Referenz: PSM Projekt System & Management GmbH

Stärkung der Prozesssicherheit durch die automatisierte Prüfung der Wartungsdokumentation für den Schützenpanzer PUMA

Die PSM Projekt System & Management GmbH ist eine eigens für das Projekt Schützenpanzer PUMA gegründete Projektgesellschaft der KNDS Deutschland GmbH & Co. KG und der Rheinmetall Landsysteme GmbH. PSM verantwortet die Entwicklung, die Fertigung sowie die Wartung des Schützenpanzers. Zur Protokollierung und Nachverfolgung der nötigen Wartungsarbeiten sowie zur Optimierung des eigenen Forderungsmanagements nutzt das Unternehmen die Software Konfuzio der Helm & Nagel GmbH.

Hintergrund

Die regelmäßige und korrekte Wartung der PUMA Flotte wird durch Leistungsnachweise sichergestellt und dokumentiert. Die daraus entstehenden, papierhaften Wartungsprotokolle wurden bisher manuell verarbeitet. Diese händische Erfassung der relevanten Informationen aus bis zu 50 Dokumenten pro Monat mit je 65 Seiten war zeitaufwendig, fehleranfällig und band wertvolle Ressourcen. Eine automatisierte Prüfung der Wartungsnachweise kann dies beheben und zugleich sicherstellen, dass die PUMA Panzer entsprechend der Vorgaben gewartet und so für die Bundeswehr voll einsatzbereit sind.

“Mit der Intelligent Document Processing Software Konfuzio von Helm & Nagel können wir die Dokumentation unserer Wartungen automatisieren. Das verringert den manuellen Aufwand, die Anzahl der Fehler und sorgt so für eine erhebliche Effizienzsteigerung in unserem Workflow- und Forderungsmanagement. Wir sind mit der Zusammenarbeit und der technischen Umsetzung von Konfuzio sehr zufrieden”

Martin Liebsch, PSM

Lösung

PSM implementierte die Intelligent Document Processing Software Konfuzio der Helm & Nagel GmbH. Die Lösung extrahiert aus den Wartungsprotokollen automatisch alle relevanten Daten wie den Leistungsort, -datum oder -dauer sowie die Dokumenten- und Auftragsnummern und überführt diese direkt in Excel-Tabellen der PSM Projekt System & Management GmbH. So wird sichergestellt, dass jede erbrachte Leistung und durchgeführte Wartung zuverlässig erfasst wird. Den Sachbearbeitern werden die extrahierten Informationen niedrigschwellig und intuitiv in einem gewohnten Format zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Nachdem Konfuzio 2024 implementiert und bei PSM erfolgreich genutzt wurde, folgte 2025 eine Erweiterung der Zusammenarbeit. Der Auslese- und Dokumentationsprozess wurde in diesem Zuge vollautomatisiert und manuelle Tätigkeiten weiter reduziert.

Implementierung (Q1, 2024):

Projektstart und Anpassung der KI an die spezifischen Anforderungen von PSM. Proof of Concept mit halbautomatischer Verarbeitung der ausgelesenen Daten zur Validierung sowie Integration in die Systeme und Prozessketten. Fortlaufendes Modelltraining und stetige Optimierung der Auslesequalität.

Vollautomatisierung (Q2, 2025):

Implementierung einer vollautomatischen Lösung mit Schnittstellenentwicklung und Excel-Integration. PSM erhielt vollständige Autonomie mit einem Excel-Template, das per Power Query durch Knopfdruck auf die Konfuzio API und alle gewonnen Daten zugreift.

Extrahierte Daten:

• Allgemeine Informationen: Document ID, Datum, Auftrag, Bestellungsnummer 
• Leistungspositionen: Leistung, Leistungsort, Leistungsdauer, Leistungserfassungsblatt, Menge

Besondere Features:

• Automatische Validierung mit Fehlermarkierung
• Human-in-the-Loop: Direkter Dokumentenlink zur manuellen Verbesserung der KI
• Korrekturen in Konfuzio aktualisieren automatisch die Daten in Excel
• Intuitive Bedienung: „Alle aktualisieren“ klicken genügt für Datensynchronisierung

Ergebnis

Die lückenlose Dokumentation aller Wartungsarbeiten stellt sicher, dass alle von PSM erbrachten Leistungen auch tatsächlich erfasst werden. Die automatisierte Lösung der Helm & Nagel GmbH stellt somit eine enorme Verbesserung des Workflow- und Forderungsmanagement der PSM Projekt System & Management GmbH dar und sorgt für eine vollumfängliche Abrechnung aller durchgeführten Wartungen. Durch diese Optimierung konnte das Unternehmen Fehlbeträge minimieren und die Abrechnungssumme bei gleicher erbrachter Arbeit deutlich erhöhen.

Zudem stellt die Dokumentation den Beweis dar, dass die PUMA-Flotte kontinuierlich und nachvollziehbar gewartet wird. Dies ist ein zentraler Faktor für die Kampfbereitschaft der Bundeswehr und die Erfüllung des Verteidigungsauftrags. Für die Geschäftsführung bedeutet dies zudem die Gewährleistung der vertraglichen Verpflichtungen gegenüber der Bundeswehr sowie die Erfüllung höchster Qualitäts- und Sicherheitsstandards im Verteidigungssektor.

Operative Erfolge:

• Vollautomatisierte Prüfung aller Wartungsprotokolle
• Automatisierte Verarbeitung von 50+ Dokumenten mit bis zu 65 Seiten
• Mehrere Arbeitstage Zeitersparnis pro Monat
• Präzise KI-gestützte Extraktion mit automatischer Validierung

Strategische Mehrwerte:

• Optimiertes Workflow- und Forderungsmanagement: Vollständige Abrechnung der erbrachten Leistungen und durchgeführten Wartungen
• Sicherstellung der Einsatzbereitschaft: Lückenlose Wartungsdokumentation weist Kampfbereitschaft der Bundeswehr nach
• Minimierung von Außenrisiken: Reduzierung von Haftungsrisiken, Regressansprüchen und Versicherungsanfragen
• Compliance: Erfüllung höchster Qualitätsstandards im Verteidigungssektor
• Skalierbarkeit: Wiederverwendbares Template für weitere Projekte

Steckbrief: