Report Automation beschreibt den Prozess, bei dem in bestimmten Zeitabständen oder Situationen relevante Informationen automatisiert bereitgestellt werden. Dadurch entsteht regelmäßig eine wichtige Entscheidungsgrundlage aus Daten wie Kennzahlen, Beträgen und verschiedenen wirtschaftlichen Metriken, ohne dass personeller Aufwand notwendig ist. Besonders häufig enthält das Reporting sogenannte KPIs (Key Performance Indicators), die den Fortschritt einer Zielsetzung mathematisch abbilden. Anhand dessen lassen sich bestimmte Fehlermeldungen, Handlungsempfehlungen oder einfache Updates zum Status-quo generieren.
Prinzipiell kann jeder Unternehmensbereich von diesen Business Insights profitieren, allerdings wächst deren Bedeutsamkeit, je datenbasierter gearbeitet wird und je größer die Abhängigkeit von den entsprechenden KPIs ist. Von besonderer Bedeutung sind die Reports demnach für das Controlling, Marketing, den Vertrieb und die Ressourcenplanung. Um Mitarbeiter bei der Zusammenstellung der zugrundeliegenden Informationen zu entlasten, zielen Automatisierungslösungen auf die Integration verschiedener Datenquellen und Bestandssysteme ab. Die automatisierte Weiterverarbeitung erfolgt dann anhand von Regeln und Business Logiken, die sich nahezu beliebig anpassen lassen.
Vorteile der Berichtsautomatisierung
Report Automation umfasst typischerweise alle allgemeinen Benefits, die ein erhöhter Automatisierungsgrad mit sich bringt. Hinzu kommen jedoch auch situative Aspekte, die eine verbesserte Überwachung und verschiedene Sofortmaßnahmen ermöglichen.
Effizienzsteigerung
Die automatisierte Erstellung der Reports bringt in der Regel eine immense Zeitersparnis mit sich. Andernfalls ist eine aufwändige Kooperation von Data Analysts und unzähligen Stakeholdern des Unternehmens notwendig, bis alle relevanten Informationen gesammelt sind. Durch die Report Automation werden Data Analysts nicht gänzlich von ihren diesbezüglichen Aufgaben entbunden, sondern erhalten eine fundierte Grundlage, die typische Pain Points bei der Datenerfassung überwindet. Fachlichen Mitarbeitern werden hingegen zeitliche Ressourcen freigesetzt, die stattdessen ihren Hauptaufgaben zugutekommen.
Präzision
Das rein personelle Reporting umfasst oft verschiedene Kommunikationsprozesse zwischen Abteilungen, manuelle Dateneingaben sowie einen gewissen Interpretationsspielraum. Das alles bildet die Grundlage etwaiger Fehler, die zunächst unbemerkt bleiben und somit Konsistenz und Aussagekraft der Reports mindern können. Report Automation minimiert diese Fehler, indem Informationen zunächst unverändert und ohne Wertung zusammengeführt werden.
Geschwindigkeit und Aktualität
Ist die Report Automation erst einmal eingerichtet, erfolgt das Reporting deutlich schneller als zuvor. Allerdings wirkt sich die Zeitersparnis hier auch auf die Aussagekraft der transportierten Daten aus: Je größer der Zeitabstand zwischen Datenerfassung und Auswertung, desto stärker kann sich die Sachlage bereits verändert haben. Durch eine Automatisierung wird diese zeitliche Abweichung erheblich verringert – bis hin zur Verfügbarkeit von Echtzeitdaten. Das kann besonders in dynamischen Märkten entscheidend sein.
Verbesserte Entscheidungen
Das Timing ist einer der grundlegenden Effekte von Report Automation: Nicht selten umfassen die Reports eine Fehlermeldung oder geben Hinweis, dass eine relevante Metrik einen festgelegten Schwellenwert erreicht hat. In diesen Fällen können Entscheidungen allein durch ihren Zeitpunkt eine höhere Wirksamkeit erzielen. Bei einer umfassenden und repräsentativen Datenbasis fällt die Beurteilung der Sachlage zudem deutlich objektiver aus. Die menschliche Interpretation erfolgt erst nach der Aufbereitung, sodass zwischendrin keine Abweichungen reproduziert werden.
Je geringer der manuelle Einfluss des Menschen auf die Datenbeschaffung, desto objektiver ist seine finale Entscheidung.
Business Needs definieren
Es gibt verschiedene Wege, eine Report Automation technisch umzusetzen. Oft finden Tools Anwendung, deren Herangehensweisen auf verschiedene Business Needs – insbesondere beim Data Processing – abzielen. Außerdem können individuelle und branchenspezifische Nutzerpräferenzen die Entscheidung beeinflussen. Im Kern sind aber vor allem diese Kriterien für die Auswahl der Software maßgeblich:
- Form der bereits genutzten Reports
- Bisherige manuelle Bearbeitungszeit
- Aufgezeichnete KPIs
- Nutzungsintensität bzw. Abhängigkeit vom Reporting
- Relevante Datenquellen
- Infrastruktur und Kompatibilität
- Data Processing Ressourcen
- IT-Affinität des Teams
Zusammengenommen lässt sich daraus ein umfassendes Profil der Business Needs für die Report Automation bilden. Im nächsten Schritt kann betrachtet werden, welche Lösung dazu passt.
5 Arten von Reporting Tools
Es folgen einige Arten von Report Automation Tools, bei denen aber auch Überschneidungen und Mischformen auftreten.
Low-Code Tools
Low-Code ermöglicht Entwicklungen und die Anpassung von Prozessen über eine Benutzeroberfläche per Drag-and-Drop. Auf diese Weise lässt sich auch definieren, auf welche Datenquellen zugegriffen und in welchen Situationen darauf aufbauende Reports generiert werden sollen. Damit sind sie auch bei geringeren IT-Kenntnissen eines Teams einsetzbar. Der Preis dafür ist jedoch eine geringere Flexibilität im Vergleich zum Pro-Coding.
Tools zur Visualisierung
Manche Anwendungen sind vor allem auf die optische Darstellung komplexer Datenstrukturen ausgelegt. Der Nutzer erhält also nur eine übersichtliche Aufbereitung der KPIs in Tabellen und Grafiken, muss entsprechende Rückschlüsse jedoch selbst ableiten. Es ist die Integration verschiedener Dashboards möglich, die eine Interaktion mit den Daten zulassen. In diesem Bereich ist keine eindeutige Abgrenzung von Business Intelligence mehr möglich.
Business Intelligence Tools
Diese Anwendungen beinhalten Visualisierungstools und zielen darüber hinaus auf die Ableitung konkreter Entscheidungen ab. Zu diesem Zweck arbeitet Business Intelligence vor allem mit historischen und aktuellen Daten im Sinne einer deskriptiven Analyse. Damit ist eine feine Unterscheidung zu Business Analytics möglich, eine Methode, die eher auf präskriptive und diagnostische Analysen setzt und dadurch eher Erklärungen liefert. Diese Unterscheidung ist jedoch Gegenstand anhaltender Diskussionen.
Fachspezifische Tools
Einige Tools spezialisieren sich auf konkrete Fachbereiche. Hier stechen besonders Marketing und Finance hervor. Im Marketing geht es typischerweise um KPIs zur Reichweitenmessung sowie Interaktionsraten, aber auch Verkaufszahlen. Die Reports sind oft reich an Visualisierungen. Finance Reports berücksichtigen in erster Linie Finanzdaten, für die eine Analyse von Dokumenten notwendig ist.
Vollintegrierte KI-Software
Muss ein Reporting Tool mit zu vielen Einzellösungen interagieren, kann es zu Problemen der Kompatibilität und Datensicherheit kommen. Viele Unternehmen setzen daher auf Software, die alle Schritte umfassender Prozessautomatisierung und Datenintegration beherrschen, während zusätzlich eine strukturierte Grundlage aus Daten für individuelle Reports entsteht. Ebenso können Funktionalitäten der oben genannten Tools integriert sein.
Ein ganzheitlicher Ansatz
Nicht nur für Menschen, auch für spezialisierte Reporting Software ist die Integration der notwendigen Daten also eine bedeutende Herausforderung: Datensilos, abweichende Formate, fehlende Struktur und Inkompatibilitäten können den Prozess behindern. Wie oben dargestellt, kommt es bei einer Report Automation aber stark auf die vorhandenen Ressourcen und deren Ordnung an. Konfuzio ist eine KI-basierte Software, die genau diese Ordnung schafft, um dann an beliebigen Schlüsselstellen standardisierte oder individuelle Reports zur Verfügung zu stellen. Dabei helfen unter anderem folgende Fähigkeiten:
API-Integration – Konfuzio lässt sich via Programmierschnittstelle an unzählige Fremdsysteme und Datenquellen anbinden. Auf diese Weise erhält die Software Zugang zum allgemeinen Informationsfluss und holt die Daten dort ab, wo sie entstehen. Datensilos werden aufgebrochen, Inkompatibilitäten überwunden.
Datenextraktion und Strukturierung – Mithilfe verschiedener KI-Technologien erfolgt die Datenerfassung selbst aus unstrukturierten Formaten wie optischen Freitexten. Es folgt die Überführung in strukturierte Formate. Diese können von beliebiger Software weiterverwendet werden – zum Beispiel von ergänzenden Reporting oder Business Intelligence Tools.
Low-Code und Pro-Code – Der Ablauf des Data Processings lässt sich auch von fachlichen Mitarbeitern über ein Interface definieren. Zugleich erhalten Programmierer über ein Software Development Kit die Möglichkeit, individuelle Data Pipelines aufzubauen. In beiden Fällen kann festgelegt werden, wann eine Validierung oder ein Report notwendig ist. Mit dem SDK lassen sich neben Standard Reports auch individuelle Reports erstellen
Wer seine Informationsprozesse mit Konfuzio automatisiert, schafft eine wertvolle Grundlage für Report Automation und Data Analytics jeder Art.
Fazit
Report Automation ist ein wesentlicher Prozess für Unternehmen, der die Nutzbarkeit und die Wirksamkeit spezifischer Informationen optimiert. Indem nicht nur die Erstellung der Reports, sondern auch bereits die nahtlose Verarbeitung zugrundeliegender Daten und KPIs automatisiert wird, ist maximale Effizienz bei minimaler Fehlerquote möglich. Welche Reporting Software dabei konkret zum Einsatz kommen sollte, hängt stark von den individuellen Business Needs und den vorhandenen Strukturen in puncto Data Processing ab. Auf jeden Fall sind weitreichender Datenzugriff sowie ein breites Spektrum an Funktionalität und Kompatibilität von Vorteil. So erhalten Mitarbeiter und Entscheidungsträger ein umfassendes Bild der aktuellen Lage, um dann fundierte Entscheidungen zu treffen.
Möchten Sie Geschäftsprozesse und das Reporting automatisieren? Nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf, um sich von Experten beraten zu lassen.
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